Rebel to polska filia Asmodee Group – globalnego wydawcy gier planszowych i gier stołowych z siedzibą we Francji, notowanego na szwedzkiej giełdzie. W Polsce Rebel prowadzi sprzedaż zarówno w kanale B2B, jak i B2C, wysyłając gry planszowe, kolekcjonerskie gry karciane (m.in. Pokémon i Magic), figurki, farby i elementy terenu – w przesyłkach od pojedynczych pakietów kart po ładunki wielopaletowe.
To przekłada się na bardzo zróżnicowany profil wysyłek. Rebel realizuje od 100 do 200 zamówień dziennie do klientów B2C i B2B, a w dniach premier dużych serii wolumen gwałtownie rośnie. Artur Jedliński, CTO Rebela, ujmuje to krótko: „Mamy duży release kart Pokémon i wtedy ciężarówki po prostu nie przestają przyjeżdżać."
Problem: moduł wysyłkowy w ERP, który nie nadążał za rozwojem
W 2020 roku Rebel wdrożył Navision jako swój system ERP z wbudowanym podstawowym modułem wysyłkowym. Obsługiwał on proste wywołania API do kilku lokalnych dostawców, w tym DHL i InPost – dominującej sieci paczkomatów w Polsce.
Moduł nigdy jednak nie był projektowany z myślą o skalowaniu. Dodanie nowego przewoźnika oznaczało kontakt z dostawcą, przejście przez jego API, testy połączenia i późniejsze utrzymanie integracji. Wszystkim tym zajmował się trzyosobowy zespół IT, który miał na głowie wiele innych priorytetów. „Utrzymanie i rozbudowa tego systemu były bardzo trudne" – wyjaśnia Jedliński. „Jeśli chciałeś dodać nowego przewoźnika, musiałeś się z nim skontaktować, omówić API i przeprowadzić testy. To pochłania mnóstwo czasu. To nie jest nasza działalność."
Moduł miał też twarde ograniczenia. Przesyłki paletowe w ogóle nie były obsługiwane. Jeśli Rebel musiał wysłać paletę, ktoś musiał wejść bezpośrednio na stronę przewoźnika i ręcznie wprowadzić wszystkie dane.
Wybór Cargoson: świadoma decyzja – wsparcie ważniejsze niż funkcje
W 2025 roku Rebel rozpoczął migrację z Navision do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zamiast budować połączenia z przewoźnikami od zera, zespół sprawdził, jak inne podmioty w zdecentralizowanej strukturze Asmodee Group rozwiązały te same wyzwania, korzystając z Business Central.
Rebel ocenił dostępne opcje oprogramowania do zarządzania transportem w ramach ShipIt i zawęził wybór do dwóch rozwiązań. Ponieważ ceny i funkcjonalności były porównywalne, o decyzji przesądziło coś innego: szybkość reakcji wsparcia technicznego. Z zebranych opinii wynikało, że jakość wsparcia różni się między dostawcami i że responsywność w codziennej pracy jest ważniejsza niż jakakolwiek pojedyncza funkcja.
Te wskazówki skierowały Rebela ku Cargoson. Decyzji nie podjęto na podstawie porównania funkcji – zadecydowało oczekiwanie, że partner będzie naprawdę responsywny.
Kluczowe było również to, żeby InPost był w pełni obsługiwany. Jako główny dostawca B2C Rebela, InPost i jego sieć paczkomatów obsługują zdecydowaną większość przesyłek konsumenckich firmy w Polsce.
Uruchomienie: błędy naprawione, zanim zdążono je zgłosić
Rebel uruchomił Business Central i Cargoson w styczniu. Jedliński z wyprzedzeniem poinformował zespół wsparcia Cargoson i poprosił o hypercare. Pierwszego dnia pojawiły się problemy z niektórymi przesyłkami – to normalne przy każdym wdrożeniu. Wyróżniło się jednak to, jak te problemy zostały obsłużone.
„Zanim zdążyłem napisać do supportu, oni napisali do mnie: »Cześć, widzę, że te paczki mają problemy. Już nad tym pracujemy i damy znać.« To było świetne doświadczenie."
To pierwsze wrażenie się nie zmieniło. Jedliński mówi, że gdy pojawia się jakiś problem, zespół wsparcia odpowiada w ciągu jednego lub dwóch dni, zazwyczaj następnego dnia. „To naprawdę świetne doświadczenie i dla mnie najważniejsza rzecz."
Na co dzień: silnik napędzający Business Central
Od momentu uruchomienia Cargoson praktycznie zniknął w tle operacji Rebela. To silnik, który po cichu dba o to, żeby przesyłki zlecone w Business Central trafiały każdego dnia do właściwego przewoźnika z właściwymi dokumentami. Użytkownicy Business Central tworzą lub przyjmują paczkę, wysyłają ją przez rozszerzenie ShipIt i nigdy nie wchodzą bezpośrednio w interakcję z Cargoson.
„Poza zespołem logistyki nie sądzę, żeby ktokolwiek pracujący w Business Central w ogóle wiedział, że to przechodzi przez Cargoson i wraca do Business Central. Tworzą paczkę i ją wysyłają."
Największą wygraną zespołu logistyki okazała się dokumentacja wysyłkowa. Dokumenty CMR, wcześniej wymagające ręcznej, czasochłonnej obsługi, są teraz generowane automatycznie i od razu dostępne w Business Central. Przesyłki paletowe i wielopaletowe, których nie dało się zautomatyzować w starym systemie Navision, działają teraz tak samo jak wszystkie inne. Rebel zyskał też nowe połączenie z przewoźnikiem – Hellmannem – którego zespół nigdy wcześniej nie był w stanie uzasadnić budowania we własnym zakresie.
Zespół logistyki odpowiedzialny za wysyłkę i odbiór liczy trzy do czterech osób. Wdrażanie nowych pracowników na tym stanowisku stało się znacznie łatwiejsze, bo nie trzeba już uczyć ich obsługi poszczególnych portali przewoźników. „Nie musimy pokazywać im, jak stworzyć paczkę na stronie DHL czy Hellmanna" – mówi Jedliński.
Część wolumenu nadal realizowana jest poza zautomatyzowanym przepływem. Duże, niestandardowe ładunki – na przykład przesyłka wymagająca trzech ciężarówek – są zlecane osobno przez e-mail do wyspecjalizowanego partnera spedycyjnego, a nie przez Cargoson. Według Jedlińskiego ten ręczny proces systematycznie się kurczy, w miarę jak kolejni przewoźnicy są podłączani do systemu.
Jak automatycznie działa wysyłka B2B i B2C
Konfiguracja Rebela odzwierciedla dwa oblicza jego działalności. W przypadku zamówień B2C klient końcowy wybiera preferowaną metodę dostawy przy kasie – kuriera lub paczkomat. Przesyłki są następnie kierowane automatycznie. W przypadku zamówień B2B każdy klient wybiera przewoźnika podczas onboardingu, na podstawie tego, który dostawca najlepiej obsługuje jego region. Każde zamówienie z danego konta jest następnie domyślnie wysyłane przez uzgodnionego przewoźnika.
Rebel nie korzysta z narzędzi Cargoson do porównywania stawek ani z funkcji wyceny. Ceny frachtu opierają się na stałych, wcześniej wynegocjowanych umowach z każdym przewoźnikiem, a sam przewoźnik jest przypisany do klienta, a nie wybierany przy każdej przesyłce z osobna. Dla Rebela wartość tkwi w tym, że w ogóle nie trzeba myśleć o procesie wysyłki.
„Najważniejsza funkcja to ta, że to po prostu działa. Możemy wdrożyć nowego przewoźnika, kiedy chcemy, a wsparcie jest szybkie i responsywne, bo odblokowuje operacje."
Szybko dla użytkowników końcowych, minimalny wysiłek dla logistyki
Wdrożenie ShipIt było częścią szerszego, sześciomiesięcznego projektu wdrożenia Business Central, ale sama część wysyłkowa była szybka – konfiguracja zajęła około tygodnia. Krzywa uczenia się dla codziennych użytkowników tworzących i wysyłających paczki była minimalna. Mniejsza grupa zaawansowanych użytkowników z logistyki zapoznała się z portalem Cargoson, ucząc się sprawdzania statusu przesyłki lub tworzenia niestandardowej paczki w razie potrzeby.
W trakcie tego samego projektu Rebel zmienił jednocześnie trzy rzeczy: sam system ERP (z Navision na Business Central), rozszerzenie wysyłkowe (z wewnętrznego systemu na ShipIt) oraz oprogramowanie do zarządzania transportem działające w tle (z połączeń budowanych we własnym zakresie na Cargoson). Do tego wolumen zamówień znacząco wzrósł od momentu uruchomienia – częściowo za sprawą popularnych premier kolekcjonerskich kart. Dlatego też zespół logistyki się powiększył.
Ten sam co wcześniej (co do liczby osób) zespół obsługuje teraz znacznie wyższy wolumen przesyłek – dzięki automatycznemu generowaniu dokumentów CMR, obsłudze palet i połączeniom z przewoźnikami, których wcześniej nie było. Żadne z tych usprawnień nie wymagało od IT zbudowania ani utrzymania choćby jednej integracji.
Rebel nie wybrał Cargoson ze względu na jakąś funkcję z arkusza danych. Wybrał go na podstawie reputacji Cargoson w zakresie responsywnego wsparcia. Po pięciu miesiącach ta decyzja procentuje: szybkie, proaktywne wsparcie; warstwa wysyłkowa działająca niewidocznie wewnątrz Business Central; i zespół logistyki, który swój czas poświęca niestandardowym przesyłkom, a nie ręcznemu przepisywaniu adresów na stronach przewoźników.
Jak ujął to Jedliński: „Nie kopiować i wklejać adresów. Ważne rzeczy."
LinkedIn
Cargoson
