Intégration TMS-ERP : comment connecter le transport au logiciel qui pilote votre entreprise

Une fois qu'une commande client est enregistrée dans votre ERP et que les marchandises sont prêtes à être expédiées, il faut encore réserver le transport pour les acheminer à destination. C'est précisément là que l'ERP atteint ses limites, et que l'intégration TMS-ERP entre en jeu.

Votre ERP connaît le client, l'adresse, les articles et leurs poids. Mais il ne peut pas réserver l'expédition, car il n'a aucune connexion directe avec DHL, DSV, DB Schenker ou le transporteur régional que vous utilisez. Quelqu'un dans votre équipe doit donc ouvrir le portail du transporteur, saisir manuellement les informations de livraison, réserver l'expédition et reporter le numéro de suivi dans l'ERP. Puis recommencer dans un autre portail pour le transporteur suivant.

C'est le fossé entre ce que votre entreprise sait et la façon dont vos marchandises circulent. La plupart des équipes logistiques le comblent manuellement, et cela leur coûte bien plus qu'elles ne le réalisent. Cette étape manuelle mérite qu'on s'y attarde — et qu'on examine comment une intégration TMS-ERP change la donne.

Qu'est-ce que l'intégration TMS-ERP ?

Deux systèmes se font face de part et d'autre de ce fossé. L'ERP est le cœur de votre entreprise : il gère la finance, les stocks, les achats, la production et les commandes qui déclenchent toute la chaîne. Parmi les plateformes ERP courantes dans l'industrie manufacturière, on trouve SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo et Monitor. Un logiciel de gestion des transports (TMS), lui, prend en charge les opérations de transport : comparaison des tarifs entre transporteurs, réservation des expéditions, génération des étiquettes et des documents de transport, suivi des livraisons et contrôle des factures transporteurs. Pour une analyse complète des différences entre les deux et savoir si vous avez besoin des deux, consultez notre article ERP vs TMS.

L'intégration TMS-ERP est le pont de données bidirectionnel qui relie ces deux systèmes. Lorsqu'une commande est confirmée dans l'ERP, l'intégration transmet les informations d'expédition au TMS. Une fois l'expédition réservée et en cours d'acheminement, le TMS renvoie vers l'ERP le transporteur choisi, la référence de suivi et le coût de transport réel. L'ERP reste responsable de la commande, et vos transporteurs continuent d'acheminer les marchandises. L'intégration supprime la transmission manuelle entre les deux, de sorte que personne n'a plus à ressaisir les informations d'expédition dans un portail, puis à nouveau dans l'ERP.

Sans cette connexion, c'est votre équipe qui fait office de lien : export de tableurs, copier-coller de numéros de suivi d'un onglet à l'autre, rapprochement manuel des coûts de transport qu'un système connecté réconcilierait automatiquement.

Pourquoi votre ERP ne peut pas se connecter seul à vos transporteurs

Votre ERP et vos transporteurs utilisent des systèmes différents, et se tenir à jour face à tous ces systèmes est un travail à plein temps que votre éditeur ERP n'a aucune raison d'assumer.

Chaque transporteur a sa propre configuration d'intégration. Certains utilisent des API modernes, d'autres l'EDI, et les spécificités varient d'un transporteur à l'autre. Construire une connexion avec un transporteur ne vous apprend presque rien sur la façon de construire la suivante. Dès que vous travaillez avec plus d'une poignée de transporteurs, vous vous retrouvez à maintenir autant de connexions différentes, chacune avec ses propres particularités.

Ces connexions évoluent également dans le temps. Les transporteurs mettent à jour leurs API, modifient leurs exigences en matière de données et révisent leurs formats. Une connexion qui fonctionne aujourd'hui nécessite une maintenance pour continuer à fonctionner l'année prochaine. Il s'agit d'un effort continu, et non d'un chantier ponctuel.

L'ERP a été conçu pour gérer la finance, les stocks, les achats et la production. La connectivité avec les transporteurs n'est pas son domaine de prédilection, et les éditeurs ERP n'investissent pas dans la mise à jour permanente de dizaines d'intégrations transporteurs. La plupart des modules d'expédition ERP permettent d'affecter un transporteur et d'imprimer un bon de livraison, mais ils sont loin de couvrir la réservation en temps réel et la comparaison de tarifs sur l'ensemble de votre panel de transporteurs, ainsi que plusieurs autres fonctions assurées par un TMS dédié. C'est là toute la différence entre un simple champ « transporteur » et une véritable intégration TMS-ERP.

Tout développer en interne revient donc à lancer un projet informatique qui ne se termine jamais vraiment.

Flux de données entre votre TMS et votre ERP

La commande (de l'ERP vers le TMS). Dès qu'une commande client est confirmée et qu'une livraison est déclenchée, l'ERP transmet les informations d'expédition au TMS : destinataire, adresse, articles, poids, dimensions et date de livraison souhaitée. Ce transfert permet de lancer la réservation sans que personne n'ait à ressaisir ces informations. Tout retard à ce stade se répercute sur toute la chaîne.

Le statut de l'expédition (du TMS vers l'ERP). Une fois la réservation effectuée, le TMS renvoie vers l'ERP le transporteur choisi, la référence de suivi et les étapes de livraison. Ainsi, toute personne dans l'entreprise qui consulte la commande — que ce soit en commercial, au service client ou en production — peut savoir où elle en est sans avoir à se connecter à un portail transporteur.

Le coût de transport (du TMS vers l'ERP). Le coût réel de l'expédition est enregistré contre la commande dans vos données financières. Le contrôle des factures devient alors un simple rapprochement avec le tarif convenu, et non une validation à l'aveugle. Les erreurs de facturation transport sont estimées à entre 3 % et 7 % des dépenses annuelles totales de fret pour les expéditeurs de taille intermédiaire — et ces erreurs ne peuvent être détectées que si le coût attendu est enregistré dans le système en regard de la facture.

À quoi ressemble une intégration TMS-ERP en pratique

Voici le déroulement d'une expédition une fois les deux systèmes connectés.

1. La commande est créée dans votre ERP. Une commande client arrive et déclenche une livraison, comme aujourd'hui.
2. Les données de livraison sont transmises automatiquement au TMS. Le destinataire, l'adresse, les articles, les poids et les dimensions sont envoyés au TMS sans aucune saisie manuelle.
3. Vous choisissez le transporteur et réservez. Vous comparez les tarifs en temps réel sur l'ensemble de vos transporteurs, sélectionnez le plus adapté et réservez en quelques clics.
4. Les étiquettes et les documents sont générés automatiquement. L'étiquette d'expédition, le CMR et tout autre document sont produits à partir des données de l'expédition, dans le format requis par chaque transporteur.
5. Le suivi et les coûts remontent vers l'ERP. La référence de suivi et le coût de transport réel sont renvoyés dans l'ERP, de sorte que votre enregistrement financier est complet et que votre équipe peut contrôler la facture ultérieurement par rapport à ce qui avait été convenu.

Comparez cela avec la version manuelle, où les étapes deux à cinq sont effectuées manuellement, expédition par expédition, souvent sur plusieurs portails transporteurs. Les données sont saisies une première fois dans le portail, puis à nouveau dans l'ERP. Chaque saisie est une occasion d'erreur, et chaque expédition mobilise un temps supplémentaire.

Les bénéfices mesurables d'une intégration TMS-ERP

• Le temps. C'est l'avantage le plus visible. Réserver une expédition manuellement prend entre quinze et vingt minutes. Une fois les données en place et les tarifs chargés, ce délai tombe à quelques minutes. Avec plusieurs centaines d'expéditions par mois, l'économie se chiffre en jours de travail.
• La fiabilité. Lorsque les données d'expédition sont saisies une seule fois dans l'ERP et réutilisées partout ailleurs, toute une série d'erreurs liées aux copier-coller disparaît : plus de codes postaux erronés, plus d'étiquettes incorrectes, plus de réservations rejetées, plus de colis envoyés au mauvais dépôt. Ces problèmes n'apparaissent pas dans le rapport mensuel — ils se manifestent sous la forme d'un appel téléphonique d'un client mécontent.
• La visibilité. Au lieu de vous connecter à plusieurs portails transporteurs pour reconstituer l'état de vos expéditions en cours, vous disposez d'une vue unique sur l'ensemble de vos transporteurs. Quand le responsable de production ou l'équipe commerciale demande où en est une commande, vous pouvez répondre immédiatement. Cet avantage se renforce avec la croissance : le fabricant de vannes AVK gérait ses demandes de fret par e-mail jusqu'à ce que 25 entreprises et 70 utilisateurs dépendent du système — il a alors migré vers Cargoson et a pu aborder les transporteurs avec des données de volumes consolidées à l'échelle du groupe.

Pour les entreprises industrielles qui expédient des marchandises de tailles variables vers des destinations différentes à des fréquences variables, cela leur offre une bonne vue d'ensemble et la possibilité de trouver rapidement le meilleur transporteur pour chaque besoin.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• La résilience. Lorsque l'intégration, la réservation et le suivi sont tous gérés via un système connecté unique, les connaissances sont stockées dans le système plutôt que dans les habitudes d'une seule personne. Le processus ne dépend plus de celui qui sait quel portail utiliser et où sont enregistrés les mots de passe. En cas de congé, d'absence maladie ou de départ, les opérations peuvent se poursuivre normalement.

Une seule intégration plutôt que plusieurs

Le vrai changement qu'apporte un TMS, c'est la réduction du nombre de connexions à gérer. Au lieu de construire et de maintenir une intégration distincte pour chaque transporteur, vous n'avez besoin de construire qu'une seule connexion vers le TMS. C'est lui qui gère ensuite toutes les connexions transporteurs en arrière-plan. Lorsque vous ajoutez un transporteur, ce n'est pas un nouveau projet informatique qui démarre. Soit la connexion existe déjà, soit c'est l'éditeur du TMS qui la construit. C'est ce qu'a fait le grossiste en outillage et machines Stokker lors de sa migration vers un nouvel ERP : plutôt que de reconstruire chaque intégration transporteur dans le nouveau système, il a connecté l'ensemble de ses partenaires de transport via Cargoson, ramenant le temps de configuration de plusieurs semaines à quelques minutes, et gère désormais 15 000 expéditions par mois avec une équipe de deux personnes.

Nous ne voulions pas initier les intégrations avec tous les différents prestataires de transport. Notre objectif était d'utiliser un point central unique, qui est Cargoson. Cela nous aide vraiment à aller plus vite et à apporter de la valeur à nos clients, car nous n'avons pas à dépenser de l'argent pour connecter tous les partenaires de transport.

Taivo Karu, Head of Supply Chain and Board Member at Stokker

Ce point d'entrée unique fonctionne également côté entrant : permettez à vos fournisseurs de réserver selon vos tarifs contractuels via ce même système, et vous pouvez visualiser les matières premières entrantes aux côtés des marchandises sortantes — ce qui représente souvent le plus grand gisement de gains pour les grands industriels.

Cela résout également le problème de l'hétérogénéité des services proposés par les transporteurs. Certains disposent d'une API complète pour la tarification et la réservation, d'autres seulement d'un portail de réservation, et certains fonctionnent encore entièrement par e-mail. Un bon TMS nivelle ces différences en comblant les lacunes laissées par chaque transporteur. Si un transporteur ne dispose pas d'API de tarification, votre grille tarifaire négociée est chargée dans le système, qui effectue alors le calcul du prix à sa place. Il en va de même pour les délais de transit, le suivi, les étiquettes et les documents de transport.

Ce qui importe pour votre équipe informatique, c'est que le TMS expose une API unique à votre ERP. Une livraison déclenchée dans l'ERP peut demander des tarifs en temps réel auprès de tous vos transporteurs et réserver le transporteur choisi via cette connexion unique. La référence de suivi et le coût sont ensuite renvoyés de la même façon. Vos développeurs n'ont besoin d'intégrer qu'une seule fois et n'auront plus jamais à toucher à une connexion transporteur individuelle. Le fabricant de dispositifs médicaux SomnoMed a connecté l'ensemble de ses transporteurs à NetSuite via une seule intégration Cargoson et a réduit la création d'étiquettes de 90 minutes par jour à 20 minutes en France seulement, avant de déployer la même configuration dans ses autres hubs européens.

Ce qu'il faut rechercher dans une intégration TMS-ERP et comment Cargoson peut vous accompagner

Tous les TMS n'abordent pas l'intégration ERP de la même façon. Certains facturent chaque connecteur, d'autres ne proposent qu'un flux unidirectionnel. Voici les questions à poser à tout éditeur avant la phase de validation technique — avec les réponses de Cargoson, une plateforme conçue précisément pour jouer ce rôle d'intermédiaire entre votre ERP et vos transporteurs, au service des industriels et grossistes européens.

Se connecte-t-il nativement à votre ERP ? Posez la question en nommant précisément votre plateforme, qu'il s'agisse de SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ou Monitor. Un connecteur natif signifie que la mise en œuvre est une affaire de configuration, non de développement sur mesure — demandez donc combien d'intégrations actives l'éditeur possède déjà avec votre ERP, et pas seulement s'il le « supporte ».

Cargoson propose des connecteurs préconstruits pour les principales plateformes, notamment Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite et Odoo, ainsi que des systèmes de gestion d'entrepôt et de e-commerce. Si votre plateforme figure sur cette liste, le connecteur existe déjà.

S'agit-il d'une configuration ou d'un développement sur mesure ? La réponse vous indique si la mise en œuvre se mesure en jours ou en mois — c'est la première question que posera votre équipe informatique.

Les connecteurs Cargoson étant déjà disponibles, relier votre ERP est une question de configuration et non de développement spécifique. Les délais de mise en œuvre se limitent ainsi à quelques jours.

Le flux de données est-il bidirectionnel ? Un flux unidirectionnel qui ne fait que pousser les commandes vers le TMS ne résout que la moitié du problème. Il vous faut également le statut des expéditions et le coût de transport qui remontent vers l'ERP.

Cargoson renvoie automatiquement les références de suivi et les coûts de transport réels, de sorte que votre enregistrement financier reste complet et que vous pouvez contrôler les factures transporteurs par rapport à ce qui avait été convenu.

Fonctionne-t-il avec vos contrats et tarifs transporteurs existants ? Vous souhaitez une plateforme qui s'appuie sur les tarifs que vous avez déjà négociés, afin de conserver votre grille tarifaire et vos relations avec vos transporteurs. Un bon TMS ne vous impose pas de nouveaux transporteurs et ne renégocie rien.

Cargoson est une plateforme indépendante, non détenue par un transporteur : vous travaillez directement avec vos propres contrats et conservez les tarifs que vous avez négociés. Avec Cargoson, vos tarifs restent les vôtres.

Comment les nouveaux transporteurs sont-ils ajoutés, et dans quel délai ? Ajouter ou changer un transporteur doit prendre des jours, pas des mois. Demandez ce qui se passe lorsque vous souhaitez intégrer un transporteur qui n'est pas encore connecté, et qui se charge de construire cette intégration.

Cargoson est connecté à plus de 2 000 transporteurs via API directe et EDI, avec synchronisation automatique des tarifs, des délais de transit et du suivi. Si vous travaillez avec un transporteur qui n'est pas encore connecté, Cargoson construit l'intégration sans frais supplémentaires.

Conseils pratiques pour éviter les erreurs courantes

Ce sont rarement les aspects techniques qui compliquent ces projets. Quelques bonnes pratiques permettent de mener une intégration TMS-ERP dans de bonnes conditions et d'éviter les écueils les plus fréquents :

1. Ne confondez pas le module d'expédition natif de votre ERP avec un TMS. Ce module couvre généralement une fraction de ce que fait un système dédié. Il permet d'affecter un transporteur et d'imprimer un bon de livraison, mais la comparaison de tarifs entre transporteurs, le suivi et le rapprochement des factures de fret sont le plus souvent absents.
2. Mettez de l'ordre dans vos données transporteurs et adresses. Si votre ERP utilise des codes transporteurs incohérents ou des champs d'adresse mal renseignés, ces problèmes se retrouveront directement dans le TMS. Un peu de nettoyage avant la connexion vous évitera bien des heures de débogage par la suite.
3. Ne passez pas en production sans tester. Un bon TMS vous fournit un environnement de test — utilisez-le : faites passer un lot de vraies commandes de bout en bout avant que quoi que ce soit n'atteigne un transporteur. Une erreur détectée en environnement de test n'est qu'une ligne dans un journal. La même erreur en production, c'est une mauvaise étiquette et un transporteur mobilisé pour rien. Cargoson met à disposition un environnement de test à cet effet, pour que vous puissiez valider l'intégration et la voir fonctionner avant de vous engager.
4. Désignez un responsable. Une intégration ne se gère pas en mode « brancher et oublier » : les ERP sont mis à jour et les transporteurs font évoluer leurs formats. Avoir quelqu'un chargé de surveiller ces changements, c'est la différence entre une correction discrète et une mauvaise surprise.

Le lien entre ce que votre entreprise sait et la façon dont vos marchandises circulent ne devrait pas dépendre de quelqu'un qui ressaisit une adresse dans un portail transporteur. C'est à cette étape manuelle que le temps se perd, que les erreurs surviennent et que les connaissances se retrouvent enfermées dans la routine d'une seule personne.

Un TMS est la couche qui comble ce fossé. Bien mise en œuvre, l'intégration TMS-ERP permet à votre ERP de conserver la commande, à vos transporteurs de gérer le transport, et au travail intermédiaire de cesser d'être manuel.

Si vous souhaitez voir comment connecter votre ERP à vos transporteurs, réservez une démonstration gratuite — nous serons ravis de vous guider.

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