Modulul de reclamații pentru gestionarea excepțiilor de transport, precum mărfuri deteriorate sau pierdute, lipsuri cantitative, livrări întârziate sau greșite.

Când ceva nu merge bine cu o expediere, detaliile ajung de obicei împrăștiate în fire de e-mail, foi de calcul și foldere partajate. Fotografiile se află într-un loc, răspunsul transportatorului în altul, și nimeni nu știe cu certitudine care cazuri sunt încă deschise. Cu modulul Reclamații, tot ce ține de un caz este păstrat în Cargoson TMS, alături de expedierile la care se referă.

Ce conține modulul de gestionare a reclamațiilor și excepțiilor din Cargoson TMS?

Fiecare reclamație are unul dintre șapte tipuri: Marfă deteriorată, Marfă pierdută, Lipsă cantitativă, Colectare întârziată, Livrare întârziată, Livrare greșită sau Altele. Are și un status: Deschisă sau Închisă. Stabilești o dată de început când problema este raportată și o dată de sfârșit când este rezolvată. Un câmp de descriere conține explicația succintă a ce s-a întâmplat.

Reclamația afișează, de asemenea, transportatorul și persoana care a creat-o, astfel încât oricine o deschide ulterior știe cui să se adreseze.


Asocierea expedierilor și documentelor

O reclamație poate acoperi una sau mai multe expedieri. Le adaugi introducând referințele expedierilor în reclamație sau direct dintr-o comandă de transport prin Acțiuni > Adaugă la reclamație. Fiecare expediere asociată afișează ruta și transportatorul, iar dacă a fost adăugată din greșeală, o poți elimina.

Documente precum facturi vamale, liste de colete sau fotografii pot fi încărcate în reclamație. Fiecare fișier indică la ce expediere aparține și ce tip de document este, astfel încât dovezile rămân legate de caz.

Comentarii și urmărirea statusului

Pe măsură ce cazul avansează, adaugi comentarii datate: ce a spus transportatorul, ce s-a convenit, ce mai trebuie verificat. Fiecare comentariu afișează autorul și momentul adăugării și poate fi editat sau șters. Astfel obții un istoric clar al cazului, în loc de un lanț lung de e-mailuri.

Când problema este rezolvată, setezi data de sfârșit și schimbi statusul în Închisă.


Rezumat PDF pentru transportator

Printr-un singur clic poți genera un PDF al reclamației cu logo-ul companiei tale. Acesta include compania reclamantului, adresa și persoana de contact, transportatorul, tipul reclamației, statusul, datele și descrierea. Listează, de asemenea, fiecare expediere asociată cu detaliile de colectare și livrare, mărfurile și transportatorul.

Poți trimite acest PDF transportatorului sau asigurătorului fără a mai redacta tu rezumatul.


Menținerea vizibilității reclamațiilor deschise

Reclamațiile au propriul element în meniul principal Cargoson, între Manifeste și Statistici. Toate reclamațiile sunt listate acolo într-o singură vedere de ansamblu, cu tipul, statusul, expedierile, referința clientului, datele și creatorul. Poți căuta în listă și filtra după status (Deschisă, Închisă sau Toate) și după tipul reclamației.

În lista de expedieri, orice expediere cu o reclamație deschisă primește o pictogramă de avertizare. Plasând cursorul deasupra, vezi că expedierea are o reclamație deschisă, astfel încât echipa ta observă problema chiar dacă nu deschide niciodată pagina Reclamații.


Cum începi

Modulul Reclamații este disponibil în Cargoson începând cu pachetul Advanced. Deschide Reclamații din meniul principal și apasă Reclamație nouă, sau selectează o expediere și alege Adaugă la reclamație din meniul Acțiuni. Dacă ai întrebări sau dorești o prezentare ghidată, contactează echipa de suport Cargoson sau managerul tău de cont.