Reklamaatiomoduuli kuljetuspoikkeamien hallintaan – vaurioituneet tai kadonneet tavarat, vajaukset, myöhästyneet tai väärät toimitukset.

Kun jokin menee pieleen lähetyksen kanssa, tiedot päätyvät yleensä hajallaan eri sähköpostiketjuihin, taulukkolaskentatiedostoihin ja jaettuihin kansioihin. Valokuvat ovat yhdessä paikassa, kuljetusliikkeen vastaus toisessa, eikä kukaan tiedä varmuudella, mitkä tapaukset ovat vielä auki. Reklamaatiomoduulin avulla kaikki tapauksen tiedot pysyvät Cargoson TMS:ssä – niiden lähetysten yhteydessä, joita asia koskee.

Mitä Cargoson TMS:n reklamaatio- ja poikkeustenhallinta sisältää?

Jokaisella reklamaatiolla on jokin seitsemästä tyypistä: vaurioitunut tavara, kadonnut tavara, vajaus, myöhästynyt nouto, myöhästynyt toimitus, väärä toimitus tai muu. Lisäksi reklamaatiolla on tila, joka on joko avoin tai suljettu. Määrität aloituspäivän, kun ongelma ilmoitetaan, ja päättymispäivän, kun se on ratkaistu. Kuvauskenttään kirjataan lyhyt selitys tapahtuneesta.

Reklamaatiossa näkyy myös kuljetusliike ja sen luoja, joten kuka tahansa myöhemmin avaava tietää, keneltä kysyä.


Lähetysten ja asiakirjojen linkittäminen

Reklamaatio voi kattaa yhden tai useamman lähetyksen. Lisäät ne kirjoittamalla lähetysviitteet reklamaatioon tai suoraan tilauksesta kohdasta Toiminnot > Lisää reklamaatioon. Jokainen linkitetty lähetys näyttää reitin ja kuljetusliikkeen, ja sen voi poistaa, jos se on lisätty vahingossa.

Reklamaatioon voi ladata asiakirjoja, kuten tullilaskuja, pakkauslistoja tai valokuvia. Jokainen tiedosto näyttää, mihin lähetykseen se kuuluu ja minkä tyyppinen asiakirja on kyseessä, joten todisteet pysyvät tapauksen yhteydessä.

Kommentit ja tilanteen seuranta

Tapauksen edetessä lisäät päivättyjä kommentteja: mitä kuljetusliike sanoi, mistä sovittiin ja mitä pitää vielä selvittää. Jokaisessa kommentissa näkyy kirjoittaja ja lisäysaika, ja niitä voi muokata tai poistaa. Näin saat selkeän tapaushistorian pitkien sähköpostiketjujen sijaan.

Kun asia on selvitetty, asetat päättymispäivän ja muutat tilaksi Suljettu.


PDF-yhteenveto kuljetusliikkeelle

Yhdellä napsautuksella voit luoda reklamaatiosta PDF-tiedoston yrityksen logolla. Se sisältää reklamaation tekijän yrityksen, osoitteen ja yhteyshenkilön, kuljetusliikkeen, reklamaatiotyypin, tilan, päivämäärät ja kuvauksen. Lisäksi siinä luetellaan kaikki linkitetyt lähetykset nouto- ja toimitustietoineen, tavaroineen ja kuljetusliikkeineen.

Voit lähettää tämän PDF:n kuljetusliikkeelle tai vakuutusyhtiölle ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa yhteenvetoa itse.


Avointen reklamaatioiden pitäminen näkyvillä

Reklamaatioilla on oma kohta Cargosонin päävalikossa, Manifestien ja Tilastojen välissä. Kaikki reklamaatiot näkyvät siellä yhdessä listauksessa tyyppeineen, tiloineen, lähetyksineen, asiakasviitteineen, päivämäärineen ja luojineen. Listaa voi hakea ja suodattaa tilan (Avoin, Suljettu tai Kaikki) ja reklamaatiotyypin mukaan.

Lähetyslistassa avoin reklamaatio merkitään varoituskuvakkeella. Vie hiiri sen päälle, niin näet, että lähetyksellä on avoin reklamaatio – tiimisi huomaa ongelman, vaikka ei koskaan avaisi Reklamaatiot-sivua.


Käytön aloittaminen

Reklamaatiomoduuli on käytettävissä Cargosonissa Advanced-paketista ylöspäin. Avaa Reklamaatiot päävalikosta ja napsauta Uusi reklamaatio, tai valitse lähetys ja valitse Toiminnot-valikosta Lisää reklamaatioon. Jos sinulla on kysyttävää tai haluat opastuksen, ota yhteyttä Cargosонin tukeen tai omaan asiakasvastaavaasi.