Module de gestion des réclamations pour traiter les exceptions de transport telles que les marchandises endommagées ou perdues, les manquants, les livraisons tardives ou erronées.

Lorsqu'un problème survient avec une expédition, les informations se retrouvent généralement éparpillées entre fils d'e-mails, feuilles de calcul et dossiers partagés. Les photos sont à un endroit, la réponse du transporteur à un autre, et personne ne sait vraiment quels dossiers sont encore en cours. Avec le module Réclamations, tout ce qui concerne le dossier est centralisé dans Cargoson TMS, directement à côté des expéditions concernées.

Que contient le module de gestion des réclamations et exceptions de Cargoson TMS ?

Chaque réclamation appartient à l'un des sept types suivants : Marchandises endommagées, Marchandises perdues, Manquant, Enlèvement tardif, Livraison tardive, Mauvaise livraison ou Autre. Elle possède également un statut : Ouverte ou Clôturée. Vous définissez une date de début au moment où le problème est signalé, et une date de fin lorsqu'il est résolu. Un champ de description permet de consigner brièvement ce qui s'est passé.

La réclamation indique aussi le transporteur concerné et la personne qui l'a créée, afin que quiconque la consulte ultérieurement sache à qui s'adresser.


Liaison des expéditions et des documents

Une réclamation peut porter sur une ou plusieurs expéditions. Vous les ajoutez en saisissant les références d'expédition dans la réclamation, ou directement depuis une commande via Actions > Ajouter à la réclamation. Chaque expédition liée affiche son itinéraire et son transporteur, et peut être retirée en cas d'erreur.

Des documents tels que des factures douanières, des listes de colisage ou des photos peuvent être joints à la réclamation. Chaque fichier indique à quelle expédition il appartient et de quel type de document il s'agit, de sorte que les preuves restent associées au dossier.

Commentaires et suivi du statut

Au fil de l'avancement du dossier, vous ajoutez des commentaires horodatés : ce que le transporteur a indiqué, ce qui a été convenu, ce qui reste à vérifier. Chaque commentaire affiche son auteur et sa date d'ajout, et peut être modifié ou supprimé. Vous disposez ainsi d'un historique clair du dossier, plutôt que d'une longue chaîne d'e-mails.

Lorsque le problème est réglé, vous renseignez la date de fin et passez le statut à Clôturée.


Résumé PDF pour le transporteur

En un clic, vous pouvez générer un PDF de la réclamation avec le logo de votre entreprise. Il comprend la société du déclarant, son adresse et son interlocuteur, le transporteur, le type de réclamation, le statut, les dates et la description. Il liste également toutes les expéditions liées avec les détails d'enlèvement et de livraison, les marchandises et le transporteur.

Vous pouvez envoyer ce PDF au transporteur ou à l'assureur sans avoir à rédiger le résumé vous-même.


Visibilité des réclamations ouvertes

Les Réclamations disposent de leur propre entrée dans le menu principal de Cargoson, entre Manifestes et Statistiques. Toutes les réclamations y sont listées dans une vue d'ensemble avec leur type, statut, expéditions, référence client, dates et créateur. Vous pouvez effectuer une recherche dans la liste et filtrer par statut (Ouverte, Clôturée ou Toutes) et par type de réclamation.

Dans la liste des expéditions, toute expédition associée à une réclamation ouverte est signalée par une icône d'avertissement. En passant la souris dessus, vous voyez que l'expédition fait l'objet d'une réclamation ouverte — votre équipe est ainsi alertée même si elle ne consulte jamais la page Réclamations.


Premiers pas

Le module Réclamations est disponible dans Cargoson à partir du forfait Advanced. Ouvrez Réclamations dans le menu principal et cliquez sur Nouvelle réclamation, ou sélectionnez une expédition et choisissez Ajouter à la réclamation dans le menu Actions. Pour toute question ou pour une démonstration guidée, contactez le support Cargoson ou votre chargé de compte.