Integracija TMS-ERP: kako povezati prevoz s sistemom, ki poganja vaše poslovanje

Ko je prodajno naročilo v vašem ERP-ju in je blago pripravljeno za odpremo, mora nekdo še vedno naročiti prevoz do končnega prejemnika. Prav tu se ERP-sistem, ki poganja vaše poslovanje, ustavi – in prav tu stopi v igro integracija TMS-ERP.

Vaš ERP pozna stranko, naslov, artikle in njihove teže. Ne more pa naročiti pošiljke, ker nima neposredne povezave z DHL, DSV, DB Schenkerjem ali regionalnim prevoznikom, ki ga uporabljate. Zato nekdo iz vaše ekipe odpre portal prevoznika, ročno vnese podatke o dostavi, naroči pošiljko in referenčno številko za sledenje prepiše nazaj v ERP. Nato enako ponovi v drugem portalu za naslednjega prevoznika.

To je vrzel med tem, kar vaše podjetje ve, in tem, kako se vaše blago dejansko premika. Večina logističnih ekip to vrzel zapolni ročno – in to jih stane več, kot se zavedajo. Ročni korak si zasluži podrobnejši pogled, prav tako pa tudi to, kako ga integracija sistemov TMS in ERP odpravi.

Kaj je integracija TMS-ERP?

Na vsaki strani te vrzeli stoji en sistem. ERP je jedro vašega poslovanja: skrbi za finance, zaloge, nabavo, proizvodnjo in naročila, ki sprožijo vse nadaljnje procese. Med najpogostejšimi ERP-platformami v proizvodnji so SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo in Monitor. Sistem za upravljanje prevozov (TMS) pa skrbi za prevozne operacije: primerjanje cen prevoznikov, naročanje pošiljk, tiskanje etiket in prevoznih dokumentov, sledenje dostavam ter preverjanje računov prevoznikov. Če želite podrobnejšo primerjavo obeh sistemov in odgovor na vprašanje, ali potrebujete oba, preberite naš članek ERP vs TMS.

Integracija TMS-ERP je dvosmerni podatkovni most, ki oba sistema poveže. Ko je naročilo potrjeno v ERP-ju, integracija posreduje podatke o pošiljki v TMS. Ko je pošiljka naročena in na poti, TMS vrne v ERP podatke o prevozniku, referenčno številko za sledenje in dejanski strošek prevoza. ERP ostane odgovoren za naročilo, vaši prevozniki pa nadaljujejo s prevozom blaga. Integracija odpravi ročno posredovanje vmes, tako da nihče ne potrebuje znova vnašati podatkov o pošiljki v portal in nato še v ERP.

Brez te povezave postane vaša ekipa sama ta most: izvažate preglednice, prepisujete referenčne številke med zavihki in usklajujete stroške prevoza, ki bi jih povezan sistem samodejno ujel.

Zakaj vaš ERP ne more sam vzpostaviti povezave s prevozniki

Vaš ERP in vaši prevozniki uporabljajo različne sisteme, vzdrževanje vseh teh povezav pa je polni delovni čas – in to je naloga, ki je vaš ponudnik ERP-ja nima razloga prevzeti.

Vsak prevoznik ima svojo integracijo. Nekateri uporabljajo sodobne API-je, drugi EDI, podrobnosti pa se od prevoznika do prevoznika razlikujejo. Vzpostavitev povezave z enim prevoznikom vam pove zelo malo o tem, kako vzpostaviti naslednjo. Ko sodelujete z več kot peščico prevoznikov, vzdržujete toliko različnih povezav, vsako s svojimi posebnostmi.

Te povezave se sčasoma tudi spremenijo. Prevozniki posodabljajo svoje API-je, prilagajajo zahteve glede podatkov in revidirajo formate. Povezava, ki danes deluje, zahteva vzdrževanje, da bo delovala tudi prihodnje leto. Gre za stalno prizadevanje, ne za enkratno vzpostavitev.

ERP je bil zasnovan za upravljanje financ, zalog, nabave in proizvodnje. Povezljivost s prevozniki ni njegovo področje, zato ponudniki ERP-jev ne vlagajo v vzdrževanje ducatov integracij prevoznikov. Večina vgrajenih modulov za pošiljanje v ERP-ju vam omogoča dodelitev prevoznika in tiskanje dobavnice, ne pa živega naročanja in primerjave cen pri vseh vaših prevoznikih – skupaj z več drugimi področji, ki jih pokriva namenski TMS. To je razlika med preprostim poljem za prevoznika in delujočo integracijo TMS-ERP.

Gradnja vsega tega interno postane IT-projekt, ki se nikoli zares ne konča.

Kako potekajo podatki med vašim TMS-om in ERP-jem

Naročilo (iz ERP-ja v TMS). Ko je prodajno naročilo potrjeno in sproži dostavo, ERP posreduje podatke o pošiljki v TMS: prejemnika, naslov, artikle, teže, dimenzije in zahtevani datum dostave. Ta predaja omogoča začetek naročanja brez ponovnega vnosa podatkov. Vsaka zamuda v tem koraku vpliva na celotno verigo.

Status pošiljke (iz TMS-a nazaj v ERP). Po naročilu TMS vrne v ERP izbranega prevoznika, referenčno številko za sledenje in mejnike dostave. Tako lahko kdorkoli v podjetju, ki gleda naročilo – v prodaji, pri skrbi za stranke ali v proizvodnji – takoj vidi, kje se pošiljka nahaja, brez prijave v portal prevoznika.

Strošek prevoza (iz TMS-a nazaj v ERP). Dejanski strošek pošiljke se zabeleži pri naročilu v vaših finančnih evidencah. To pretvori preverjanje računov iz slepega odobravanja v primerjavo z dogovorjeno ceno. Ocenjuje se, da napake pri obračunu prevozov srednje velikim pošiljateljem stanejo med 3 % in 7 % celotnih letnih stroškov prevoza – te napake pa je mogoče odkriti le, če je pričakovani strošek skupaj z računom zabeležen v sistemu.

Kako izgleda integracija TMS-ERP v praksi

Poglejmo, kako poteka ena sama pošiljka, ko sta oba sistema povezana.

1. Naročilo se ustvari v vašem ERP-ju. Prispe prodajno naročilo in sproži dostavo – enako kot danes.
2. Podatki o dostavi samodejno potečejo v TMS. Prejemnik, naslov, artikli, teže in dimenzije se pošljejo v TMS brez ročnega vnosa.
3. Izberete prevoznika in naročite prevoz. Primerjate dejanske cene pri vseh vaših prevoznikih, izberete najprimernejšega in naročite z nekaj kliki.
4. Etikete in dokumenti se ustvarijo samodejno. Transportna etiketa, CMR in vsa ostala dokumentacija se generirajo iz podatkov o pošiljki v formatu, ki ga zahteva posamezni prevoznik.
5. Sledenje in strošek se vrneta v ERP. Referenčna številka za sledenje in dejanski strošek prevoza se samodejno preneseta nazaj v ERP, tako da je vaša finančna evidenca popolna in vaša ekipa lahko pozneje preveri račun glede na dogovorjeno ceno.

Primerjajte to z ročno različico, kjer se koraki od dva do pet opravijo ročno, za vsako pošiljko posebej, pogosto v več portalih prevoznikov. Podatki se vnesejo enkrat v portal in še enkrat v ERP. Vsak vnos je priložnost za napako, vsaka pošiljka pa vzame dodaten čas.

Merljive prednosti integracije TMS-ERP

• Čas. To je najbolj opazna prednost. Ročno naročanje pošiljke traja petnajst do dvajset minut. Ko so podatki vzpostavljeni in cene naložene, se čas skrči na le nekaj minut. Če imate na mesec več sto pošiljk, to pomeni prihranek dni dela.
• Natančnost. Ko se podatki o pošiljki vnesejo enkrat v ERP in se nato uporabijo povsod drugje, izgine cela vrsta napak, ki nastanejo pri kopiranju in lepljenju: ni napačno vnesenih poštnih številk, ni napačno označenih pošiljk, ni zavrnjenih naročil in ni paketov, poslanih na napačno skladišče. Te težave se ne pokažejo v mesečnem poročilu, temveč v obliki telefonskega klica razočarane stranke.
• Preglednost. Namesto da se prijavljate v ločene portale prevoznikov in sestavljate sliko o tem, kaj je v tranzitu, dobite en sam pregled čez vse prevoznike. Ko vas načrtovalec proizvodnje ali prodajna ekipa vpraša, kje je naročilo, lahko takoj odgovorite. Ta prednost raste z obsegom: proizvajalec ventilov AVK je prevozne povpraševaje urejal po e-pošti, dokler od sistema ni bilo odvisnih 25 podjetij in 70 uporabnikov – nato so prešli na Cargoson in pri prevoznikih nastopili s skupnimi podatki o obsegu celotne skupine.

Za proizvodna podjetja, ki pošiljajo različno blago v različne destinacije z različno pogostostjo, jim to daje dober pregled in hitro možnost preveriti najboljšega prevoznika za posamezno nalogo.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Odpornost. Ko se uvajanje, naročanje in sledenje izvajajo prek enega povezanega sistema, je znanje shranjeno v sistemu in ne v rutini posameznika. Proces tako ni več odvisen od tega, kdo ve, kateri portal uporabiti in kje so shranjena gesla. Ko je nekdo na dopustu, bolan ali odide, poslovanje teče naprej brez motenj.

Ena integracija namesto mnogih

Prava sprememba, ki jo prinese TMS, je v številu povezav, ki jih morate upravljati. Namesto da gradite in vzdržujete ločeno integracijo za vsakega prevoznika, vzpostavite le eno povezavo z TMS-om. TMS nato sam skrbi za vse povezave s prevozniki v ozadju. Ko dodate novega prevoznika, to ni nov IT-projekt. Bodisi povezava že obstaja, bodisi jo zgradi ponudnik TMS-a. Točno to je storil veletrgovec z orodji in stroji Stokker, ko je prešel na nov ERP: namesto da bi v novem sistemu na novo vzpostavil vsako integracijo prevoznika, je vse svoje prevoznike povezal prek Cargosona, čas vzpostavitve skrčil s tednov na minute in zdaj z dvočlansko ekipo mesečno obdela 15.000 pošiljk.

Nismo hoteli vzpostavljati integracij z vsemi različnimi prevozniki. Naš cilj je bil imeti eno samo centralno točko – Cargoson. To nam v celoti pomaga, da se premikamo hitreje in dejansko ustvarjamo vrednost za naše stranke, ker nam ni treba porabljati denarja za povezovanje vseh prevoznih partnerjev.

Taivo Karu, vodja oskrbovalne verige in član uprave pri Stokkerju

Ista enotna točka deluje tudi na vhodni strani: dovolite svojim dobaviteljem, da naročajo prevoz po vaših pogodbenih cenah prek nje, in tako boste imeli pregled nad vhodnimi surovinami vzporedno z odhodnimi pošiljkami – za večje proizvajalce so prav tu pogosto največji prihranki.

To rešuje tudi problem, da prevozniki ponujajo zelo različne storitve. Nekateri imajo popoln API za cene in naročanje, drugi le portal za naročanje, nekateri pa še vedno delujejo izključno po e-pošti. Dober TMS to izravna tako, da zapolni vrzeli, ki jih pusti posamezni prevoznik. Če prevoznik nima API-ja za cene, se vaš dogovorjeni cenik naloži v sistem in izračun cene se izvede tam. Enako velja za čase prevoza, sledenje, etikete in prevozne dokumente.

Za vašo IT-ekipo je ključno, da TMS zagotavlja en sam API za vaš ERP. Dostava, sprožena v ERP-ju, lahko prek te ene same povezave zahteva dejanske cene pri vseh vaših prevoznikih in naroči izbranega prevoznika. Referenčna številka za sledenje in strošek se vrneta po isti poti. Vaši razvijalci morajo integrirati le enkrat in se nikoli več ne ukvarjati s posameznimi povezavami prevoznikov. Proizvajalec medicinskih pripomočkov SomnoMed je vse svoje prevoznike povezal z NetSuiteom prek ene same integracije Cargoson in samo v Franciji skrčil ustvarjanje etiket s 90 minut na dan na 20 minut, nato pa enako rešitev razširil na svoja ostala evropska vozlišča.

Na kaj biti pozoren pri integraciji TMS-ERP in kako vam lahko pomaga Cargoson

Vsak TMS ne obravnava integracije z ERP-jem enako. Nekateri zaračunajo za vsak priključek, nekateri ponujajo le enosmerni prenos podatkov. To so vprašanja, ki jih je treba zastaviti vsakemu ponudniku pred fazo tehnične validacije – skupaj z odgovori Cargosona, saj je Cargoson zasnovan natanko kot ta vmesna plast med vašim ERP-jem in vašimi prevozniki za evropske proizvajalce in veletrgovce.

Ali se poveže z vašim ERP-jem brez dodatnega razvoja? Vprašajte konkretno o vaši platformi – bodisi SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ali Monitor. Vgrajen priključek pomeni, da je vzpostavitev stvar konfiguracije in ne razvoja po meri, zato vprašajte, koliko živih integracij ima ponudnik že vzpostavljenih z vašim ERP-jem – ne le ali ga podpira.

Cargoson ponuja vnaprej pripravljene priključke za glavne platforme, vključno z Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite in Odoo, pa tudi za skladiščne in e-trgovinske sisteme. Če je vaša platforma na tem seznamu, priključek že obstaja.

Gre za konfiguracijo ali razvoj po meri? To vam pove, ali je implementacija vprašanje dni ali mesecev – in to bo vaša IT-ekipa hotela vedeti najprej.

Ker Cargosonovi priključki že obstajajo, je povezava z vašim ERP-jem stvar konfiguracije in ne razvoja po meri. Čas implementacije je tako le nekaj dni.

Ali je pretok podatkov dvosmeren? Enosmerni prenos, ki pošilja naročila le v TMS, reši le polovico problema. Potrebujete, da se status pošiljke in strošek prevoza vrneta tudi v ERP.

Cargoson samodejno vrača referenčne številke za sledenje in dejanske stroške prevoza nazaj v ERP, tako da je vaša finančna evidenca vedno popolna in lahko račune prevoznikov primerjate z dogovorjenim.

Ali deluje z vašimi obstoječimi pogodbami s prevozniki in cenami? Iščete platformo, ki deluje s cenami, ki ste jih že dogovorili, tako da ohranite svojo cenovno strukturo in odnose s prevozniki. Dober TMS vam ne vsiljuje novih prevoznikov in ne pogaja ničesar na novo.

Cargoson je neodvisna platforma, ki ni v lasti nobenega prevoznika, zato delate neposredno s svojimi pogodbami in obdržite cene, ki ste jih dogovorili. Pri Cargosonu vaše cene ostanejo vaše.

Kako se dodajajo novi prevozniki in kako dolgo to traja? Dodajanje ali zamenjava prevoznika bi morala trajati dni, ne mesecev. Vprašajte, kaj se zgodi, ko želite vključiti prevoznika, ki še ni povezan, in kdo zgradi to integracijo.

Cargoson je prek neposrednega API-ja in EDI povezan z več kot 2.000 prevozniki in samodejno sinhronizira cene, čase prevoza in sledenje. Če sodelujete s prevoznikom, ki še ni povezan, ga Cargoson integrira brez dodatnih stroškov.

Praktični nasveti za izogibanje pogostim napakam

Redko je tehnologija tista, ki takšne projekte zaplete. Nekaj praktičnih ukrepov ohranja integracijo TMS-ERP na pravi poti in preprečuje pogoste napake:

1. Ne zamenjujte vgrajenega modula za pošiljanje v ERP-ju s TMS-om. Ta vgrajeni modul navadno pokriva le delček tega, kar zmore namenski sistem. Dodeli prevoznika in natisne dobavnico, primerjava cen pri različnih prevoznikih, sledenje in usklajevanje računov za prevoz pa so pogosto odsotni.
2. Uredite podatke o prevoznikih in naslovih. Če vaš ERP uporablja nedosledne kode prevoznikov ali ima neurejene naslovne podatke, se bodo te težave prenesle neposredno v TMS. Malo čiščenja pred vzpostavitvijo povezave vam prihrani veliko časa pri odpravljanju težav pozneje.
3. Ne pojdite v živo brez testiranja. Dober TMS vam zagotovi testno okolje – uporabite ga: preden karkoli doseže prevoznika, prežente serijo resničnih naročil od začetka do konca. Napaka, ujeta v testnem okolju, je vrstica v dnevniku. Ista napaka v produkciji je napačna etiketa in prevoznik, ki je bil poslan zaman. Cargoson zagotavlja testno okolje prav za ta namen, tako da lahko integracijo preizkusite in vidite, kako deluje, preden se dokončno odločite.
4. Določite odgovornega. Integracija ni stvar, ki jo nastavite in pozabite: ERP-ji se nadgrajujejo, prevozniki pa spreminjajo formate. Nekdo mora biti odgovoren za spremljanje teh sprememb – to je razlika med tiho odpravo težave in neprijetnim presenečenjem.

Povezava med tem, kar vaše podjetje ve, in tem, kako se vaše blago premika, ne bi smela biti odvisna od tega, ali nekdo znova vtipka naslov v portal prevoznika. Prav v tem ročnem koraku se izgublja čas, nastajajo napake in znanje se ujame v rutino posameznika.

TMS je plast, ki to vrzel zapre. Dobro izvedena integracija TMS-ERP pomeni, da vaš ERP ohrani naročilo, vaši prevozniki pa prevoz – delo vmes pa preneha biti ročno.

Če si želite ogledati, kako povezati vaš ERP in vaše prevoznike, rezervirajte brezplačno predstavitev in z veseljem vas bomo popeljali skozi celoten postopek.

Rezervirajte brezplačno 30-minutno posvetovanje tukaj