Когато дадена поръчка за продажба вече е в ERP системата и стоките са готови за изпращане, някой все пак трябва да организира транспорта до крайния получател. Точно тук ERP системата, която управлява бизнеса ви, достига своя предел — и точно тук влиза в действие интеграцията TMS-ERP.
Вашият ERP познава клиента, адреса, артикулите и теглата им. Но не може да резервира пратката, защото няма директна връзка с DHL, DSV, DB Schenker или регионалния превозвач, с когото работите. Затова някой от екипа ви отваря портала на превозвача, въвежда данните за доставката на ръка, резервира пратката и копира номера за проследяване обратно в ERP. После повтаря същото в друг портал за следващия превозвач.
Това е пропастта между това, което бизнесът ви знае, и начина, по който стоките ви се движат. Повечето логистични екипи запълват тази празнина ръчно — и това ги струва повече, отколкото осъзнават. Струва си да разгледаме по-отблизо тази ръчна стъпка и как интеграцията TMS-ERP променя нещата.
Какво представлява интеграцията TMS-ERP?
На двата края на тази връзка стоят две системи. ERP системата е ядрото на вашия бизнес — тя управлява финансите, складовите наличности, доставките, производството и поръчките, които задействат всичко останало. Сред най-разпространените ERP платформи в производствения сектор са SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo и Monitor. Системата за управление на транспорта (TMS) отговаря за транспортните операции: сравняване на тарифи на превозвачи, резервиране на пратки, генериране на етикети и транспортни документи, проследяване на доставки и проверка на фактури от превозвачи. Ако искате подробно сравнение на двете системи и дали имате нужда от двете, прочетете нашата статия ERP срещу TMS.
Интеграцията TMS-ERP е двупосочният мост за данни, който свързва двете системи. Когато дадена поръчка е потвърдена в ERP, интеграцията предава данните за пратката към TMS. След като пратката е резервирана и е на път, TMS изпраща обратно в ERP информацията за избрания превозвач, референцията за проследяване и действителния транспортен разход. ERP остава отговорен за поръчката, а превозвачите продължават да движат стоките. Интеграцията премахва ръчното прехвърляне на данни по средата — никой вече не трябва да въвежда повторно данните за пратката в портал и след това пак в ERP.
Без тази връзка екипът ви се превръща в самата връзка: изнася таблици, копира номера за проследяване между раздели и съгласува транспортни разходи, които свързана система би съпоставила автоматично.
Защо ERP не може сам да се свърже с превозвачите ви
Вашият ERP и вашите превозвачи използват различни системи, а поддържането на всички тях е постоянна работа, с която ERP доставчикът ви няма причина да се занимава.
Всеки превозвач има своя собствена интеграционна конфигурация. Едни използват съвременни API интерфейси, други — EDI, а конкретните детайли се различават от превозвач до превозвач. Изграждането на връзка с един превозвач не ви казва почти нищо за това как да изградите следващата. Когато работите с повече от няколко превозвача, поддържате множество различни връзки, всяка с нейните специфики.
Освен това тези връзки се променят с времето. Превозвачите актуализират своите API интерфейси, коригират изискванията към данните и преразглеждат форматите си. Връзка, която работи днес, изисква поддръжка, за да продължи да работи и следващата година. Това е непрекъснато усилие, а не еднократна разработка.
ERP системата е създадена да управлява финанси, складови наличности, доставки и производство. Свързването с превозвачи не е нейната специалност и ERP доставчиците не инвестират в поддържането на десетки актуални интеграции с превозвачи. Повечето модули за изпращане в ERP ви позволяват да зададете превозвач и да отпечатате товарителница, но не предлагат реално резервиране и сравнение на тарифи при всичките ви превозвачи, нито редица други функции, с които разполага специализираният TMS. Това е разликата между обикновено поле за превозвач и работеща интеграция TMS-ERP.
Изграждането на всичко това вътрешно се превръща в IT проект, който никога наистина не приключва.
Как данните се движат между вашия TMS и ERP
Поръчката (от ERP към TMS). Когато дадена поръчка за продажба е потвърдена и е задействана доставка, ERP системата предава данните за пратката към TMS — получател, адрес, артикули, тегла, размери и изисквана дата на доставка. Това прехвърляне позволява резервирането да започне, без никой да въвежда информацията отново. Ако този процес се забави, цялата верига е засегната.
Статусът на пратката (от TMS обратно към ERP). След резервирането TMS изпраща обратно в ERP избрания превозвач, референцията за проследяване и ключовите статуси на доставката. Така всеки в компанията, който разглежда поръчката — в отдела по продажби, в обслужването на клиенти или в производствения цех — може да види къде се намира пратката, без да влиза в портала на превозвача.
Транспортният разход (от TMS обратно към ERP). Действителната цена на пратката се записва срещу поръчката във финансовите ви записи. Това превръща проверката на фактурите от сляпо одобрение в съпоставка с договорената тарифа. Грешките при транспортното фактуриране се оценяват на между 3% и 7% от общите годишни транспортни разходи при средно големите товародатели — и тези грешки могат да бъдат открити само ако очакваният разход е записан в системата заедно с фактурата.
Как изглежда интеграцията TMS-ERP на практика
Ето как протича обработката на една пратка, след като двете системи са свързани.
- Поръчката се създава в ERP. Постъпва поръчка за продажба и задейства доставка — точно както се случва днес.
- Данните за доставката автоматично постъпват в TMS. Получателят, адресът, артикулите, теглата и размерите се изпращат към TMS, без никой да ги въвежда ръчно.
- Избирате превозвач и резервирате. Сравнявате актуалните тарифи при всичките си превозвачи, избирате подходящия и резервирате с няколко кликвания.
- Етикетите и документите се генерират автоматично. Транспортният етикет, CMR и всички останали документи се създават от данните за пратката, в формата, изискван от всеки превозвач.
- Проследяването и разходите се връщат в ERP. Референцията за проследяване и действителният транспортен разход се прехвърлят обратно в ERP — финансовият ви запис е пълен и екипът ви може по-късно да провери фактурата спрямо договореното.
Сравнете това с ръчния вариант, при който стъпки от втора до пета се изпълняват ръчно за всяка пратка, нерядко в няколко различни портала на превозвачи. Данните се въвеждат веднъж в портала и отново в ERP. Всяко въвеждане е възможност за грешка, а всяка пратка отнема допълнително време.
Измерими ползи от интеграцията TMS-ERP
- Време. Това е най-видимата полза. Ръчното резервиране на пратка отнема между петнадесет и двадесет минути. Когато данните са въведени и тарифите са заредени, времето намалява до само няколко минути. При няколкостотин пратки на месец спестявате дни работа.
- Точност. Когато данните за пратката се въвеждат веднъж в ERP и се използват навсякъде другаде, изчезва цял набор от грешки, причинени от копиране и поставяне: никакви сгрешени пощенски кодове, неправилно етикетирани пратки, отхвърлени резервации или колети, изпратени до грешното депо. Тези проблеми не се появяват в месечния отчет — те се появяват под формата на телефонно обаждане от клиент.
- Видимост. Вместо да влизате в отделни портали на превозвачи, за да съберете картина на това, което е в транзит, получавате единен преглед на всички превозвачи. Когато производственият планировчик или търговският екип попита къде е дадена поръчка, можете да отговорите веднага. Тази полза нараства с мащаба: производителят на вентили AVK е управлявал транспортните запитвания по имейл, докато 25 компании и 70 потребители не са започнали да разчитат на системата — тогава преминава към Cargoson и може да подходи към превозвачите с обединени данни за обема от цялата група.
За производствените компании, които изпращат товари с различни размери до различни дестинации с различна честота, системата дава добър преглед и бърза възможност да се провери кой превозвач е най-подходящ за конкретната задача.
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
- Устойчивост. Когато въвеждането в работа, резервирането и проследяването се извършват чрез една свързана система, знанието се съхранява в системата, а не в рутината на един конкретен човек. Процесът вече не зависи от това кой знае кой портал да използва и къде се пазят паролите. Когато някой е в отпуск, болен или напусне, операциите продължават нормално.
Една интеграция вместо много
Истинската промяна, която носи TMS, е в броя на връзките, които трябва да поддържате. Вместо да изграждате и поддържате отделна интеграция за всеки превозвач, трябва да изградите само една връзка — към TMS. Той поема всички връзки с превозвачите зад кулисите. Когато добавите нов превозвач, това не е поредният IT проект. Или връзката вече съществува, или TMS доставчикът я изгражда. Точно това направи търговецът на инструменти и машини Stokker, когато премина към нов ERP: вместо да преизгражда всяка интеграция с превозвачи в новата система, той свърза всичките си транспортни партньори чрез Cargoson, намали времето за настройка от седмици до минути и сега обработва 15 000 пратки на месец с екип от двама души.
Не искахме да инициираме интеграции с всички различни транспортни доставчици. Целта ни беше да използваме единна централна точка — Cargoson. Това ни помага изцяло да се движим по-бързо и реално да създаваме стойност за клиентите си, защото не трябва да харчим пари за свързване на всички транспортни партньори.
Taivo Karu, ръководител на веригата за доставки и член на борда на Stokker
Същата единна точка работи и за входящия поток: позволете на вашите доставчици да резервират по вашите договорени тарифи чрез нея и ще можете да виждате входящите суровини наред с изходящите стоки — за по-големите производители именно тук често се крият най-значимите ползи.
Това решава и проблема с широко различаващите се услуги на превозвачите. Едни разполагат с пълен API за ценообразуване и резервиране, други имат само портал за резервации, а трети все още работят изцяло по имейл. Добрият TMS изравнява това, като запълва пропуските, оставени от даден превозвач. Ако превозвачът няма API за ценообразуване, договорената ви ценова листа се зарежда в системата и изчислението на цената се извършва там. Същото важи за времето за транзит, проследяването, етикетите и транспортните документи.
Важното за вашия IT екип е, че TMS предоставя единен API за вашия ERP. Доставка, задействана в ERP, може да поиска актуални тарифи от всичките ви превозвачи и да резервира избрания чрез тази единна връзка. Референцията за проследяване и разходите се връщат по същия начин. Разработчиците ви трябва да интегрират само веднъж и никога повече няма да се налага да се занимават с отделна връзка с конкретен превозвач. Производителят на медицински изделия SomnoMed свърза всичките си превозвачи с NetSuite чрез една интеграция с Cargoson и намали времето за създаване на етикети от 90 на 20 минути на ден само във Франция, след което разгърна същата конфигурация в останалите си европейски хъбове.
Какво да търсите в интеграцията TMS-ERP и как Cargoson може да помогне
Не всеки TMS подхожда по един и същи начин към интеграцията с ERP. Едни таксуват за всеки конектор, други предлагат само еднопосочен поток от данни. Ето въпросите, които трябва да зададете на всеки доставчик преди техническата валидация — заедно с отговорите на Cargoson, тъй като Cargoson е изграден именно като този слой между вашия ERP и вашите превозвачи за европейски производители и търговци на едро.
Свързва ли се нативно с вашия ERP? Попитайте конкретно за вашата платформа — SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo или Monitor. Нативен конектор означава, че настройката е въпрос на конфигурация, а не на разработка по поръчка. Затова попитайте колко активни интеграции с вашия ERP вече има доставчикът, а не само дали го поддържа.
Cargoson предлага готови конектори за основните платформи, включително Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite и Odoo, както и системи за управление на склад и електронна търговия. Ако вашата платформа е в този списък, конекторът вече съществува.
Конфигурация или разработка по поръчка? Отговорът на този въпрос ви казва дали внедряването се измерва в дни или в месеци — и именно той ще интересува IT екипа ви най-много.
Тъй като конекторите на Cargoson вече съществуват, свързването на вашия ERP е въпрос на конфигурация, а не на разработка по поръчка. Това свежда времето за внедряване до само няколко дни.
Двупосочен ли е потокът от данни? Еднопосочен поток, който само изпраща поръчки към TMS, решава половината от проблема. Необходимо е статусът на пратката и транспортният разход да се връщат обратно в ERP.
Cargoson автоматично изпраща обратно референциите за проследяване и действителните транспортни разходи, така че финансовият ви запис остава пълен и можете да проверявате фактурите на превозвачите спрямо договореното.
Работи ли с вашите съществуващи договори и тарифи с превозвачи? Искате платформа, която работи с вече договорените от вас тарифи, за да запазите ценообразуването и отношенията си с превозвачите. Добрият TMS не ви налага нови превозвачи и не преговаря нищо.
Cargoson е независима платформа и не е собственост на превозвач, така че работите директно с вашите собствени договори и запазвате договорените от вас цени. При Cargoson тарифите ви остават ваши.
Как се добавят нови превозвачи и колко време отнема? Добавянето или смяната на превозвач трябва да отнема дни, а не месеци. Попитайте какво се случва, когато искате да включите превозвач, който все още не е свързан, и кой изгражда тази интеграция.
Cargoson се свързва с над 2 000 превозвача чрез директен API и EDI, като автоматично синхронизира тарифи, времена за транзит и проследяване. Ако работите с превозвач, който все още не е свързан, Cargoson изгражда интеграцията без допълнителни разходи.
Практически съвети за избягване на често срещани грешки
Рядко технологията е това, което прави тези проекти трудни. Няколко практически неща помагат интеграцията TMS-ERP да остане на правилния път и да се избегнат типичните грешки:
- Не приемайте вградения модул за изпращане на ERP за TMS. Този нативен модул обикновено покрива малка част от това, което прави специализираната система. Той ще зададе превозвач и ще отпечата товарителница, но сравнението на тарифи между превозвачи, проследяването и съгласуването на транспортни фактури обикновено липсват.
- Приведете в ред данните за превозвачи и адреси. Ако ERP системата ви използва непоследователни кодове на превозвачи или има неизрядни адресни полета, тези проблеми ще се прехвърлят директно в TMS. Малко почистване преди свързването ще ви спести много отстраняване на проблеми след това.
- Не пускайте системата в реална работа без тестване. Добрият TMS ви предоставя тестова среда — използвайте я: пуснете партида реални поръчки от край до край, преди каквото и да е да достигне до превозвач. Грешка, открита в тестова среда, е ред в лог файл. Същата грешка в реална среда е грешен етикет и превозвач, изпратен напразно. Cargoson предоставя тестова среда именно за тази цел, така че можете да тествате интеграцията и да я видите в действие, преди да се ангажирате.
- Определете отговорник. Интеграцията не е нещо, което се настройва веднъж и се забравя: ERP системите се надграждат, а превозвачите сменят форматите си. Наличието на човек, отговорен за наблюдението на тези промени, е разликата между тихо отстранен проблем и неприятна изненада.
Връзката между това, което бизнесът ви знае, и начина, по който стоките ви се движат, не трябва да зависи от това дали някой ще препише адрес в портала на превозвача. Именно тази ръчна стъпка е там, където се губи времето, където се допускат грешки и където знанието се затваря в рутината на един единствен човек.
TMS е слоят, който затваря тази пропаст. Когато е направена добре, интеграцията TMS-ERP означава, че ERP пази поръчката, превозвачите поемат товара, а работата между тях спира да бъде ръчна.
Ако искате да видите как да свържете вашия ERP с вашите превозвачи, резервирайте безплатна демонстрация и ще ви преведем през всичко.
LinkedIn
Cargoson
