Moduł reklamacji służy do obsługi wyjątków transportowych, takich jak uszkodzenia towaru, zaginięcia, niedobory, opóźnienia czy błędne dostawy.

Gdy coś pójdzie nie tak z przesyłką, szczegóły sprawy zazwyczaj rozpraszają się po wątkach e-mailowych, arkuszach kalkulacyjnych i współdzielonych folderach. Zdjęcia są w jednym miejscu, odpowiedź przewoźnika w innym, a nikt nie wie na pewno, które sprawy są jeszcze otwarte. Dzięki modułowi reklamacji wszystko, co dotyczy danej sprawy, jest przechowywane w Cargoson TMS — obok powiązanych przesyłek.

Co zawiera moduł reklamacji i obsługi wyjątków transportowych w Cargoson TMS?

Każda reklamacja ma jeden z siedmiu typów: uszkodzenie towaru, zaginięcie towaru, niedobór, opóźniony odbiór, opóźniona dostawa, błędna dostawa lub inne. Posiada również status: Otwarta lub Zamknięta. Ustawiasz datę rozpoczęcia w momencie zgłoszenia problemu oraz datę zakończenia po jego rozwiązaniu. Pole opisu zawiera krótkie wyjaśnienie tego, co się wydarzyło.

Reklamacja pokazuje również przewoźnika oraz osobę, która ją utworzyła, dzięki czemu każdy, kto ją później otworzy, wie, do kogo się zwrócić.


Powiązywanie przesyłek i dokumentów

Reklamacja może obejmować jedną lub kilka przesyłek. Dodajesz je, wpisując numery referencyjne przesyłek do reklamacji lub bezpośrednio z poziomu zamówienia przez Akcje > Dodaj do reklamacji. Każda powiązana przesyłka pokazuje trasę i przewoźnika, a w razie pomyłki można ją usunąć.

Do reklamacji można załączyć dokumenty, takie jak faktury celne, listy pakunkowe lub zdjęcia. Każdy plik wskazuje, do której przesyłki należy i jakiego rodzaju jest dokumentem, dzięki czemu dowody pozostają przy sprawie.

Komentarze i śledzenie statusu

W miarę postępu sprawy dodajesz datowane komentarze: co powiedział przewoźnik, co zostało uzgodnione, co jeszcze wymaga sprawdzenia. Każdy komentarz zawiera informację o autorze i dacie dodania, można go edytować lub usuwać. Daje to przejrzystą historię sprawy zamiast długiego wątku e-mailowego.

Po rozwiązaniu problemu ustawiasz datę zakończenia i zmieniasz status na Zamknięta.


Podsumowanie PDF dla przewoźnika

Jednym kliknięciem możesz wygenerować PDF reklamacji z logo swojej firmy. Zawiera on dane firmy zgłaszającej, adres i osobę kontaktową, przewoźnika, typ reklamacji, status, daty i opis. Wymienia również wszystkie powiązane przesyłki z danymi odbioru i dostawy, towarem i przewoźnikiem.

Ten PDF możesz wysłać do przewoźnika lub ubezpieczyciela bez konieczności samodzielnego pisania podsumowania.


Widoczność otwartych reklamacji

Reklamacje mają własną pozycję w głównym menu Cargoson, między Manifestami a Statystykami. Wszystkie reklamacje są tam wyświetlane w jednym przeglądzie wraz z typem, statusem, przesyłkami, referencją klienta, datami i autorem. Możesz przeszukiwać listę i filtrować według statusu (Otwarta, Zamknięta lub Wszystkie) oraz według typu reklamacji.

Na liście przesyłek każda przesyłka z otwartą reklamacją otrzymuje ikonę ostrzeżenia. Po najechaniu na nią widać, że przesyłka ma otwartą reklamację — dzięki temu Twój zespół zauważy problem, nawet jeśli nigdy nie otworzy strony Reklamacji.


Jak zacząć

Moduł reklamacji jest dostępny w Cargoson od pakietu Advanced wzwyż. Otwórz Reklamacje w głównym menu i kliknij Nowa reklamacja, albo wybierz przesyłkę i skorzystaj z opcji Dodaj do reklamacji w menu Akcje. Jeśli masz pytania lub chcesz zobaczyć, jak moduł działa w praktyce, skontaktuj się z pomocą techniczną Cargoson lub swoim opiekunem klienta.