Gdy zamówienie sprzedaży trafia do systemu ERP i towar jest gotowy do wysyłki, ktoś nadal musi zarezerwować transport, żeby dostarczyć go do odbiorcy. To właśnie w tym miejscu ERP – system zarządzający całą firmą – nie jest w stanie działać dalej samodzielnie. I właśnie tu wchodzi w grę integracja TMS z ERP.
ERP zna klienta, adres, pozycje zamówienia i ich wagi. Nie może jednak zarezerwować przesyłki, bo nie ma bezpośredniego połączenia z DHL, DSV, DB Schenker ani z regionalnym przewoźnikiem, z którego korzystasz. Ktoś z Twojego zespołu otwiera więc portal przewoźnika, ręcznie wpisuje dane dostawy, rezerwuje przesyłkę i kopiuje numer śledzenia z powrotem do ERP. Potem robi to samo w innym portalu dla kolejnego przewoźnika.
To właśnie jest luka między tym, co Twoja firma wie, a tym, jak faktycznie przemieszczają się towary. Większość zespołów logistycznych wypełnia ją ręcznie – i kosztuje ich to więcej, niż zdają sobie sprawę. Ten ręczny krok warto przyjrzeć się bliżej, podobnie jak temu, co zmienia integracja TMS z ERP.
Czym jest integracja TMS z ERP?
Po obu stronach tej luki stoją dwa systemy. ERP to rdzeń firmy – obsługuje finanse, magazyn, zakupy, produkcję i zamówienia, które uruchamiają wszystkie kolejne procesy. Do popularnych platform ERP w branży produkcyjnej należą SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo i Monitor. Oprogramowanie do zarządzania transportem (TMS) odpowiada za operacje transportowe: porównywanie stawek przewoźników, rezerwację przesyłek, generowanie etykiet i dokumentów przewozowych, śledzenie dostaw oraz weryfikację faktur od przewoźników. Jeśli chcesz poznać pełne porównanie obu systemów i dowiedzieć się, czy potrzebujesz obydwu, przeczytaj nasz artykuł ERP vs TMS.
Integracja TMS z ERP to dwukierunkowy most danych łączący oba systemy. Gdy zamówienie zostaje potwierdzone w ERP, integracja przekazuje szczegóły przesyłki do TMS. Po zarezerwowaniu transportu i nadaniu przesyłki TMS odsyła do ERP dane o wybranym przewoźniku, numer śledzenia oraz rzeczywisty koszt frachtu. ERP pozostaje właścicielem zamówienia, a przewoźnicy nadal realizują dostawy. Integracja eliminuje ręczne przekazywanie danych pomiędzy systemami – nikt nie musi ponownie wpisywać szczegółów przesyłki do portalu, a potem jeszcze raz do ERP.
Bez tego połączenia to Twój zespół staje się łącznikiem: eksportuje arkusze kalkulacyjne, kopiuje numery śledzenia między zakładkami i ręcznie uzgadnia koszty frachtu, które połączony system dopasowywałby automatycznie.
Dlaczego ERP nie może samodzielnie połączyć się z przewoźnikami
ERP i przewoźnicy korzystają z różnych systemów, a nadążanie za nimi wszystkimi to praca na pełen etat – i to taka, którą dostawca ERP nie ma żadnego powodu podejmować.
Każdy przewoźnik ma własną konfigurację integracji. Jedni korzystają z nowoczesnych API, inni z EDI, a szczegóły różnią się w zależności od firmy. Zbudowanie połączenia z jednym przewoźnikiem niewiele mówi o tym, jak zbudować następne. Gdy współpracujesz z więcej niż kilkoma przewoźnikami, utrzymujesz kilka różnych połączeń, z których każde ma swoje specyficzne wymagania.
Połączenia te zmieniają się też w czasie. Przewoźnicy aktualizują swoje API, modyfikują wymagania dotyczące danych i zmieniają formaty. Połączenie, które działa dziś, wymaga regularnej konserwacji, żeby działało również za rok. To nie jest jednorazowy projekt, lecz ciągłe zaangażowanie.
ERP został zaprojektowany do zarządzania finansami, magazynem, zakupami i produkcją. Łączność z przewoźnikami to nie jego specjalność, a dostawcy ERP nie inwestują w utrzymywanie dziesiątek aktualnych integracji z przewoźnikami. Większość modułów wysyłkowych w ERP pozwala przypisać przewoźnika i wydrukować dokument dostawy, ale brakuje im obsługi rezerwacji w czasie rzeczywistym i porównywania stawek w całej sieci przewoźników, a także kilku innych obszarów, które obsługuje dedykowany TMS. To właśnie różnica między podstawowym polem „przewoźnik" a działającą integracją TMS z ERP.
Budowanie tego wszystkiego we własnym zakresie staje się więc projektem IT, który nigdy tak naprawdę się nie kończy.
Jak dane przepływają między TMS a ERP
Zamówienie (z ERP do TMS). Gdy zamówienie sprzedaży zostaje potwierdzone i uruchamiana jest dostawa, ERP przekazuje do TMS szczegóły przesyłki: dane odbiorcy, adres, pozycje, wagi, wymiary i wymaganą datę dostawy. Dzięki temu rezerwacja może się rozpocząć bez konieczności ponownego wprowadzania danych. Opóźnienie na tym etapie wpływa na cały dalszy łańcuch.
Status przesyłki (z TMS do ERP). Po dokonaniu rezerwacji TMS odsyła do ERP informacje o wybranym przewoźniku, numer śledzenia oraz kolejne statusy dostawy. Dzięki temu każda osoba w firmie przeglądająca zamówienie – czy to w dziale sprzedaży, obsługi klienta, czy na hali produkcyjnej – może sprawdzić, gdzie jest przesyłka, bez logowania się do portalu przewoźnika.
Koszt frachtu (z TMS do ERP). Rzeczywisty koszt przesyłki jest rejestrowany w dokumentacji finansowej przy odpowiednim zamówieniu. Dzięki temu weryfikacja faktur przestaje być ślepym zatwierdzaniem – staje się porównaniem z uzgodnioną wcześniej stawką. Szacuje się, że błędy w fakturach frachtowych kosztują średniej wielkości załadowców od 3% do 7% rocznych wydatków na transport. Wykrycie tych błędów jest możliwe tylko wtedy, gdy oczekiwany koszt jest zapisany w systemie obok faktury.
Jak wygląda integracja TMS z ERP w praktyce
Oto jak przebiega obsługa pojedynczej przesyłki po połączeniu obu systemów.
- Zamówienie jest tworzone w ERP. Wpływa zamówienie sprzedaży i uruchamia dostawę – tak samo jak dzieje się to dziś.
- Dane dostawy automatycznie trafiają do TMS. Dane odbiorcy, adres, pozycje, wagi i wymiary są przesyłane do TMS bez ręcznego wprowadzania.
- Wybierasz przewoźnika i rezerwujesz transport. Porównujesz aktualne stawki wszystkich swoich przewoźników, wybierasz odpowiedniego i rezerwujesz w kilku kliknięciach.
- Etykiety i dokumenty są generowane automatycznie. Etykieta wysyłkowa, CMR i wszelkie inne dokumenty są tworzone na podstawie danych przesyłki, w formacie wymaganym przez danego przewoźnika.
- Dane o śledzeniu i kosztach wracają do ERP. Numer śledzenia i rzeczywisty koszt frachtu są automatycznie przesyłane do ERP, dzięki czemu dokumentacja finansowa jest kompletna, a Twój zespół może później zweryfikować fakturę względem uzgodnionych warunków.
Porównaj to z wersją ręczną, w której kroki od drugiego do piątego są wykonywane ręcznie dla każdej przesyłki, często w kilku różnych portalach przewoźników. Dane są wprowadzane raz do portalu i jeszcze raz do ERP. Każde wprowadzenie to ryzyko błędu, a każda przesyłka pochłania dodatkowy czas.
Wymierne korzyści z integracji TMS z ERP
- Czas. To najbardziej widoczna korzyść. Ręczna rezerwacja przesyłki zajmuje od piętnastu do dwudziestu minut. Gdy dane są już w systemie i stawki są wczytane, czas ten spada do zaledwie kilku minut. Przy kilkuset przesyłkach miesięcznie przekłada się to na oszczędność wielu dni pracy.
- Dokładność. Gdy dane przesyłki są wprowadzane raz w ERP i wykorzystywane wszędzie indziej, znika cała klasa błędów wynikających z kopiowania i przepisywania: koniec z błędnymi kodami pocztowymi, źle opisanymi przesyłkami, odrzuconymi rezerwacjami i paczkami wysłanymi do niewłaściwego magazynu. Takie problemy nie pojawiają się w miesięcznym raporcie – objawiają się telefonem od niezadowolonego klienta.
- Widoczność. Zamiast logować się do osobnych portali przewoźników, żeby ustalić, co jest w drodze, masz jeden widok na wszystkich przewoźników. Gdy planista produkcji lub handlowiec pyta, gdzie jest zamówienie, możesz odpowiedzieć od razu. Korzyść ta rośnie wraz ze skalą: producent zaworów AVK obsługiwał zapytania frachtowe przez e-mail, aż 25 spółek i 70 użytkowników zaczęło polegać na tym systemie – wtedy firma przeszła na Cargoson i mogła podchodzić do przewoźników z danymi o łącznych wolumenach z całej grupy.
Dla firm produkcyjnych wysyłających towary o różnych rozmiarach do różnych miejsc docelowych z różną częstotliwością daje to dobry przegląd sytuacji i szybką możliwość sprawdzenia najlepszego przewoźnika dla danego zlecenia.
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
- Ciągłość operacyjna. Gdy wdrożenie, rezerwacja i śledzenie przesyłek odbywają się przez jeden połączony system, wiedza jest przechowywana w systemie, a nie w nawykach konkretnej osoby. Proces przestaje zależeć od tego, kto wie, do którego portalu się zalogować i gdzie są hasła. Gdy ktoś jest na urlopie, na zwolnieniu lekarskim lub odchodzi z firmy, operacje toczą się bez zakłóceń.
Jedna integracja zamiast wielu
Prawdziwa zmiana, którą wnosi TMS, dotyczy liczby połączeń, którymi musisz zarządzać. Zamiast budować i utrzymywać osobną integrację dla każdego przewoźnika, budujesz tylko jedno połączenie – z TMS. To TMS obsługuje wszystkie połączenia z przewoźnikami po swojej stronie. Gdy dodajesz nowego przewoźnika, nie zaczynasz kolejnego projektu IT. Albo połączenie już istnieje, albo buduje je dostawca TMS. Tak właśnie postąpił dystrybutor narzędzi i maszyn Stokker, przechodząc na nowy ERP: zamiast odbudowywać każdą integrację z przewoźnikami w nowym systemie, podłączył wszystkich partnerów transportowych przez Cargoson, skrócił czas konfiguracji z tygodni do minut i teraz obsługuje 15 000 przesyłek miesięcznie z dwuosobowym zespołem.
Nie chcieliśmy samodzielnie inicjować integracji ze wszystkimi różnymi dostawcami transportu. Naszym celem było korzystanie z jednego centralnego punktu, którym jest Cargoson. To w pełni pomaga nam działać szybciej i realnie dostarczać wartość naszym klientom, bo nie musimy wydawać pieniędzy na łączenie wszystkich partnerów transportowych.
Taivo Karu, Head of Supply Chain and Board Member at Stokker
Ten sam centralny punkt sprawdza się również po stronie dostaw przychodzących: pozwól swoim dostawcom rezerwować transport według Twoich wynegocjowanych stawek przez ten sam system, a będziesz mógł śledzić przychodzące surowce obok towarów wychodzących. Dla większych producentów to często obszar, w którym można osiągnąć największe oszczędności.
Rozwiązuje to też problem zróżnicowania usług oferowanych przez przewoźników. Jedni mają pełne API do wyceny i rezerwacji, inni dysponują tylko portalem, a niektórzy nadal działają wyłącznie przez e-mail. Dobry TMS wyrównuje te różnice, wypełniając luki pozostawione przez danego przewoźnika. Jeśli przewoźnik nie ma API do wyceny, Twój wynegocjowany cennik jest wczytywany do systemu i to tam odbywa się kalkulacja ceny. To samo dotyczy czasów tranzytu, śledzenia przesyłek, etykiet i dokumentów przewozowych.
Dla Twojego działu IT kluczowe jest to, że TMS udostępnia jedno API dla ERP. Dostawa uruchomiona w ERP może pobierać aktualne stawki od wszystkich przewoźników i rezerwować wybranego przez to jedno połączenie. Numer śledzenia i koszt są zwracane tą samą drogą. Programiści integrują się raz i nigdy więcej nie muszą dotykać indywidualnych połączeń z przewoźnikami. Producent urządzeń medycznych SomnoMed podłączył wszystkich swoich przewoźników do NetSuite przez jedną integrację z Cargoson i skrócił czas tworzenia etykiet z 90 do 20 minut dziennie – tylko we Francji – a następnie wdrożył to samo rozwiązanie w pozostałych europejskich oddziałach.
Na co zwrócić uwagę przy integracji TMS z ERP i jak może pomóc Cargoson
Nie każdy TMS podchodzi do integracji z ERP tak samo. Niektórzy dostawcy pobierają opłatę za każdy konektor, inni oferują tylko jednokierunkowy przepływ danych. Poniżej znajdziesz pytania, które warto zadać każdemu dostawcy przed etapem weryfikacji technicznej – wraz z odpowiedziami Cargoson, ponieważ Cargoson jest zbudowany właśnie jako ta warstwa pośrednia między ERP a przewoźnikami dla europejskich producentów i dystrybutorów.
Czy system łączy się natywnie z Twoim ERP? Zapytaj konkretnie o swoją platformę – czy to SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo czy Monitor. Natywny konektor oznacza, że wdrożenie to konfiguracja, a nie programowanie na zamówienie. Zapytaj więc, ile aktywnych integracji dostawca ma już z Twoim ERP – nie tylko czy go obsługuje.
Cargoson oferuje gotowe konektory dla głównych platform, w tym Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite i Odoo, a także systemów magazynowych i e-commerce. Jeśli Twoja platforma jest na tej liście, konektor już istnieje.
Czy to konfiguracja, czy programowanie na zamówienie? To pytanie pozwala ocenić, czy wdrożenie potrwa dni czy miesiące – i to właśnie ono będzie pierwsze na liście Twojego działu IT.
Ponieważ konektory Cargoson już istnieją, podłączenie ERP to kwestia konfiguracji, a nie tworzenia rozwiązania od zera. Dzięki temu czas wdrożenia skraca się do zaledwie kilku dni.
Czy przepływ danych jest dwukierunkowy? Jednokierunkowy przepływ, który tylko przesyła zamówienia do TMS, rozwiązuje połowę problemu. Potrzebujesz też statusów przesyłek i kosztów frachtu wracających do ERP.
Cargoson automatycznie odsyła numery śledzenia i rzeczywiste koszty frachtu do ERP, dzięki czemu dokumentacja finansowa jest zawsze kompletna i możesz weryfikować faktury przewoźników względem uzgodnionych warunków.
Czy system korzysta z Twoich istniejących umów i stawek z przewoźnikami? Zależy Ci na platformie, która działa w oparciu o stawki, które już wynegocjowałeś – tak żebyś zachował swoje ceny i relacje z przewoźnikami. Dobry TMS nie narzuca nowych przewoźników ani niczego nie renegocjuje.
Cargoson to niezależna platforma, która nie należy do żadnego przewoźnika – pracujesz bezpośrednio na swoich umowach i zachowujesz wynegocjowane stawki. W Cargoson Twoje ceny pozostają Twoje.
Jak dodawani są nowi przewoźnicy i ile to trwa? Dodanie lub zmiana przewoźnika powinna zajmować dni, nie miesiące. Zapytaj, co się dzieje, gdy chcesz dołączyć przewoźnika, który nie jest jeszcze podłączony, i kto buduje tę integrację.
Cargoson łączy się z ponad 2000 przewoźnikami przez bezpośrednie API i EDI, automatycznie synchronizując stawki, czasy tranzytu i śledzenie przesyłek. Jeśli współpracujesz z przewoźnikiem, który nie jest jeszcze podłączony, Cargoson buduje tę integrację bez dodatkowych kosztów.
Praktyczne wskazówki, jak uniknąć typowych błędów
Rzadko kiedy to technologia sprawia, że takie projekty są trudne. Kilka praktycznych zasad pozwala utrzymać integrację TMS z ERP na właściwym torze i uniknąć najczęstszych pułapek:
- Nie traktuj wbudowanego modułu wysyłkowego ERP jak TMS. Taki moduł zazwyczaj pokrywa ułamek tego, co robi dedykowany system. Pozwoli przypisać przewoźnika i wydrukować dokument dostawy, ale porównywanie stawek, śledzenie przesyłek i uzgadnianie faktur frachtowych są zwykle poza jego zasięgiem.
- Uporządkuj dane o przewoźnikach i adresach. Jeśli Twój ERP używa niespójnych kodów przewoźników lub ma nieuporządkowane pola adresowe, te problemy przeniosą się bezpośrednio do TMS. Trochę porządków przed podłączeniem systemów zaoszczędzi Ci wielu godzin rozwiązywania problemów później.
- Nie uruchamiaj systemu bez testów. Dobry TMS daje Ci środowisko testowe – skorzystaj z niego: przepuść partię prawdziwych zamówień przez cały proces od początku do końca, zanim cokolwiek dotrze do przewoźnika. Błąd wykryty w środowisku testowym to wpis w logu. Ten sam błąd na produkcji to zła etykieta i przewoźnik wysłany na darmo. Cargoson udostępnia środowisko testowe właśnie po to, żebyś mógł sprawdzić integrację i zobaczyć, że działa, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.
- Wyznacz właściciela integracji. Integracja to nie rozwiązanie „ustaw i zapomnij": ERP są aktualizowane, a przewoźnicy zmieniają formaty. Posiadanie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie tych zmian to różnica między cichą poprawką a nieprzyjemną niespodzianką.
Połączenie między tym, co Twoja firma wie, a tym, jak przemieszczają się Twoje towary, nie powinno zależeć od kogoś, kto ręcznie przepisuje adres do portalu przewoźnika. To właśnie w tym ręcznym kroku traci się czas, pojawiają się błędy i wiedza zostaje uwięziona w nawykach jednej osoby.
TMS to warstwa, która zamyka tę lukę. Dobrze wdrożona integracja TMS z ERP oznacza, że ERP zachowuje zamówienie, przewoźnicy realizują transport, a praca pomiędzy nimi przestaje być ręczna.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak połączyć swój ERP z przewoźnikami, zarezerwuj bezpłatne demo – chętnie przeprowadzimy Cię przez cały proces.
LinkedIn
Cargoson
