TMS-ERP-integrasjon: Slik kobler du transporten til systemet som driver virksomheten din

Når en salgsordre er registrert i ERP-systemet og varene er klare for utsendelse, må noen likevel booke transporten som skal levere dem til mottakeren. Det er nettopp her ERP-systemet som driver virksomheten din ikke strekker til – og der TMS-ERP-integrasjon kommer inn i bildet.

ERP-systemet kjenner kunden, adressen, varene og vektene. Men det kan ikke booke forsendelsen, fordi det ikke har noen direkte linje til DHL, DSV, DB Schenker eller den regionale transportøren du bruker. Så noen på teamet ditt åpner en transportørportal, taster inn leveringsdetaljene manuelt, booker forsendelsen og kopierer sporingsnummeret tilbake til ERP-systemet. Deretter gjør de det samme i en annen portal for neste transportør.

Dette er gapet mellom det virksomheten din vet og hvordan varene dine faktisk beveger seg. De fleste logistikkteam fyller dette gapet manuelt, og det koster dem mer enn de er klar over. Det manuelle steget er verdt å se nærmere på – og hva en TMS-ERP-integrasjon gjør med det.

Hva er TMS-ERP-integrasjon?

Det er to systemer på hver sin side av dette gapet. ERP-systemet er kjernen i virksomheten din og håndterer økonomi, lager, innkjøp, produksjon og ordrene som setter alt i gang. Vanlige ERP-plattformer i industrien inkluderer SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo og Monitor. Et transportstyringssystem tar seg av transportoperasjoner: sammenligning av transportørpriser, bestilling av forsendelser, utskrift av etiketter og fraktdokumenter, sporing av leveranser og kontroll av transportørfakturaer. Vil du ha en grundig gjennomgang av forskjellene mellom de to og om du trenger begge, kan du lese artikkelen vår ERP vs. transportstyringssystem.

TMS-ERP-integrasjon er den toveis dataforbindelsen som knytter de to systemene sammen. Når en ordre bekreftes i ERP-systemet, sender integrasjonen forsendelsesdetaljene videre til transportstyringssystemet. Når forsendelsen er booket og på vei, sender transportstyringssystemet transportør, sporingsreferanse og faktisk fraktkostnad tilbake til ERP-systemet. ERP-systemet beholder ansvaret for ordren, og transportørene fortsetter å frakte varene. Integrasjonen fjerner den manuelle overføringen i midten, slik at ingen trenger å taste inn forsendelsesdetaljer i en portal og deretter i ERP-systemet igjen.

Uten denne forbindelsen blir teamet ditt selve koblingen: de eksporterer regneark, kopierer sporingsnumre mellom faner og avstemmer fraktkostnader som et koblet system ville ha matchet automatisk.

Hvorfor ERP-systemet ikke kan koble seg til transportørene på egen hånd

ERP-systemet ditt og transportørene dine bruker ulike systemer, og å holde tritt med dem alle er en fulltidsjobb som ERP-leverandøren din ikke har noen grunn til å ta på seg.

Hver transportør har sitt eget integrasjonsoppsett. Noen bruker moderne API-er, andre bruker EDI, og detaljene varierer fra transportør til transportør. Å bygge en kobling til én transportør gir deg lite kunnskap om hvordan du bygger den neste. Når du jobber med mer enn en håndfull transportører, vedlikeholder du et tilsvarende antall ulike koblinger – hver med sine egne særtrekk.

Disse koblingene endrer seg også over tid. Transportører oppdaterer API-ene sine, justerer datakravene og reviderer formatene sine. En kobling som fungerer i dag, krever vedlikehold for å fortsette å fungere neste år. Det er en løpende innsats, ikke et engangsprosjekt.

ERP-systemet ble bygget for å håndtere økonomi, lager, innkjøp og produksjon. Transportørtilkobling er ikke dets spesialområde, og ERP-leverandører investerer ikke i å holde dusinvis av transportørintegrasjoner oppdatert. De fleste ERP-fraktmoduler lar deg tildele en transportør og skrive ut en følgeseddel, men de mangler live-bestilling og prissammenligning på tvers av hele transportørlisten din – i tillegg til flere andre områder et dedikert transportstyringssystem dekker. Det er forskjellen mellom et enkelt fraktfelt og en fungerende TMS-ERP-integrasjon.

Å bygge alt dette internt blir derfor et IT-prosjekt som aldri egentlig tar slutt.

Slik flyter data mellom transportstyringssystemet og ERP-systemet ditt

Ordren (fra ERP-systemet til transportstyringssystemet). Når en salgsordre er bekreftet og en levering utløses, sender ERP-systemet forsendelsesdetaljene til transportstyringssystemet – inkludert mottaker, adresse, varer, vekter, dimensjoner og ønsket leveringsdato. Denne overføringen gjør det mulig å starte bestillingen uten at noen trenger å taste inn informasjonen på nytt. Forsinkelser her påvirker hele kjeden.

Forsendelsesstatusen (fra transportstyringssystemet tilbake til ERP-systemet). Når du booker, sender transportstyringssystemet valgt transportør, sporingsreferanse og leveringsstatuser tilbake til ERP-systemet. Dette gjør at alle i selskapet som ser på ordren – enten det er i salg, kundeservice eller på produksjonsgulvet – kan se hvor den befinner seg uten å logge inn i en transportørportal.

Fraktkostnaden (fra transportstyringssystemet tilbake til ERP-systemet). Den faktiske kostnaden for forsendelsen registreres mot ordren i regnskapet ditt. Dette gjør fakturakontroll om fra blind godkjenning til en sammenligning mot avtalt pris. Fraktfaktureringsfeil anslås å koste mellomstore avsendere mellom 3 % og 7 % av det totale årlige fraktbudsjettet, og disse feilene kan bare avdekkes hvis forventet kostnad er registrert i systemet ved siden av fakturaen.

Slik ser en TMS-ERP-integrasjon ut i praksis

Her er et enkelt forsendelsesforløp når de to systemene er koblet sammen.

1. Ordren opprettes i ERP-systemet. En salgsordre kommer inn og utløser en levering, akkurat som i dag.
2. Leveringsdataene flyter automatisk inn i transportstyringssystemet. Mottaker, adresse, varer, vekter og dimensjoner sendes til transportstyringssystemet uten at noen taster dem inn manuelt.
3. Du velger transportør og booker. Du sammenligner live-priser på tvers av transportørene dine, velger den rette og booker med noen få klikk.
4. Etiketter og dokumenter genereres automatisk. Fraktetiketten, CMR-en og eventuelt annet papirarbeid produseres fra forsendelsesdataene, i det formatet hver transportør krever.
5. Sporing og kostnad flyter tilbake til ERP-systemet. Sporingsreferansen og den faktiske fraktkostnaden sendes tilbake til ERP-systemet, slik at regnskapet er komplett og teamet ditt kan kontrollere fakturaen mot det som ble avtalt.

Sammenlign dette med den manuelle varianten, der trinn to til fem gjøres manuelt per forsendelse – ofte på tvers av flere transportørportaler. Dataene tastes inn én gang i portalen og én gang til i ERP-systemet. Hvert inntastingssteg er en mulighet for feil, og hver forsendelse tar ekstra tid.

Målbare fordeler med TMS-ERP-integrasjon

• Tid. Dette er den mest synlige gevinsten. Å booke en forsendelse manuelt tar femten til tjue minutter. Når dataene er på plass og prisene er lastet inn, reduseres tiden til bare noen få minutter. Har du flere hundre forsendelser i måneden, sparer du dager med arbeid.
• Nøyaktighet. Når forsendelsesdata registreres én gang i ERP-systemet og brukes overalt ellers, forsvinner en hel rekke feil forårsaket av kopier-og-lim-feil: ingen feilskrevne postnumre, ingen feilmerkede forsendelser, ingen avviste bestillinger og ingen pakker sendt til feil depot. Disse problemene dukker ikke opp i månedlige rapporter – de kommer som en telefon fra en misfornøyd kunde.
• Oversikt. I stedet for å logge inn i separate transportørportaler for å sette sammen et bilde av hva som er i transitt, får du én samlet visning på tvers av alle transportørene. Når produksjonsplanleggeren eller salgsteamet spør hvor en ordre er, kan du svare umiddelbart. Dette skalerer godt: ventilprodusenten AVK håndterte fraktforespørsler per e-post inntil 25 selskaper og 70 brukere var avhengige av systemet – da gikk de over til Cargoson og kunne møte transportørene med samlet volumdata fra hele konsernet.

For produksjonsbedrifter som sender varierende lastestørrelser til ulike destinasjoner med ulik frekvens, gir det en god oversikt og en rask mulighet til å finne den beste transportøren for jobben.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Robusthet. Når onboarding, bestilling og sporing alle skjer gjennom ett koblet system, lagres kunnskapen i systemet – ikke i én persons rutiner. Det betyr at prosessen ikke lenger er avhengig av hvem som vet hvilken portal som skal brukes og hvor passordene er lagret. Når noen er på ferie, er syke eller slutter, kan driften fortsette som normalt.

Én integrasjon i stedet for mange

Den egentlige endringen et transportstyringssystem bringer, handler om antallet koblinger du må administrere. I stedet for å bygge og vedlikeholde en separat integrasjon for hver transportør, trenger du bare å bygge én kobling til transportstyringssystemet. Deretter håndterer transportstyringssystemet alle transportørkoblingene bak kulissene. Når du legger til en transportør, er det ikke et nytt IT-prosjekt du starter. Enten finnes koblingen allerede, eller så bygger TMS-leverandøren den. Dette er hva verktøy- og maskinvaregrossisten Stokker gjorde da de byttet til et nytt ERP-system: i stedet for å gjenoppbygge alle transportørintegrasjonene i det nye systemet, koblet de alle transportørpartnerne sine gjennom Cargoson, reduserte oppsettiden fra uker til minutter og kjører nå 15 000 forsendelser i måneden med et team på to personer.

Vi ønsket ikke å starte integrasjonene med alle de ulike transportørene. Målet vårt var å bruke ett sentralt punkt, som er Cargoson. Det hjelper oss fullt ut til å bevege oss raskere og faktisk skape verdi for kundene våre, fordi vi ikke trenger å bruke penger på å koble til alle transportørpartnerne.

Taivo Karu, Head of Supply Chain og styremedlem i Stokker

Det samme enkle sentralpunktet fungerer også på inngående side: la leverandørene dine booke mot dine avtalte priser gjennom det, og du kan se innkommende råvarer ved siden av utgående varer – noe som for større produsenter ofte er der de største gevinstene finnes.

Dette løser også utfordringen med at transportørene tilbyr svært ulike tjenester. Noen har et komplett pris- og bestillings-API, andre har bare en bestillingsportal, og noen opererer fortsatt utelukkende via e-post. Et godt transportstyringssystem jevner dette ut ved å fylle hullene en transportør etterlater. Har en transportør ingen pris-API, lastes din forhandlede prisliste inn i systemet slik at prisberegningen skjer der i stedet. Det samme gjelder transittider, sporing, etiketter og fraktdokumenter.

Det som betyr mest for IT-teamet ditt, er at transportstyringssystemet tilbyr ett enkelt API for ERP-systemet ditt. En levering som utløses i ERP-systemet kan hente live-priser fra alle transportørene dine og booke valgt transportør gjennom denne ene forbindelsen. Sporingsreferansen og kostnaden returneres på samme måte. Utviklerne dine trenger bare å integrere én gang og vil aldri trenge å røre en individuell transportørkobling igjen. Medisinsk utstyrsprodusenten SomnoMed koblet alle sine transportører til NetSuite gjennom én Cargoson-integrasjon og reduserte etikettopprettingen fra 90 minutter om dagen til 20 i Frankrike alene – og rullet deretter samme oppsett ut til sine øvrige europeiske huber.

Hva du bør se etter i en TMS-ERP-integrasjon, og hvordan Cargoson kan hjelpe

Ikke alle transportstyringssystemer behandler ERP-integrasjon på samme måte. Noen tar betalt for hver kobling, andre tilbyr bare enveis dataflyt. Dette er spørsmålene du bør stille enhver leverandør før den tekniske valideringsfasen – med hvordan Cargoson svarer på hvert enkelt, siden Cargoson er bygget for å være nettopp dette laget mellom ERP-systemet ditt og transportørene dine for europeiske produsenter og grossister.

Kobler det seg til ERP-systemet ditt direkte? Spør spesifikt om din plattform, enten det er SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo eller Monitor. En ferdig kobling betyr at oppsettet er konfigurasjon, ikke skreddersydd utvikling – så spør hvor mange live-integrasjoner leverandøren allerede har med ditt ERP-system, ikke bare om de støtter det.

Cargoson tilbyr ferdige koblinger for de store plattformene, inkludert Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite og Odoo, samt lager- og e-handelssystemer. Er plattformen din på den listen, finnes koblingen allerede.

Er det konfigurasjon eller skreddersydd utvikling? Dette forteller deg om implementeringen måles i dager eller måneder – og det er spørsmålet IT-teamet ditt vil ha svar på først.

Fordi Cargosons koblinger allerede eksisterer, er det å koble til ERP-systemet ditt et spørsmål om konfigurasjon, ikke en skreddersydd utvikling. Det holder implementeringstiden nede på bare noen få dager.

Er dataflyten toveis? En enveis løsning som bare sender ordrer til transportstyringssystemet løser halvparten av problemet. Du trenger at forsendelsestatus og fraktkostnad også flyter tilbake til ERP-systemet.

Cargoson sender sporingsreferanser og faktiske fraktkostnader tilbake automatisk, slik at regnskapet ditt alltid er komplett og du kan kontrollere transportørfakturaer mot det som ble avtalt.

Bruker det dine eksisterende transportøravtaler og priser? Du vil ha en plattform som fungerer med prisene du allerede har forhandlet frem, slik at du beholder prisingen og transportørforholdene dine. Et godt transportstyringssystem presser ikke nye transportører på deg eller reforhandler noe som helst.

Cargoson er en uavhengig plattform som ikke eies av noen transportør, så du jobber direkte med dine egne transportøravtaler og beholder prisene du har forhandlet frem. Med Cargoson forblir prisene dine.

Hvordan legges nye transportører til, og hvor lang tid tar det? Å legge til eller bytte en transportør bør ta dager, ikke måneder. Spør hva som skjer når du tar inn en transportør som ikke er koblet til ennå, og hvem som bygger den integrasjonen.

Cargoson kobler til mer enn 2 000 transportører via direkte API og EDI, og synkroniserer priser, transittider og sporing automatisk. Jobber du med en transportør som ikke er koblet til ennå, bygger Cargoson integrasjonen uten ekstra kostnad.

Praktiske tips for å unngå vanlige feil

Det er sjelden teknologien som gjør disse prosjektene vanskelige. Noen praktiske grep holder en TMS-ERP-integrasjon på rett spor og hjelper deg å unngå de vanligste fallgruvene:

1. Ikke behandle ERP-systemets innebygde fraktmodul som om den var et transportstyringssystem. Den innebygde modulen dekker typisk en brøkdel av hva et dedikert system gjør. Den kan tildele en transportør og skrive ut en følgeseddel, men priser på tvers av transportører, sporing og avstemming av fraktfakturaer mangler som regel.
2. Rydd opp i transportør- og adressedata. Bruker ERP-systemet ditt inkonsistente transportørkoder eller har rotete adressefelt, vil disse problemene overføres direkte til transportstyringssystemet. Litt opprydding før du kobler til sparer deg for mye feilsøking etterpå.
3. Ikke gå live uten testing. Et godt transportstyringssystem gir deg et testmiljø – bruk det: kjør en batch med ekte ordrer gjennom hele flyten fra ende til ende før noe når en transportør. En feil oppdaget i testmiljøet er en linje i en logg. Den samme feilen i produksjon er en feil etikett og en transportør som er sendt ut forgjeves. Cargoson tilbyr et testmiljø for dette, slik at du kan teste integrasjonen og se at den fungerer før du forplikter deg.
4. Gi det en eier. En integrasjon er ikke noe du setter opp og glemmer: ERP-systemer oppgraderes og transportører endrer formater. Å ha noen som er ansvarlig for å følge med på disse endringene er forskjellen mellom en stille fiks og en ubehagelig overraskelse.

Forbindelsen mellom det virksomheten din vet og hvordan varene dine beveger seg, bør ikke avhenge av at noen taster inn en adresse i en transportørportal. Det manuelle steget er der tid går tapt, feil oppstår og kunnskap blir låst inne i én persons rutiner.

Et transportstyringssystem er laget som lukker dette gapet. Gjort riktig betyr TMS-ERP-integrasjon at ERP-systemet beholder ordren, transportørene beholder frakten, og arbeidet imellom slutter å være manuelt.

Vil du se hvordan du kan koble ERP-systemet ditt til transportørene dine, kan du booke en gratis demo – så tar vi deg gjerne gjennom det.

Book en gratis 30-minutters konsultasjon her