O AVK Group é um grupo industrial dinamarquês de capital familiar que desenvolve e produz válvulas, hidrantes e acessórios para distribuição de água e gás, tratamento de águas residuais, proteção contra incêndio e uso industrial. Com sede em Galten, na Dinamarca, o grupo integra mais de 100 empresas e conta com mais de 5.300 colaboradores, com operações de produção e vendas na Europa, Ásia, Américas, Médio Oriente e Austrália.
Os seus produtos são peças pesadas em fundição, frequentemente expedidas a partir de centros de produção na China para dezenas de destinos em todo o mundo. Coordenar o frete entre tantas empresas, transportadoras e rotas comerciais tornava-se cada vez mais difícil de gerir apenas com email e folhas de cálculo. Eis como o AVK Group centralizou tudo numa única plataforma de gestão de transportes.
A solução interna que cresceu além das suas possibilidades
As operações de frete do AVK Group abrangem transporte marítimo, rodoviário e aéreo em dezenas de países. Para o frete aéreo em particular, o grupo desenvolveu internamente uma solução por email, conhecida internamente como "airbox". As empresas do grupo podiam enviar pedidos de frete para um endereço partilhado, que os reencaminhava em cópia oculta para um conjunto de transitários pré-selecionados, para que estes respondessem com cotações.
A airbox demonstrou um ponto fundamental: agregar volumes das várias empresas do grupo conduzia a melhores preços. Mas à medida que mais empresas aderiram, tornou-se cada vez mais difícil acompanhar o ritmo. O que começou com um pedido por dia cresceu para cinco, com 25 empresas e 70 utilizadores a depender do processo.
"Percebemos que, se juntássemos todos os volumes num único cesto, conseguiríamos obter os melhores preços. Mas manter isto de forma manual deixou de ser realista."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager na AVK Holding
A Bélgica testou o Cargoson TMS primeiro, depois a implementação arrancou
A AVK Bélgica foi a primeira empresa do grupo a procurar um software de gestão de transportes multi-transportador. Precisavam de uma solução para as suas operações de distribuição, implementaram o Cargoson TMS e ficaram satisfeitos com os resultados.
Pouco depois, outra empresa do grupo, a Fusion Group no Reino Unido, estava a criar um fluxo de distribuição completamente novo, com envios para destinos por toda a Europa e além-fronteiras.
Após a adoção bem-sucedida pela Fusion Group, o processo ganhou momentum. Duas empresas espanholas do grupo também implementaram o Cargoson TMS, o Canadá está a avaliar a solução e a implementação em todo o grupo está em curso.
Simples o suficiente para 70 utilizadores em cinco continentes
Quando o AVK Group avaliou plataformas de gestão de transportes, a facilidade de utilização encabeçou a lista de requisitos. Com 70 utilizadores distribuídos por vários países e com funções muito diversas, a plataforma tinha de funcionar para todos — desde especialistas em procurement até ao pessoal de armazém.
"É um sistema fácil. Nada complicado. Basta mostrar uma vez a uma pessoa e ela consegue navegar sozinha."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
Essa simplicidade era essencial, porque a base de utilizadores abrange a China, a Índia, o Canadá, a Espanha, a Arábia Saudita e muito mais, com pessoas de origens e competências técnicas muito diferentes.
Piet Moermans, Logistics & Supply Chain Manager na AVK Bélgica, confirma o mesmo do ponto de vista dos utilizadores finais: "O sistema é fácil de usar e os utilizadores reconhecem a vantagem de ter uma única plataforma."
A equipa central gere as transportadoras; os utilizadores comparam e reservam
Uma das principais vantagens para o AVK Group é que o Cargoson separa o trabalho estratégico das decisões do dia a dia. A equipa central seleciona e gere os transitários adequados para cada região dentro da plataforma, enquanto os utilizadores finais se limitam a comparar preços e prazos de entrega e a escolher a melhor opção.
"Os utilizadores não precisam de conhecer todas as regras de transporte. Só precisam de ver o preço e o prazo, e decidir se vale a pena enviar por via aérea ou não. Mesmo colegas que não lidam regularmente com logística conseguem obter opções de frete competitivas muito rapidamente."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
A transparência de preços mudou a forma como as equipas gerem o frete
Antes do Cargoson, comparar preços entre transitários implicava trabalho manual que, na prática, muitas vezes simplesmente não acontecia. As equipas ficavam com as transportadoras habituais, mesmo quando existiam alternativas mais vantajosas.
"As pessoas estão ocupadas. Quando estamos habituados a reservar sempre a mesma empresa, fazemo-lo sem ter tempo de verificar as alternativas. Com o Cargoson, a comparação está a um clique. Por vezes, diferentes transitários têm preços diferentes para diferentes códigos postais, e ninguém vai verificar isso manualmente. Agora a equipa pode fazer uma seleção criteriosa."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
A AVK Bélgica já registou uma redução nos custos de transporte desde que adotou a plataforma. "Como gestor, já consigo ver os benefícios financeiros", afirma Moermans.
A reação das outras empresas do grupo tem sido semelhante. "Ainda há dias, um colega espanhol veio ter comigo e disse: 'Gosto desta plataforma'", acrescenta Skrzypińska.
Como o Cargoson se adaptou à estrutura complexa do grupo AVK
A implementação de uma plataforma de gestão de transportes em toda a estrutura do AVK Group trouxe um desafio específico: cada empresa do grupo é responsável pelos seus próprios resultados financeiros e precisa de receber as suas próprias faturas de frete. A própria AVK Holding não recebe faturas de transporte.
"Uma conta do Cargoson TMS significa normalmente que uma empresa paga a fatura. Mas na nossa configuração de airbox, temos 25 empresas e 70 utilizadores", explica. Para resolver esta questão, o Cargoson adicionou um campo obrigatório onde os utilizadores indicam qual a empresa do AVK Group que irá pagar o transporte, para que os transitários saibam a quem enviar a fatura.
O próximo passo: volumes consolidados do grupo para melhores tarifas
O AVK Group planeia utilizar os dados recolhidos através do Cargoson TMS para negociar melhores tarifas com os transitários. Em vez de abordar as transportadoras com os volumes de uma única empresa de cada vez, o grupo pode apresentar números consolidados de toda a sua operação.
"As propostas que recebemos dos transitários serão completamente diferentes quando lhes mostrarmos volumes de cinco países e não apenas de um."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
De uma caixa de entrada partilhada a uma plataforma única para 25 empresas
O sistema interno de frete por email do AVK Group demonstrou uma coisa: agregar os volumes do grupo conduz a melhores preços. Mas o email não conseguia escalar com 25 empresas e 70 utilizadores a depender dele. Hoje, a AVK Bélgica, o Reino Unido e a Espanha já utilizam o Cargoson TMS, o Canadá está a avaliar a solução e a implementação em todo o grupo está em curso. A equipa central gere as relações com as transportadoras, os utilizadores finais comparam tarifas e reservam com um clique e, pela primeira vez, o AVK Group pode negociar com transportadoras apresentando dados de volume consolidados de toda a organização.
"Estamos satisfeitos por ter escolhido o Cargoson como parceiro para a gestão de transportes."
Piet Moermans, Logistics & Supply Chain Manager na AVK Bélgica
"Para empresas de produção que expedem cargas de dimensões variadas para diferentes destinos com frequências distintas, a plataforma oferece uma visão clara e a possibilidade de identificar rapidamente a melhor transportadora para cada envio."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
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