Reklamationer | Cargoson

Reklamationsmodulen hanterar transportavvikelser som skadat eller förlorat gods, brister, sena eller felaktiga leveranser.

När något går fel med en försändelse brukar informationen snabbt spridas ut över e-posttrådar, kalkylblad och delade mappar. Foton hamnar på ett ställe, transportörens svar på ett annat, och ingen vet riktigt vilka ärenden som fortfarande är öppna. Med Reklamationer samlas allt som rör ärendet i Cargoson TMS, direkt kopplat till de berörda försändelserna.

Vad innehåller reklamations- och avvikelsehanteringen i Cargoson TMS?

Reklamationen visar även vilken transportör det gäller och vem som skapade ärendet, så att den som öppnar det senare vet vem de ska vända sig till.

Koppla försändelser och dokument

En reklamation kan omfatta en eller flera försändelser. Du lägger till dem genom att skriva in försändelsernas referenser i reklamationen, eller direkt från en bokning via Åtgärder > Lägg till i reklamation. Varje kopplad försändelse visar sin rutt och transportör, och du kan ta bort den om den lades till av misstag.

Dokument som tullfakturor, packlistor eller foton kan laddas upp till reklamationen. Varje fil visar vilken försändelse den tillhör och vilken dokumenttyp det är, så att bevismaterialet hålls samlat i ärendet.

Kommentarer och statusuppföljning

Allteftersom ärendet fortskrider lägger du till daterade kommentarer: vad transportören sagt, vad som överenskommits och vad som fortfarande behöver kontrolleras. Varje kommentar visar vem som skrivit den och när, och kan redigeras eller tas bort. Det ger dig en tydlig ärendehistorik i stället för en lång e-postkedja.

När problemet är löst anger du slutdatumet och ändrar statusen till Stängd.

PDF-sammanfattning till transportören

Med ett klick kan du generera en PDF av reklamationen med ditt företags logotyp. Den innehåller reklamantens företag, adress och kontaktperson, transportören, reklamationstyp, status, datum och beskrivning. Den listar också alla kopplade försändelser med uppgifter om upphämtning och leverans, gods och transportör.

Du kan skicka denna PDF till transportören eller försäkringsbolaget utan att behöva skriva sammanfattningen själv.

Håll öppna reklamationer synliga

Reklamationer har en egen post i Cargosons huvudmeny, mellan Manifest och Statistik. Alla reklamationer listas där i en samlad översikt med typ, status, försändelser, kundreferens, datum och skapare. Du kan söka i listan och filtrera på status (Öppen, Stängd eller Alla) samt på reklamationstyp.

I försändelselistan får varje försändelse med en öppen reklamation en varningsikon. Håller du muspekaren över den ser du att försändelsen har en öppen reklamation, så att ditt team uppmärksammar problemet även om de aldrig öppnar reklamationssidan.

Kom igång

Reklamationer finns tillgängligt i Cargoson från och med Advanced-paketet. Öppna Reklamationer i huvudmenyn och klicka på Ny reklamation, eller välj en försändelse och välj Lägg till i reklamation från Åtgärder-menyn. Har du frågor eller vill ha en genomgång är du välkommen att kontakta Cargosons support eller din kontaktperson.

Vanliga frågor

Varje reklamation har en av sju typer: Skadat gods, Förlorat gods, Brist, Sen upphämtning, Sen leverans, Felleverans eller Övrigt. Den har också en status som antingen är Öppen eller Stängd. Du anger ett startdatum när problemet rapporteras och ett slutdatum när det är löst. I beskrivningsfältet skriver du en kort förklaring av vad som hänt.
Reklamationen visar även vilken transportör det gäller och vem som skapade ärendet, så att den som öppnar det senare vet vem de ska vända sig till.

Koppla försändelser och dokument
En reklamation kan omfatta en eller flera försändelser. Du lägger till dem genom att skriva in försändelsernas referenser i reklamationen, eller direkt från en bokning via Åtgärder > Lägg till i reklamation. Varje kopplad försändelse visar sin rutt och transportör, och du kan ta bort den om den lades till av misstag.
Dokument som tullfakturor, packlistor eller foton kan laddas upp till reklamationen. Varje fil visar vilken försändelse den tillhör och vilken dokumenttyp det är, så att bevismaterialet hålls samlat i ärendet.

Kommentarer och statusuppföljning
Allteftersom ärendet fortskrider lägger du till daterade kommentarer: vad transportören sagt, vad som överenskommits och vad som fortfarande behöver kontrolleras. Varje kommentar visar vem som skrivit den och när, och kan redigeras eller tas bort. Det ger dig en tydlig ärendehistorik i stället för en lång e-postkedja.
När problemet är löst anger du slutdatumet och ändrar statusen till Stängd.

PDF-sammanfattning till transportören
Med ett klick kan du generera en PDF av reklamationen med ditt företags logotyp. Den innehåller reklamantens företag, adress och kontaktperson, transportören, reklamationstyp, status, datum och beskrivning. Den listar också alla kopplade försändelser med uppgifter om upphämtning och leverans, gods och transportör.
Du kan skicka denna PDF till transportören eller försäkringsbolaget utan att behöva skriva sammanfattningen själv.

Håll öppna reklamationer synliga
Reklamationer har en egen post i Cargosons huvudmeny, mellan Manifest och Statistik. Alla reklamationer listas där i en samlad översikt med typ, status, försändelser, kundreferens, datum och skapare. Du kan söka i listan och filtrera på status (Öppen, Stängd eller Alla) samt på reklamationstyp.
I försändelselistan får varje försändelse med en öppen reklamation en varningsikon. Håller du muspekaren över den ser du att försändelsen har en öppen reklamation, så att ditt team uppmärksammar problemet även om de aldrig öppnar reklamationssidan.