Reklamationsmodulet håndterer transportafvigelser som beskadigede eller bortkomne varer, manko, forsinkede eller fejlagtige leverancer.

Når noget går galt med en forsendelse, ender detaljerne typisk spredt ud over e-mailtråde, regneark og delte mapper. Fotos ligger ét sted, transportørens svar et andet, og ingen er helt sikre på, hvilke sager der stadig er åbne. Med Reklamationer samles alt om sagen i Cargoson TMS – direkte ved siden af de forsendelser, det drejer sig om.

Hvad indeholder Cargoson TMS' reklamations- og afvigelseshåndtering?

Hver reklamation har én af syv typer: Beskadigede varer, Bortkomne varer, Manko, Forsinket afhentning, Forsinket levering, Fejllevering eller Andet. Den har desuden en status, der enten er Åben eller Lukket. Du angiver en startdato, når problemet rapporteres, og en slutdato, når det er løst. Et beskrivelsesfelt indeholder en kort forklaring af, hvad der skete.

Reklamationen viser også transportøren og den person, der oprettede den, så alle, der åbner den senere, ved, hvem de skal kontakte.


Tilknytning af forsendelser og dokumenter

En reklamation kan dække én eller flere forsendelser. Du tilføjer dem ved at indtaste forsendelsesreferencerne i reklamationen eller direkte fra en bestilling via Handlinger > Tilføj til reklamation. Hver tilknyttet forsendelse viser sin rute og transportør, og du kan fjerne den igen, hvis den blev tilføjet ved en fejl.

Dokumenter som toldfakturaer, pakkelister eller fotos kan uploades til reklamationen. Hver fil viser, hvilken forsendelse den tilhører, og hvilken dokumenttype det er, så dokumentationen forbliver samlet i sagen.

Kommentarer og statusopfølgning

Efterhånden som sagen skrider frem, tilføjer du daterede kommentarer: hvad transportøren har sagt, hvad der er aftalt, og hvad der stadig skal afklares. Hver kommentar viser forfatteren og tidspunktet for tilføjelsen og kan redigeres eller slettes. Det giver dig en klar sagshistorik i stedet for en lang e-mailkæde.

Når problemet er løst, angiver du slutdatoen og ændrer status til Lukket.


PDF-resumé til transportøren

Med ét klik kan du generere en PDF af reklamationen med dit firmalogo. Den indeholder reklamantens virksomhed, adresse og kontaktperson, transportøren, reklamationstype, status, datoer og beskrivelse. Den viser også alle tilknyttede forsendelser med afhentnings- og leveringsoplysninger, gods og transportør.

Du kan sende denne PDF til transportøren eller forsikringsselskabet uden selv at skulle skrive resuméet.


Overblik over åbne reklamationer

Reklamationer har sit eget punkt i Cargosons hovedmenu, mellem Manifester og Statistik. Alle reklamationer vises samlet i en oversigt med type, status, forsendelser, kundereference, datoer og opretter. Du kan søge i listen og filtrere efter status (Åben, Lukket eller Alle) samt efter reklamationstype.

I forsendelseslisten får enhver forsendelse med en åben reklamation et advarselsikon. Hold musen over det, og du kan se, at forsendelsen har en åben reklamation – så dit team opdager problemet, selv hvis de aldrig åbner reklamationssiden.


Kom i gang

Reklamationer er tilgængeligt i Cargoson fra og med Advanced-pakken. Åbn Reklamationer i hovedmenuen, og klik på Ny reklamation – eller vælg en forsendelse og vælg Tilføj til reklamation i Handlinger-menuen. Har du spørgsmål eller ønsker en gennemgang, er du velkommen til at kontakte Cargosons support eller din account manager.