Bir satış siparişi ERP sisteminize girildikten ve mallar sevkiyata hazır hale geldikten sonra, bunları hedefe ulaştıracak taşımacılığı birinin organize etmesi gerekir. İşte tam bu noktada işletmenizi yöneten ERP sistemi yetersiz kalır ve TMS-ERP entegrasyonu devreye girer.
ERP'niz müşteriyi, adresi, kalemleri ve ağırlıkları bilir. Ancak sevkiyat siparişi veremez; çünkü DHL, DSV, DB Schenker veya kullandığınız bölgesel taşıyıcıyla doğrudan bir bağlantısı yoktur. Dolayısıyla ekibinizden biri bir taşıyıcı portalını açar, teslimat bilgilerini elle girer, sevkiyat siparişini verir ve takip numarasını ERP'ye geri kopyalar. Sonra bir sonraki taşıyıcı için farklı bir portalde aynı işlemi tekrarlar.
İşletmenizin bildiği ile mallarınızın hareket etme biçimi arasındaki boşluk tam da budur. Lojistik ekiplerinin büyük çoğunluğu bu boşluğu manuel olarak kapatır ve bunun gerçek maliyetinin farkında bile olmaz. Bu manuel adımı ve bir TMS-ERP sistem entegrasyonunun işleri nasıl değiştirdiğini daha yakından incelemeye değer.
TMS-ERP entegrasyonu nedir?
Bu denklemin iki tarafında iki farklı sistem yer alır. ERP sisteminiz işletmenizin çekirdeğidir; finans, stok, tedarik, üretim ve tüm süreci tetikleyen siparişleri yönetir. Üretim sektöründe yaygın olarak kullanılan ERP platformları arasında SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ve Monitor sayılabilir. Taşımacılık yönetim sistemi (TMS) ise taşımacılık operasyonlarından sorumludur: taşıyıcı fiyatlarını karşılaştırma, sevkiyat siparişi verme, etiket ve nakliye belgesi oluşturma, teslimatları takip etme ve taşıyıcı faturalarını kontrol etme. İki sistemin nasıl farklılaştığını ve her ikisine de ihtiyaç duyup duymadığınızı ayrıntılı biçimde öğrenmek için ERP ve TMS karşılaştırması makalemizi okuyabilirsiniz.
TMS-ERP entegrasyonu, bu iki sistemi birbirine bağlayan çift yönlü veri köprüsüdür. ERP'de bir sipariş onaylandığında, entegrasyon sevkiyat bilgilerini TMS'ye iletir. Sevkiyat siparişi verildikten ve yola çıktıktan sonra TMS, seçilen taşıyıcıyı, takip referansını ve gerçek navlun maliyetini ERP'ye geri gönderir. Sipariş ERP'nin sorumluluğunda kalmaya devam eder, mallarınızı taşıyıcılarınız taşır. Entegrasyon, ortadaki manuel aktarımı ortadan kaldırır; artık kimsenin sevkiyat bilgilerini bir portale ve ardından tekrar ERP'ye girmesi gerekmez.
Bu bağlantı olmadan ekibiniz kendisi bağlantı haline gelir: elektronik tablolar dışa aktarır, sekmeler arasında takip numaraları kopyalar ve bağlı bir sistemin otomatik olarak eşleştireceği navlun maliyetlerini elle mutabık kılar.
ERP'niz neden taşıyıcılarınıza kendi başına bağlanamaz?
ERP'niz ile taşıyıcılarınız farklı sistemler kullanır ve hepsini takip etmek, ERP tedarikçisinin üstlenmek için hiçbir nedeni olmadığı tam zamanlı bir iştir.
Her taşıyıcının kendine özgü bir entegrasyon yapısı vardır. Kimileri modern API'ler kullanır, kimileri EDI; üstelik ayrıntılar taşıyıcıdan taşıyıcıya değişir. Bir taşıyıcıyla bağlantı kurmak, bir sonrakinin nasıl kurulacağı konusunda size çok az ipucu verir. Birkaçtan fazla taşıyıcıyla çalışmaya başladığınızda, her biri kendine özgü teknik gereksinimlere sahip birden fazla bağlantıyı aynı anda yönetmek zorunda kalırsınız.
Bu bağlantılar zamanla da değişir. Taşıyıcılar API'lerini günceller, veri gereksinimlerini revize eder ve format değişikliklerine gider. Bugün çalışan bir bağlantı, gelecek yıl da çalışmaya devam etmesi için bakım gerektirir. Bu, tek seferlik bir geliştirme değil, süregelen bir çabadır.
ERP'niz finans, stok, tedarik ve üretimi yönetmek için tasarlanmıştır. Taşıyıcı bağlantısı onun uzmanlık alanı değildir ve ERP tedarikçileri düzinelerce taşıyıcı entegrasyonunu güncel tutmak için yatırım yapmaz. ERP'lerin çoğundaki sevkiyat modülleri bir taşıyıcı atamanıza ve irsaliye yazdırmanıza izin verir; ancak tüm taşıyıcı listenizde canlı fiyat karşılaştırması ve sevkiyat siparişi verme ile özel bir TMS'nin kapsadığı diğer birçok alan söz konusu olduğunda yetersiz kalır. Temel bir sevkiyat alanı ile gerçek anlamda çalışan bir TMS-ERP entegrasyonu arasındaki fark tam da budur.
Tüm bunları şirket içinde sıfırdan geliştirmek ise hiç bitmeyen bir IT projesine dönüşür.
TMS ile ERP arasındaki veri akışı
Sipariş (ERP'den TMS'ye). Bir satış siparişi onaylandığında ve teslimat tetiklendiğinde, ERP sistemi sevkiyat bilgilerini TMS'ye iletir: alıcı, adres, kalemler, ağırlıklar, boyutlar ve istenen teslimat tarihi. Bu aktarım, kimsenin bilgileri yeniden girmesine gerek kalmadan sevkiyat siparişinin başlamasını sağlar. Bu süreç gecikirse tüm zincir etkilenir.
Sevkiyat durumu (TMS'den ERP'ye). Sevkiyat siparişi verildikten sonra TMS, seçilen taşıyıcıyı, takip referansını ve teslimat kilometre taşlarını ERP'ye geri gönderir. Böylece şirketteki herkes — satış, müşteri hizmetleri veya üretim hattındaki çalışanlar — bir taşıyıcı portalına giriş yapmadan siparişin nerede olduğunu görebilir.
Navlun maliyeti (TMS'den ERP'ye). Sevkiyatın gerçek maliyeti, finansal kayıtlarınızda ilgili siparişe karşı kaydedilir. Bu, fatura kontrolünü kör bir onaydan anlaşılan fiyatla karşılaştırmaya dönüştürür. Navlun faturalama hatalarının orta ölçekli şiperlere yıllık toplam navlun harcamalarının yüzde üçü ile yüzde yedisi arasında bir maliyet çıkardığı tahmin edilmektedir; bu hataları ancak beklenen maliyet faturanın yanı sıra sisteme kaydedilmişse tespit etmek mümkündür.
TMS-ERP entegrasyonu nasıl işler?
İki sistem birbirine bağlandığında tek bir sevkiyat şu şekilde ilerler.
- Sipariş ERP'nizde oluşturulur. Bir satış siparişi gelir ve bugün olduğu gibi bir teslimatı tetikler.
- Teslimat verileri otomatik olarak TMS'ye akar. Alıcı, adres, kalemler, ağırlıklar ve boyutlar, kimse manuel olarak girmeden TMS'ye iletilir.
- Taşıyıcıyı seçer ve sevkiyat siparişi verirsiniz. Taşıyıcılarınız arasında canlı fiyatları karşılaştırır, en uygun olanı seçer ve birkaç tıklamayla sevkiyat siparişini tamamlarsınız.
- Etiketler ve belgeler otomatik olarak oluşturulur. Kargo etiketi, CMR ve diğer evraklar, her taşıyıcının gerektirdiği formatta sevkiyat verilerinden otomatik olarak üretilir.
- Takip bilgisi ve maliyet ERP'ye geri döner. Takip referansı ve gerçek navlun maliyeti ERP'ye geri aktarılır; böylece finansal kaydınız eksiksiz olur ve ekibiniz faturayı daha sonra anlaşılan tutarla karşılaştırabilir.
Bunu manuel süreçle kıyaslayın: ikinci ile beşinci adımlar arasındaki her şey, her sevkiyat için, çoğu zaman birden fazla taşıyıcı portalında elle yapılır. Veriler önce portale, ardından ERP'ye girilir. Her giriş bir hata fırsatıdır ve her sevkiyat ekstra zaman alır.
TMS-ERP entegrasyonunun ölçülebilir faydaları
- Zaman. En görünür fayda budur. Bir sevkiyatı manuel olarak sipariş etmek on beş ile yirmi dakika alır. Veriler yerli yerine oturduğunda ve fiyatlar sisteme yüklendiğinde bu süre birkaç dakikaya düşer. Ayda birkaç yüz sevkiyatınız varsa bu, günlerce iş gücü tasarrufu anlamına gelir.
- Doğruluk. Sevkiyat verileri ERP'ye bir kez girilip her yerde kullanıldığında, kopyala-yapıştır hatalarından kaynaklanan hataların tamamı ortadan kalkar: yanlış yazılmış posta kodları, hatalı etiketlenmiş sevkiyatlar, reddedilen siparişler ve yanlış depoya gönderilen paketler. Bu sorunlar aylık raporlarda değil, müşteriden gelen bir telefon aramasıyla kendini gösterir.
- Görünürlük. Neyin yolda olduğunu anlamak için ayrı ayrı taşıyıcı portallarına giriş yapmak yerine, tüm taşıyıcıları kapsayan tek bir görünüm elde edersiniz. Üretim planlayıcısı veya satış ekibi bir siparişin nerede olduğunu sorduğunda anında yanıt verebilirsiniz. Bu fayda ölçek büyüdükçe daha da belirginleşir: vana üreticisi AVK, navlun taleplerini e-posta üzerinden yönetiyordu; 25 şirket ve 70 kullanıcı sisteme bağımlı hale gelince Cargoson'a geçti ve grup genelindeki birleşik hacim verisiyle taşıyıcılara yaklaşabilir hale geldi.
Farklı boyutlarda kargo gönderen, farklı destinasyonlara ve farklı frekanslarda çalışan üretim şirketleri için iş için en uygun taşıyıcıyı hızlıca kontrol etme ve genel bir bakış açısı sunuyor.
Agnieszka Skrzypińska, Global Kategori Navlun Müdürü
- Sürdürülebilirlik. İşe alım, sevkiyat siparişi ve takip süreçlerinin tamamı tek bir bağlı sistem üzerinden yürütüldüğünde, bilgi kişilerin alışkanlıklarında değil sistemde depolanır. Bu, sürecin artık kimin hangi portali kullandığını ve şifrelerin nerede tutulduğunu bilmesine bağlı olmadığı anlamına gelir. Biri izindeyken, hastalanırken veya işten ayrılırken operasyonlar kesintisiz devam edebilir.
Çok sayıda entegrasyon yerine tek bir entegrasyon
Bir TMS'nin getirdiği asıl değişiklik, yönetmeniz gereken bağlantı sayısındadır. Her taşıyıcı için ayrı bir entegrasyon kurup bakımını yapmak yerine, yalnızca TMS'ye tek bir bağlantı kurmanız yeterlidir. TMS, arkasındaki tüm taşıyıcı bağlantılarını kendisi yönetir. Yeni bir taşıyıcı eklediğinizde bu artık başlı başına bir IT projesi değildir: ya bağlantı zaten mevcuttur ya da TMS sağlayıcısı onu kurar. Alet ve makine toptancısı Stokker, yeni bir ERP'ye geçtiğinde tam olarak bunu yaptı: her taşıyıcı entegrasyonunu yeni sistemde sıfırdan kurmak yerine tüm taşıma ortaklarını Cargoson üzerinden bağladı, kurulum süresini haftalardan dakikalara indirdi ve şimdi iki kişilik bir ekiple ayda 15.000 sevkiyatı yönetiyor.
Farklı taşıma sağlayıcılarıyla tek tek entegrasyon başlatmak istemedik. Hedefimiz Cargoson olan tek bir merkez noktası kullanmaktı. Bu, daha hızlı hareket etmemizi ve müşterilerimize gerçek değer sunmamızı sağlıyor; çünkü tüm taşıma ortaklarını birbirine bağlamak için para harcamak zorunda kalmıyoruz.
Taivo Karu, Stokker Tedarik Zinciri Başkanı ve Yönetim Kurulu Üyesi
Aynı tek merkez nokta gelen tarafta da işe yarar: tedarikçilerinizin sözleşmeli fiyatlarınız üzerinden bu sistem aracılığıyla sevkiyat siparişi vermesine izin verirseniz, gelen hammaddeleri giden mallarla birlikte görebilirsiniz; büyük üreticiler için en büyük kazanımlar çoğunlukla bu tarafta ortaya çıkar.
Bu yaklaşım aynı zamanda taşıyıcıların sunduğu hizmetlerin büyük ölçüde farklılaşması sorununu da çözer. Kimi taşıyıcıların tam kapsamlı bir fiyatlandırma ve sevkiyat siparişi API'si vardır, kimileri yalnızca bir rezervasyon portalı sunar, bazıları ise hâlâ tamamen e-posta üzerinden çalışır. İyi bir TMS, taşıyıcının bıraktığı boşlukları doldurarak bu farklılıkları dengeler. Bir taşıyıcının fiyatlandırma API'si yoksa, müzakere ettiğiniz fiyat listesi sisteme yüklenir ve fiyat hesaplaması orada gerçekleşir. Aynı durum transit süreler, takip, etiketler ve nakliye belgeleri için de geçerlidir.
IT ekibiniz açısından önemli olan nokta şudur: TMS, ERP'nize tek bir API sunar. ERP'de tetiklenen bir teslimat, bu tek bağlantı üzerinden tüm taşıyıcılarınızdan canlı fiyat talep edebilir ve seçilen taşıyıcıya sevkiyat siparişi verebilir. Takip referansı ve maliyet de aynı yolla geri döner. Geliştiricilerinizin yalnızca bir kez entegrasyon yapması yeterlidir; bireysel taşıyıcı bağlantılarına bir daha dokunmaları gerekmez. Medikal cihaz üreticisi SomnoMed, tüm taşıyıcılarını tek bir Cargoson entegrasyonu aracılığıyla NetSuite'e bağladı ve yalnızca Fransa'da etiket oluşturma süresini günde 90 dakikadan 20 dakikaya indirdi; ardından aynı yapıyı diğer Avrupa merkezlerine de yaydı.
TMS-ERP entegrasyonunda nelere dikkat etmeli ve Cargoson nasıl destek sağlar?
Her TMS, ERP entegrasyonuna aynı şekilde yaklaşmaz. Kimileri her bağlayıcı için ayrı ücret alır, kimileri yalnızca tek yönlü veri akışı sunar. Teknik doğrulama aşamasına geçmeden önce her tedarikçiye sormanız gereken sorular şunlardır; Cargoson'un her birine nasıl yanıt verdiğini de paylaşıyoruz; zira Cargoson, Avrupalı üreticiler ve toptancılar için ERP'niz ile taşıyıcılarınız arasında tam da bu katman olacak şekilde tasarlanmıştır.
ERP'nize doğrudan bağlanıyor mu? SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo veya Monitor gibi kullandığınız platforma özgü olarak sorun. Hazır bir bağlayıcı, kurulumun özel geliştirme değil yapılandırma işi olduğu anlamına gelir; bu nedenle tedarikçinin ERP'nizi destekleyip desteklemediğini değil, kaç tane canlı entegrasyonunun halihazırda mevcut olduğunu sorun.
Cargoson, başlıca platformlar için önceden oluşturulmuş bağlayıcılar sunar: Microsoft Dynamics, Dynamics 365 Finance and Operations, NetSuite ve Odoo'nun yanı sıra depo ve e-ticaret sistemleri de dahildir. Platformunuz bu listede yer alıyorsa bağlayıcı zaten hazırdır.
Yapılandırma mı, yoksa özel geliştirme mi? Bu soru, uygulamanın günler mi yoksa aylar mı süreceğini ortaya koyar ve IT ekibinizin ilk sormak isteyeceği şey budur.
Cargoson'un bağlayıcıları zaten mevcut olduğundan, ERP'nizi bağlamak özel bir geliştirme değil yapılandırma işidir. Bu da uygulama sürelerini yalnızca birkaç günde tutar.
Veri akışı çift yönlü mü? Yalnızca siparişleri TMS'ye ileten tek yönlü bir akış, sorunun yalnızca yarısını çözer. Sevkiyat durumunun ve navlun maliyetinin ERP'ye geri dönmesi de gerekir.
Cargoson, takip referanslarını ve gerçek navlun maliyetlerini otomatik olarak geri gönderir; böylece finansal kaydınız eksiksiz kalır ve taşıyıcı faturalarını anlaşılan tutarla karşılaştırabilirsiniz.
Mevcut taşıyıcı sözleşmelerinizi ve fiyatlarınızı kullanıyor mu? Halihazırda müzakere ettiğiniz fiyatlarla çalışan bir platform istiyorsunuz; böylece fiyatlandırmanızı ve taşıyıcı ilişkilerinizi korursunuz. İyi bir TMS size yeni taşıyıcılar dayatmaz veya herhangi bir şeyi yeniden müzakere ettirmeye çalışmaz.
Cargoson bağımsız bir platformdur ve herhangi bir taşıyıcıya ait değildir; dolayısıyla kendi taşıyıcı sözleşmelerinizle doğrudan çalışır ve müzakere ettiğiniz fiyatlar size ait olmaya devam eder.
Yeni taşıyıcılar nasıl eklenir ve ne kadar sürer? Taşıyıcı eklemek veya değiştirmek aylar değil günler almalıdır. Henüz bağlı olmayan bir taşıyıcıyla çalışmaya başladığınızda ne olduğunu ve bu entegrasyonu kimin kurduğunu sorun.
Cargoson, doğrudan API ve EDI aracılığıyla 2.000'den fazla taşıyıcıya bağlanır; fiyatları, transit süreleri ve takip bilgilerini otomatik olarak senkronize eder. Henüz bağlı olmayan bir taşıyıcıyla çalışıyorsanız Cargoson bu entegrasyonu ek ücret almadan kurar.
Yaygın hatalardan kaçınmak için pratik ipuçları
Bu projeleri zorlaştıran şey nadiren teknolojidir. Birkaç pratik önlem, bir TMS-ERP entegrasyonunu rayında tutar ve yaygın hatalardan kaçınmanızı sağlar:
- ERP'nizin yerleşik sevkiyat modülünü bir TMS gibi değerlendirmeyin. Bu modül genellikle özel bir sistemin yaptıklarının yalnızca küçük bir bölümünü karşılar. Taşıyıcı atamanıza ve irsaliye yazdırmanıza izin verir; ancak taşıyıcılar arası fiyat karşılaştırması, takip ve navlun faturası mutabakatı çoğunlukla eksiktir.
- Taşıyıcı ve adres verilerinizi düzenleyin. ERP'niz tutarsız taşıyıcı kodları kullanıyorsa veya adres alanlarında karmaşıklık varsa, bu sorunlar doğrudan TMS'ye taşınır. Bağlantıyı kurmadan önce küçük bir temizlik yapmak, sonradan sorun gidermede çok zaman kazandırır.
- Test etmeden canlıya geçmeyin. İyi bir TMS size bir test ortamı sunar; bunu kullanın: herhangi bir şey taşıyıcıya ulaşmadan önce gerçek siparişlerin bir grubunu uçtan uca çalıştırın. Test ortamında yakalanan bir hata, bir log satırıdır. Canlı ortamda aynı hata, yanlış bir etiket ve boşuna gönderilmiş bir taşıyıcı demektir. Cargoson bunun için bir test ortamı sağlar; böylece taahhüt vermeden önce entegrasyonu test edip çalıştığını görebilirsiniz.
- Bir sahip belirleyin. Entegrasyon kur-unut türü bir şey değildir: ERP'ler güncellenir, taşıyıcılar format değiştirir. Bu değişiklikleri izlemekten sorumlu birinin olması, sessiz bir düzeltme ile sürpriz bir sorun arasındaki farktır.
İşletmenizin bildiği ile mallarınızın hareket etme biçimi arasındaki bağlantı, birinin bir taşıyıcı portalına adres yeniden yazmasına bağlı olmamalıdır. Zaman kaybının, hataların ve bilginin tek bir kişinin alışkanlıklarına hapsolmasının yaşandığı yer tam da bu manuel adımdır.
TMS, bu boşluğu kapatan katmandır. Doğru kurulduğunda TMS-ERP entegrasyonu şu anlama gelir: ERP'niz siparişi yönetir, taşıyıcılarınız navlunu taşır ve aradaki iş artık manuel olmaktan çıkar.
ERP'nizi ve taşıyıcılarınızı nasıl bağlayabileceğinizi görmek istiyorsanız ücretsiz bir demo rezervasyonu yapın; size her adımı memnuniyetle anlatalım.
LinkedIn
Cargoson
