TMS-ERP-integration: Sådan forbinder du transport med det system, der driver din virksomhed

Når en salgsordre er oprettet i dit ERP-system og varerne er klar til afsendelse, skal nogen stadig booke transporten for at levere dem til destinationen. Det er præcis her, ERP-systemet, der driver din virksomhed, løber ind i en mur – og her TMS-ERP-integrationen træder til.

Dit ERP-system kender kunden, adressen, varerne og deres vægt. Men det kan ikke booke forsendelsen, fordi det ikke har en direkte forbindelse til DHL, DSV, DB Schenker eller den regionale transportør, du bruger. Så én fra dit team åbner en transportørportal, taster leveringsoplysningerne ind manuelt, booker forsendelsen og kopierer sporingsnummeret tilbage i ERP-systemet. Og gør det hele igen i en anden portal for den næste transportør.

Det er kløften mellem det, din virksomhed ved, og den måde, dine varer bevæger sig på. De fleste logistikteams udfylder denne kløft manuelt, og det koster dem mere, end de er klar over. Det manuelle trin er værd at se nærmere på – og det samme er, hvordan en TMS-ERP-integration ændrer tingene.

Hvad er TMS-ERP-integration?

Der er to systemer på hver sin side af denne kløft. Dit ERP-system er kernen i din virksomhed og håndterer økonomi, lagerstyring, indkøb, produktion og de ordrer, der sætter hele kæden i gang. Udbredte ERP-platforme inden for produktion omfatter SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo og Monitor. Et transportstyringssystem (TMS) tager sig af transportoperationerne: sammenligning af transportørpriser, booking af forsendelser, generering af etiketter og fragtdokumenter, sporing af leverancer og kontrol af transportørfakturaer. Vil du have en grundig gennemgang af, hvordan de to adskiller sig, og om du har brug for begge, kan du læse vores artikel ERP vs. TMS.

TMS-ERP-integration er den tovejsdataforbindelse, der kobler de to systemer sammen. Når en ordre bekræftes i ERP-systemet, sender integrationen forsendelsesoplysningerne videre til TMS-systemet. Når forsendelsen er booket og undervejs, sender TMS-systemet transportøren, sporingsreferencen og de faktiske fragtomkostninger tilbage til ERP-systemet. ERP-systemet beholder ansvaret for ordren, og dine transportører fortsætter med at flytte varerne. Integrationen fjerner det manuelle mellemled, så ingen behøver at taste forsendelsesoplysninger ind i en portal og derefter i ERP-systemet igen.

Uden denne forbindelse bliver dit team selv forbindelsen: eksport af regneark, kopiering af sporingsnumre mellem faner og afstemning af fragtomkostninger, som et forbundet system ville matche automatisk.

Hvorfor dit ERP ikke kan forbinde sig til dine transportører på egen hånd

Dit ERP-system og dine transportører bruger forskellige systemer, og det at holde trit med dem alle er en fuldtidsopgave, som din ERP-leverandør ikke har nogen grund til at påtage sig.

Hver transportør har sin egen integrationsopsætning. Nogle bruger moderne API'er, andre bruger EDI, og detaljerne varierer fra transportør til transportør. At bygge en forbindelse til én transportør fortæller dig meget lidt om, hvordan du bygger den næste. Når du arbejder med mere end en håndfuld transportører, vedligeholder du en håndfuld forskellige forbindelser, hver med sine egne særlige karakteristika.

Disse forbindelser ændrer sig også over tid. Transportører opdaterer deres API'er, justerer deres datakrav og reviderer deres formater løbende. En forbindelse, der fungerer i dag, kræver vedligeholdelse for at sikre, at den stadig fungerer næste år. Det er en løbende indsats, ikke et engangsprojekt.

Dit ERP-system er bygget til at håndtere økonomi, lagerstyring, indkøb og produktion. Transportørforbindelser er ikke dets kernekompetence, og ERP-leverandører investerer ikke i at holde snesevis af transportørintegrationer opdaterede. De fleste ERP-forsendelsesmoduler lader dig tildele en transportør og udskrive en følgeseddel, men de slår ikke til, når det gælder live booking og prissammenligning på tværs af hele din transportørliste – og en række andre områder, som et dedikeret TMS dækker. Det er forskellen på et simpelt forsendelsesfelt og en fungerende TMS-ERP-integration.

At bygge alt dette internt bliver derfor et IT-projekt, der aldrig rigtig slutter.

Sådan flyder data mellem dit TMS og dit ERP

Ordren (fra ERP til TMS). Når en salgsordre er bekræftet og en levering udløses, sender ERP-systemet forsendelsesoplysningerne til TMS-systemet – herunder modtager, adresse, varer, vægt, dimensioner og ønsket leveringsdato. Denne overdragelse gør det muligt at starte bookingen uden at nogen skal taste oplysningerne ind igen. Forsinkes dette trin, påvirkes hele kæden.

Forsendelsesstatus (fra TMS tilbage til ERP). Når du booker, sender TMS-systemet den valgte transportør, sporingsreferencen og leveringsmilestones tilbage til ERP-systemet. Det betyder, at alle i virksomheden, der kigger på ordren – hvad enten det er i salg, kundeservice eller på produktionsgulvet – kan se, hvor den befinder sig, uden at logge ind på en transportørportal.

Fragtomkostningerne (fra TMS tilbage til ERP). De faktiske forsendelsesomkostninger registreres mod ordren i dine finansielle optegnelser. Det forvandler fakturakontrol fra blind godkendelse til en sammenligning med den aftalte pris. Fejl i fragtfakturering anslås at koste mellemstore afsendere mellem 3 % og 7 % af deres samlede årlige fragtudgifter – og disse fejl kan kun identificeres, hvis den forventede omkostning er registreret i systemet ved siden af fakturaen.

Sådan ser en TMS-ERP-integration ud i praksis

Her er et enkelt forsendelseforløb, når de to systemer er forbundet.

1. Ordren oprettes i dit ERP-system. En salgsordre kommer ind og udløser en levering, præcis som det sker i dag.
2. Leveringsdata flyder automatisk ind i TMS-systemet. Modtager, adresse, varer, vægt og dimensioner sendes til TMS-systemet uden at nogen taster dem ind manuelt.
3. Du vælger transportør og booker. Du sammenligner live-priser på tværs af dine transportører, vælger den rigtige og booker med få klik.
4. Etiketter og dokumenter genereres automatisk. Forsendelseseti­ketten, CMR-dokumentet og eventuelle andre papirer produceres ud fra forsendelsesdataene i det format, den enkelte transportør kræver.
5. Sporing og omkostninger sendes tilbage til ERP-systemet. Sporingsreferencen og de faktiske fragtomkostninger sendes tilbage til ERP-systemet, så dit finansielle overblik er komplet, og dit team kan kontrollere fakturaen mod det aftalte.

Sammenlign det med den manuelle version, hvor trin to til fem udføres manuelt, forsendelse for forsendelse, ofte på tværs af flere transportørportaler. Dataene tastes ind én gang i portalen og igen i ERP-systemet. Hvert trin er en mulighed for en fejl, og hver forsendelse tager ekstra tid.

Målbare fordele ved en TMS-ERP-integration

• Tid. Det er den mest synlige fordel. Manuel booking af en forsendelse tager femten til tyve minutter. Når dataene er på plads og priserne er indlæst, falder tiden til blot et par minutter. Har du flere hundrede forsendelser om måneden, sparer du dagevis af arbejde.
• Nøjagtighed. Når forsendelsesdata tastes ind én gang i ERP-systemet og bruges overalt ellers, forsvinder en hel række fejl forårsaget af copy-paste-fejl: ingen forkert tastede postnumre, ingen fejlmærkede forsendelser, ingen afviste bookinger og ingen pakker sendt til det forkerte depot. Disse problemer viser sig ikke i den månedlige rapport, men i form af et telefonopkald fra en kunde.
• Overblik. I stedet for at logge ind på separate transportørportaler for at samle et billede af, hvad der er undervejs, får du ét samlet overblik på tværs af alle transportører. Når produktionsplanlæggeren eller salgsteamet spørger, hvor en ordre er, kan du svare med det samme. Det skalerer med væksten: ventilproducenten AVK håndterede fragtforespørgsler via e-mail, indtil 25 virksomheder og 70 brugere var afhængige af systemet – derefter skiftede de til Cargoson og kunne henvende sig til transportører med kombinerede volumedata fra hele koncernen.

For produktionsvirksomheder, der sender varierende fragtstørrelser til forskellige destinationer med forskellig hyppighed, giver det et godt overblik og en hurtig mulighed for at finde den bedste transportør til opgaven.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Robusthed. Når onboarding, booking og sporing alle foregår via ét forbundet system, er viden gemt i systemet frem for i én persons rutiner. Det betyder, at processen ikke længere afhænger af, hvem der ved, hvilken portal man skal bruge, og hvor adgangskoderne er gemt. Når nogen holder ferie, er syg eller stopper, kan driften fortsætte som normalt.

Én integration i stedet for mange

Den egentlige forandring, et TMS medfører, handler om antallet af forbindelser, du skal administrere. I stedet for at bygge og vedligeholde en separat integration for hver transportør behøver du kun at bygge én forbindelse til TMS-systemet. TMS-systemet håndterer derefter alle transportørforbindelserne bag ved. Når du tilføjer en transportør, er det ikke endnu et IT-projekt, du sætter i gang. Enten findes forbindelsen allerede, eller også bygger TMS-leverandøren den. Det er præcis, hvad værktøjs- og maskinengrossisten Stokker gjorde, da de skiftede til et nyt ERP-system: i stedet for at genopbygge alle transportørintegrationerne i det nye system forbandt de alle deres transportørpartnere via Cargoson, reducerede opsætningstiden fra uger til minutter og håndterer nu 15.000 forsendelser om måneden med et team på to personer.

Vi ønskede ikke at starte integrationer med alle de forskellige transportører. Vores mål var at bruge et enkelt centralt punkt, som er Cargoson. Det hjælper os fuldt ud til at bevæge os hurtigere og faktisk skabe værdi for vores kunder, fordi vi ikke behøver at bruge penge på at forbinde alle transportørpartnerne.

Taivo Karu, Head of Supply Chain og bestyrelsesmedlem hos Stokker

Det samme centrale punkt fungerer også på indgående side: lad dine leverandører booke mod dine aftalte priser via systemet, og du kan se indgående råvarer side om side med udgående varer – for større producenter er det ofte her, de største gevinster findes.

Det løser også udfordringen med, at transportørernes serviceniveau varierer meget. Nogle har en fuld pris- og booking-API, andre har kun en bookingportal, og nogle arbejder stadig udelukkende via e-mail. Et godt TMS udjævner dette ved at udfylde de huller, en transportør efterlader. Har en transportør ingen pris-API, indlæses din forhandlede prisliste i systemet, så prisberegningen sker der i stedet. Det samme gælder for transittider, sporing, etiketter og fragtdokumenter.

Det, der er afgørende for dit IT-team, er, at TMS-systemet stiller én enkelt API til rådighed for dit ERP. En levering, der udløses i ERP-systemet, kan anmode om live-priser fra alle dine transportører og booke den valgte transportør via denne ene forbindelse. Sporingsreferencen og omkostningerne returneres derefter på samme måde. Dine udviklere behøver kun at integrere én gang og vil aldrig skulle røre en individuel transportørforbindelse igen. Medicinsk udstyrsfabrikanten SomnoMed forbandt alle sine transportører til NetSuite via én Cargoson-integration og reducerede etiketoprettelsen fra 90 minutter om dagen til 20 i Frankrig alene – og rullede derefter den samme opsætning ud på tværs af sine øvrige europæiske hubs.

Hvad du skal kigge efter i en TMS-ERP-integration, og hvordan Cargoson kan hjælpe

Ikke alle TMS-systemer behandler ERP-integration på samme måde. Nogle opkræver betaling for hver connector, andre tilbyder kun en envejsdatafeed. Det er de spørgsmål, du bør stille enhver leverandør, inden den tekniske valideringsfase – med Cargosons svar på hvert enkelt, da Cargoson er bygget til at være præcis dette lag mellem dit ERP og dine transportører for europæiske producenter og grossister.

Forbinder det sig til dit ERP nativt? Spørg specifikt om din platform – hvad enten det er SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo eller Monitor. En native connector betyder, at opsætningen er konfiguration og ikke skræddersyet udvikling, så spørg, hvor mange live-integrationer leverandøren allerede har med dit ERP – ikke blot om de understøtter det.

Cargoson tilbyder færdigbyggede connectors til de store platforme, herunder Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite og Odoo samt lager- og e-handelssystemer. Er din platform på listen, findes connectoren allerede.

Er det konfiguration eller skræddersyet udvikling? Det fortæller dig, om implementeringen måles i dage eller måneder – og det er det spørgsmål, dit IT-team vil have besvaret først.

Fordi Cargosons connectors allerede eksisterer, er det at forbinde dit ERP et spørgsmål om konfiguration frem for en skræddersyet løsning. Det holder implementeringstiden nede på blot et par dage.

Er dataforbindelsen tovejs? En envejsfeed, der kun sender ordrer til TMS-systemet, løser halvdelen af problemet. Du har også brug for, at forsendelsesstatus og fragtomkostninger sendes tilbage til ERP-systemet.

Cargoson sender sporingsreferencer og faktiske fragtomkostninger automatisk tilbage, så dit finansielle overblik forbliver komplet, og du kan kontrollere transportørfakturaer mod det aftalte.

Bruger det dine eksisterende transportøraftaler og priser? Du ønsker en platform, der arbejder med de priser, du allerede har forhandlet, så du beholder din prissætning og dine transportørrelationer. Et godt TMS presser ikke nye transportører på dig eller genforhandler noget.

Cargoson er en uafhængig platform og ejes ikke af en transportør, så du arbejder direkte med dine egne transportøraftaler og beholder de priser, du har forhandlet. Med Cargoson forbliver dine priser dine.

Hvordan tilføjes nye transportører, og hvor lang tid tager det? At tilføje eller skifte en transportør bør tage dage, ikke måneder. Spørg, hvad der sker, når du tager en transportør ind, der endnu ikke er forbundet, og hvem der bygger den integration.

Cargoson er forbundet til mere end 2.000 transportører via direkte API og EDI med automatisk synkronisering af priser, transittider og sporing – og arbejder du med en transportør, der endnu ikke er forbundet, bygger Cargoson integrationen uden ekstra omkostninger.

Praktiske råd til at undgå typiske fejl

Det er sjældent teknologien, der gør disse projekter vanskelige. Et par praktiske ting holder en TMS-ERP-integration på sporet og hjælper dig med at undgå de mest almindelige faldgruber:

1. Behandl ikke dit ERP-systems indbyggede forsendelsesmodul, som om det var et TMS. Det native modul dækker typisk en brøkdel af, hvad et dedikeret system gør. Det kan tildele en transportør og udskrive en følgeseddel, men priser på tværs af transportører, sporing og afstemning af fragtfakturaer mangler som regel.
2. Ryd op i dine transportør- og adressedata. Bruger dit ERP-system inkonsistente transportørkoder eller har det rodet med adressefelter, overføres disse problemer direkte til TMS-systemet. En smule oprydning, inden du forbinder systemerne, sparer dig for meget fejlfinding bagefter.
3. Gå ikke live uden at teste. Et godt TMS giver dig et testmiljø – brug det: kør en batch af rigtige ordrer igennem fra ende til anden, inden noget når en transportør. En fejl opdaget i et testmiljø er en linje i en log. Den samme fejl i produktion er en forkert etiket og en transportør, der er sendt ud forgæves. Cargoson stiller et testmiljø til rådighed, så du kan afprøve integrationen og se den fungere, inden du forpligter dig.
4. Giv det en ansvarlig ejer. En integration er ikke noget, man sætter op og glemmer: ERP-systemer opgraderes, og transportører ændrer formater. At have én person med ansvar for at overvåge disse ændringer er forskellen på en stille rettelse og en ubehagelig overraskelse.

Forbindelsen mellem det, din virksomhed ved, og den måde, dine varer bevæger sig på, bør ikke afhænge af, at nogen taster en adresse ind i en transportørportal. Det er i dette manuelle trin, at tid går tabt, fejl opstår, og viden bliver fanget i én persons rutiner.

Et TMS er det lag, der lukker kløften. Gjort rigtigt betyder TMS-ERP-integration, at dit ERP beholder ordren, dine transportører beholder fragten, og arbejdet imellem ophører med at være manuelt.

Vil du se, hvordan du forbinder dit ERP med dine transportører, så book en gratis demo – vi gennemgår det gerne med dig.

Book en gratis 30-minutters konsultation her