Reclamações | Cargoson

Módulo de reclamações para gerir exceções de transporte, como mercadorias danificadas ou perdidas, faltas de mercadoria, entregas tardias ou erradas.

Quando algo corre mal com um envio, os detalhes acabam normalmente dispersos por cadeias de e-mails, folhas de cálculo e pastas partilhadas. As fotografias ficam num sítio, a resposta da transportadora noutro, e ninguém tem a certeza de quais os casos que ainda estão em aberto. Com o módulo de reclamações, tudo o que diz respeito ao processo fica guardado no Cargoson TMS, junto dos envios a que se refere.

O que inclui o módulo de reclamações e gestão de exceções do Cargoson TMS?

Cada reclamação tem um de sete tipos: Mercadoria danificada, Mercadoria perdida, Falta de mercadoria, Recolha tardia, Entrega tardia, Entrega errada ou Outro. Tem também um estado que pode ser Aberta ou Fechada. Define-se uma data de início quando o problema é reportado e uma data de fim quando fica resolvido. Um campo de descrição contém uma breve explicação do que aconteceu.

A reclamação mostra ainda a transportadora e quem a criou, para que qualquer pessoa que a consulte posteriormente saiba a quem recorrer.

Associação de envios e documentos

Uma reclamação pode abranger um ou vários envios. Podem ser adicionados introduzindo as referências dos envios na reclamação, ou diretamente a partir de uma reserva através de Ações > Adicionar à reclamação. Cada envio associado mostra a sua rota e transportadora, podendo ser removido caso tenha sido adicionado por engano.

Documentos como faturas aduaneiras, listas de volumes ou fotografias podem ser carregados para a reclamação. Cada ficheiro indica a que envio pertence e qual o tipo de documento, mantendo assim as evidências ligadas ao processo.

Comentários e acompanhamento do estado

À medida que o processo avança, adicionam-se comentários datados: o que a transportadora disse, o que foi acordado, o que ainda precisa de verificação. Cada comentário mostra o seu autor e a data em que foi adicionado, podendo ser editado ou eliminado. Isto proporciona um histórico claro do processo, em vez de uma longa cadeia de e-mails.

Quando o problema fica resolvido, define-se a data de fim e altera-se o estado para Fechada.

Resumo em PDF para a transportadora

Com um único clique, é possível gerar um PDF da reclamação com o logótipo da sua empresa. Inclui a empresa reclamante, morada e pessoa de contacto, a transportadora, o tipo de reclamação, o estado, as datas e a descrição. Lista também todos os envios associados com os detalhes de recolha e entrega, mercadoria e transportadora.

Este PDF pode ser enviado à transportadora ou à seguradora sem necessidade de redigir o resumo manualmente.

Visibilidade das reclamações em aberto

O módulo de reclamações tem entrada própria no menu principal do Cargoson, entre Manifestos e Estatísticas. Todas as reclamações aparecem numa vista geral com o tipo, estado, envios, referência do cliente, datas e criador. É possível pesquisar na lista e filtrar por estado (Aberta, Fechada ou Todas) e por tipo de reclamação.

Na lista de envios, qualquer envio com uma reclamação em aberto apresenta um ícone de aviso. Ao passar o cursor por cima, é possível ver que o envio tem uma reclamação em aberto, garantindo que a equipa deteta o problema mesmo que nunca aceda à página de reclamações.

Como começar

O módulo de reclamações está disponível no Cargoson a partir do pacote Advanced. Abra Reclamações no menu principal e clique em Nova reclamação, ou selecione um envio e escolha Adicionar à reclamação no menu Ações. Se tiver dúvidas ou quiser uma demonstração, contacte o suporte do Cargoson ou o seu gestor de conta.

Perguntas frequentes

Associação de envios e documentos
Uma reclamação pode abranger um ou vários envios. Podem ser adicionados introduzindo as referências dos envios na reclamação, ou diretamente a partir de uma reserva através de Ações > Adicionar à reclamação. Cada envio associado mostra a sua rota e transportadora, podendo ser removido caso tenha sido adicionado por engano.
Documentos como faturas aduaneiras, listas de volumes ou fotografias podem ser carregados para a reclamação. Cada ficheiro indica a que envio pertence e qual o tipo de documento, mantendo assim as evidências ligadas ao processo.

Comentários e acompanhamento do estado
À medida que o processo avança, adicionam-se comentários datados: o que a transportadora disse, o que foi acordado, o que ainda precisa de verificação. Cada comentário mostra o seu autor e a data em que foi adicionado, podendo ser editado ou eliminado. Isto proporciona um histórico claro do processo, em vez de uma longa cadeia de e-mails.
Quando o problema fica resolvido, define-se a data de fim e altera-se o estado para Fechada.

Resumo em PDF para a transportadora
Com um único clique, é possível gerar um PDF da reclamação com o logótipo da sua empresa. Inclui a empresa reclamante, morada e pessoa de contacto, a transportadora, o tipo de reclamação, o estado, as datas e a descrição. Lista também todos os envios associados com os detalhes de recolha e entrega, mercadoria e transportadora.
Este PDF pode ser enviado à transportadora ou à seguradora sem necessidade de redigir o resumo manualmente.

Visibilidade das reclamações em aberto
O módulo de reclamações tem entrada própria no menu principal do Cargoson, entre Manifestos e Estatísticas. Todas as reclamações aparecem numa vista geral com o tipo, estado, envios, referência do cliente, datas e criador. É possível pesquisar na lista e filtrar por estado (Aberta, Fechada ou Todas) e por tipo de reclamação.
Na lista de envios, qualquer envio com uma reclamação em aberto apresenta um ícone de aviso. Ao passar o cursor por cima, é possível ver que o envio tem uma reclamação em aberto, garantindo que a equipa deteta o problema mesmo que nunca aceda à página de reclamações.