Rebel on Asmodee Groupin Puolan-divisioona. Asmodee on ranskalainen, Ruotsin pörssiin listattu lautapelien ja pöytäroolipelien globaali kustantaja. Puolassa Rebel harjoittaa sekä B2B- että B2C-liiketoimintaa ja lähettää lautapelejä, keräilykorttipelejä kuten Pokémonia ja Magicia, miniatyyrejä, maaleja ja maastoelementtejä – lähetyskokojen vaihdellessa yksittäisistä korttipakoista usean lavan eriin.
Tämä tekee lähetysprofiilista laajan. Rebel lähettää päivittäin 100–200 tilausta B2C- ja B2B-asiakkailleen, ja suuren korttisarjan julkaisupäivinä volyymit nousevat huomattavasti. Rebelin teknologiajohtaja Artur Jedliński tiivistää tilanteen: "Kun Pokémon-kortit julkaistaan isolla sarjalla, rekat vain jatkavat tuloaan."
Ongelma: ERP-järjestelmän lähetysmoduuli ei pysynyt kasvun tahdissa
Rebel otti Navisionin käyttöön ERP-järjestelmänään vuonna 2020, ja siihen kuului yksinkertainen lähetysmoduuli. Se hoiti perustasoisia API-kutsuja muutamalle paikalliselle toimijalle, muun muassa DHL:lle ja InPostille – Puolan hallitsevalle pakettiautomaattiverkostolle.
Moduulia ei kuitenkaan ollut suunniteltu skaalautumaan. Uuden kuljetusliikkeen lisääminen tarkoitti yhteydenottoa toimijaan, heidän API-rajapintansa läpikäymistä, yhteyden testaamista ja sen ylläpitoa jatkossa. Kaikesta tästä vastasi kolmen hengen IT-tiimi, jolla oli paljon muitakin prioriteetteja. "Järjestelmää oli erittäin vaikea ylläpitää ja laajentaa", Jedliński selittää. "Jos halusit lisätä uuden kuljetusliikkeen, piti ottaa heihin yhteyttä, käydä API läpi ja tehdä testauksia. Se vie valtavasti aikaa. Tämä ei ole meidän ydinliiketoimintaamme."
Moduulilla oli myös kovat rajoituksensa. Lavojen lähetyksiä se ei tukenut lainkaan. Jos Rebel tarvitsi lähettää lavan, jonkun piti mennä kuljetusliikkeen verkkosivuille ja syöttää tiedot käsin.
Cargosonin valinta: tietoinen päätös asettaa tuki ominaisuuksien edelle
Vuonna 2025 Rebel aloitti päivityksen Navisionista Microsoft Dynamics 365 Business Centraliin. Sen sijaan että kuljetusliikeyhteydet olisi rakennettu alusta asti uudelleen, tiimi tutki, miten muut hajautetun Asmodee Groupin yksiköt olivat ratkaisseet samat haasteet Business Centralin avulla.
Rebel arvioi ShipItin kautta saatavilla olevia kuljetuksenhallintajärjestelmävaihtoehtoja ja karsi ne kahteen. Koska hinnoittelu ja toiminnallisuus olivat vertailukelpoiset, ratkaisevaksi tekijäksi nousi jokin muu: tukipalvelun reagointinopeus. Saatu palaute vihjasi, että tuen laatu vaihteli toimittajien välillä ja että nopea reagointi olisi päivittäisessä toiminnassa tärkeämpää kuin yksittäinen ominaisuus.
Tämä ohjasi Rebelin kohti Cargosonia. Päätöstä ei tehty ominaisuusvertailun perusteella – sen ratkaisi odotus erittäin reagoivasta kumppanista.
Myös InPostin kunnollinen tuki oli välttämätöntä. InPost on Rebelin ensisijainen B2C-toimija, ja sen pakettiautomaatit hoitavat valtaosan Rebelin kuluttajalähetyksistä Puolassa.
Käyttöönotto: bugit korjattiin ennen kuin niistä ehti ilmoittaa
Rebel otti Business Centralin ja Cargosonin käyttöön tammikuussa. Jedliński ilmoitti Cargosonin tukitiimille etukäteen ja pyysi tehostettua käyttöönottovaiheen tukea. Ensimmäisenä päivänä osassa lähetyksiä ilmeni ongelmia – mikä on täysin normaalia minkä tahansa järjestelmän käyttöönotossa. Huomionarvoista oli se, miten ongelmat hoidettiin.
"Ennen kuin olin edes ehtinyt kirjoittaa tukitiimille, he kirjoittivat minulle: 'Hei, huomasin, että näissä paketeissa on ongelmia. Olemme jo korjaamassa niitä ja ilmoitamme, kun asia on selvitetty.' Se oli loistava kokemus."
Ensivaikutelma ei ole muuttunut. Jedliński kertoo, että aina kun jokin ongelma ilmenee, tukitiimi vastaa päivän tai kahden sisällä – useimmiten jo seuraavana päivänä. "Se on todella mahtava kokemus, ja minulle tärkein asia."
Arki: Business Centralin taustalla pyörivä moottori
Käyttöönoton jälkeen Cargoson on käytännössä kadonnut Rebelin toiminnan taustalle. Se on moottori, joka huolehtii hiljaa siitä, että Business Centralissa tilatut lähetykset päätyvät oikealle kuljetusliikkeelle oikeine asiakirjoineen joka päivä. Business Centralin käyttäjät luovat tai vastaanottavat paketin, lähettävät sen ShipIt-laajennuksen kautta eivätkä koskaan ole suoraan tekemisissä Cargosonin kanssa.
"Luulen, että logistiikkatiimin ulkopuolella kukaan Business Centralin käyttäjistä ei edes tiedä, että lähetys kulkee Cargosonin kautta ja takaisin Business Centraliin. He luovat paketin ja lähettävät sen."
Logistiikkatiimin merkittävin voitto oli lähetysdokumentoinnissa. CMR-asiakirjat, jotka aiemmin vaativat manuaalista ja aikaa vievää työtä, luodaan nyt automaattisesti ja ovat välittömästi saatavilla Business Centralissa. Lava- ja monilavalähettykset, joita vanhalla Navision-pohjaisella järjestelmällä ei pystynyt automatisoimaan, toimivat nyt samalla tavalla. Rebel on myös saanut uuden kuljetusliikeyhteyden Hellmanniin – integraation, jonka rakentamista talon sisällä ei aiemmin olisi voitu perustella.
Lähetyksistä ja vastaanotoista vastaava logistiikkatiimi koostuu kolmesta tai neljästä henkilöstä. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on helpottunut huomattavasti, sillä heidän ei enää tarvitse opetella yksittäisten kuljetusliikkeiden verkkosivujen käyttöä. "Meidän ei tarvitse näyttää heille, miten paketti luodaan DHL:n tai Hellmannin sivuilla", Jedliński sanoo.
Osa volyymista kulkee edelleen automatisoidun prosessin ulkopuolella. Esimerkiksi suuri, epästandardi rahti – vaikkapa kolme rekkaa vaativa lähetys – tilataan erikseen sähköpostitse erikoistuneen rahtipartnerin kautta Cargosonin sijaan. Jedliński kertoo, että tämä manuaalinen prosessi on jatkuvasti vähentynyt sitä mukaa, kun uusia kuljetusliikkeitä on liitetty järjestelmään.
Miten B2B- ja B2C-lähetykset toimivat automaattisesti
Rebelin ratkaisu heijastaa liiketoiminnan kahta puolta. B2C-tilauksissa loppuasiakas valitsee kassalla haluamansa toimitustavan – joko kuriirin tai pakettiautomaatin. Lähetykset reititetään sen jälkeen automaattisesti. B2B-tilauksissa jokainen asiakas valitsee kuljetusliikkeen asiakkuuden avaamisen yhteydessä sen perusteella, mikä toimija suoriutuu parhaiten heidän alueellaan. Kaikki kyseisen asiakkaan tilaukset lähetetään sen jälkeen oletuksena sovitun kuljetusliikkeen kautta.
Rebel ei käytä Cargosonin hintavertailu- tai hinnoittelutyökaluja. Rahtihinnoittelu perustuu kiinteisiin, etukäteen neuvoteltuihin sopimuksiin kunkin kuljetusliikkeen kanssa, ja kuljetusliike on sidottu asiakkaaseen eikä valita lähetyskohtaisesti. Rebelille arvo piilee siinä, ettei lähetysprosessista tarvitse ajatella lainkaan.
"Tärkein ominaisuus on se, että se toimii. Voimme ottaa käyttöön uuden kuljetusliikkeen halutessamme, ja tuki on nopeaa ja reagoivaa, koska se poistaa esteet toiminnan tieltä."
Nopea loppukäyttäjille, vähän vaivaa logistiikalle
ShipIt-käyttöönotto oli osa Rebelin laajempaa kuuden kuukauden Business Central -projektia, mutta lähetyskohtainen osuus oli nopea – sen pystyttämiseen kului noin viikko. Oppimiskäyrä tavallisille käyttäjille, jotka luovat ja lähettävät paketteja, oli minimaalinen. Pienempi joukko tehokäyttäjiä logistiikassa perehtyi Cargosonin portaaliin ja oppi tarkistamaan lähetyksen tilan tai rakentamaan mukautetun paketin tarvittaessa.
Saman projektin aikana Rebel muutti kolmea asiaa yhtä aikaa: itse ERP-järjestelmän (Navisionista Business Centraliin), lähetyslisäosan (sisäisestä järjestelmästä ShipItiin) ja sen taustalla olevan kuljetuksenhallintajärjestelmän (talon sisäisistä yhteyksistä Cargosoniin). Tämän lisäksi tilausvolyymit ovat kasvaneet merkittävästi käyttöönoton jälkeen – osittain suosittujen keräilykorttijulkaisujen ansiosta. Niinpä myös logistiikkatiimi on kasvanut.
Samankokoinen tiimi pystyy nyt käsittelemään huomattavasti suuremman lähetysvolyymin automaattisen CMR-generoinnin, lavalähetystuen ja uusien kuljetusliikeyhteyksien ansiosta – yhteyksien, joita ei aiemmin ollut olemassa. Mikään näistä ei vaatinut IT-tiimiltä yhdenkään integraation rakentamista tai ylläpitoa.
Rebel ei valinnut Cargosonia jonkin tuotelehdessä mainitun ominaisuuden takia. He valitsivat sen Cargosonin maineen perusteella – maineen, joka perustuu reagoivaan tukeen. Viisi kuukautta myöhemmin päätös on osoittautunut oikeaksi: nopea ja ennakoiva tuki, lähetyskerros joka pyörii näkymättömästi Business Centralin sisällä, ja logistiikkatiimi joka käyttää aikansa erikoislähetyksiin sen sijaan, että kopioisi osoitteita kuljetusliikkeiden verkkosivuille.
Kuten Jedliński asian ilmaisee: "Ei osoitteiden kopiointia. Tärkeät asiat."
LinkedIn
Cargoson
