Módulo de reclamaciones para gestionar incidencias de transporte como mercancía dañada o perdida, faltantes, entregas tardías o entregas incorrectas.

Cuando algo sale mal con un envío, los detalles suelen acabar dispersos entre hilos de correo, hojas de cálculo y carpetas compartidas. Las fotos están en un sitio, la respuesta del transportista en otro, y nadie sabe con certeza qué casos siguen abiertos. Con el módulo de reclamaciones, todo lo relacionado con el expediente se centraliza en Cargoson TMS, junto a los envíos que le corresponden.

¿Qué incluye el módulo de reclamaciones e incidencias de Cargoson TMS?

Cada reclamación tiene uno de siete tipos: mercancía dañada, mercancía perdida, faltante, recogida tardía, entrega tardía, entrega incorrecta u otro. También tiene un estado que puede ser Abierta o Cerrada. Se establece una fecha de inicio cuando se notifica la incidencia y una fecha de cierre cuando se resuelve. Un campo de descripción recoge una explicación breve de lo ocurrido.

La reclamación también muestra el transportista y quién la creó, de modo que cualquier persona que la consulte posteriormente sepa a quién dirigirse.


Vinculación de envíos y documentos

Una reclamación puede abarcar uno o varios envíos. Se añaden introduciendo las referencias del envío en la reclamación, o directamente desde un pedido a través de Acciones > Añadir a reclamación. Cada envío vinculado muestra su ruta y transportista, y puede eliminarse si se añadió por error.

Se pueden adjuntar documentos a la reclamación, como facturas de aduana, listas de bultos o fotografías. Cada archivo indica a qué envío pertenece y qué tipo de documento es, de modo que la evidencia queda asociada al expediente.

Comentarios y seguimiento del estado

A medida que avanza el caso, se añaden comentarios con fecha: lo que dijo el transportista, lo que se acordó, lo que aún está pendiente de verificar. Cada comentario muestra su autor y cuándo se añadió, y puede editarse o eliminarse. Esto proporciona un historial claro del caso en lugar de una larga cadena de correos electrónicos.

Cuando la incidencia queda resuelta, se establece la fecha de cierre y se cambia el estado a Cerrada.


Resumen en PDF para el transportista

Con un solo clic se puede generar un PDF de la reclamación con el logotipo de tu empresa. Incluye la empresa reclamante, la dirección y la persona de contacto, el transportista, el tipo de reclamación, el estado, las fechas y la descripción. También enumera todos los envíos vinculados con los detalles de recogida y entrega, la mercancía y el transportista.

Este PDF puede enviarse al transportista o a la aseguradora sin necesidad de redactar el resumen manualmente.


Visibilidad de las reclamaciones abiertas

El módulo de reclamaciones tiene su propio acceso en el menú principal de Cargoson, entre Manifiestos y Estadísticas. Todas las reclamaciones aparecen listadas en una vista general con su tipo, estado, envíos, referencia del cliente, fechas y creador. Es posible buscar en la lista y filtrar por estado (Abierta, Cerrada o Todas) y por tipo de reclamación.

En la lista de envíos, cualquier envío con una reclamación abierta muestra un icono de advertencia. Al pasar el cursor sobre él se indica que el envío tiene una reclamación abierta, de modo que el equipo detecta la incidencia aunque no acceda nunca a la página de reclamaciones.


Cómo empezar

El módulo de reclamaciones está disponible en Cargoson a partir del plan Advanced. Accede a Reclamaciones desde el menú principal y haz clic en Nueva reclamación, o selecciona un envío y elige Añadir a reclamación en el menú Acciones. Si tienes alguna pregunta o quieres una demostración, contacta con el soporte de Cargoson o con tu gestor de cuenta.