OMHU är ett danskt designföretag med huvudkontor i Köpenhamn, känt för sin modulära TEDDY-soffa. Alla produkter tillverkas på beställning i Europa, främst i Polen, med ett mindre produktionsställe i USA. Varorna levereras sedan till över 40 000 kunder i 25 europeiska marknader, USA och snart även Kanada. Det här upplägget – med huvudkontor i Danmark, produktion i Polen och direktdistribution till kunder i dussintals länder – ställer höga krav på logistiken. OMHU behövde få en tydlig överblick över varje försändelse innan man skalade upp verksamheten ytterligare.
Victor Mandrup, logistikkoordinator på OMHU, ansvarar för att ta in nya fraktpartners. När OMHU öppnar en ny marknad i ett nytt land är det han som hittar rätt transportör, förhandlar fram avtalet och kopplar ihop dem med Cargoson för att få API-integrationen på plats.
Innan Cargoson: två transportörer och en hög med Excel-ark
I början hade OMHU ett enkelt upplägg med två danska transportörer, och informationen delades via Excel-kalkylblad.
"Det var enkelt, men också sårbart och öppet för misstag," berättar Victor. "Det krävdes mycket dubbelkontroll och mycket manuellt arbete. Vi var tvungna att leta igenom olika lastlistor och Excel-ark för att säkerställa att alla beställningar hade skickats till transportörerna och att allt faktiskt var på lastbilarna."
Det här tillvägagångssättet kan fungera med en transportör och ett fåtal marknader – men det skulle aldrig hålla i den skala OMHU var på väg mot. "Med vårt nuvarande upplägg, med alla olika transportörer och alla olika marknader, hade det varit helt omöjligt," säger han.
Varför ett TMS kom in parallellt med ERP-systemet
Beslutet var inte en trevlig bonus utan en ren nödvändighet. Inför expansionen tog OMHU två första steg: att implementera ett ERP-system och att ta in Cargoson som sitt transporthanteringssystem – allt för att orderflödet skulle vara strukturerat innan nya marknader lades till.
"Det var avgörande för oss att komma igång," förklarar Victor. "Varje gång vi öppnar en ny marknad med en ny transportör kontaktar vi Cargoson och ber dem hantera integrationen som kopplar ihop transportörens system med vårt. Då vet vi att allt ställs in precis som vi vill ha det."
En snabb onboarding byggd på öppen kommunikation
OMHU behövde agera snabbt, och implementationen höll samma tempo. Ülari Kalamees från Cargoson, som var involverad i utrullningen, beskriver det som ett projekt som medvetet drevs i högt tempo.
"Det stod klart redan från början att det antingen skulle gå väldigt fort, eller inte hända alls," säger han.
Victor håller med.
"Vi blev imponerade av back-end-lösningen, dokumentationen och den välbeprövade tjänsten. Det är också därför vi valde Cargoson. Onboardingen gick smidigt, och Cargoson höll sitt löfte om implementationstid – det var viktigt för oss."
Den första aktiva marknaden var det polska produktionshubbet, som distribuerar till hela Europa. Sedan följde USA, och därefter Tyskland.
Utmaningen med korshandel
OMHUs struktur skapade ett ovanligt logistikproblem. Eftersom kontoägaren finns i Danmark skickas varorna från ett land (Polen) till kunder i andra länder – som Finland, Frankrike eller Storbritannien.
"I början fick vi arbeta ut hur man skulle få det att flyta naturligt, så att de här korshandelsfösändelserna skulle fungera utan problem," säger Ülari. "Det var en arkitektonisk utmaning som behövde lösas rätt från allra första början."
Ett system som används av logistik, kundservice och produktion
På OMHU är Cargoson mer än bara ett logistikverktyg. Ungefär fyra personer inom logistik använder det, liksom fem eller sex personer inom kundservice och två inom supply chain. Det når även in i produktionen, där produktionssystemet är kopplat till Cargoson via API.
"Det är så enkelt att använda, även för icke-tekniska personer," säger Victor. "Kundservice använder det för att kontrollera beställningar, skriva ut nya etiketter eller se spårningsstatus. Att ha all den informationen i ett och samma system gör samarbetet enklare – vi vet alla var vi hittar det vi behöver."
Den gemensamma överblicken hjälper också när något går fel i produktionen. "Om det är ett problem med en etikett som inte kan skrivas ut på grund av en begränsning, syns det i Cargoson och produktionen kontaktar oss. Vi kan då gå direkt in i Cargoson, söka upp beställningen och se felmeddelandet."
Fullständig orderinformation på varje etikett
Det tydligaste exemplet på vad den här överblicken innebär i praktiken är etiketteringen. OMHUs italienska transportör producerade ursprungligen etiketter som knappt visade något annat än sitt eget spårningsnummer. När en fulllastad lastbil anlände med dussintals beställningar – vardera bestående av fyra kartonger – var det omöjligt att på en gång se vilka kartonger som hörde till vilken beställning, eller vad som fanns i dem.
Det krävdes en lång integration för att ändra på det. "Vi höll på och tryckte på, med Cargoson vid vår sida, och till slut lyckades vi," säger Victor. "Vi förändrade etiketten från att ha nästan ingen information till att ha allt: ordernummer, kundadress och så vidare. Det hade vi aldrig klarat utan Cargoson."
Nu kan lagerpersonalen matcha varje kartong mot sin beställning och säkerställa att hela beställningar skickas – inte delvisa leveranser med saknade kartonger.
Spårning som kundservice kan följa utan att behöva fråga runt
En annan funktion som teamet förlitar sig på är spårning. Varje försändelse är länkad från ERP-systemet till Cargoson och sedan direkt till transportörens egen spårningssida. Det innebär att vem som helst kan följa en beställning utan att behöva jaga information.
"Det är utmärkt att Cargoson har en direkt spårningslänk," säger Victor. "Du hittar beställningen i Cargoson och kan sedan gå direkt till transportörens webbplats för att se den. Statusen är vanligtvis densamma i Cargoson också. Vissa transportörer har svårt att uppdatera den, men då finns länken till deras lokala sida."
Snabba och tydliga svar när det gäller
När OMHU öppnade i Storbritannien tog man in en liten transportör utan erfarenhet av API-integration. Cargoson-teamet, Victor och transportören höll då ett onlinemöte för att reda ut vad varje part behövde. "Allt fungerade smidigt efter det," säger han.
Resten av tiden sköter systemet sig självt. OMHU kontaktar supporten i genomsnitt en eller två gånger i veckan, oftast när en ny transportör ska sättas upp. När de väl gör det kommer svaret snabbt. "Vi får ett tydligt svar och snabb återkoppling, vanligtvis samma dag eller dagen efter," säger Victor. Svaren är raka: "Vi föredrar att vara realistiska och ha en bra kommunikation framför att bli lovade något som inte går att genomföra." För Victor är det just det som är poängen. "Det är verkligen skönt att det bara fungerar."
Vem bör överväga Cargoson?
På frågan om vem han skulle rekommendera det till begränsar sig Victor inte till stora verksamheter.
"Alla företag som behöver ett logistikupplägg med flera transportörer och flera tjänster, och som vill ha en tydlig överblick. Även på en liten marknad med ett litet antal beställningar är det värdefullt att ha den överblicken från start. Antalet misstag som kan uppstå med ett enkelt manuellt upplägg är helt enkelt inte värt det, jämfört med att använda ett TMS som Cargoson för att hålla allt på rätt plats."
Nästa marknad: Kanada
OMHU fortsätter att öppna nya marknader, och varje gång följer samma mönster: en ny transportör och integration sätts upp innan marknaden går live. Kanada är näst på tur, och teamet förbereder just nu den integrationen.
OMHU är ett av 500+ tillverkande företag som hanterar sin frakt med Cargoson TMS. Vill du se hur det fungerar med dina transportörer och försändelsetyper?
Boka en kostnadsfri 30-minuterskonsultation
Bara nyfiken? Se hur Cargoson fungerar för tillverkare eller jämför olika TMS-alternativ.
LinkedIn
Cargoson
Webbplats
