Modul za reklamacije omogoča obravnavo izjem pri prevozu, kot so poškodovano ali izgubljeno blago, primanjkljaji ter zamude ali napačne dostave.

Ko gre pri pošiljki kaj narobe, se podrobnosti navadno razpršijo po e-poštnih verigah, preglednicah in skupnih mapah. Fotografije so na enem mestu, odgovor prevoznika na drugem, nihče pa ne ve natančno, katere zadeve so še odprte. Z modulom Reklamacije ostane vse, kar zadeva posamezni primer, zbrano v Cargoson TMS – tik ob pošiljkah, na katere se nanaša.

Kaj vsebuje modul za reklamacije in obravnavo izjem v Cargoson TMS?

Vsaka reklamacija ima eno od sedmih vrst: poškodovano blago, izgubljeno blago, primanjkljaj, zamuda pri prevzemu, zamuda pri dostavi, napačna dostava ali drugo. Poleg tega ima status, ki je bodisi odprt bodisi zaprt. Določite datum začetka, ko je težava prijavljena, in datum zaključka, ko je rešena. V polje za opis vnesete kratko razlago dogajanja.

Reklamacija prikazuje tudi prevoznika in osebo, ki jo je ustvarila, tako da vsakdo, ki jo pozneje odpre, ve, koga vprašati.


Povezovanje pošiljk in dokumentov

Reklamacija lahko zajema eno ali več pošiljk. Dodate jih tako, da v reklamacijo vnesete reference pošiljk, ali neposredno iz naročila prek Dejanja > Dodaj k reklamaciji. Vsaka povezana pošiljka prikazuje svojo pot in prevoznika, po potrebi pa jo lahko odstranite.

V reklamacijo lahko naložite dokumente, kot so carinske fakture, pakirne liste ali fotografije. Vsaka datoteka prikazuje, kateri pošiljki pripada in katere vrste dokument je, tako da dokazila ostanejo pri zadevi.

Komentarji in sledenje statusu

Ko se zadeva razvija, dodajate datirane komentarje: kaj je povedal prevoznik, kaj je bilo dogovorjeno, kaj je še treba preveriti. Vsak komentar prikazuje avtorja in čas vnosa, urejate ali brišete pa ga lahko kadarkoli. Tako dobite jasno zgodovino zadeve namesto dolgih e-poštnih verig.

Ko je težava rešena, nastavite datum zaključka in spremenite status na Zaprto.


PDF povzetek za prevoznika

Z enim klikom ustvarite PDF reklamacije z logotipom vašega podjetja. Vsebuje podjetje vlagatelja, naslov in kontaktno osebo, prevoznika, vrsto reklamacije, status, datume in opis. Navaja tudi vse povezane pošiljke s podrobnostmi o prevzemu in dostavi, blagom ter prevoznikom.

Ta PDF lahko pošljete prevozniku ali zavarovalnici, ne da bi sami pisali povzetek.


Pregled odprtih reklamacij

Reklamacije imajo lastno postavko v glavnem meniju Cargoson, med Manifesti in Statistiko. Vse reklamacije so tam prikazane v enem pregledu z vrsto, statusom, pošiljkami, referenco stranke, datumi in ustvarjalcem. Seznam lahko iščete in filtrirate po statusu (Odprto, Zaprto ali Vse) ter po vrsti reklamacije.

V seznamu pošiljk vsaka pošiljka z odprto reklamacijo dobi opozorilno ikono. Ko se z miško pomaknete nanjo, vidite, da ima pošiljka odprto reklamacijo – tako vaša ekipa opazi težavo, tudi če nikoli ne odpre strani Reklamacije.


Kako začeti

Modul Reklamacije je v Cargoson na voljo od paketa Advanced naprej. Odprite Reklamacije v glavnem meniju in kliknite Nova reklamacija, ali pa izberite pošiljko ter v meniju Dejanja izberite Dodaj k reklamaciji. Če imate vprašanja ali želite vodeni pregled funkcionalnosti, se obrnite na podporo Cargoson ali svojega skrbnika računa.