Integração TMS-ERP: como conectar o transporte ao sistema que gere o seu negócio

Quando uma encomenda de venda já está no seu ERP e as mercadorias estão prontas para expedição, alguém ainda tem de reservar o transporte para as entregar no destino. É precisamente aqui que o sistema que gere o seu negócio chega ao seu limite — e onde a integração TMS-ERP entra em ação.

O seu ERP conhece o cliente, a morada, os artigos e os respetivos pesos. Mas não consegue reservar o envio, porque não tem ligação direta à DHL, à DSV, à DB Schenker ou à transportadora regional que utiliza. Assim, alguém na sua equipa abre um portal de transportadora, introduz os dados de entrega manualmente, reserva o envio e copia o número de rastreamento de volta para o ERP. E repete o processo noutro portal para a transportadora seguinte.

Este é o fosso entre o que o seu negócio sabe e a forma como as suas mercadorias se movem. A maioria das equipas de logística preenche este fosso manualmente — e isso custa-lhes mais do que imaginam. Vale a pena analisar melhor esse passo manual e perceber de que forma a integração TMS-ERP muda as coisas.

O que é a integração TMS-ERP?

Há dois sistemas em lados opostos desta equação. O ERP é o núcleo do seu negócio: gere finanças, inventário, compras, produção e as encomendas que desencadeiam tudo o resto. As plataformas ERP mais comuns no setor industrial incluem o SAP, o Microsoft Dynamics 365, o NetSuite, o Odoo e o Monitor. Um software de gestão de transportes (TMS) é responsável pelas operações de transporte: comparar tarifas de transportadoras, reservar envios, gerar etiquetas e documentos de frete, rastrear entregas e verificar faturas de transportadoras. Se quiser uma análise completa das diferenças entre os dois e perceber se precisa de ambos, leia o nosso artigo ERP vs TMS.

A integração TMS-ERP é a ponte de dados bidirecional que liga os dois sistemas. Quando uma encomenda é confirmada no ERP, a integração transfere os detalhes do envio para o TMS. Assim que o envio é reservado e está a caminho, o TMS devolve ao ERP a transportadora escolhida, a referência de rastreamento e o custo real do frete. O ERP mantém a responsabilidade sobre a encomenda e as suas transportadoras continuam a movimentar as mercadorias. A integração elimina a transferência manual no meio, para que ninguém tenha de voltar a introduzir os dados do envio num portal e depois no ERP.

Sem esta ligação, a sua equipa torna-se ela própria a ligação: exportando folhas de cálculo, copiando números de rastreamento entre separadores e reconciliando custos de frete que um sistema integrado trataria automaticamente.

Por que o seu ERP não consegue ligar-se às transportadoras sozinho

O seu ERP e as suas transportadoras utilizam sistemas diferentes, e acompanhar todos eles é um trabalho a tempo inteiro que o fornecedor do seu ERP não tem razão para assumir.

Cada transportadora tem a sua própria configuração de integração. Algumas utilizam APIs modernas, outras recorrem a EDI, e as especificidades variam de transportadora para transportadora. Construir uma ligação com uma transportadora diz-lhe muito pouco sobre como construir a seguinte. Quando trabalha com mais do que um punhado de transportadoras, acaba por manter várias ligações distintas, cada uma com as suas particularidades.

Essas ligações também mudam ao longo do tempo. As transportadoras atualizam as suas APIs, ajustam os seus requisitos de dados e reveem os seus formatos. Uma ligação que funciona hoje precisa de manutenção para continuar a funcionar no próximo ano — trata-se de um esforço contínuo, não de uma construção única.

O seu ERP foi concebido para gerir finanças, inventário, compras e produção. A conectividade com transportadoras não é a sua área de especialização, e os fornecedores de ERP não investem em manter dezenas de integrações de transportadoras atualizadas. A maioria dos módulos de envio de ERP permite atribuir uma transportadora e imprimir uma guia de remessa, mas ficam aquém da reserva em tempo real e da comparação de tarifas entre todas as suas transportadoras, bem como de várias outras áreas que um TMS dedicado cobre. É essa a diferença entre um campo de envio básico e uma integração TMS-ERP funcional.

Construir tudo isto internamente torna-se, portanto, um projeto de TI que nunca chega realmente a terminar.

Como os dados circulam entre o seu TMS e o ERP

A encomenda (do ERP para o TMS). Assim que uma encomenda de venda é confirmada e uma entrega é desencadeada, o ERP transfere os detalhes do envio para o TMS: destinatário, morada, artigos, pesos, dimensões e data de entrega pretendida. Esta transferência permite iniciar a reserva sem que ninguém precise de introduzir a informação novamente. Se este processo sofrer atrasos, toda a cadeia é afetada.

O estado do envio (do TMS de volta ao ERP). Após a reserva, o TMS envia ao ERP a transportadora escolhida, a referência de rastreamento e os marcos de entrega. Assim, qualquer pessoa na empresa que consulte a encomenda — seja nas vendas, no apoio ao cliente ou no chão de fábrica — consegue ver onde está sem ter de aceder a um portal de transportadora.

O custo do frete (do TMS de volta ao ERP). O custo real do envio fica registado na encomenda nos seus registos financeiros. Isto transforma a verificação de faturas de uma aprovação às cegas numa comparação com a tarifa acordada. Estima-se que os erros de faturação de frete custem às empresas de médio porte entre 3% e 7% da sua despesa anual total em frete — e estes erros só podem ser detetados se o custo esperado estiver registado no sistema a par da fatura.

Como funciona uma integração TMS-ERP na prática

Eis o percurso de um único envio depois de os dois sistemas estarem ligados.

1. A encomenda é criada no seu ERP. Uma encomenda de venda entra e desencadeia uma entrega, tal como acontece hoje.
2. Os dados de entrega fluem automaticamente para o TMS. O destinatário, a morada, os artigos, os pesos e as dimensões são enviados para o TMS sem que ninguém os introduza manualmente.
3. Escolhe a transportadora e faz a reserva. Compara tarifas em tempo real entre as suas transportadoras, escolhe a mais adequada e reserva em poucos cliques.
4. As etiquetas e os documentos são gerados automaticamente. A etiqueta de envio, o CMR e qualquer outra documentação são produzidos a partir dos dados do envio, no formato exigido por cada transportadora.
5. O rastreamento e o custo regressam ao ERP. A referência de rastreamento e o custo real do frete são enviados de volta para o ERP, para que o seu registo financeiro fique completo e a sua equipa possa verificar a fatura mais tarde face ao que foi acordado.

Compare isto com a versão manual, em que os passos dois a cinco são feitos manualmente, por envio, muitas vezes em vários portais de transportadoras. Os dados são introduzidos uma vez no portal e outra vez no ERP. Cada introdução é uma oportunidade para um erro, e cada envio consome tempo adicional.

Benefícios mensuráveis de uma integração TMS-ERP

• Tempo. Este é o benefício mais visível. Reservar um envio manualmente demora entre quinze a vinte minutos. Com os dados carregados e as tarifas configuradas, esse tempo cai para apenas alguns minutos. Se tiver várias centenas de envios por mês, a poupança traduz-se em dias de trabalho.
• Precisão. Quando os dados do envio são introduzidos uma única vez no ERP e utilizados em todo o lado, toda uma série de erros causados por cópias incorretas desaparece: sem códigos postais errados, sem envios mal etiquetados, sem reservas rejeitadas e sem encomendas enviadas para o depósito errado. Estes problemas não aparecem no relatório mensal — chegam sob a forma de um telefonema de um cliente.
• Visibilidade. Em vez de aceder a portais de transportadoras separados para perceber o que está em trânsito, obtém uma visão unificada de todas as transportadoras. Quando o responsável de produção ou a equipa de vendas pergunta onde está uma encomenda, pode responder de imediato. Esta vantagem cresce com a escala: o fabricante de válvulas AVK geria pedidos de frete por e-mail até que 25 empresas e 70 utilizadores dependiam do sistema — depois migrou para o Cargoson e passou a apresentar às transportadoras dados de volume consolidados de todo o grupo.

Para empresas de produção que expedem cargas de dimensões variadas para destinos diferentes com frequências distintas, oferece uma boa visão geral e a possibilidade rápida de verificar qual é a melhor transportadora para cada trabalho.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Resiliência. Quando a integração, a reserva e o rastreamento são todos geridos através de um sistema conectado, o conhecimento fica armazenado no sistema e não na rotina de uma única pessoa. Isto significa que o processo deixa de depender de quem sabe qual portal usar e onde estão as palavras-passe guardadas. Quando alguém está de férias, de baixa ou sai da empresa, as operações continuam sem sobressaltos.

Uma integração em vez de muitas

A verdadeira mudança que um TMS traz está no número de ligações que tem de gerir. Em vez de construir e manter uma integração separada para cada transportadora, só precisa de construir uma única ligação ao TMS. O TMS trata depois de todas as ligações às transportadoras por detrás. Quando adiciona uma transportadora, não está a iniciar mais um projeto de TI: ou a ligação já existe, ou o fornecedor do TMS constrói-a. Foi isso que o grossista de ferramentas e maquinaria Stokker fez quando migrou para um novo ERP: em vez de reconstruir cada integração de transportadora no novo sistema, ligou todos os seus parceiros de transporte através do Cargoson, reduziu o tempo de configuração de semanas para minutos e gere agora 15 000 envios por mês com uma equipa de duas pessoas.

Não queríamos iniciar as integrações com todos os diferentes fornecedores de transporte. O nosso objetivo era usar um único ponto central, que é o Cargoson. Isso ajuda-nos a mover mais depressa e a criar valor real para os nossos clientes, porque não temos de gastar dinheiro a ligar todos os parceiros de transporte.

Taivo Karu, Head of Supply Chain and Board Member at Stokker

Este ponto central único também funciona do lado das entradas: permita que os seus fornecedores façam reservas às suas tarifas contratadas através do mesmo sistema e poderá ver as matérias-primas a chegar a par das mercadorias a sair — o que, para fabricantes de maior dimensão, é muitas vezes onde estão os maiores ganhos.

Isto resolve também o problema da grande variação nos serviços oferecidos pelas transportadoras. Algumas dispõem de uma API completa de tarifas e reservas, outras têm apenas um portal de reservas e algumas ainda trabalham inteiramente por e-mail. Um bom TMS nivela estas diferenças, preenchendo as lacunas deixadas por cada transportadora. Se uma transportadora não tem API de tarifas, a sua tabela de preços negociada é carregada no sistema para que o cálculo do preço aconteça aí. O mesmo se aplica aos tempos de trânsito, ao rastreamento, às etiquetas e aos documentos de frete.

O que importa para a sua equipa de TI é que o TMS disponibiliza uma única API para o seu ERP. Uma entrega desencadeada no ERP pode solicitar tarifas em tempo real a todas as suas transportadoras e reservar a escolhida através dessa ligação única. A referência de rastreamento e o custo são depois devolvidos da mesma forma. Os seus programadores só precisam de integrar uma vez e nunca mais terão de tocar numa ligação individual a uma transportadora. O fabricante de dispositivos médicos SomnoMed ligou todas as suas transportadoras ao NetSuite através de uma única integração Cargoson e reduziu a criação de etiquetas de 90 minutos por dia para 20 só em França, tendo depois replicado a mesma configuração nos seus outros centros europeus.

O que procurar numa integração TMS-ERP e como o Cargoson pode ajudar

Nem todos os TMS tratam a integração com ERP da mesma forma. Alguns cobram por cada conector, outros oferecem apenas um fluxo unidirecional. Estas são as perguntas a colocar a qualquer fornecedor antes da fase de validação técnica — com as respostas do Cargoson a cada uma, dado que o Cargoson foi concebido para ser exatamente esta camada entre o seu ERP e as suas transportadoras, ao serviço de fabricantes e grossistas europeus.

Liga-se nativamente ao seu ERP? Pergunte especificamente sobre a sua plataforma, seja SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ou Monitor. Um conector nativo significa que a configuração é uma tarefa de parametrização, não de desenvolvimento personalizado — por isso, pergunte quantas integrações ativas o fornecedor já tem com o seu ERP, e não apenas se o suporta.

O Cargoson oferece conectores pré-construídos para as principais plataformas, incluindo Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite e Odoo, bem como sistemas de armazém e de comércio eletrónico. Se a sua plataforma constar dessa lista, o conector já existe.

É configuração ou desenvolvimento personalizado? Esta pergunta diz-lhe se a implementação se mede em dias ou em meses — e é a primeira questão que a sua equipa de TI vai querer ver respondida.

Como os conectores do Cargoson já existem, ligar o seu ERP é uma questão de configuração e não de desenvolvimento à medida. Isto mantém os tempos de implementação em apenas alguns dias.

O fluxo de dados é bidirecional? Um fluxo unidirecional que apenas envia encomendas para o TMS resolve metade do problema. Precisa também que o estado dos envios e o custo do frete regressem ao ERP.

O Cargoson devolve automaticamente as referências de rastreamento e os custos reais de frete, para que o seu registo financeiro se mantenha completo e possa verificar as faturas das transportadoras face ao que foi acordado.

Utiliza os seus contratos e tarifas existentes com as transportadoras? Pretende uma plataforma que trabalhe com as tarifas que já negociou, para manter os seus preços e as suas relações com as transportadoras. Um bom TMS não lhe impõe novas transportadoras nem renegoceia nada.

O Cargoson é uma plataforma independente e não pertence a nenhuma transportadora, pelo que trabalha diretamente com os seus próprios contratos e mantém os preços que negociou. Com o Cargoson, as suas tarifas continuam a ser suas.

Como são adicionadas novas transportadoras e quanto tempo demora? Adicionar ou mudar de transportadora deve demorar dias, não meses. Pergunte o que acontece quando integra uma transportadora que ainda não está ligada e quem constrói essa integração.

O Cargoson liga-se a mais de 2 000 transportadoras via API direta e EDI, sincronizando automaticamente tarifas, tempos de trânsito e rastreamento — e se trabalhar com uma transportadora que ainda não está ligada, o Cargoson constrói a integração sem custo adicional.

Dicas práticas para evitar erros comuns

Raramente é a tecnologia que torna estes projetos difíceis. Alguns cuidados práticos mantêm uma integração TMS-ERP no bom caminho e evitam os erros mais comuns:

1. Não trate o módulo de envio nativo do seu ERP como se fosse um TMS. Esse módulo cobre tipicamente uma fração do que um sistema dedicado faz. Permite atribuir uma transportadora e imprimir uma guia de remessa, mas a comparação de tarifas entre transportadoras, o rastreamento e a reconciliação de faturas de frete costumam estar ausentes.
2. Organize os dados das suas transportadoras e moradas. Se o seu ERP utiliza códigos de transportadora inconsistentes ou tem campos de morada desorganizados, esses problemas serão transferidos diretamente para o TMS. Uma limpeza prévia à ligação poupará muito tempo de resolução de problemas depois.
3. Não avance para produção sem testar. Um bom TMS disponibiliza um ambiente de teste — use-o: faça correr um conjunto de encomendas reais de ponta a ponta antes de qualquer coisa chegar a uma transportadora. Um erro detetado em ambiente de teste é uma linha num registo. O mesmo erro em produção é uma etiqueta errada e uma transportadora despachada em vão. O Cargoson disponibiliza um ambiente de teste para este efeito, para que possa validar a integração e vê-la a funcionar antes de se comprometer.
4. Atribua um responsável. Uma integração não é algo que se configura e esquece: os ERPs são atualizados e as transportadoras mudam os seus formatos. Ter alguém responsável por monitorizar estas alterações é a diferença entre uma correção silenciosa e uma surpresa desagradável.

A ligação entre o que o seu negócio sabe e a forma como as suas mercadorias se movem não deve depender de alguém a reintroduzir uma morada num portal de transportadora. É nesse passo manual que se perde tempo, que ocorrem erros e que o conhecimento fica preso na rotina de uma única pessoa.

Um TMS é a camada que fecha essa lacuna. Bem implementada, a integração TMS-ERP significa que o seu ERP mantém as encomendas, as suas transportadoras mantêm o frete e o trabalho no meio deixa de ser manual.

Se quiser ver como ligar o seu ERP às suas transportadoras, marque uma demonstração gratuita e teremos todo o gosto em guiá-lo.

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