Modul Reklamace slouží k řešení přepravních výjimek, jako jsou poškozené nebo ztracené zboží, manka, pozdní vyzvednutí či chybné doručení.

Když se se zásilkou něco pokazí, podrobnosti se obvykle rozptýlí napříč e-mailovými vlákny, tabulkami a sdílenými složkami. Fotografie jsou na jednom místě, odpověď dopravce na jiném a nikdo přesně neví, které případy jsou stále otevřené. Modul Reklamace uchovává vše, co se daného případu týká, přímo v systému Cargoson TMS – vedle zásilek, kterých se reklamace týká.

Co obsahuje modul Reklamace a řešení přepravních výjimek v Cargoson TMS?

Každá reklamace má jeden ze sedmi typů: Poškozené zboží, Ztracené zboží, Manko, Pozdní vyzvednutí, Pozdní doručení, Chybné doručení nebo Jiné. Reklamace má také stav – buď Otevřená, nebo Uzavřená. Nastavíte datum zahájení při nahlášení problému a datum ukončení při jeho vyřešení. Pole pro popis obsahuje stručné vysvětlení toho, co se stalo.

U reklamace je také uveden dopravce a osoba, která ji vytvořila, takže kdokoli ji otevře později, hned ví, na koho se obrátit.


Propojení zásilek a dokumentů

Reklamace může zahrnovat jednu nebo více zásilek. Přidáte je zadáním odkazů na zásilky přímo do reklamace, nebo přímo z objednávky přepravy přes Akce > Přidat k reklamaci. U každé propojené zásilky se zobrazí její trasa a dopravce a v případě chyby ji lze odebrat.

K reklamaci lze nahrát dokumenty, jako jsou celní faktury, balicí listy nebo fotografie. U každého souboru je uvedeno, ke které zásilce patří a o jaký typ dokumentu se jedná, takže veškeré podklady zůstávají pohromadě s případem.

Komentáře a sledování stavu

S postupem případu přidáváte datované komentáře: co dopravce sdělil, na čem bylo dohodnuto, co je ještě třeba ověřit. U každého komentáře je uveden autor a čas přidání; komentáře lze upravovat nebo mazat. Místo dlouhého e-mailového vlákna tak máte přehlednou historii případu.

Po vyřešení problému nastavíte datum ukončení a změníte stav na Uzavřená.


PDF shrnutí pro dopravce

Jedním kliknutím vygenerujete PDF reklamace s logem vaší společnosti. Obsahuje firmu reklamujícího, adresu a kontaktní osobu, dopravce, typ reklamace, stav, data a popis. Jsou v něm také uvedeny všechny propojené zásilky s údaji o vyzvednutí a doručení, zbožím a dopravcem.

Toto PDF můžete odeslat dopravci nebo pojišťovně, aniž byste shrnutí museli psát sami.


Přehled otevřených reklamací

Reklamace mají vlastní položku v hlavním menu Cargosonu, mezi Manifesty a Statistikami. Všechny reklamace jsou přehledně zobrazeny v jednom seznamu s typem, stavem, zásilkami, zákaznickou referencí, daty a autorem. Seznam lze prohledávat a filtrovat podle stavu (Otevřená, Uzavřená nebo Vše) a podle typu reklamace.

V seznamu zásilek se u každé zásilky s otevřenou reklamací zobrazí varovná ikona. Po najetí myší se zobrazí informace o otevřené reklamaci, takže váš tým si problému všimne, i když stránku Reklamace nikdy neotevře.


Jak začít

Modul Reklamace je v Cargosonu dostupný od balíčku Advanced výše. Otevřete Reklamace v hlavním menu a klikněte na Nová reklamace, nebo vyberte zásilku a zvolte Přidat k reklamaci v nabídce Akce. Máte-li dotazy nebo chcete-li si modul nechat ukázat, obraťte se na podporu Cargosonu nebo na svého account managera.