Das Reklamationsmodul dient der Bearbeitung von Transportreklamationen wie beschädigten oder verlorenen Waren, Fehlmengen sowie verspäteten oder falschen Lieferungen.

Wenn bei einer Sendung etwas schiefläuft, verteilen sich die relevanten Informationen schnell über E-Mail-Threads, Tabellen und gemeinsame Ordner. Fotos liegen an einem Ort, die Antwort des Frachtführers an einem anderen, und niemand weiß genau, welche Fälle noch offen sind. Mit dem Reklamationsmodul bleibt alles, was den Fall betrifft, in Cargoson TMS – direkt neben den betroffenen Sendungen.

Was umfasst die Reklamations- und Ausnahmebehandlung in Cargoson TMS?

Jede Reklamation hat einen von sieben Typen: Beschädigte Ware, Verlorene Ware, Fehlmenge, Verspätete Abholung, Verspätete Lieferung, Falschlieferung oder Sonstiges. Außerdem hat sie einen Status – entweder Offen oder Geschlossen. Sie legen ein Startdatum fest, wenn das Problem gemeldet wird, und ein Enddatum, wenn es gelöst ist. Ein Beschreibungsfeld enthält eine kurze Erklärung des Vorfalls.

Die Reklamation zeigt zudem den Frachtführer und den Ersteller an, sodass jeder, der sie später öffnet, weiß, an wen er sich wenden soll.


Sendungen und Dokumente verknüpfen

Eine Reklamation kann eine oder mehrere Sendungen umfassen. Sie fügen diese hinzu, indem Sie die Sendungsreferenzen in die Reklamation eingeben oder direkt aus einer Buchung über Aktionen > Zur Reklamation hinzufügen. Jede verknüpfte Sendung zeigt ihre Route und den Frachtführer an, und Sie können sie entfernen, falls sie versehentlich hinzugefügt wurde.

Dokumente wie Zollrechnungen, Packlisten oder Fotos können zur Reklamation hochgeladen werden. Jede Datei zeigt, zu welcher Sendung sie gehört und um welchen Dokumenttyp es sich handelt, sodass die Belege dem Fall zugeordnet bleiben.

Kommentare und Statusverfolgung

Im Verlauf des Falls fügen Sie datierte Kommentare hinzu: was der Frachtführer mitgeteilt hat, was vereinbart wurde, was noch geklärt werden muss. Jeder Kommentar zeigt seinen Verfasser und den Zeitpunkt der Eingabe und kann bearbeitet oder gelöscht werden. So entsteht eine übersichtliche Fallhistorie anstelle einer langen E-Mail-Kette.

Wenn das Problem gelöst ist, tragen Sie das Enddatum ein und setzen den Status auf Geschlossen.


PDF-Zusammenfassung für den Frachtführer

Mit einem Klick erstellen Sie eine PDF-Zusammenfassung der Reklamation mit Ihrem Firmenlogo. Sie enthält das Unternehmen des Reklamationsstellers, die Adresse und den Ansprechpartner, den Frachtführer, den Reklamationstyp, den Status, die Daten und die Beschreibung. Außerdem werden alle verknüpften Sendungen mit Abholungs- und Lieferdetails, Waren und Frachtführer aufgeführt.

Dieses PDF können Sie an den Frachtführer oder die Versicherung senden, ohne die Zusammenfassung selbst verfassen zu müssen.


Offene Reklamationen im Blick behalten

Reklamationen haben einen eigenen Eintrag im Cargoson-Hauptmenü, zwischen Manifeste und Statistiken. Alle Reklamationen sind dort in einer Übersicht mit Typ, Status, Sendungen, Kundenreferenz, Daten und Ersteller aufgelistet. Sie können die Liste durchsuchen und nach Status (Offen, Geschlossen oder Alle) sowie nach Reklamationstyp filtern.

In der Sendungsliste erhält jede Sendung mit einer offenen Reklamation ein Warnsymbol. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, sehen Sie, dass die Sendung eine offene Reklamation hat – so fällt das Problem Ihrem Team auf, auch wenn es die Reklamationsseite nie direkt aufruft.


Erste Schritte

Das Reklamationsmodul ist in Cargoson ab dem Advanced-Paket verfügbar. Öffnen Sie Reklamationen im Hauptmenü und klicken Sie auf Neue Reklamation, oder wählen Sie eine Sendung aus und wählen Sie im Aktionsmenü Zur Reklamation hinzufügen. Bei Fragen oder wenn Sie eine Einführung wünschen, wenden Sie sich an den Cargoson-Support oder Ihren Ansprechpartner.