TMS-ERP-integration: så kopplar du transporten till affärssystemet

När en försäljningsorder väl finns i affärssystemet och varorna är klara för avsändning måste någon ändå boka transporten för att leverera dem till mottagaren. Det är just här affärssystemet inte längre räcker till – och där TMS-ERP-integrationen tar vid.

Affärssystemet känner till kunden, adressen, artiklarna och deras vikter. Men det kan inte boka försändelsen, eftersom det saknar en direkt koppling till DHL, DSV, DB Schenker eller den regionala transportör du anlitar. Någon i teamet öppnar därför ett transportörsportal, matar in leveransuppgifterna för hand, bokar försändelsen och kopierar spårningsnumret tillbaka till affärssystemet. Sedan gör de om samma sak i ett annat portal för nästa transportör.

Det är glappet mellan vad din verksamhet vet och hur dina varor faktiskt rör sig. De flesta logistikteam fyller detta glapp manuellt, och det kostar mer än de inser. Det manuella steget är värt att titta närmare på – liksom hur en TMS-ERP-integration förändrar situationen.

Vad är TMS-ERP-integration?

Det finns två system på var sin sida av detta glapp. Affärssystemet är kärnan i din verksamhet och hanterar ekonomi, lager, inköp, produktion och de ordrar som sätter igång allt annat. Vanliga affärssystem inom tillverkning är SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo och Monitor. Ett transporthanteringssystem (TMS) ansvarar för transportoperationerna: att jämföra transportörspriser, boka försändelser, skapa etiketter och fraktdokument, spåra leveranser och kontrollera transportörsfakturor. Vill du ha en fullständig genomgång av hur de två skiljer sig åt och om du behöver båda, läs vår artikel ERP vs TMS.

TMS-ERP-integration är den tvåvägs datakoppling som förbinder de två systemen. När en order bekräftas i affärssystemet skickar integrationen försändelseuppgifterna vidare till TMS:et. När försändelsen är bokad och på väg skickar TMS:et tillbaka transportör, spårningsreferens och faktisk fraktkostnad till affärssystemet. Affärssystemet behåller ansvaret för ordern och dina transportörer fortsätter att frakta varorna. Integrationen tar bort den manuella överlämningen däremellan, så att ingen behöver mata in försändelseuppgifter i ett portal och sedan i affärssystemet igen.

Utan den här kopplingen blir ditt team själva kopplingen: de exporterar kalkylblad, kopierar spårningsnummer mellan flikar och stämmer av fraktkostnader som ett anslutet system skulle matcha automatiskt.

Varför affärssystemet inte kan koppla till transportörerna på egen hand

Ditt affärssystem och dina transportörer använder olika system, och att hålla sig uppdaterad med dem alla är ett heltidsjobb som din affärssystemsleverantör inte har anledning att ta på sig.

Varje transportör har sitt eget integrationssätt. Vissa använder moderna API:er, andra EDI, och detaljerna skiljer sig från transportör till transportör. Att bygga en koppling med en transportör ger dig väldigt lite vägledning om hur du bygger nästa. Arbetar du med fler än ett fåtal transportörer underhåller du snart ett flertal olika kopplingar, var och en med sina egna särdrag.

Dessa kopplingar förändras också över tid. Transportörer uppdaterar sina API:er, justerar sina datakrav och reviderar sina format. En koppling som fungerar i dag kräver underhåll för att fortsätta fungera nästa år – det handlar om ett löpande arbete, inte ett engångsprojekt.

Affärssystemet är byggt för att hantera ekonomi, lager, inköp och produktion. Transportörskopplingar är inte dess specialitet, och affärssystemsleverantörer investerar inte i att hålla dussintals transportörsintegrationer aktuella. De flesta affärssystems fraktmoduler låter dig tilldela en transportör och skriva ut ett följedokument, men de saknar realtidsbokning och prisjämförelse över hela din transportörslista – liksom flera andra funktioner som ett dedikerat TMS täcker. Det är skillnaden mellan ett enkelt fraktfält och en fungerande TMS-ERP-integration.

Att bygga allt detta internt blir därför ett IT-projekt som aldrig riktigt tar slut.

Så flödar data mellan ditt TMS och affärssystem

Ordern (från affärssystemet till TMS:et). När en försäljningsorder bekräftas och en leverans utlöses skickar affärssystemet försändelseuppgifterna till TMS:et – mottagare, adress, artiklar, vikter, mått och önskat leveransdatum. Denna överlämning gör att bokningen kan påbörjas utan att någon behöver mata in informationen på nytt. Försenas det här steget påverkas hela kedjan.

Försändelsestatusen (från TMS:et tillbaka till affärssystemet). När du har bokat skickar TMS:et vald transportör, spårningsreferens och leveransmilstolpar tillbaka till affärssystemet. Det innebär att alla i företaget som tittar på ordern – oavsett om det är sälj, kundservice eller produktionsgolvet – kan se var den befinner sig utan att behöva logga in i ett transportörsportal.

Fraktkostnaden (från TMS:et tillbaka till affärssystemet). Den faktiska kostnaden för försändelsen registreras mot ordern i din ekonomiredovisning. Det förvandlar fakturakontroll från ett blint godkännande till en matchning mot det avtalade priset. Fel i fraktfakturor beräknas kosta medelstora avsändare mellan 3 och 7 procent av den totala årliga fraktutgiften – och dessa fel kan bara identifieras om den förväntade kostnaden finns registrerad i systemet tillsammans med fakturan.

Hur en TMS-ERP-integration ser ut i praktiken

Så här ser en enskild försändelse ut när de två systemen är kopplade.

1. Ordern skapas i affärssystemet. En försäljningsorder kommer in och utlöser en leverans, precis som i dag.
2. Leveransdata flödar automatiskt in i TMS:et. Mottagare, adress, artiklar, vikter och mått skickas till TMS:et utan att någon matar in dem manuellt.
3. Du väljer transportör och bokar. Du jämför aktuella priser hos dina transportörer, väljer rätt och bokar med några klick.
4. Etiketter och dokument genereras automatiskt. Fraktetiketten, CMR:en och övriga handlingar skapas utifrån försändelsedata i det format varje transportör kräver.
5. Spårning och kostnad flödar tillbaka till affärssystemet. Spårningsreferensen och den faktiska fraktkostnaden skickas tillbaka till affärssystemet, så att din ekonomiredovisning är komplett och teamet kan kontrollera fakturan mot det som avtalades.

Jämför det med den manuella varianten, där steg två till fem utförs manuellt per försändelse, ofta i flera olika transportörsportaler. Data matas in en gång i portalen och sedan igen i affärssystemet. Varje inmatning är ett tillfälle för fel, och varje försändelse tar extra tid.

Mätbara fördelar med en TMS-ERP-integration

• Tid. Det här är den mest påtagliga fördelen. Att boka en försändelse manuellt tar femton till tjugo minuter. När data väl är på plats och priserna är inlagda sjunker tidsåtgången till bara några minuter. Har du flera hundra försändelser i månaden sparar du dagar av arbete.
• Noggrannhet. När försändelsedata matas in en gång i affärssystemet och sedan används överallt annars försvinner en hel rad fel som orsakas av copy-paste-misstag: inga felskrivna postnummer, inga felmärkta försändelser, inga avvisade bokningar och inga paket som skickas till fel terminal. Den här typen av problem syns inte i månadsrapporten – de dyker upp som ett samtal från en missnöjd kund.
• Överblick. I stället för att logga in i separata transportörsportaler för att få ihop en bild av vad som är på väg får du en samlad vy över alla transportörer. När produktionsplaneraren eller säljteamet frågar var en order befinner sig kan du svara direkt. Det här skalas med volymen: ventiltillverkaren AVK hanterade fraktförfrågningar via e-post tills 25 bolag och 70 användare var beroende av systemet – sedan gick de över till Cargoson och kunde möta transportörerna med samlad volymdata från hela koncernen.

För tillverkande företag som skickar varierande godsstorlekar till olika destinationer med olika frekvens ger det en bra överblick och en snabb möjlighet att hitta rätt transportör för jobbet.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Robusthet. När onboarding, bokning och spårning alla sker i ett och samma sammankopplade system lagras kunskapen i systemet i stället för i en enskild persons rutiner. Processen är inte längre beroende av vem som vet vilket portal man ska använda och var lösenorden finns. Är någon på semester, sjuk eller slutar kan verksamheten fortsätta som vanligt.

En integration i stället för många

Den verkliga förändringen som ett TMS medför handlar om antalet kopplingar du behöver hantera. I stället för att bygga och underhålla en separat integration för varje transportör behöver du bara bygga en enda koppling till TMS:et. TMS:et sköter sedan alla transportörskopplingar i bakgrunden. När du lägger till en transportör är det inte ett nytt IT-projekt du startar – antingen finns kopplingen redan, eller så bygger TMS-leverantören den. Det är precis vad verktygs- och maskinvaruhandlaren Stokker gjorde när de bytte affärssystem: i stället för att bygga om varje transportörsintegration i det nya systemet kopplade de alla sina transportörer via Cargoson, kortade ned uppstartstiden från veckor till minuter och hanterar nu 15 000 försändelser i månaden med ett tvåpersonersteam.

Vi ville inte initiera integrationer med alla olika transportörer. Vårt mål var att använda en enda central punkt, vilket är Cargoson. Det hjälper oss att röra oss snabbare och faktiskt skapa värde för våra kunder, eftersom vi inte behöver lägga pengar på att koppla ihop alla transportörer.

Taivo Karu, Head of Supply Chain och styrelseledamot på Stokker

Samma centrala punkt fungerar även för inkommande flöden: låt dina leverantörer boka mot dina avtalade priser via systemet, så kan du se inkommande råmaterial sida vid sida med utgående gods – för större tillverkare är det ofta där de största vinsterna finns.

Det löser också problemet med att transportörernas tjänster varierar kraftigt. Vissa har ett fullständigt pris- och boknings-API, andra har bara ett bokningsportal och en del arbetar fortfarande helt via e-post. Ett bra TMS jämnar ut dessa skillnader genom att fylla de luckor en transportör lämnar. Saknar en transportör ett pris-API läses ditt förhandlade prislistekort in i systemet så att prisberäkningen sker där i stället. Samma sak gäller transporttider, spårning, etiketter och fraktdokument.

Det som är avgörande för ditt IT-team är att TMS:et erbjuder ett enda API mot affärssystemet. En leverans som utlöses i affärssystemet kan begära aktuella priser från alla dina transportörer och boka vald transportör via den enda kopplingen. Spårningsreferens och kostnad returneras sedan på samma sätt. Dina utvecklare behöver bara integrera en gång och behöver aldrig mer röra en enskild transportörskoppling. Medicinteknikföretaget SomnoMed kopplade alla sina transportörer till NetSuite via en enda Cargoson-integration och minskade etiketthanteringen från 90 minuter om dagen till 20 i Frankrike enbart – sedan rullade de ut samma upplägg i sina övriga europeiska hubbar.

Vad du bör titta efter i en TMS-ERP-integration och hur Cargoson kan hjälpa

Inte alla TMS-lösningar hanterar ERP-integration på samma sätt. Vissa tar betalt för varje koppling, andra erbjuder bara ett enkelriktat dataflöde. Det här är frågorna du bör ställa till varje leverantör innan den tekniska valideringen börjar – med hur Cargoson svarar på var och en, eftersom Cargoson är byggt för att vara just det här lagret mellan ditt affärssystem och dina transportörer för europeiska tillverkare och grossister.

Kopplar det till ditt affärssystem direkt? Fråga specifikt om din plattform, oavsett om det är SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo eller Monitor. En färdig koppling innebär att uppsättningen är konfiguration, inte skräddarsydd utveckling – fråga därför hur många aktiva integrationer leverantören redan har med just ditt affärssystem, inte bara om de stöder det.

Cargoson erbjuder färdiga kopplingslösningar för de stora plattformarna, däribland Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite och Odoo, samt lager- och e-handelssystem. Finns din plattform på listan existerar kopplingen redan.

Är det konfiguration eller skräddarsydd utveckling? Det avgör om implementeringen mäts i dagar eller månader – och det är den fråga ditt IT-team vill ha svar på först.

Eftersom Cargosons kopplingar redan finns är det att ansluta ditt affärssystem en fråga om konfiguration snarare än en skräddarsydd lösning. Det håller implementeringstiderna nere till bara några dagar.

Är dataflödet tvåvägs? Ett enkelriktat flöde som bara skickar ordrar till TMS:et löser halva problemet. Du behöver också försändelsestatus och fraktkostnad som flödar tillbaka till affärssystemet.

Cargoson skickar automatiskt tillbaka spårningsreferenser och faktiska fraktkostnader, så att din ekonomiredovisning alltid är komplett och du kan kontrollera transportörsfakturor mot det som avtalades.

Använder det dina befintliga transportörsavtal och priser? Du vill ha en plattform som arbetar med de priser du redan har förhandlat fram, så att du behåller din prissättning och dina transportörsrelationer. Ett bra TMS trycker inte på dig nya transportörer och omförhandlar ingenting.

Cargoson är en oberoende plattform som inte ägs av någon transportör, så du arbetar direkt med dina egna avtal och behåller de priser du har förhandlat. Med Cargoson förblir dina priser dina.

Hur läggs nya transportörer till, och hur lång tid tar det? Att lägga till eller byta transportör bör ta dagar, inte månader. Fråga vad som händer när du vill ansluta en transportör som inte redan finns i systemet, och vem som bygger den integrationen.

Cargoson kopplar till fler än 2 000 transportörer via direkt API och EDI, med automatisk synkronisering av priser, transporttider och spårning – och om du arbetar med en transportör som ännu inte är ansluten bygger Cargoson den kopplingen utan extra kostnad.

Praktiska tips för att undvika vanliga misstag

Det är sällan tekniken som gör dessa projekt svåra. Några praktiska saker håller en TMS-ERP-integration på rätt spår och hjälper dig att undvika de vanligaste fallgroparna:

1. Behandla inte affärssystemets inbyggda fraktmodul som om den vore ett TMS. Den modulen täcker typiskt en bråkdel av vad ett dedikerat system klarar. Den tilldelar en transportör och skriver ut ett följedokument, men prisjämförelse mellan transportörer, spårning och avstämning av fraktfakturor saknas oftast.
2. Städa upp din transportörs- och adressdata. Använder ditt affärssystem inkonsekventa transportörskoder eller har det röriga adressfält, överförs dessa problem rakt in i TMS:et. Lite städning innan du kopplar ihop systemen sparar mycket felsökningstid efteråt.
3. Gå inte live utan att testa. Ett bra TMS ger dig en testmiljö – använd den: kör ett antal riktiga ordrar hela vägen igenom innan något når en transportör. Ett misstag som fångas i testmiljön är en rad i en logg. Samma misstag i produktion är en fel etikett och en transportör som skickats ut i onödan. Cargoson tillhandahåller en testmiljö för detta, så att du kan prova integrationen och se att den fungerar innan du förbinder dig.
4. Utse en ansvarig. En integration är inte något du ställer in och sedan glömmer: affärssystem uppgraderas och transportörer ändrar sina format. Att ha någon som ansvarar för att bevaka dessa förändringar är skillnaden mellan en tyst fix och en obehaglig överraskning.

Kopplingen mellan vad din verksamhet vet och hur dina varor rör sig bör inte vara beroende av att någon skriver om en adress i ett transportörsportal. Det är i det manuella steget som tid går förlorad, fel uppstår och kunskap fastnar hos en enda person.

Ett TMS är det lager som stänger glappet. Gjort rätt innebär TMS-ERP-integration att affärssystemet behåller ordern, transportörerna sköter frakten och arbetet däremellan slutar vara manuellt.

Vill du se hur du kopplar ihop ditt affärssystem och dina transportörer är du välkommen att boka en kostnadsfri demo – vi går gärna igenom det tillsammans med dig.

Boka en kostnadsfri 30-minuterskonsultation här