De Claims-module is bedoeld voor de afhandeling van transportuitzonderingen zoals beschadigde of verloren goederen, tekorten, late of verkeerde leveringen.

Wanneer er iets misgaat met een zending, raken de details doorgaans verspreid over e-mailketens, spreadsheets en gedeelde mappen. Foto's staan op de ene plek, het antwoord van de vervoerder op een andere, en niemand weet precies welke zaken nog openstaan. Met Claims bewaart u alles over de zaak in Cargoson TMS, direct naast de zendingen waarop het betrekking heeft.

Wat bevat de Claims- en uitzonderingsafhandeling in Cargoson TMS?

Elke claim heeft een van zeven typen: Beschadigde goederen, Verloren goederen, Tekort, Late ophaling, Late levering, Verkeerde levering of Overige. Daarnaast heeft een claim een status: Open of Gesloten. U stelt een startdatum in wanneer het probleem wordt gemeld en een einddatum wanneer het is opgelost. In een omschrijvingsveld noteert u een korte toelichting op wat er is gebeurd.

De claim toont ook de vervoerder en wie de claim heeft aangemaakt, zodat iedereen die de claim later opent weet bij wie hij of zij terecht kan.


Zendingen en documenten koppelen

Een claim kan betrekking hebben op één of meerdere zendingen. U voegt ze toe door de zendingsreferenties in de claim in te typen, of rechtstreeks vanuit een boeking via Acties > Toevoegen aan claim. Elke gekoppelde zending toont de route en de vervoerder, en u kunt een zending verwijderen als deze per abuis is toegevoegd.

Documenten zoals douanefacturen, paklijsten of foto's kunnen aan de claim worden geüpload. Elk bestand toont bij welke zending het hoort en om welk type document het gaat, zodat het bewijsmateriaal bij de zaak blijft.

Opmerkingen en statusopvolging

Naarmate de zaak vordert, voegt u gedateerde opmerkingen toe: wat de vervoerder heeft gezegd, wat er is afgesproken en wat nog moet worden nagekeken. Elke opmerking toont de auteur en het tijdstip van toevoeging, en kan worden bewerkt of verwijderd. Zo ontstaat een overzichtelijke geschiedenis van de zaak in plaats van een lange e-mailketen.

Wanneer het probleem is opgelost, stelt u de einddatum in en wijzigt u de status naar Gesloten.


Pdf-samenvatting voor de vervoerder

Met één klik genereert u een pdf van de claim met uw bedrijfslogo. Deze bevat het bedrijf, adres en contactpersoon van de indiener, de vervoerder, het claimtype, de status, de datums en de omschrijving. Ook worden alle gekoppelde zendingen vermeld met ophaal- en leveringsgegevens, goederen en vervoerder.

U kunt deze pdf naar de vervoerder of verzekeraar sturen zonder zelf een samenvatting te hoeven schrijven.


Openstaande claims in beeld houden

Claims heeft een eigen item in het hoofdmenu van Cargoson, tussen Manifesten en Statistieken. Alle claims worden daar in één overzicht weergegeven met hun type, status, zendingen, klantreferentie, datums en aanmaker. U kunt de lijst doorzoeken en filteren op status (Open, Gesloten of Alle) en op claimtype.

In de zendingslijst krijgt elke zending met een openstaande claim een waarschuwingspictogram. Beweeg de muisaanwijzer erover en u ziet dat de zending een openstaande claim heeft, zodat uw team het probleem opmerkt ook als ze de Claims-pagina nooit openen.


Aan de slag

Claims is beschikbaar in Cargoson vanaf het Advanced-pakket. Open Claims via het hoofdmenu en klik op Nieuwe claim, of selecteer een zending en kies Toevoegen aan claim in het menu Acties. Heeft u vragen of wilt u een toelichting? Neem dan contact op met de Cargoson-support of uw accountmanager.