North Carolina Organics Recycling LLC é uma empresa de reciclagem de resíduos alimentares e de bebidas pré-consumo. Materiais orgânicos fora de especificação — desde refrigerantes e sopas até cerveja — chegam em paletes envoltos em película retráctil, na embalagem original, com camiões a chegar todos os dias. Através de uma linha de equipamentos especializados, a empresa despaletiza, desencaixota e desembala os materiais em seis docas de carga, depois enfarda e vende as embalagens limpas, incluindo cartão, plásticos (PET e PEAD), aço, alumínio e vidro. O conteúdo orgânico é encaminhado para a utilização mais adequada e vantajosa.

É precisamente este último ponto que está no centro do negócio. Consoante o material, os resíduos orgânicos podem ser transportados para uma instalação de digestão anaeróbia para produção de gás natural renovável, utilizados como ração animal, enviados para uma empresa de processamento para produção de alimentos para animais de estimação, ou convertidos em composto certificado pela OMRI para agricultores locais. Nada que possa ser recuperado vai para aterro.

É uma operação deliberadamente enxuta, com cerca de vinte colaboradores e seis docas, com um foco muito forte na eficiência. O fundador Fred Mussari passou quinze anos a trabalhar na indústria municipal e industrial de tratamento de águas e águas residuais antes de decidir embarcar numa última aventura. Construiu o negócio em torno do princípio de encontrar a melhor utilização possível para cada material, fazendo-o com eficiência suficiente para competir com os aterros em termos de custo.

"No final do dia, a sustentabilidade tem de cumprir dois critérios. Tem de ser boa para o planeta, mas também tem de ser economicamente viável. Há muitas ideias excelentes por aí, mas se ninguém as conseguir pagar, o CFO de alguém vai dizer: não podemos pagar isto, mandem para o aterro."


Antes do LoadingCalendar: software empresarial para um problema que não era de escala empresarial

A empresa utilizava o OpenDock, uma plataforma de agendamento de docas bastante capaz. Mas Fred percebeu que tinha sido concebida para um tipo de operação muito diferente.

"É uma plataforma muito robusta, mas está mais orientada para um armazém com cinquenta docas e uma infinidade de coisas a acontecer em simultâneo, onde as funcionalidades são enormes. É algo complexo e complicado de utilizar. Não conseguia encontrar uma solução melhor para uma empresa de menor dimensão."

Além disso, era mais cara do que a empresa realmente precisava, e todos os anos Fred se via a questionar a sua relação custo-benefício.

Sentia que não estávamos a tirar grande partido da plataforma anterior para o preço que pagávamos. Por isso, todos os anos ficava ali a pensar: 'será que há uma forma mais simples de fazer isto?'

Antes de existir uma ferramenta de agendamento, o acompanhamento das cargas era um processo manual e propenso a erros. Quando um motorista chegava, a equipa simplesmente trabalhava com a documentação que ele trazia.

Antes, não tínhamos forma de saber qual era o BOL, o número de autorização ou qualquer outra coisa. O motorista chegava com a papelada, nós trabalhávamos com o que ele tinha e registávamos assim.

Isto exigia um acompanhamento constante: enviar e-mails e fazer telefonemas para associar uma carga a um envio, encontrar um número de BOL em falta ou resolver um problema com uma ordem de compra.


Como encontraram o LoadingCalendar: uma recomendação de IA

A procura de uma alternativa começou de uma forma muito moderna. Fred pediu sugestões ao Grok, reduziu as opções e escolheu o LoadingCalendar.

Quer uma resposta honesta? Pedi algumas opções diferentes, deparei-me com este, avaliei dois ou três, e escolhi o LoadingCalendar.

O momento foi oportuno: como a empresa estava a construir um novo website, a ferramenta de agendamento foi integrada nele. Os clientes passaram a poder agendar as suas próprias entregas, e a equipa podia gerir as recolhas de mercadoria de saída a partir do mesmo lugar.


Começar bastou um par de telefonemas

Para uma empresa que acabara de abandonar uma plataforma complexa, o processo de integração foi quase sem esforço. Não houve nenhum projeto de implementação demorado nem um processo de configuração arrastado.

Não sei se fizemos propriamente um processo de integração. Foi um telefonema ou dois e algumas perguntas, mas foi bastante simples. Muito intuitivo, fácil de usar.

A configuração é igualmente simples. O agendamento e a comunicação com os clientes são geridos a partir do escritório da frente, com dois monitores de secretária e um portátil, enquanto o trabalho de receção e inventário é realizado num dos computadores. Quando os camiões chegam, outro membro da equipa recolhe a documentação em papel do motorista, cruza-a com a informação no LoadingCalendar e a carga avança no plano do dia para o processo de desembalagem.


Um único lugar para todos os números

Os clientes passaram a introduzir os seus próprios números de BOL, autorização de entrega ou PO no LoadingCalendar no momento do agendamento, o que significa que cada carga pode ser associada a uma reserva antes mesmo de chegar.

"Agora colocam o BOL no calendário de cargas, ou o número de autorização, ou o número de PO, por isso conseguimos cruzar tudo e saber que esta carga pertence a este registo no calendário."

Toda a informação de que o back-office necessita — números de ordem de compra, números de cliente, números de selo e números de camião — está armazenada num único local centralizado e fica disponível quando a equipa fatura semanalmente.

Ter tudo num único local centralizado facilita o cruzamento das cargas que chegam, a consulta dos BOLs, o inventário dos materiais e a faturação, sem ter de andar à procura de muita coisa.

Para uma operação que valoriza a simplicidade, o apelo está em que a ferramenta faz o que é necessário e nada mais.

"Para a nossa aplicação, isto faz praticamente tudo o que precisamos, num pacote compacto."


O resultado: o tempo de verificação de cargas reduzido em metade

Deixou de haver necessidade de perseguir informação depois do facto. Como os números corretos são fornecidos no momento da reserva, o ciclo de e-mails e telefonemas para resolver a papelada chegou praticamente ao fim.

"Reduziu o meu tempo em metade no que diz respeito a ter de enviar um e-mail a perguntar: 'é esta a sua carga, que número devo usar?' Já não tenho de fazer isso."

Fred admite que se trata de uma estimativa e não de um valor exato, uma vez que a empresa não regista formalmente o tempo gasto na reconciliação de cargas. No entanto, o efeito no dia a dia é evidente. O trabalho anterior era puro overhead: uma verificação cruzada que não acrescentava valor a ninguém.

Aponta também para um benefício mais subtil que descreve como conformidade voluntária. Como o processo de agendamento é simples e acessível através do website da empresa, os clientes disponibilizam a informação necessária sem precisarem de ser solicitados.

Facilita que o cliente nos forneça a informação de que precisamos para processar tudo sem problemas. Encoraja a conformidade voluntária.

Essa facilidade reflete-se na forma como o mercado perceciona o negócio. Numa indústria largamente dominada por corretores nacionais que colocam material em nome de grandes marcas de alimentação e bebidas, ser fácil de trabalhar é uma vantagem competitiva.

O feedback que recebemos dos corretores é que somos muito fáceis de trabalhar. É um processo simples e direto, facilita o trabalho deles e, por isso, facilita todo o processo.


LoadingCalendar: a solução certa para docas de pequena e média dimensão

A recomendação de Fred é moldada pelo problema de adequação que o levou a mudar em primeiro lugar. O LoadingCalendar é ideal para operações de pequena e média dimensão que recebem e expedem um volume moderado de material e querem manter as coisas simples.

"Qualquer armazém ou operação semelhante que receba e expida uma quantidade moderada de material. Se conduzir pela autoestrada e vir um armazém com cento e vinte e sete docas de carga e cinquenta milhões de coisas a acontecer em simultâneo, há outras opções por aí, complicadas, robustas e caras. Mas para uma operação de pequena a média dimensão, é perfeito."

Para o seu próprio negócio, que recebe entre duzentas e trezentas toneladas por dia em dez a quinze semi-reboques, essa adequação é o que gera o retorno.

Não somos uma grande empresa. Vinte e tal colaboradores, seis docas de carga, tentamos ser eficientes. Foi por isso que escolhi esta plataforma.

Esta filosofia de melhoria contínua de processos — uma ferramenta simples de cada vez — é a base de como gere toda a empresa.

"Voltando ao calendário de cargas, qualquer ferramenta que encontre que torne a operação um pouco mais fácil e mais eficiente é certamente útil. É tudo o que tentamos fazer todos os dias."