A reklamációs modul segítségével kezelhetők a szállítási kivételek – például sérült vagy elveszett áruk, hiányok, késedelmes vagy téves kiszállítások.

Ha valami probléma adódik egy küldeménnyel, az ezzel kapcsolatos információk általában szétszóródnak: e-mail-láncokban, táblázatokban és megosztott mappákban. A fotók az egyik helyen vannak, a fuvarozó válasza a másikon, és senki sem tudja biztosan, mely ügyek még nyitottak. A reklamációs modullal minden, az esethez tartozó adat a Cargoson TMS-ben marad, közvetlenül az érintett küldemények mellett.

Mit tartalmaz a Cargoson TMS reklamációs és kivételkezelő modulja?

Minden reklamáció hét típus egyikébe sorolható: sérült áru, elveszett áru, hiány, késedelmes felvétel, késedelmes kiszállítás, téves kiszállítás vagy egyéb. Az esethez egy státusz is tartozik: Nyitott vagy Lezárt. Megadható a bejelentés dátuma (kezdő dátum), valamint a megoldás dátuma (záró dátum). A leírás mezőben röviden összefoglalható, hogy mi történt.

A reklamáción szerepel a fuvarozó neve és a létrehozó személye is, így bárki, aki később megnyitja az esetet, tudja, kihez forduljon.


Küldemények és dokumentumok csatolása

Egy reklamáció egy vagy több küldeményt is érinthet. Ezeket a küldemény hivatkozási számának beírásával lehet hozzáadni, vagy közvetlenül egy megrendelésből a Műveletek > Hozzáadás reklamációhoz menüponton keresztül. Minden csatolt küldeménynél látható az útvonal és a fuvarozó, és szükség esetén el is távolítható.

A reklamációhoz dokumentumok – például vámszámlák, csomagjegyzékek vagy fotók – is feltölthetők. Minden fájlnál megjelenik, hogy melyik küldeményhez tartozik és milyen dokumentumtípusról van szó, így a bizonyítékok az esethez kötve maradnak.

Megjegyzések és állapotkövetés

Az ügy előrehaladtával dátumozott megjegyzések adhatók hozzá: mit mondott a fuvarozó, miben állapodtak meg, mi szorul még tisztázásra. Minden megjegyzésnél látható a szerző neve és a hozzáadás időpontja, a megjegyzések szerkeszthetők és törölhetők. Ez áttekinthető előzményt ad az esetről, hosszú e-mail-lánc helyett.

Ha az ügy rendeződött, be kell állítani a záró dátumot, és a státuszt Lezártra kell módosítani.


PDF-összefoglaló a fuvarozónak

Egyetlen kattintással PDF-összefoglaló generálható a reklamációról, a cég logójával ellátva. A dokumentum tartalmazza a reklamáló cég nevét, címét és kapcsolattartóját, a fuvarozót, a reklamáció típusát, státuszát, dátumait és leírását. Felsorolja az összes csatolt küldeményt a felvételi és kiszállítási adatokkal, az áruval és a fuvarozóval együtt.

Ez a PDF elküldhető a fuvarozónak vagy a biztosítónak anélkül, hogy az összefoglalót külön meg kellene írni.


Nyitott reklamációk áttekinthetősége

A reklamációk saját menüpontként jelennek meg a Cargoson főmenüjében, a Manifesztek és a Statisztikák között. Az összes reklamáció egy listában tekinthető át, típussal, státusszal, küldeményekkel, ügyfélhivatkozással, dátumokkal és létrehozóval együtt. A lista kereshető, és szűrhető státusz (Nyitott, Lezárt vagy Összes) és reklamációtípus szerint is.

A küldemények listájában minden nyitott reklamációval rendelkező küldeménynél figyelmeztető ikon jelenik meg. Az ikon fölé húzva az egeret látható, hogy az adott küldeményhez nyitott reklamáció tartozik – így a csapat akkor is észreveszi a problémát, ha soha nem nyitja meg a Reklamációk oldalt.


Első lépések

A reklamációs modul az Advanced csomagtól felfelé érhető el a Cargosonban. A főmenüben nyissa meg a Reklamációk menüpontot, és kattintson az Új reklamáció gombra – vagy válasszon ki egy küldeményt, és a Műveletek menüből válassza a Hozzáadás reklamációhoz lehetőséget. Ha kérdése van, vagy szeretne egy bemutatót, forduljon a Cargoson ügyfélszolgálatához vagy a kapcsolattartójához.