Kui müügitellimus on ERP-süsteemis kirjas ja kaup on lähetamiseks valmis, peab keegi transpordi ikkagi tellima. Just siin jõuab sinu äri juhtiv ERP-süsteem oma piirini – ja just siin astub mängu TMS-ERP integratsioon.
Sinu ERP teab klienti, aadressi, kaupu ja nende kaalu. Kuid ta ei suuda saadetist tellida, sest tal puudub otseühendus DHL-i, DSV-ga, DB Schenkeriga või mõne piirkondliku vedajaga, keda sa kasutad. Nii avab keegi sinu meeskonnast vedaja portaali, sisestab tarneandmed käsitsi, esitab veotellimuse ja kopeerib jälgimisviite ERP-i tagasi. Seejärel kordab sama protsessi järgmise vedaja portaalis.
See on lõhe selle vahel, mida sinu äri teab, ja selle vahel, kuidas sinu kaup liigub. Enamik logistikameeskondi täidab selle lünga käsitsi – ja see maksab neile rohkem, kui nad arvavad. Tasub lähemalt vaadata, mida see käsitsi tehtav samm endast kujutab ja kuidas TMS-ERP integratsioon olukorra muudab.
Mis on TMS-ERP integratsioon?
Selle loo mõlemal poolel on kaks süsteemi. ERP on sinu äri tuum: see haldab rahandust, laoseisu, hanget, tootmist ja tellimusi, mis käivitavad kõik järgneva. Levinud ERP-platvormid tootmises on SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ja Monitor. Veohaldustarkvara (TMS) vastutab transporditoimingute eest: vedajate hindade võrdlemine, veotellimuste esitamine, kaubaetikettide ja veodokumentide koostamine, saadetiste jälgimine ning vedajate arvete kontrollimine. Kui soovid põhjalikumat ülevaadet sellest, kuidas need kaks süsteemi erinevad ja kas sul on mõlemad vaja, loe meie artiklit ERP vs TMS.
TMS-ERP integratsioon on kahesuunaline andmesild, mis ühendab need kaks süsteemi. Kui tellimus ERP-is kinnitatakse, edastab integratsioon saadetise andmed TMS-i. Kui saadetis on tellitud ja teel, saadab TMS vedaja andmed, jälgimisviite ja tegeliku veokulu automaatselt ERP-i tagasi. ERP jääb tellimuse haldajaks ja vedajad liigutavad kaupa edasi. Integratsioon kõrvaldab käsitsi tehtava vaheetapi – keegi ei pea enam saadetise andmeid portaali ega seejärel uuesti ERP-i sisestama.
Ilma selle ühenduseta saab sinu meeskonnast ise see ühendus: eksporditakse tabeleid, kopeeritakse jälgimisviiteid akende vahel ja võrreldakse veokulusid, mida ühendatud süsteem sobitaks automaatselt.
Miks ERP ei suuda vedajatega iseseisvalt ühenduda
Sinu ERP ja vedajad kasutavad erinevaid süsteeme – ja kõigiga kursis püsimine on omaette täiskohaga töö, mida ERP-i tarnijal pole põhjust enda kanda võtta.
Igal vedajal on oma integratsioonilahendus. Mõned kasutavad kaasaegseid API-sid, teised EDI-t, ja üksikasjad erinevad vedajati. Ühe vedajaga ühenduse loomine ei anna sulle palju teadmisi järgmise kohta. Kui töötad rohkem kui mõne vedajaga, pead haldama hulka erinevaid ühendusi, igaühel oma eripärad.
Need ühendused muutuvad ka aja jooksul. Vedajad uuendavad oma API-sid, muudavad andmenõudeid ja vaatavad formaadid üle. Ühendus, mis täna töötab, vajab hooldust, et see ka järgmisel aastal toimiks. Tegemist on pideva pingutusega, mitte ühekordse ehitustööga.
ERP on loodud rahanduse, laoseisu, hanke ja tootmise haldamiseks. Vedajatega ühenduvus ei ole selle tugevus, ja ERP-i tarnijad ei investeeri kümnete vedajate integratsioonide ajakohasena hoidmisse. Enamik ERP-i lähetusemooduleid võimaldab küll vedaja määrata ja saatelehe printida, kuid reaalajas hindade võrdlemine kõigi vedajate lõikes, saadetiste jälgimine ja veokulude arvelduse kontroll jäävad tavaliselt puudu – nagu ka mitmed muud valdkonnad, millega pühendatud TMS tegeleb. See ongi vahe lihtsa lähetusvälja ja toimiva TMS-ERP integratsiooni vahel.
Kõige selle ise ehitamine muutub IT-projektiks, mis ei lõpe kunagi päriselt.
Kuidas andmed liiguvad TMS-i ja ERP-i vahel
Tellimus (ERP-ist TMS-i). Kui müügitellimus on kinnitatud ja lähetamine käivitatud, edastab ERP saadetise andmed TMS-i: saaja, aadressi, kaubad, kaalud, mõõtmed ja nõutava tarnekuupäeva. See üleandmine võimaldab veotellimuse esitamist alustada ilma, et keegi peaks andmeid uuesti sisestama. Kui see samm viibib, mõjutab see kogu ahelat.
Saadetise staatus (TMS-ist ERP-i tagasi). Pärast veotellimuse esitamist saadab TMS valitud vedaja andmed, jälgimisviite ja tarnemilestones'id ERP-i tagasi. Nii näeb igaüks ettevõttes, kes tellimust vaatab – olgu see müügis, klienditeeninduses või tootmispõrandal –, kus saadetis parajasti on, ilma et peaks vedaja portaali sisse logima.
Veokulu (TMS-ist ERP-i tagasi). Saadetise tegelik kulu salvestatakse tellimuse vastu sinu finantsarvestuses. See muudab arvete kontrolli pimedat heakskiitmist nõudvast protsessist kokkulepitud hinnaga võrdlemiseks. Veoarvelduse vigade hinnanguline kulu keskmise suurusega veotellija jaoks on 3–7% kogu aastasest veokuludest – ja neid vigu saab tuvastada ainult siis, kui eeldatav kulu on süsteemis arve kõrval kirjas.
Kuidas TMS-ERP integratsioon praktikas välja näeb
Vaatame ühe saadetise teekonda pärast seda, kui mõlemad süsteemid on ühendatud.
- Tellimus luuakse ERP-is. Müügitellimus saabub ja käivitab lähetuse – täpselt nii nagu praegu.
- Tarneandmed liiguvad automaatselt TMS-i. Saaja, aadress, kaubad, kaalud ja mõõtmed edastatakse TMS-i ilma, et keegi peaks neid käsitsi sisestama.
- Vali vedaja ja esita veotellimus. Võrdled reaalajas hindu kõigi oma vedajate lõikes, valid sobiva ja esitad veotellimuse mõne klikiga.
- Kaubaetiketid ja dokumendid genereeritakse automaatselt. Kaubaetikett, CMR ja muu vajalik dokumentatsioon luuakse saadetise andmete põhjal, igale vedajale sobivas formaadis.
- Jälgimisinfo ja kulu liiguvad tagasi ERP-i. Jälgimisviide ja tegelik veokulu saadetakse ERP-i tagasi, nii et finantsarvestus on täielik ja meeskond saab hiljem arvet kokkulepituga võrrelda.
Võrdle seda käsitsi variandiga, kus sammud kaks kuni viis tehakse iga saadetise puhul eraldi, sageli mitmes vedaja portaalis. Andmed sisestatakse kord portaali ja uuesti ERP-i. Iga sisestus on võimalus veaks ja iga saadetis võtab lisaaega.
TMS-ERP integratsiooni mõõdetavad eelised
- Aeg. See on kõige silmatorkavam eelis. Veotellimuse käsitsi esitamine võtab viisteist kuni kakskümmend minutit. Kui andmed on paigas ja hinnad laetud, väheneb see aeg vaid mõne minutini. Kui sul on kuus mitu sada saadetist, säästab see sulle päevi tööd.
- Täpsus. Kui saadetise andmed sisestatakse üks kord ERP-is ja kasutatakse kõikjal mujal, kaob terve hulk copy-paste vigadest tulenevaid probleeme: ei ole valesti trükitud postiindekseid, valesti märgistatud saadetisi, tagasi lükatud veotellimusi ega valesse lattu saadetud pakke. Need probleemid ei ilmu kuuaruandes – need ilmuvad kliendi telefonikõne näol.
- Nähtavus. Selle asemel et logida eraldi vedajate portaalidesse ja kokku panna pilt sellest, mis on teel, saad ühtse ülevaate kõigi vedajate lõikes. Kui tootmisplaneerija või müügimeeskond küsib, kus tellimus on, saad kohe vastata. See eelis kasvab koos mahuga: ventiilide tootja AVK korraldas veotaotlusi e-posti teel seni, kuni 25 ettevõtet ja 70 kasutajat sõltusid süsteemist – seejärel liikus AVK Cargosoni peale ja sai lähenda vedajatele kontserni koondmahu andmetega.
Tootmisettevõtetele, kes saadavad erineva suurusega kaupu erinevatesse sihtkohtadesse erineva sagedusega, annab see hea ülevaate ja kiire võimaluse kontrollida, milline vedaja on konkreetseks tööks parim.
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
- Vastupidavus. Kui sisseelamine, veotellimuste esitamine ja jälgimine toimuvad kõik ühe ühendatud süsteemi kaudu, salvestub teadmine süsteemi, mitte ühe inimese rutiini. See tähendab, et protsess ei sõltu enam sellest, kes teab, millist portaali kasutada ja kus paroolid on. Kui keegi on puhkusel, haige või lahkub, jätkub töö tavapäraselt.
Üks integratsioon paljude asemel
Tegelik muutus, mille TMS kaasa toob, seisneb hallatavate ühenduste arvus. Selle asemel et ehitada ja hallata iga vedaja jaoks eraldi integratsiooni, piisab ühest ühendusest TMS-iga. TMS haldab kõiki vedajate ühendusi ise. Kui lisad uue vedaja, ei alusta sa uut IT-projekti. Kas ühendus on juba olemas või ehitab selle TMS-i pakkuja. Just nii tegi tööriistade ja masinate hulgimüüja Stokker, kui kolis uuele ERP-ile: selle asemel et ehitada kõik vedajate integratsioonid uues süsteemis uuesti üles, ühendas Stokker kõik oma veopartnerid Cargosoni kaudu, vähendas seadistusaega nädalatelt minutiteni ja haldab nüüd kaheliikmelise meeskonnaga 15 000 saadetist kuus.
Me ei tahtnud hakata kõigi erinevate veopartneritega integratsioonid ise üles ehitama. Meie eesmärk oli kasutada ühte keskset punkti, milleks on Cargoson. See aitab meil liikuda kiiremini ja pakkuda klientidele tegelikku väärtust, sest me ei pea kulutama raha kõigi veopartnerite ühendamisele.
Taivo Karu, Stokkeri tarneahela juht ja juhatuse liige
Sama ühtne punkt toimib ka sissetuleva poole peal: lase oma tarnijatel esitada veotellimusi sinu lepinguliste hindadega läbi sama süsteemi ja saad näha sissetulevaid toormaterjale koos väljaminevate kaupadega – suurematele tootjatele on just see sageli suurima kasuga valdkond.
See lahendab ka probleemi, et vedajate pakutavad teenused erinevad üksteisest oluliselt. Mõnel on täielik hinnastamis- ja broneerimis-API, teistel on ainult veebipõhine portaal ja mõned töötavad endiselt täielikult e-posti teel. Hea TMS tasandab need erinevused, täites lüngad, mille vedaja jätab. Kui vedajal puudub hinnastamise API, laetakse sinu kokkulepitud hinnakiri süsteemi, nii et hinna arvutamine toimub seal. Sama kehtib tarneaegade, jälgimise, kaubaetikettide ja veodokumentide kohta.
Sinu IT-meeskonna jaoks on oluline, et TMS pakub ERP-ile ühtset API-t. ERP-is käivitatud lähetamine saab selle ühe ühenduse kaudu pärida reaalajas hindu kõigilt vedajatelt ja esitada veotellimuse valitud vedajale. Jälgimisviide ja kulu tagastatakse samal viisil. Arendajad peavad integreerima vaid üks kord ega pea kunagi enam üksiku vedaja ühendust puutuma. Meditsiiniseadmete tootja SomnoMed ühendas kõik oma vedajad NetSuite'iga ühe Cargosoni integratsiooni kaudu ja vähendas kaubaetikettide loomisele kuluvat aega ainuüksi Prantsusmaal 90 minutilt 20-le päevas, seejärel rakendas sama lahenduse oma teistes Euroopa keskustes.
Mida otsida TMS-ERP integratsioonilt ja kuidas Cargoson siin aitab
Kõik TMS-id ei käsitle ERP-integratsiooniga seotud küsimusi ühtmoodi. Mõned küsivad iga liidestuse eest lisatasu, mõned pakuvad ainult ühepoolset andmevoogu. Need on küsimused, mida tuleks igale tarkvaramüüjale esitada enne tehnilist valideerimist – koos sellega, kuidas Cargoson igaühele vastab, sest Cargoson on loodud just selleks kihiks ERP-i ja vedajate vahele Euroopa tootjatele ja hulgimüüjatele.
Kas see ühendub sinu ERP-iga otse? Küsi konkreetselt oma platvormi kohta – olgu see SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo või Monitor. Valmis liidestus tähendab, et seadistamine on konfigureerimine, mitte kohandatud arendus. Küsi, mitu toimivat integratsiooni müüjal sinu ERP-iga juba on, mitte ainult seda, kas nad seda toetavad.
Cargosonil on valmis liidestused peamiste platvormidega, sealhulgas Microsoft Dynamicsiga, Dynamics 365 for Finance and Operationsiga, NetSuite'iga ja Odooga, samuti lao- ja e-kaubandussüsteemidega. Kui sinu platvorm on sellel nimekirjal, on liidestus juba olemas.
Kas tegemist on konfigureerimise või kohandatud arendusega? See ütleb sulle, kas juurutamine võtab aega päevi või kuid – ja see on küsimus, millele sinu IT-meeskond vastust ootab.
Kuna Cargosoni liidestused on juba olemas, on ERP-i ühendamine konfigureerimise küsimus, mitte kohandatud arendus. See hoiab juurutusajad vaid mõne päeva piires.
Kas andmevoog on kahesuunaline? Ühepoolne voog, mis saadab tellimused ainult TMS-i, lahendab poole probleemist. Sul on vaja, et saadetise staatus ja veokulu liiguksid ka ERP-i tagasi.
Cargoson saadab jälgimisviited ja tegelikud veokulud automaatselt tagasi, nii et finantsarvestus jääb täielikuks ja saad vedajate arveid kokkulepituga võrrelda.
Kas see kasutab sinu olemasolevaid vedajalepinguid ja -hindu? Soovid platvormi, mis töötab hindadega, mille oled juba läbi rääkinud – nii säilitad oma hinnastamise ja suhted vedajatega. Hea TMS ei suru sulle peale uusi vedajaid ega räägi midagi ümber.
Cargoson on sõltumatu platvorm, mis ei kuulu ühelegi vedajale – töötad otse oma vedajalepingutega ja hoiad kokkulepitud hinnad. Cargosoniga jäävad sinu hinnad sinule.
Kuidas lisatakse uusi vedajaid ja kui kaua see võtab? Vedaja lisamine või vahetamine peaks võtma päevi, mitte kuid. Küsi, mis juhtub, kui soovid lisada vedaja, kes ei ole veel ühendatud, ja kes selle integratsiooni ehitab.
Cargoson on ühendatud enam kui 2000 vedajaga otse API ja EDI kaudu, sünkroniseerides automaatselt hinnad, tarneajad ja jälgimisinfo. Kui töötad vedajaga, kes ei ole veel ühendatud, ehitab Cargoson selle integratsiooni ilma lisatasuta.
Praktilised nõuanded levinud vigade vältimiseks
Harva on just tehnoloogia see, mis sellised projektid keeruliseks teeb. Mõned praktilised asjad hoiavad TMS-ERP integratsiooni õigel rajal ja aitavad levinud vigu vältida:
- Ära pea ERP-i sisseehitatud lähetusemoodulit TMS-iks. See moodul katab tavaliselt murdosa sellest, mida pühendatud süsteem teeb. See määrab vedaja ja prindib saatelehe, kuid hindade võrdlemine vedajate lõikes, saadetiste jälgimine ja veoarvete kontroll jäävad enamasti puudu.
- Korrasta vedajate ja aadresside andmed. Kui sinu ERP kasutab ebajärjekindlaid vedajakoodid või sisaldab segaseid aadressiväljasid, kanduvad need probleemid otse TMS-i üle. Väike korrastamine enne ühendamist säästab palju tõrkeotsimise aega hiljem.
- Ära mine live'i ilma testimiseta. Hea TMS pakub testkeskkonda – kasuta seda: aja päris tellimuste partii läbi otsast lõpuni enne, kui miski jõuab vedajani. Testkeskkonnas tabatud viga on logi rida. Sama viga tootmiskeskkonnas on vale kaubaetikett ja asjata välja saadetud vedaja. Cargoson pakub selleks testkeskkonda, nii et saad integratsiooni testida ja näha, kuidas see töötab, enne kui lõplikult otsustad.
- Määra vastutav isik. Integratsioon ei ole midagi, mille seadistad ja unustad: ERP-e uuendatakse ja vedajad muudavad formaate. Keegi peab neid muutusi jälgima – see on vahe vaikse paranduse ja üllatuse vahel.
Ühendus selle vahel, mida sinu äri teab, ja selle vahel, kuidas sinu kaup liigub, ei tohiks sõltuda sellest, kas keegi tippib aadressi vedaja portaali. See käsitsi tehtav samm on koht, kus aeg kaob, vead tekivad ja teadmine jääb ühe inimese rutiini lõksu.
TMS on kiht, mis selle lünga sulgeb. Hästi tehtuna tähendab TMS-ERP integratsioon, et sinu ERP haldab tellimust, vedajad liigutavad kaupa ja töö nende vahel lakkab olemast käsitsi tehtav.
Kui soovid näha, kuidas oma ERP-i ja vedajaid ühendada, broneeri tasuta demo ja me selgitame sulle kõik hea meelega läbi.
LinkedIn
Cargoson
