Модул за управление на транспортни изключения като повредени или изгубени стоки, липси, закъснели или грешни доставки.

Когато нещо се обърка с дадена пратка, подробностите обикновено се разпръскват из имейл вериги, таблици и споделени папки. Снимките са на едно място, отговорът на превозвача — на друго, и никой не е сигурен кои случаи все още са отворени. С модула за рекламации всичко, свързано с казуса, се съхранява в Cargoson TMS — до пратките, за които се отнася.

Какво съдържа модулът за рекламации и управление на изключения в Cargoson TMS?

Всяка рекламация е от един от седем типа: повредена стока, изгубена стока, липса, закъсняло вземане, закъсняла доставка, грешна доставка или друго. Тя има и статус — Отворена или Затворена. Задавате начална дата при подаване на сигнала и крайна дата при разрешаването му. В полето за описание се въвежда кратко обяснение на случилото се.

Рекламацията показва и превозвача, и кой я е създал, така че всеки, който я отвори по-късно, знае към кого да се обърне.


Свързване на пратки и документи

Една рекламация може да обхваща една или няколко пратки. Добавяте ги, като въведете референциите на пратките в рекламацията, или директно от поръчка чрез Действия > Добави към рекламация. Всяка свързана пратка показва маршрута и превозвача си, а ако е добавена по грешка — може да бъде премахната.

Към рекламацията могат да се качват документи като митнически фактури, опаковъчни листове или снимки. Всеки файл показва към коя пратка принадлежи и от какъв тип документ е, така че доказателствата остават заедно с казуса.

Коментари и проследяване на статуса

С напредването на казуса добавяте датирани коментари: какво е казал превозвачът, какво е договорено, какво още трябва да се провери. Всеки коментар показва автора и времето на добавяне и може да бъде редактиран или изтрит. Така получавате ясна история на случая вместо дълга верига от имейли.

Когато проблемът е уреден, задавате крайна дата и променяте статуса на Затворена.


PDF обобщение за превозвача

С едно кликване генерирате PDF на рекламацията с логото на вашата компания. Документът включва компанията, адреса и лицето за контакт на рекламиращия, превозвача, типа на рекламацията, статуса, датите и описанието. Изброени са и всички свързани пратки с детайли за вземане и доставка, стоки и превозвач.

Можете да изпратите този PDF на превозвача или застрахователя, без да се налага сами да съставяте обобщението.


Видимост на отворените рекламации

Рекламациите имат собствена позиция в главното меню на Cargoson — между Манифести и Статистика. Всички рекламации са изброени там в един преглед с типа, статуса, пратките, клиентската референция, датите и създателя. Можете да търсите в списъка и да филтрирате по статус (Отворена, Затворена или Всички) и по тип рекламация.

В списъка с пратки всяка пратка с отворена рекламация получава предупредителна икона. При задържане на курсора върху нея се вижда, че пратката има отворена рекламация — така екипът ви забелязва проблема, дори ако никога не е отварял страницата с рекламации.


Как да започнете

Модулът за рекламации е наличен в Cargoson от пакет Advanced нагоре. Отворете Рекламации от главното меню и кликнете върху Нова рекламация, или изберете пратка и изберете Добави към рекламация от менюто Действия. Ако имате въпроси или искате демонстрация, свържете се с екипа за поддръжка на Cargoson или с вашия акаунт мениджър.