Il modulo Reclami consente di gestire le anomalie di trasporto come merci danneggiate o perse, mancanze, ritiri o consegne in ritardo e consegne errate.

Quando qualcosa va storto con una spedizione, le informazioni finiscono di solito sparse tra thread di email, fogli di calcolo e cartelle condivise. Le foto si trovano in un posto, la risposta del vettore in un altro, e nessuno sa con certezza quali casi siano ancora aperti. Con il modulo Reclami, tutto ciò che riguarda il caso viene conservato in Cargoson TMS, accanto alle spedizioni a cui si riferisce.

Cosa contiene il modulo Reclami e gestione anomalie di Cargoson TMS?

Ogni reclamo appartiene a una delle sette tipologie disponibili: Merce danneggiata, Merce persa, Mancanza, Ritiro in ritardo, Consegna in ritardo, Consegna errata o Altro. Ha inoltre uno stato, che può essere Aperto o Chiuso. Si imposta una data di apertura quando il problema viene segnalato e una data di chiusura quando viene risolto. Un campo descrizione raccoglie una breve spiegazione di quanto accaduto.

Il reclamo mostra anche il vettore e chi lo ha creato, così chiunque lo apra in seguito sa a chi rivolgersi.


Collegamento di spedizioni e documenti

Un reclamo può riguardare una o più spedizioni. Le si aggiunge inserendo i riferimenti della spedizione nel reclamo, oppure direttamente da un ordine tramite Azioni > Aggiungi al reclamo. Ogni spedizione collegata mostra il percorso e il vettore, ed è possibile rimuoverla se è stata aggiunta per errore.

Documenti come fatture doganali, distinte di imballaggio o foto possono essere caricati nel reclamo. Ogni file indica a quale spedizione appartiene e di che tipo di documento si tratta, in modo che le prove rimangano associate al caso.

Commenti e monitoraggio dello stato

Man mano che il caso avanza, si aggiungono commenti con data: cosa ha detto il vettore, cosa è stato concordato, cosa deve ancora essere verificato. Ogni commento mostra l'autore e quando è stato aggiunto, e può essere modificato o eliminato. Questo fornisce uno storico chiaro del caso al posto di una lunga catena di email.

Quando il problema è risolto, si imposta la data di chiusura e si cambia lo stato in Chiuso.


Riepilogo PDF per il vettore

Con un solo clic è possibile generare un PDF del reclamo con il logo della propria azienda. Include l'azienda del reclamante, l'indirizzo e il referente, il vettore, il tipo di reclamo, lo stato, le date e la descrizione. Elenca inoltre tutte le spedizioni collegate con i dettagli di ritiro e consegna, le merci e il vettore.

È possibile inviare questo PDF al vettore o all'assicuratore senza dover scrivere il riepilogo manualmente.


Visibilità dei reclami aperti

Il modulo Reclami ha una voce dedicata nel menu principale di Cargoson, tra Manifesti e Statistiche. Tutti i reclami sono elencati in una panoramica unica con tipo, stato, spedizioni, riferimento cliente, date e autore. È possibile cercare nell'elenco e filtrare per stato (Aperto, Chiuso o Tutti) e per tipo di reclamo.

Nell'elenco delle spedizioni, ogni spedizione con un reclamo aperto riceve un'icona di avviso. Passandoci sopra con il cursore si vede che la spedizione ha un reclamo aperto, così il team nota il problema anche senza aprire la pagina Reclami.


Come iniziare

Il modulo Reclami è disponibile in Cargoson a partire dal pacchetto Advanced. Aprilo dal menu principale e clicca su Nuovo reclamo, oppure seleziona una spedizione e scegli Aggiungi al reclamo dal menu Azioni. Per domande o per una dimostrazione guidata, contatta il supporto Cargoson o il tuo account manager.