OMHU es una empresa de diseño danesa con sede en Copenhague, conocida por su sofá modular TEDDY. Todos sus productos se fabrican bajo pedido en Europa, principalmente en Polonia, con una instalación de producción más pequeña en Estados Unidos. Desde allí, los envíos llegan a más de 40.000 clientes repartidos en 25 mercados europeos, Estados Unidos y próximamente Canadá. Esta estructura —con la sede en Dinamarca, la producción en Polonia y la distribución directa a clientes en decenas de países— genera una presión real sobre la logística. Antes de seguir creciendo, OMHU necesitaba tener una visión clara de cada envío.
Victor Mandrup, coordinador de logística en OMHU, es el responsable de incorporar nuevos socios de transporte. Cuando OMHU entra en un nuevo mercado, él busca el transportista adecuado, cierra el acuerdo y lo conecta con Cargoson para poner en marcha la integración por API.
Antes de Cargoson: dos transportistas y un montón de hojas de Excel
En los primeros tiempos, OMHU operaba con un esquema sencillo: dos transportistas daneses y hojas de cálculo de Excel para compartir la información.
"Era simple, pero también frágil y propenso a errores", recuerda Victor. "Había que verificar todo constantemente y el trabajo manual era enorme. Teníamos que consultar distintas listas de camiones y hojas de Excel para asegurarnos de que todos los pedidos se habían enviado a los transportistas y de que todo estaba cargado en los camiones."
Este enfoque podía funcionar con un solo transportista y un número reducido de mercados, pero no habría sobrevivido a la escala que OMHU tenía en mente. "Con nuestra configuración actual, con todos los transportistas y todos los mercados diferentes, habría sido totalmente imposible", afirma.
Por qué el TMS llegó de la mano del ERP
La decisión no fue un lujo, sino una necesidad. Al preparar su expansión, OMHU dio dos primeros pasos simultáneos: implantar un sistema ERP y adoptar Cargoson como su software de gestión de transporte, garantizando así que el flujo de pedidos estuviera bien estructurado antes de abrir nuevos mercados.
"Era fundamental para nosotros ponernos en marcha", explica Victor. "Cada vez que abrimos un nuevo mercado con un nuevo transportista, nos ponemos en contacto con Cargoson y les pedimos que gestionen la integración que conecta el sistema del transportista con el nuestro. Así sabemos que todo quedará configurado exactamente como queremos."
Una incorporación rápida basada en la comunicación abierta
OMHU necesitaba actuar con rapidez, y la implantación estuvo a la altura. Ülari Kalamees, de Cargoson, que participó en el despliegue, describe el proyecto como uno diseñado deliberadamente para ir a toda velocidad.
"Desde el principio estaba claro que o íbamos muy rápido, o no iba a ocurrir", afirma.
Victor coincide.
"Nos impresionaron el back-end, la documentación y la solidez del servicio. Por eso elegimos Cargoson. El proceso de incorporación fue fluido y Cargoson cumplió con los plazos de implantación prometidos, algo que para nosotros era importante."
El primer mercado en entrar en producción fue el hub de fabricación polaco, desde el que se distribuye por toda Europa. Le siguieron Estados Unidos y después Alemania.
El reto del comercio cruzado
La estructura de OMHU planteaba un problema logístico poco habitual. Con el titular de la cuenta en Dinamarca, la mercancía sale desde Polonia y llega a clientes en otros países, como Finlandia, Francia o el Reino Unido.
"Al principio tuvimos que resolver cómo hacer que todo funcionara sin fricciones, para que esos envíos de comercio cruzado fluyeran con naturalidad y sin incidencias", explica Ülari. "Era un reto de arquitectura que había que resolver bien desde el primer momento."
Un sistema compartido por logística, atención al cliente y producción
En OMHU, Cargoson es mucho más que una herramienta logística. Lo utilizan unas cuatro personas en logística, entre cinco y seis en atención al cliente y dos en la cadena de suministro. Su alcance llega también a producción, donde el sistema productivo se conecta a Cargoson a través de la API.
"Es muy fácil de usar, incluso para personas sin perfil técnico", dice Victor. "El equipo de atención al cliente lo utiliza para consultar pedidos, reetiquetarlos o comprobar el estado del seguimiento. Tener toda esa información en un solo sistema facilita la colaboración, porque todos sabemos dónde encontrar lo que necesitamos."
Esta visión compartida también resulta clave cuando algo falla en producción. "Si hay un problema con una etiqueta que no se puede imprimir por alguna restricción, aparece en Cargoson y producción nos avisa. Entonces podemos entrar directamente en Cargoson, buscar el pedido y ver el mensaje de error."
Información completa del pedido en cada etiqueta
El ejemplo más claro del valor práctico de esa visibilidad es el etiquetado. El transportista italiano de OMHU generaba originalmente etiquetas que apenas mostraban algo más que su propio número de seguimiento. Cuando llegaba un camión completo con decenas de pedidos, cada uno formado por cuatro cajas, era imposible saber de un vistazo qué cajas correspondían a qué pedido o qué contenían.
Cambiar eso requirió un proceso de integración largo. "Seguimos insistiendo con Cargoson a nuestro lado y al final lo conseguimos", cuenta Victor. "Pasamos de una etiqueta con casi ninguna información a tener todo: el número de pedido, la dirección del cliente, etcétera. Sin Cargoson no lo habríamos logrado."
Ahora el almacén puede asociar cada caja a su pedido y verificar que se envían los pedidos completos, sin cajas faltantes.
Seguimiento que el equipo de atención al cliente puede consultar sin preguntar a nadie
Otra funcionalidad en la que el equipo se apoya es el seguimiento de envíos. Cada envío está vinculado desde el ERP a Cargoson y desde allí directamente a la página de seguimiento del propio transportista. Esto permite que cualquier persona pueda consultar el estado de un pedido sin tener que perseguir la información.
"Es estupendo que Cargoson tenga un enlace de seguimiento directo", dice Victor. "Encuentras el pedido en Cargoson y puedes ir directamente a la web del transportista para verlo. El estado suele coincidir también en Cargoson. Algunos transportistas tienen dificultades para actualizarlo, pero entonces siempre está el enlace a su página local."
Respuestas claras y rápidas cuando más importan
Cuando OMHU entró en el mercado del Reino Unido, trabajó con un transportista pequeño sin experiencia en integración por API. El equipo de Cargoson, Victor y el transportista celebraron una reunión online para determinar qué necesitaba cada parte. "A partir de ahí todo funcionó sin problemas", afirma.
El resto del tiempo, el sistema simplemente funciona solo. OMHU solo contacta con soporte una o dos veces por semana de media, principalmente al configurar un nuevo transportista. Cuando lo hacen, la respuesta es rápida. "Recibimos una respuesta clara y rápida, normalmente el mismo día o al día siguiente", dice Victor. Las respuestas son directas: "Preferimos ser realistas y mantener una buena comunicación antes que decirle a alguien que algo es posible cuando no lo es." Para Victor, eso es lo que importa. "Es muy agradable que simplemente funcione."
¿A quién le recomendarías Cargoson?
Cuando se le pregunta a quién se lo recomendaría, Victor no lo limita a grandes operaciones.
"A cualquier empresa que necesite una configuración logística con múltiples transportistas y múltiples servicios, y que quiera tener una visión clara de todo. Incluso en un mercado pequeño con un número reducido de envíos, es útil tener esa visión desde el principio. La cantidad de errores que puede generar una gestión manual sencilla no compensa en absoluto frente a usar un TMS como Cargoson para tenerlo todo en orden."
El próximo mercado: Canadá
OMHU sigue abriendo nuevos mercados, cada uno siguiendo el mismo patrón: se configura un nuevo transportista y su integración antes de que el mercado entre en funcionamiento. El siguiente es Canadá, y el equipo ya está preparando esa integración.
OMHU es una de las más de 500 empresas fabricantes que gestionan su logística de transporte con el TMS de Cargoson. ¿Quieres ver cómo funciona con tus transportistas y tipos de envío?
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