North Carolina Organics Recycling LLC er en bedrift som resirkulerer pre-consumer mat- og drikkevarer. Råvarer som ikke oppfyller spesifikasjonene – alt fra brus og suppe til øl – ankommer krympeinnpakket på paller i original emballasje, med trailerlaster som kommer inn hver dag. Gjennom en rekke spesialmaskiner avpalliteres, avemballeres og pakkes materialet ut over seks lasteramper, hvoretter ren emballasje – inkludert papp, plast (PET og HDPE), stål, aluminium og glass – bales og selges videre. Det organiske innholdet kanaliseres til sin beste og høyeste anvendelse.

Nettopp dette siste punktet er kjernen i virksomheten. Avhengig av materialet kan det organiske avfallet transporteres til et anlegg for anaerob nedbrytning for å produsere fornybar naturgass, brukes som dyrefôr, sendes til et gjenvinningsanlegg for produksjon av kjæledyrmat, eller omdannes til OMRI-godkjent kompost for lokale bønder. Ingenting som kan gjenvinnes, ender på deponiet.

Dette er en bevisst lean drift med rundt tjue ansatte og seks lasteramper, med et sterkt fokus på effektivitet. Grunnlegger Fred Mussari tilbrakte femten år i kommunal og industriell vann- og avløpsbransjen før han bestemte seg for å gi seg i kast med ett siste eventyr. Han bygde virksomheten rundt prinsippet om å finne den best mulige anvendelsen for hvert materiale – og gjøre det effektivt nok til å konkurrere med deponier på pris.

«Til syvende og sist må bærekraft oppfylle to kriterier. Det må være bra for planeten, men det må også være økonomisk levedyktig. Det finnes mange gode ideer der ute, men hvis ingen har råd til å gjennomføre dem, vil noen CFO til slutt si: vi har ikke råd til dette, bare send det til deponiet.»


Før LoadingCalendar: enterprise-programvare for et problem som ikke var enterprise-stort

Selskapet hadde brukt OpenDock, en solid plattform for lastebryggplanlegging. Men Fred oppdaget at den var bygget for en helt annen type drift.

«Det er en veldig robust plattform, men den er mer beregnet på et lager med femti lasteramper og en million ting som skjer samtidig, der funksjonaliteten er enorm. Den er ganske kompleks og komplisert å bruke. Jeg klarte rett og slett ikke å finne en bedre løsning for en mindre bedrift.»

Den var også dyrere enn selskapet egentlig hadde behov for, og hvert år fant Fred seg selv i å stille spørsmål ved kostnadseffektiviteten.

Jeg følte at vi ikke fikk særlig mye igjen for den forrige plattformen, sett i forhold til prisen. Så hvert år satt jeg der og tenkte: finnes det en enklere måte å gjøre dette på?

Før et planleggingsverktøy ble innført, var sporing av laster en manuell og feilbarlig prosess. Når en sjåfør ankom, jobbet teamet rett og slett med det papirarbeidet sjåføren hadde med seg.

Tidligere hadde vi ingen måte å spore BOL-nummeret, frigivelsesnummeret eller noe annet på. En sjåfør kom inn med papirer, vi tok det for god fisk og registrerte det slik det var.

Dette krevde konstant oppfølging: e-poster og telefonsamtaler for å matche en trailerlast til en last, finne et manglende BOL-nummer eller løse et problem med en innkjøpsordre.


Slik fant de LoadingCalendar: en anbefaling fra kunstig intelligens

Søket etter en erstatning startet på en svært moderne måte. Fred spurte Grok om forslag, innsnevret alternativene og valgte LoadingCalendar.

Vil du ha et ærlig svar? Jeg ba om noen forskjellige alternativer, kom over dette, evaluerte to eller tre, og valgte LoadingCalendar.

Tidspunktet var gunstig: ettersom selskapet holdt på å bygge en ny nettside, ble planleggingsverktøyet integrert i den. Kundene kunne nå bestille sine egne leveranser selv, og teamet kunne planlegge henting av utgående varer fra samme sted.


Oppstarten tok bare et par telefonsamtaler

For et selskap som nettopp hadde forlatt en kompleks plattform, var onboardingprosessen nesten smertefri. Det var verken noe langvarig implementeringsprosjekt eller en utdratt konfigurasjonsprosess.

Jeg vet ikke om vi egentlig hadde noe onboarding å snakke om. Det var en telefonsamtale eller to og noen spørsmål, men det var ganske enkelt. Veldig intuitivt og lett å bruke.

Oppsettet er enkelt å beskrive. Planlegging og kundekommunikasjon håndteres fra frontkontoret via to stasjonære skjermer og en bærbar PC, mens mottak og lagerarbeid utføres på en av de stasjonære maskinene. Når trailere ankommer, henter et annet teammedlem papirkopiene fra sjåføren, matcher dem mot informasjonen i LoadingCalendar, og lasten beveger seg gjennom dagens timeplan og inn i avpakningsprosessen.


Ett sted for alle numre

Kundene oppgir nå selv sine BOL-, frigivelses- eller PO-numre i LoadingCalendar når de bestiller, noe som betyr at hver trailerlast kan matches mot en bestilling før den i det hele tatt ankommer.

«Nå legger de inn BOL-en sin i lastebryggkalenderen, eller frigivelsesnummeret, eller PO-nummeret, slik at vi kan matche alt og vite at denne trailerlastet tilhører denne lasten i kalenderen.»

All informasjonen som backoffice trenger – innkjøpsordrenumre, kundenumre, forseglingsnumre og trailernumre – er lagret på ett sentralt sted og er klar når teamet fakturerer på ukentlig basis.

Når alt ligger på ett sentralt sted, er det enkelt å matche innkommende laster, se på BOL-ene, inventere materialene og deretter fakturere – uten å måtte grave etter en masse informasjon.

For en drift som setter enkelhet høyt, er appellen at verktøyet gjør det som trengs – og ikke noe mer.

«For vår bruk gjør dette stort sett alt vi trenger, i en kompakt pakke.»


Resultatet: tiden brukt på krysssjekking er halvert

Det er ikke lenger behov for etterfølgende jakt på informasjon. Siden de riktige numrene oppgis ved bestillingstidspunktet, har den gjentakende runden med e-poster og telefonsamtaler for å rydde opp i papirarbeidet i stor grad tatt slutt.

«Det har halvert tiden jeg bruker på å sende e-poster der jeg spør: er dette din last, hvilket nummer skal jeg bruke? Det trenger jeg ikke lenger å gjøre.»

Fred innrømmer at dette er et anslag snarere enn et eksakt tall, ettersom selskapet ikke formelt sporer tiden som brukes på å avstemme laster. Likevel er effekten på arbeidsdagen åpenbar. Det tidligere arbeidet var ren overhead: krysssjekking som ikke tilførte noen verdi for noen.

Han peker også på en mykere gevinst som han beskriver som frivillig etterlevelse. Fordi planleggingsprosessen er enkel og tilgjengelig via selskapets nettside, er kundene villige til å oppgi nødvendig informasjon uten å bli bedt om det.

Det gjør det enkelt for kunden å gi oss den informasjonen vi trenger for å behandle alt smidig. Det oppmuntrer til frivillig etterlevelse.

Denne enkelheten gjenspeiles i hvordan markedet oppfatter virksomheten. I en bransje som i stor grad drives av nasjonale meglere som plasserer materiale på vegne av store mat- og drikkevaremerker, er det å være enkel å samarbeide med et konkurransefortrinn.

Tilbakemeldingene vi får fra meglere er at vi er veldig enkle å jobbe med. Det er en enkel og grei prosess, den gjør jobben deres lettere, og dermed gjør den hele prosessen lettere.


LoadingCalendar: den rette løsningen for små og mellomstore lasteramper

Freds anbefaling er formet av nettopp det tilpasningsproblemet som fikk ham til å bytte i utgangspunktet. LoadingCalendar passer for små og mellomstore virksomheter som mottar og sender et moderat volum og ønsker å holde ting enkelt.

«Ethvert lager eller lignende virksomhet som mottar og sender en moderat mengde materiale. Hvis du kjører langs motorveien og ser et lager med hundre og tjuesju lasteramper og femti millioner ting som skjer på én gang, finnes det andre alternativer der ute – kompliserte, robuste og dyre. Men for en liten til mellomstor virksomhet er det perfekt.»

For sin egen bedrift, som mottar to til tre hundre tonn om dagen fordelt på ti til femten trailere, er det nettopp denne tilpasningen som gir avkastning.

Vi er ikke et stort selskap. Tjue og noen ansatte, seks lasteramper – vi prøver å være effektive. Det er derfor jeg valgte denne plattformen.

Denne filosofien om kontinuerlig prosessforbedring – ett enkelt verktøy av gangen – er grunnlaget for hvordan han driver hele selskapet.

«Tilbake til lastebryggkalenderen: ethvert verktøy jeg kan finne som gjør driften litt enklere og mer effektiv, er absolutt til hjelp. Det er alt vi prøver å gjøre hver eneste dag.»