Reklamasjonsmodulen håndterer transportavvik som skadet eller tapt gods, manko, sen eller feilaktig levering.

Når noe går galt med en forsendelse, ender detaljene gjerne opp spredt over e-posttråder, regneark og delte mapper. Bilder ligger ett sted, transportørens svar et annet, og ingen er helt sikre på hvilke saker som fortsatt er åpne. Med Reklamasjoner samles alt om saken i Cargoson TMS, direkte knyttet til de aktuelle forsendelsene.

Hva inneholder reklamasjons- og avvikshåndteringen i Cargoson TMS?

Hver reklamasjon har én av sju typer: Skadet gods, Tapt gods, Manko, Sen henting, Sen levering, Feillevering eller Annet. Den har også en status som er enten Åpen eller Lukket. Du angir en startdato når avviket rapporteres, og en sluttdato når det er løst. Et beskrivelsesfelt inneholder en kort forklaring på hva som skjedde.

Reklamasjonen viser også hvilken transportør det gjelder og hvem som opprettet den, slik at alle som åpner den senere vet hvem de skal kontakte.


Koble forsendelser og dokumenter

En reklamasjon kan dekke én eller flere forsendelser. Du legger dem til ved å skrive inn forsendelsesreferansene i reklamasjonen, eller direkte fra en bestilling via Handlinger > Legg til reklamasjon. Hver tilknyttet forsendelse viser rute og transportør, og du kan fjerne den hvis den ble lagt til ved en feil.

Dokumenter som tollfakturaer, pakkelister eller bilder kan lastes opp til reklamasjonen. Hver fil viser hvilken forsendelse den tilhører og hvilken dokumenttype det er, slik at dokumentasjonen alltid er knyttet til saken.

Kommentarer og statusoppfølging

Etter hvert som saken utvikler seg, legger du til daterte kommentarer: hva transportøren sa, hva som ble avtalt, og hva som fortsatt må avklares. Hver kommentar viser forfatter og tidspunkt, og kan redigeres eller slettes. Dette gir deg en tydelig historikk over saken i stedet for en lang e-posttråd.

Når avviket er løst, setter du sluttdatoen og endrer statusen til Lukket.


PDF-sammendrag til transportøren

Med ett klikk kan du generere en PDF av reklamasjonen med bedriftens logo. Den inneholder reklamantens selskap, adresse og kontaktperson, transportøren, reklamasjonstype, status, datoer og beskrivelse. Den lister også opp alle tilknyttede forsendelser med hente- og leveringsdetaljer, gods og transportør.

Du kan sende denne PDF-en til transportøren eller forsikringsselskapet uten å måtte skrive sammendraget selv.


Hold åpne reklamasjoner synlige

Reklamasjoner har sitt eget menypunkt i Cargosons hovedmeny, mellom Manifester og Statistikk. Alle reklamasjoner er listet opp i en samlet oversikt med type, status, forsendelser, kundereferanse, datoer og opprettet av. Du kan søke i listen og filtrere på status (Åpen, Lukket eller Alle) og reklamasjonstype.

I forsendelseslisten får enhver forsendelse med en åpen reklamasjon et varselikon. Hold musepekeren over det, så ser du at forsendelsen har en åpen reklamasjon – slik at teamet ditt oppdager avviket selv om de aldri åpner reklamasjonssiden.


Kom i gang

Reklamasjoner er tilgjengelig i Cargoson fra og med Advanced-pakken. Åpne Reklamasjoner i hovedmenyen og klikk Ny reklamasjon, eller velg en forsendelse og velg Legg til reklamasjon fra Handlinger-menyen. Har du spørsmål eller ønsker en gjennomgang, ta kontakt med Cargoson-support eller din kontaktperson hos oss.