Ενότητα αξιώσεων για τη διαχείριση εξαιρέσεων μεταφοράς, όπως κατεστραμμένα ή χαμένα εμπορεύματα, ελλείψεις, καθυστερημένες ή λανθασμένες παραδόσεις.

Όταν κάτι πάει στραβά με μια αποστολή, οι λεπτομέρειες συνήθως διασκορπίζονται σε email, υπολογιστικά φύλλα και κοινόχρηστους φακέλους. Οι φωτογραφίες βρίσκονται σε ένα σημείο, η απάντηση του μεταφορέα σε άλλο, και κανείς δεν είναι σίγουρος ποιες υποθέσεις παραμένουν ανοιχτές. Με τις Αξιώσεις, όλα όσα αφορούν την υπόθεση φυλάσσονται στο Cargoson TMS, δίπλα στις αποστολές που αφορούν.

Τι περιλαμβάνει η διαχείριση αξιώσεων και εξαιρέσεων στο Cargoson TMS;

Κάθε αξίωση ανήκει σε έναν από επτά τύπους: Κατεστραμμένα εμπορεύματα, Χαμένα εμπορεύματα, Έλλειψη, Καθυστερημένη παραλαβή, Καθυστερημένη παράδοση, Λανθασμένη παράδοση ή Άλλο. Έχει επίσης μια κατάσταση: Ανοιχτή ή Κλειστή. Ορίζετε ημερομηνία έναρξης όταν αναφέρεται το πρόβλημα και ημερομηνία λήξης όταν επιλύεται. Ένα πεδίο περιγραφής κρατά τη σύντομη εξήγηση του τι συνέβη.

Η αξίωση εμφανίζει επίσης τον μεταφορέα και τον δημιουργό της, ώστε όποιος την ανοίξει αργότερα να ξέρει σε ποιον να απευθυνθεί.


Σύνδεση αποστολών και εγγράφων

Μια αξίωση μπορεί να καλύπτει μία ή περισσότερες αποστολές. Τις προσθέτετε πληκτρολογώντας τους αριθμούς αναφοράς αποστολής στην αξίωση, ή απευθείας από μια εντολή μεταφοράς μέσω Ενέργειες > Προσθήκη σε αξίωση. Κάθε συνδεδεμένη αποστολή εμφανίζει τη διαδρομή και τον μεταφορέα της, και μπορείτε να την αφαιρέσετε αν προστέθηκε κατά λάθος.

Έγγραφα όπως τελωνειακά τιμολόγια, λίστες συσκευασίας ή φωτογραφίες μπορούν να ανεβαστούν στην αξίωση. Κάθε αρχείο δείχνει σε ποια αποστολή ανήκει και τι είδους έγγραφο είναι, ώστε τα αποδεικτικά στοιχεία να παραμένουν συνδεδεμένα με την υπόθεση.

Σχόλια και παρακολούθηση κατάστασης

Καθώς η υπόθεση εξελίσσεται, προσθέτετε σχόλια με ημερομηνία: τι είπε ο μεταφορέας, τι συμφωνήθηκε, τι χρειάζεται ακόμα έλεγχο. Κάθε σχόλιο εμφανίζει τον συντάκτη του και πότε προστέθηκε, και μπορεί να επεξεργαστεί ή να διαγραφεί. Έτσι έχετε ένα σαφές ιστορικό της υπόθεσης αντί για μια μακρά αλυσίδα email.

Όταν το ζήτημα διευθετηθεί, ορίζετε την ημερομηνία λήξης και αλλάζετε την κατάσταση σε Κλειστή.


PDF περίληψη για τον μεταφορέα

Με ένα κλικ μπορείτε να δημιουργήσετε PDF της αξίωσης με το λογότυπο της εταιρείας σας. Περιλαμβάνει την εταιρεία, τη διεύθυνση και το αρμόδιο άτομο επικοινωνίας, τον μεταφορέα, τον τύπο αξίωσης, την κατάσταση, τις ημερομηνίες και την περιγραφή. Επίσης απαριθμεί κάθε συνδεδεμένη αποστολή με στοιχεία παραλαβής και παράδοσης, εμπορεύματα και μεταφορέα.

Μπορείτε να στείλετε αυτό το PDF στον μεταφορέα ή στον ασφαλιστή χωρίς να χρειαστεί να συντάξετε εσείς την περίληψη.


Ορατότητα ανοιχτών αξιώσεων

Οι Αξιώσεις έχουν τη δική τους καταχώριση στο κύριο μενού του Cargoson, ανάμεσα στα Manifests και τα Στατιστικά. Όλες οι αξιώσεις εμφανίζονται εκεί σε μια ενιαία επισκόπηση με τον τύπο, την κατάσταση, τις αποστολές, την αναφορά πελάτη, τις ημερομηνίες και τον δημιουργό. Μπορείτε να αναζητήσετε στη λίστα και να φιλτράρετε κατά κατάσταση (Ανοιχτή, Κλειστή ή Όλες) και κατά τύπο αξίωσης.

Στη λίστα αποστολών, κάθε αποστολή με ανοιχτή αξίωση εμφανίζει εικονίδιο προειδοποίησης. Τοποθετώντας τον κέρσορα πάνω του, βλέπετε ότι η αποστολή έχει ανοιχτή αξίωση — έτσι η ομάδα σας αντιλαμβάνεται το πρόβλημα ακόμα και αν δεν ανοίξει ποτέ τη σελίδα Αξιώσεων.


Πώς να ξεκινήσετε

Οι Αξιώσεις είναι διαθέσιμες στο Cargoson από το πακέτο Advanced και άνω. Ανοίξτε τις Αξιώσεις από το κύριο μενού και κάντε κλικ στο Νέα αξίωση, ή επιλέξτε μια αποστολή και διαλέξτε Προσθήκη σε αξίωση από το μενού Ενέργειες. Αν έχετε ερωτήσεις ή θέλετε μια επίδειξη, επικοινωνήστε με την υποστήριξη του Cargoson ή τον υπεύθυνο λογαριασμού σας.