TMS-ERP integracija: kako povezati prijevoz sa sustavom koji pokreće vaše poslovanje

Kada je prodajna narudžba unesena u vaš ERP i roba je spremna za otpremu, netko ipak mora naručiti prijevoz do odredišta. Upravo tu ERP sustav koji pokreće vaše poslovanje staje – i tu na scenu stupa TMS-ERP integracija.

Vaš ERP zna kupca, adresu, artikle i njihove težine. No ne može naručiti pošiljku, jer nema izravnu vezu s DHL-om, DSV-om, DB Schenkerom ni regionalnim prijevoznikom kojeg koristite. Stoga netko iz vašeg tima otvara portal prijevoznika, ručno unosi podatke o dostavi, naručuje pošiljku i kopira broj za praćenje natrag u ERP. Zatim isto ponavlja u drugom portalu za sljedećeg prijevoznika.

To je jaz između onoga što vaše poslovanje zna i načina na koji se vaša roba kreće. Većina logističkih timova taj jaz popunjava ručno, a to ih košta više nego što si obično priznaju. Taj ručni korak zaslužuje pobliži pogled – kao i to kako ga TMS-ERP integracija mijenja.

Što je TMS-ERP integracija?

Na svakoj strani ovog jaza stoji jedan sustav. ERP je srce vašeg poslovanja: upravlja financijama, zalihama, nabavom, proizvodnjom i narudžbama koje pokreću sve što slijedi. Uobičajene ERP platforme u proizvodnji uključuju SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo i Monitor. Softver za upravljanje prijevozom (TMS) zadužen je za prijevozne operacije: uspoređivanje cijena prijevoznika, naručivanje pošiljaka, izradu etiketa i prijevoznih dokumenata, praćenje dostava te provjeru računa prijevoznika. Ako želite detaljniju usporedbu ta dva sustava i odgovor na pitanje trebate li oba, pročitajte naš članak ERP vs TMS.

TMS-ERP integracija je dvosmjerni podatkovni most koji povezuje ta dva sustava. Kada se narudžba potvrdi u ERP-u, integracija prosljeđuje podatke o pošiljci u TMS. Nakon što je pošiljka naručena i na putu, TMS vraća u ERP podatke o prijevozniku, referentni broj praćenja i stvarni trošak prijevoza. ERP i dalje upravlja narudžbom, a prijevoznici i dalje prevoze robu. Integracija uklanja ručni prijenos podataka između sustava – nitko više ne mora iznova unositi podatke o pošiljci u portal, a potom i u ERP.

Bez te veze vaš tim postaje ta veza: izvozi tablice, kopira brojeve za praćenje između kartica i usklađuje troškove prijevoza koje bi povezani sustav automatski sparivao.

Zašto vaš ERP ne može sam se povezati s prijevoznicima

Vaš ERP i vaši prijevoznici koriste različite sustave, a pratiti sve njih posao je za puno radno vrijeme – i to posao koji vaš ERP dobavljač nema razloga preuzeti.

Svaki prijevoznik ima vlastitu integracijsku postavku. Neki koriste moderne API-je, drugi EDI, a pojedinosti se razlikuju od prijevoznika do prijevoznika. Izgradnja veze s jednim prijevoznikom malo vam govori o tome kako izgraditi sljedeću. Čim radite s više od nekoliko prijevoznika, održavate nekoliko različitih veza, svaku s vlastitim specifičnostima.

Te se veze s vremenom i mijenjaju. Prijevoznici ažuriraju svoje API-je, prilagođavaju zahtjeve za podacima i revidiraju formate. Veza koja danas funkcionira zahtijeva održavanje kako bi funkcionirala i sljedeće godine – to je kontinuiran napor, a ne jednokratna izgradnja.

ERP je izgrađen za upravljanje financijama, zalihama, nabavom i proizvodnjom. Povezivanje s prijevoznicima nije njegovo područje stručnosti, a ERP dobavljači ne ulažu u održavanje desetaka integracija prijevoznika. Većina ERP modula za otpremu omogućuje vam dodjelu prijevoznika i ispis otpremnice, ali zaostaju za živim naručivanjem i usporedbom cijena po cijelom popisu prijevoznika, kao i za nizom drugih područja koja pokriva namjenski TMS. To je razlika između osnovnog polja za otpremu i funkcionalne TMS-ERP integracije.

Izgradnja svega toga interno stoga postaje IT projekt koji zapravo nikad ne završava.

Kako podaci teku između vašeg TMS-a i ERP-a

Narudžba (iz ERP-a u TMS). Kada se prodajna narudžba potvrdi i pokrene isporuka, ERP sustav prosljeđuje podatke o pošiljci u TMS: primatelja, adresu, artikle, težine, dimenzije i traženi datum dostave. Taj prijenos omogućuje početak naručivanja bez ponovnog unosa podataka. Ako se ovaj korak odgodi, cijeli lanac trpi posljedice.

Status pošiljke (iz TMS-a natrag u ERP). Nakon naručivanja, TMS šalje u ERP odabranog prijevoznika, referentni broj praćenja i ključne statuse dostave. To znači da svaki zaposlenik koji gleda narudžbu – bilo u prodaji, korisničkoj službi ili na proizvodnoj liniji – može vidjeti gdje se pošiljka nalazi bez prijave u portal prijevoznika.

Trošak prijevoza (iz TMS-a natrag u ERP). Stvarni trošak pošiljke bilježi se uz narudžbu u vašim financijskim evidencijama. Time se provjera računa pretvara iz slijepog odobravanja u usporedbu s dogovorenom cijenom. Procjenjuje se da greške u naplati prijevoza koštaju srednje velika poduzeća između 3 % i 7 % ukupnih godišnjih troškova prijevoza – a te se greške mogu otkriti samo ako je očekivani trošak zabilježen u sustavu uz račun.

Kako izgleda TMS-ERP integracija u praksi

Evo kako izgleda jedna pošiljka kada su dva sustava povezana.

1. Narudžba se kreira u vašem ERP-u. Pristiže prodajna narudžba i pokreće isporuku – jednako kao i danas.
2. Podaci o isporuci automatski teku u TMS. Primatelj, adresa, artikli, težine i dimenzije šalju se u TMS bez ručnog unosa.
3. Odabirete prijevoznika i naručujete prijevoz. Uspoređujete aktualne cijene svih vaših prijevoznika, birate najpovoljnijeg i naručujete u nekoliko klikova.
4. Etikete i dokumenti generiraju se automatski. Kaubetikett, CMR i sva ostala dokumentacija izrađuju se iz podataka o pošiljci, u formatu koji zahtijeva svaki prijevoznik.
5. Praćenje i trošak vraćaju se u ERP. Referentni broj praćenja i stvarni trošak prijevoza automatski se upisuju u ERP, tako da je vaša financijska evidencija potpuna i tim može kasnije provjeriti račun u odnosu na dogovoreno.

Usporedite to s ručnom verzijom, u kojoj se koraci od dva do pet obavljaju ručno, za svaku pošiljku, često u nekoliko različitih portala prijevoznika. Podaci se unose jednom u portal i još jednom u ERP. Svaki unos je prilika za grešku, a svaka pošiljka oduzima dodatno vrijeme.

Mjerljive prednosti TMS-ERP integracije

• Ušteda vremena. To je najvidljivija prednost. Ručno naručivanje pošiljke traje petnaest do dvadeset minuta. Kada su podaci postavljeni i cijene učitane, to se svodi na svega nekoliko minuta. Ako imate nekoliko stotina pošiljaka mjesečno, uštedjet ćete dane rada.
• Točnost. Kada se podaci o pošiljci unose jednom u ERP i koriste svugdje drugdje, nestaje čitav niz grešaka uzrokovanih kopiranjem: nema pogrešno unesenih poštanskih brojeva, pogrešno označenih pošiljaka, odbijenih narudžbi ni paketa poslanih na krivo skladište. Takvi problemi ne pojavljuju se u mjesečnom izvješću – nego u obliku telefonskog poziva nezadovoljnog kupca.
• Preglednost. Umjesto prijave u zasebne portale prijevoznika kako biste složili sliku o tome što je u tranzitu, dobivate jedan pregled svih prijevoznika. Kada planer proizvodnje ili prodajni tim pita gdje je narudžba, možete odmah odgovoriti. To postaje još vrednije s rastom obujma: proizvođač ventila AVK upravljao je upitima za prijevoz e-poštom sve dok 25 tvrtki i 70 korisnika nije ovisilo o sustavu – tada su prešli na Cargoson i mogli su pristupiti prijevoznicima s objedinjenim podacima o volumenu iz cijele grupe.

Za proizvodna poduzeća koja šalju različite terete na različita odredišta u različitim učestalostima, to im daje dobar pregled i brzu mogućnost provjere najboljeg prijevoznika za posao.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Otpornost na promjene. Kada se uvođenje novih zaposlenika, naručivanje i praćenje odvijaju kroz jedan povezani sustav, znanje je pohranjeno u sustavu, a ne u navikama jedne osobe. To znači da proces više ne ovisi o tome tko zna koji portal koristiti i gdje su lozinke. Kada netko ode na godišnji odmor, razboli se ili napusti tvrtku, operacije se nastavljaju normalno.

Jedna integracija umjesto mnogih

Prava promjena koju TMS donosi leži u broju veza koje morate održavati. Umjesto izgradnje i održavanja zasebne integracije za svakog prijevoznika, trebate izgraditi samo jednu vezu – s TMS-om. TMS zatim sam upravlja svim vezama s prijevoznicima iza te veze. Kada dodajete prijevoznika, to više nije novi IT projekt. Ili veza već postoji, ili je gradi TMS dobavljač. Upravo to je učinio veletrgovac alatima i strojevima Stokker kada je prešao na novi ERP: umjesto ponovne izgradnje svake integracije prijevoznika u novom sustavu, sve je prijevoznike povezao putem Cargosona, skratio vrijeme postavljanja s tjedana na minute i sada s dvočlanim timom obrađuje 15 000 pošiljaka mjesečno.

Nismo htjeli pokretati integracije sa svim različitim prijevoznicima. Naš cilj bio je koristiti jednu središnju točku, a to je Cargoson. To nam u potpunosti pomaže da se krećemo brže i zapravo pružamo vrijednost našim kupcima, jer ne moramo trošiti novac na povezivanje svih prijevoznih partnera.

Taivo Karu, Head of Supply Chain and Board Member at Stokker

Ista središnja točka funkcionira i na ulaznoj strani: omogućite svojim dobavljačima naručivanje prijevoza po vašim ugovorenim cijenama putem istog sustava i moći ćete pratiti dolazne sirovine zajedno s odlaznom robom – što je za veće proizvođače često područje s najvećim uštedama.

To rješava i problem nejednake razine usluge prijevoznika. Neki imaju potpuni API za cijene i naručivanje, drugi samo portal za naručivanje, a neki još uvijek rade isključivo putem e-pošte. Dobar TMS to izjednačava popunjavanjem praznina koje prijevoznik ostavlja. Ako prijevoznik nema API za cijene, vaš dogovoreni cjenik učitava se u sustav kako bi se izračun cijene odvijao tamo. Isto vrijedi za vremena tranzita, praćenje, etikete i prijevozne dokumente.

Za vaš IT tim ključno je da TMS pruža jedan API za vaš ERP. Isporuka pokrenuta u ERP-u može zatražiti aktualne cijene od svih vaših prijevoznika i naručiti odabranog prijevoznika putem te jedne veze. Referentni broj praćenja i trošak vraćaju se na isti način. Vaši programeri trebaju integrirati samo jednom i nikada više neće morati dirati pojedinačne veze s prijevoznicima. Proizvođač medicinskih uređaja SomnoMed povezao je sve svoje prijevoznike s NetSuiteom putem jedne Cargoson integracije i smanjio izradu etiketa s 90 minuta dnevno na 20 samo u Francuskoj, a zatim isti sustav uveo u svim ostalim europskim čvorištima.

Na što obratiti pažnju pri TMS-ERP integraciji i kako Cargoson može pomoći

Nije svaki TMS jednak kada je riječ o integraciji s ERP-om. Neki naplaćuju svaki konektor posebno, neki nude samo jednosmjerni prijenos podataka. Ovo su pitanja koja treba postaviti svakom dobavljaču prije faze tehničke provjere – uz odgovore kako na njih odgovara Cargoson, budući da je Cargoson izgrađen upravo kao taj sloj između vašeg ERP-a i vaših prijevoznika za europske proizvođače i veletrgovce.

Povezuje li se s vašim ERP-om nativno? Pitajte konkretno o svojoj platformi – bilo da je to SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ili Monitor. Nativni konektor znači da je postavljanje stvar konfiguracije, a ne prilagođenog razvoja, pa pitajte koliko živih integracija dobavljač već ima s vašim ERP-om – ne samo podržava li ga.

Cargoson nudi unaprijed izrađene konektore za glavne platforme, uključujući Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite i Odoo, kao i sustave za upravljanje skladištem i e-commerce. Ako je vaša platforma na tom popisu, konektor već postoji.

Radi li se o konfiguraciji ili prilagođenom razvoju? To vam govori je li implementacija pitanje dana ili mjeseci – i to je pitanje koje će vaš IT tim htjeti riješiti kao prvo.

Budući da Cargosonovi konektori već postoje, povezivanje vašeg ERP-a svodi se na konfiguraciju, a ne na prilagođenu izgradnju. To implementacijska vremena svodi na svega nekoliko dana.

Je li prijenos podataka dvosmjeran? Jednosmjerni prijenos koji samo šalje narudžbe u TMS rješava samo pola problema. Potrebno je da se status pošiljke i trošak prijevoza vraćaju i u ERP.

Cargoson automatski vraća referentne brojeve praćenja i stvarne troškove prijevoza, tako da vaša financijska evidencija ostaje potpuna i možete provjeravati račune prijevoznika u odnosu na dogovoreno.

Koristi li vaše postojeće ugovore s prijevoznicima i dogovorene cijene? Trebate platformu koja radi s cijenama koje ste već pregovarali, kako biste zadržali i svoju cjenovnu poziciju i odnose s prijevoznicima. Dobar TMS vam ne nameće nove prijevoznike niti pregovara o bilo čemu.

Cargoson je neovisna platforma koja nije u vlasništvu prijevoznika, pa radite izravno sa svojim ugovorima i zadržavate cijene koje ste pregovarali. S Cargosonom vaše cijene ostaju vaše.

Kako se dodaju novi prijevoznici i koliko to traje? Dodavanje ili zamjena prijevoznika trebala bi trajati dane, ne mjesece. Pitajte što se događa kada dodate prijevoznika koji još nije povezan i tko gradi tu integraciju.

Cargoson se povezuje s više od 2 000 prijevoznika putem izravnog API-ja i EDI-ja, automatski sinkronizirajući cijene, vremena tranzita i praćenje – a ako radite s prijevoznikom koji još nije povezan, Cargoson gradi tu integraciju bez dodatnih troškova.

Praktični savjeti za izbjegavanje uobičajenih grešaka

Rijetko je tehnologija ta koja otežava ovakve projekte. Nekoliko praktičnih mjera može TMS-ERP integraciju držati na pravom putu i spriječiti uobičajene pogreške:

1. Ne tretajte ugrađeni modul za otpremu u vašem ERP-u kao da je TMS. Taj nativni modul tipično pokriva samo dio onoga što radi namjenski sustav. Dodjeljuje prijevoznika i ispisuje otpremnicu, ali usporedba cijena prijevoznika, praćenje pošiljaka i usklađivanje računa za prijevoz obično nedostaju.
2. Sredite podatke o prijevoznicima i adresama. Ako vaš ERP koristi nedosljedne šifre prijevoznika ili ima neuredno popunjena adresna polja, ti će se problemi izravno prenijeti u TMS. Malo čišćenja podataka prije povezivanja uštedjet će vam puno vremena na rješavanju problema nakon toga.
3. Ne idite u produkciju bez testiranja. Dobar TMS pruža testno okruženje – iskoristite ga: provucite skupinu stvarnih narudžbi od početka do kraja prije nego što išta dođe do prijevoznika. Greška otkrivena u testnom okruženju je redak u logu. Ista greška u produkciji je pogrešna etiketa i prijevoznik poslan uzalud. Cargoson pruža testno okruženje upravo za to, kako biste mogli isprobati integraciju i uvjeriti se da funkcionira prije nego što se odlučite.
4. Odredite vlasnika integracije. Integracija nije nešto što se postavi i zaboravi: ERP-ovi se nadograđuju, a prijevoznici mijenjaju formate. Imati nekoga tko je odgovoran za praćenje tih promjena razlika je između tihe popravke i iznenađenja.

Veza između onoga što vaše poslovanje zna i načina na koji se vaša roba kreće ne bi smjela ovisiti o tome hoće li netko iznova upisati adresu u portal prijevoznika. Taj ručni korak je mjesto gdje se gubi vrijeme, nastaju greške i znanje ostaje zarobljeno u navikama jedne osobe.

TMS je sloj koji zatvara taj jaz. Kada je dobro izvedena, TMS-ERP integracija znači da vaš ERP zadržava narudžbu, vaši prijevoznici preuzimaju prijevoz, a posao između prestaje biti ručan.

Ako želite vidjeti kako povezati vaš ERP i vaše prijevoznike, rezervirajte besplatnu demonstraciju i rado ćemo vas provesti kroz cijeli proces.

Rezervirajte besplatne 30-minutne konzultacije ovdje