Amikor egy értékesítési rendelés bekerül az ERP-rendszerbe és az áru készen áll a kiszállításra, valakinek még mindig meg kell szerveznie a szállítást. Ez az a pont, ahol az üzleti folyamatokat irányító ERP-rendszer megáll, és ahol a TMS-ERP integráció szerepe kezdődik.
Az ERP ismeri a vevőt, a szállítási címet, a tételeket és azok súlyát. Fuvarozót foglalni azonban nem tud, mert nincs közvetlen kapcsolata a DHL-lel, a DSV-vel, a DB Schenkernél vagy az Ön által használt regionális fuvarozóval. Ezért valaki a csapatból megnyit egy fuvarozói portált, kézzel beviszi a szállítási adatokat, lefoglalja a küldeményt, majd visszamásolja a nyomkövetési számot az ERP-be. Aztán ugyanezt megismétli egy másik portálon a következő fuvarozónál.
Ez a szakadék az üzleti tudás és az árumozgás között. A legtöbb logisztikai csapat ezt manuálisan hidalja át, és ez többe kerül, mint gondolnák. Érdemes közelebbről megvizsgálni ezt a manuális lépést, és azt, hogyan változtatja meg mindezt a TMS-ERP integráció.
Mi az a TMS-ERP integráció?
A folyamat két rendszer között zajlik. Az ERP-rendszer az üzlet gerince: kezeli a pénzügyeket, a készletet, a beszerzést, a gyártást és a rendeléseket, amelyek mindent beindítanak. A gyártásban elterjedt ERP-platformok közé tartozik az SAP, a Microsoft Dynamics 365, a NetSuite, az Odoo és a Monitor. A szállításkezelő rendszer (TMS) a szállítási műveletekért felel: összehasonlítja a fuvarozók árait, lefoglalja a küldeményeket, előállítja a kaubetikettet és a fuvarokmányokat, nyomon követi a szállítmányokat, és ellenőrzi a fuvarozói számlákat. Ha részletesebb összehasonlítást szeretne a két rendszerről és arról, hogy mindkettőre szüksége van-e, olvassa el az ERP vs TMS cikkünket.
A TMS-ERP integráció az a kétirányú adathíd, amely összeköti a két rendszert. Amikor egy rendelés megerősítést nyer az ERP-ben, az integráció átadja a küldemény adatait a TMS-nek. Miután a küldeményt lefoglalták és úton van, a TMS visszaküldi az ERP-be a fuvarozó nevét, a nyomkövetési hivatkozást és a tényleges fuvardíjat. A rendelés gazdája továbbra is az ERP marad, az árut pedig a fuvarozók szállítják. Az integráció megszünteti a közbülső manuális átadást, így senki sem kénytelen újra bevinni a szállítási adatokat egy portálra, majd onnan ismét az ERP-be.
E kapcsolat nélkül a csapat maga válik az összekötő láncszemé: táblázatokat exportál, nyomkövetési számokat másol lapok között, és egyezteti azokat a fuvardíjakat, amelyeket egy integrált rendszer automatikusan párosítana.
Miért nem tud az ERP önállóan csatlakozni a fuvarozókhoz?
Az ERP és a fuvarozók különböző rendszereket használnak, és lépést tartani mindegyikükkel olyan teljes munkaidős feladat, amelyet az ERP-szállítóknak nincs okuk magukra vállalni.
Minden fuvarozónak saját integrációs megoldása van. Egyesek modern API-t használnak, mások EDI-t, és a részletek fuvarozónként eltérnek. Az egyik fuvarozóval kiépített kapcsolatból alig lehet következtetni arra, hogyan kell a következőt felépíteni. Ha már több fuvarozóval dolgozik, több különböző kapcsolatot kell karbantartania, mindegyiket a maga sajátosságaival.
Ezek a kapcsolatok idővel változnak is. A fuvarozók frissítik az API-jaikat, módosítják az adatkövetelményeket és átírják a formátumokat. Egy ma működő kapcsolatot karban kell tartani ahhoz, hogy jövőre is működjön – ez folyamatos erőfeszítést igényel, nem egyszeri fejlesztést.
Az ERP-t pénzügyek, készlet, beszerzés és gyártás kezelésére tervezték. A fuvarozói kapcsolatok nem az ő szakterülete, és az ERP-szállítók nem fektetnek be abba, hogy tucatnyi fuvarozói integrációt naprakészen tartsanak. A legtöbb ERP szállítási modulja lehetővé teszi egy fuvarozó hozzárendelését és egy szállítólevél nyomtatását, de az élő foglalás és az árak összehasonlítása az összes fuvarozónál – és számos más terület, amelyet egy dedikált TMS lefed – általában hiányzik. Ez a különbség egy egyszerű szállítási mező és egy valóban működő TMS-ERP integráció között.
Mindezek házon belüli kiépítése ezért olyan IT-projektté válik, amely soha nem ér véget.
Hogyan áramlanak az adatok a TMS és az ERP között?
A rendelés (ERP-ből a TMS-be). Amikor egy értékesítési rendelés megerősítést nyer és kiszállítást indít el, az ERP-rendszer átadja a küldemény adatait a TMS-nek: a címzettet, a szállítási címet, a tételeket, a súlyokat, a méreteket és a kért szállítási határidőt. Ez az átadás lehetővé teszi a foglalás megkezdését anélkül, hogy bárki újra be kellene vigye az adatokat. Ha ez a lépés késik, az egész lánc megakad.
A küldemény státusza (TMS-ből vissza az ERP-be). A foglalás után a TMS visszaküldi az ERP-be a kiválasztott fuvarozó nevét, a nyomkövetési hivatkozást és a szállítási mérföldköveket. Így a vállalat bármelyik munkatársa – legyen szó értékesítésről, ügyfélszolgálatról vagy a gyártósorról – láthatja, hol tart a küldemény, anélkül hogy be kellene lépnie egy fuvarozói portálra.
A fuvardíj (TMS-ből vissza az ERP-be). A küldemény tényleges költsége rögzítésre kerül a rendelés mellett a pénzügyi nyilvántartásban. Ez a számlák ellenőrzését vak jóváhagyásból a megállapodott árral való egyeztetéssé alakítja. Becslések szerint a fuvarozói számlázási hibák a közepes méretű szállítók teljes éves fuvarköltségének 3–7%-ába kerülnek, és ezek a hibák csak akkor azonosíthatók, ha a várható költség a számlával együtt rögzítve van a rendszerben.
Hogyan néz ki a TMS-ERP integráció a gyakorlatban?
Így zajlik egyetlen küldemény útja, ha a két rendszer össze van kötve.
- A rendelés létrejön az ERP-ben. Beérkezik egy értékesítési rendelés, amely kiszállítást indít el – ugyanúgy, mint ma.
- A szállítási adatok automatikusan bekerülnek a TMS-be. A címzett, a szállítási cím, a tételek, a súlyok és a méretek manuális bevitel nélkül kerülnek át a TMS-be.
- Kiválasztja a fuvarozót és lefoglalja a szállítást. Összehasonlítja az élő árakat az összes fuvarozójánál, kiválasztja a megfelelőt, és néhány kattintással lefoglalja.
- A kaubetikett és a dokumentumok automatikusan elkészülnek. A szállítási kaubetikett, a CMR és minden egyéb papír a küldemény adataiból generálódik, az egyes fuvarozók által megkövetelt formátumban.
- A nyomkövetési adatok és a költség visszakerülnek az ERP-be. A nyomkövetési hivatkozás és a tényleges fuvardíj automatikusan visszakerül az ERP-be, így a pénzügyi nyilvántartás teljes, és a csapat később ellenőrizheti a számlát a megállapodott árral szemben.
Hasonlítsa ezt össze a manuális változattal, ahol a második és az ötödik lépés között mindent kézzel kell elvégezni, küldeményenként, sokszor több fuvarozói portálon keresztül. Az adatokat egyszer kell bevinni a portálra, majd újra az ERP-be. Minden egyes bevitel hibalehetőség, és minden egyes küldemény plusz időt vesz igénybe.
A TMS-ERP integráció mérhető előnyei
- Idő. Ez a legszembetűnőbb előny. Egy küldemény manuális lefoglalása tizenöt-húsz percet vesz igénybe. Ha az adatok a helyükön vannak és az árak be vannak töltve, ez néhány percre csökken. Ha havonta több száz küldeménye van, ez napnyi munkát takarít meg.
- Pontosság. Ha a szállítási adatokat egyszer rögzítik az ERP-ben és mindenhol máshol onnan kerülnek felhasználásra, a másolás-beillesztés hibáiból eredő tévedések egész sora eltűnik: nincs elgépelt irányítószám, nincs rosszul felcímkézett küldemény, nincs visszautasított foglalás és nincs rossz depóba küldött csomag. Ezek a problémák nem a havi jelentésben jelennek meg, hanem egy vevői telefonhívás formájában.
- Átláthatóság. Ahelyett, hogy külön fuvarozói portálokra kellene belépni, hogy összerakja, mi van úton, egyetlen helyen látja az összes fuvarozót. Amikor a gyártástervező vagy az értékesítési csapat megkérdezi, hol tart egy rendelés, azonnal tud válaszolni. Ez a skálával együtt nő: az AVK szelepgyártó e-mailben intézte a fuvarszervezést, amíg 25 vállalat és 70 felhasználó függött a rendszertől – majd átállt a Cargosонra, és összesített volumenadatokkal tudott tárgyalni a fuvarozókkal az egész csoport nevében.
Az eltérő méretű rakományokat különböző célállomásokra, különböző gyakorisággal szállító gyártó vállalatok számára jó áttekintést és gyors lehetőséget nyújt arra, hogy megtalálják az adott feladathoz legjobb fuvarozót.
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
- Rugalmasság. Ha a bevezetés, a foglalás és a nyomkövetés mind egy összekötött rendszeren keresztül történik, a tudás a rendszerben tárolódik, nem egy személy rutinjában. Ez azt jelenti, hogy a folyamat nem attól függ, ki tudja, melyik portált kell használni és hol vannak a jelszavak. Ha valaki szabadságon van, beteg vagy elhagyja a céget, a működés zavartalanul folytatódhat.
Egy integráció sok helyett
A TMS által hozott igazi változás az, hogy hány kapcsolatot kell kezelnie. Ahelyett, hogy minden fuvarozóhoz külön integrációt kellene kiépíteni és karbantartani, elegendő egyetlen kapcsolatot kiépíteni a TMS-hez. A TMS ezután kezeli az összes mögöttes fuvarozói kapcsolatot. Amikor új fuvarozót vesz fel, az nem jelent újabb IT-projektet: vagy a kapcsolat már létezik, vagy a TMS-szállító megépíti. Pontosan ezt tette a Stokker szerszám- és gépnagykereskedő, amikor új ERP-re váltott: ahelyett, hogy minden fuvarozói integrációt újra kellett volna építeni az új rendszerben, az összes szállítási partnerét a Cargasonon keresztül kötötte össze, a beállítási időt hetekről percekre csökkentette, és ma kétfős csapattal kezel havonta 15 000 küldeményt.
Nem akartuk egyenként kiépíteni az integrációkat az összes különböző szállítási partnerrel. A célunk az volt, hogy egyetlen központi pontot használjunk, ami a Cargoson. Ez teljes mértékben segít abban, hogy gyorsabban haladjunk és valódi értéket teremtsünk az ügyfeleinknek, mert nem kell pénzt költenünk az összes szállítási partner összekapcsolására.
Taivo Karu, ellátási lánc igazgató és igazgatósági tag, Stokker
Ugyanez az egypontos megközelítés a bejövő oldalon is működik: ha a beszállítói a szerződéses árain keresztül foglalhatnak rajta, egyszerre láthatja a beérkező nyersanyagokat és a kimenő árut – a nagyobb gyártók számára ez sokszor a legnagyobb megtakarítási lehetőség.
Ez megoldja azt a problémát is, hogy a fuvarozók nagyon eltérő szolgáltatásokat kínálnak. Egyeseknek teljes körű árazási és foglalási API-juk van, másoknak csak foglalási portáljuk, megint mások kizárólag e-mailben dolgoznak. Egy jó TMS ezt kiegyenlíti azáltal, hogy pótolja a fuvarozó által hagyott hiányosságokat. Ha egy fuvarozónak nincs árazási API-ja, a megtárgyalt hinnakiri betöltésre kerül a rendszerbe, és az árszámítás ott történik meg. Ugyanez vonatkozik a szállítási időkre, a nyomkövetésre, a kaubetikettre és a fuvarokmányokra.
Az IT-csapat számára a lényeg az, hogy a TMS egyetlen API-t biztosít az ERP számára. Az ERP-ben indított kiszállítás ezen az egyetlen kapcsolaton keresztül kérhet élő árakat az összes fuvarozótól, és foglalhatja le a kiválasztottat. A nyomkövetési hivatkozás és a költség ugyanígy érkezik vissza. A fejlesztőknek csak egyszer kell integrálniuk, és soha többé nem kell egyéni fuvarozói kapcsolathoz nyúlniuk. A SomnoMed orvostechnikai eszközgyártó egyetlen Cargoson-integrációval kötötte össze az összes fuvarozóját a NetSuite-tal, és csak Franciaországban napi 90 percről 20 percre csökkentette a kaubetikett-készítés idejét, majd ugyanezt a megoldást vezette be többi európai telephelyén is.
Mit keressen egy TMS-ERP integrációban, és hogyan tud segíteni a Cargoson?
Nem minden TMS kezeli ugyanúgy az ERP-integrációt. Egyesek minden csatlakozóért külön díjat számítanak fel, mások csak egyirányú adatáramlást kínálnak. Ezeket a kérdéseket érdemes feltenni bármely szállítónak a technikai értékelés előtt – az alábbiakban azt is bemutatjuk, hogyan válaszol rájuk a Cargoson, amely pontosan ezt a réteget képviseli az ERP és a fuvarozók között az európai gyártók és nagykereskedők számára.
Natívan csatlakozik az Ön ERP-jéhez? Kérdezzen rá konkrétan a saját platformjára – legyen az SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo vagy Monitor. A natív csatlakozó azt jelenti, hogy a beállítás konfigurálás, nem egyedi fejlesztés, ezért kérdezze meg, hány élő integrációja van már a szállítónak az Ön ERP-jével, ne csak azt, hogy támogatja-e.
A Cargoson előre elkészített csatlakozókat kínál a főbb platformokhoz, köztük a Microsoft Dynamics-hoz, a Dynamics 365 for Finance and Operations-höz, a NetSuite-hoz és az Odoo-hoz, valamint raktárkezelő és e-kereskedelmi rendszerekhez. Ha az Ön platformja szerepel a listán, a csatlakozó már létezik.
Konfigurálás vagy egyedi fejlesztés? Ez megmutatja, hogy a megvalósítás napokban vagy hónapokban mérhető-e – és ez az a kérdés, amelyet az IT-csapata mindenképpen fel fog tenni.
Mivel a Cargoson csatlakozói már léteznek, az ERP összekapcsolása konfigurálási feladat, nem egyedi fejlesztés. Ez a megvalósítási időt mindössze néhány napra csökkenti.
Kétirányú az adatáramlás? Egy egyirányú megoldás, amely csak a rendeléseket küldi a TMS-be, a probléma felét oldja meg. A küldemény státuszának és a fuvardíjnak is vissza kell áramlania az ERP-be.
A Cargoson automatikusan visszaküldi a nyomkövetési hivatkozásokat és a tényleges fuvardíjakat, így a pénzügyi nyilvántartás mindig teljes, és a fuvarozói számlákat össze tudja vetni a megállapodott árral.
A meglévő fuvarozói szerződéseit és árait használja? Olyan platformot szeretne, amely a már megtárgyalt áraival dolgozik, hogy megőrizze az árazást és a fuvarozói kapcsolatait. Egy jó TMS nem kényszerít új fuvarozókat Önre és nem tárgyal újra semmit.
A Cargoson független platform, nem fuvarozó tulajdonában van, így közvetlenül a saját fuvarozói szerződéseivel dolgozik, és a megtárgyalt árak az Öné maradnak.
Hogyan és mennyi idő alatt adhatók hozzá új fuvarozók? Egy fuvarozó hozzáadásának vagy cseréjének napokat, nem hónapokat kell igénybe vennie. Kérdezze meg, mi történik, ha olyan fuvarozóval dolgozik, aki még nincs csatlakoztatva, és ki építi meg az integrációt.
A Cargoson több mint 2000 fuvarozóhoz csatlakozik közvetlen API-n és EDI-n keresztül, automatikusan szinkronizálva az árakat, a szállítási időket és a nyomkövetést – és ha olyan fuvarozóval dolgozik, aki még nincs csatlakoztatva, a Cargoson megépíti az integrációt külön díj nélkül.
Gyakorlati tanácsok a leggyakoribb hibák elkerüléséhez
Ezeket a projekteket ritkán a technológia teszi nehézzé. Néhány gyakorlati dolog segít abban, hogy a TMS-ERP integráció zökkenőmentesen haladjon és elkerülje a tipikus buktatókat:
- Ne kezelje az ERP beépített szállítási modulját úgy, mintha TMS lenne. Ez a natív modul általában töredékét nyújtja annak, amit egy dedikált rendszer tud. Hozzárendel egy fuvarozót és kinyomtat egy szállítólevelet, de a fuvarozók közötti árak összehasonlítása, a nyomkövetés és a fuvarszámlák egyeztetése általában hiányzik.
- Rendezze a fuvarozói és a cím adatait. Ha az ERP-ben következetlen fuvarozói kódok vagy rendezetlen címmezők vannak, ezek a problémák egyenesen átkerülnek a TMS-be. Egy kis adattisztítás a csatlakozás előtt sok hibaelhárítási időt takarít meg utána.
- Ne élesítsen tesztelés nélkül. Egy jó TMS biztosít tesztkörnyezetet – használja: futtasson végig valódi rendeléseket teljes körűen, mielőtt bármi eljutna egy fuvarozóhoz. Egy tesztkörnyezetben elkapott hiba egy sor a naplóban. Ugyanez a hiba éles rendszerben rossz kaubetikettet és hiába kiszálló fuvarozót jelent. A Cargoson biztosít tesztkörnyezetet, így az integráció működését ellenőrizheti, mielőtt élesbe megy.
- Jelöljön ki felelőst. Egy integráció nem olyan, amit egyszer beállít és elfelejt: az ERP-k frissülnek, a fuvarozók formátumot változtatnak. Ha valaki felelős ezeknek a változásoknak a figyeléséért, az különbséget jelent egy csendes javítás és egy kellemetlen meglepetés között.
Az összefüggés az üzleti tudás és az árumozgás között nem függhet attól, hogy valaki kézzel begépel egy szállítási címet egy fuvarozói portálra. Ez a manuális lépés az, ahol az idő elvész, a hibák keletkeznek, és a tudás egyetlen személy rutinjában ragad.
A TMS az a réteg, amely bezárja ezt a rést. Jól megvalósítva a TMS-ERP integráció azt jelenti, hogy az ERP kezeli a rendelést, a fuvarozók mozgatják az árut, a közbülső munka pedig megszűnik manuális lenni.
Ha szeretné látni, hogyan kapcsolhatja össze az ERP-jét a fuvarozóival, foglaljon egy ingyenes bemutatót, és szívesen végigvezetjük a folyamaton.
LinkedIn
Cargoson
