TMS-ERP-integraatio: näin yhdistät kuljetukset liiketoimintasi ytimeen

Kun myyntitilaus on kirjattu ERP-järjestelmään ja tavara on valmis lähetettäväksi, jonkun on silti tilattava kuljetus. Tässä kohtaa ERP:n kyky edetä loppuu – ja TMS-ERP-integraatio astuu kuvaan.

ERP tietää asiakkaan, osoitteen, tuotteet ja niiden painot. Se ei kuitenkaan pysty tilaamaan lähetystä, koska sillä ei ole suoraa yhteyttä DHL:ään, DSV:hen, DB Schenkeriin tai muihin käyttämiisi kuljetusliikkeisiin. Niinpä joku tiimistäsi avaa kuljetusliikkeen portaalin, syöttää toimitustiedot käsin, tilaa lähetyksen ja kopioi seurantanumeron takaisin ERP:iin. Sitten sama toistetaan seuraavan kuljetusliikkeen portaalissa.

Tämä on aukko sen välillä, mitä liiketoimintasi tietää, ja sen välillä, miten tavarasi liikkuvat. Useimmat logistiikkatiimit paikkaavat tämän aukon manuaalisesti – ja se maksaa enemmän kuin he yleensä huomaavat. Tuo manuaalinen välivaihe ansaitsee lähemmän tarkastelun, samoin kuin se, miten TMS-ERP-integraatio muuttaa tilanteen.

Mitä TMS-ERP-integraatio tarkoittaa?

Yhtälössä on kaksi järjestelmää. ERP on liiketoimintasi ydin: se hallinnoi taloutta, varastoa, hankintoja, tuotantoa ja tilauksia, jotka käynnistävät kaiken muun. Yleisiä ERP-alustoja valmistusalalla ovat SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ja Monitor. Kuljetuksenhallintajärjestelmä (TMS) puolestaan vastaa kuljetusoperaatioista: kuljetusliikkeiden hintojen vertailusta, lähetysten tilaamisesta, etikettien ja kuljetusasiakirjojen tuottamisesta, toimitusten seurannasta ja kuljetusliikkeiden laskujen tarkistamisesta. Jos haluat perusteellisen katsauksen siihen, miten nämä kaksi eroavat toisistaan ja tarvitsetko molempia, lue artikkelimme ERP vs TMS.

TMS-ERP-integraatio on kaksisuuntainen tietosilta näiden kahden järjestelmän välillä. Kun tilaus vahvistetaan ERP:ssä, integraatio välittää lähetystiedot TMS:ään. Kun lähetys on tilattu ja matkalla, TMS lähettää takaisin ERP:iin valitun kuljetusliikkeen tiedot, seurantaviitteen ja toteutuneen rahtikustannuksen. ERP säilyy tilauksen omistajana ja kuljetusliikkeet hoitavat kuljetuksen. Integraatio poistaa manuaalisen välivaiheen, joten kenenkään ei tarvitse enää syöttää lähetystietoja portaaliin ja sieltä takaisin ERP:iin.

Ilman tätä yhteyttä tiimistäsi itsestään tulee yhdistävä lenkki: viedään tietoja taulukkolaskentatiedostoihin, kopioidaan seurantanumeroita välilehdeltä toiselle ja täsmäytetään rahtikustannuksia, jotka yhdistetty järjestelmä hoitaisi automaattisesti.

Miksi ERP ei pysty yhdistymään kuljetusliikkeisiin yksin

ERP ja kuljetusliikkeet käyttävät eri järjestelmiä, ja kaikkien niiden seuraaminen on kokopäivätyö, johon ERP-toimittajalla ei ole syytä ryhtyä.

Jokaisella kuljetusliikkeellä on oma integraatioratkaisunsa. Osa käyttää moderneja API-rajapintoja, osa EDI:ä, ja yksityiskohdat vaihtelevat kuljetusliikkeittäin. Yhden kuljetusliikkeen integraation rakentaminen ei juuri auta seuraavan kanssa. Kun kuljetusliikkeitä on enemmän kuin muutama, ylläpidettävänä on joukko erilaisia yhteyksiä, joilla kullakin on omat erityispiirteensä.

Nämä yhteydet myös muuttuvat ajan myötä. Kuljetusliikkeet päivittävät API-rajapintojaan, muuttavat tietovaatimuksiaan ja uudistavat formaattejaan. Tänään toimiva yhteys vaatii ylläpitoa toimiakseen ensi vuonnakin – kyse on jatkuvasta työstä, ei kertaluonteisesta rakennusprojektista.

ERP on suunniteltu hallinnoimaan taloutta, varastoa, hankintoja ja tuotantoa. Kuljetusliikkeiden yhdistäminen ei kuulu sen ydinosaamiseen, eikä ERP-toimittajilla ole kannustinta pitää kymmeniä kuljetusliike-integraatioita ajan tasalla. Useimmat ERP:n lähetysmoduulit mahdollistavat kuljetusliikkeen määrittämisen ja lähetysluettelon tulostamisen, mutta reaaliaikainen tilaaminen ja hintojen vertailu kaikkien kuljetusliikkeidesi kesken – sekä useat muut alueet, joita erillinen TMS kattaa – jäävät puuttumaan. Tässä on ero pelkän lähetyskentän ja toimivan TMS-ERP-integraation välillä.

Kaiken tämän rakentaminen itse muuttuu IT-projektiksi, joka ei koskaan oikein valmistu.

Tietovirta TMS:n ja ERP:n välillä

Tilaus (ERP:stä TMS:ään). Kun myyntitilaus on vahvistettu ja toimitus käynnistyy, ERP välittää lähetystiedot TMS:ään: vastaanottajan tiedot, osoitteen, tuotteet, painot, mitat ja vaaditun toimituspäivän. Tämä siirto mahdollistaa tilaamisen aloittamisen ilman, että tietoja tarvitsee syöttää uudelleen. Jos tämä vaihe viivästyy, koko ketju kärsii.

Lähetyksen tila (TMS:stä takaisin ERP:iin). Tilauksen jälkeen TMS lähettää valitun kuljetusliikkeen tiedot, seurantaviitteen ja toimituksen välitapahtumat takaisin ERP:iin. Näin kuka tahansa yrityksessä – myynti, asiakaspalvelu tai tuotantolattia – näkee tilauksen sijainnin kirjautumatta erikseen kuljetusliikkeen portaaliin.

Rahtikustannus (TMS:stä takaisin ERP:iin). Lähetyksen toteutunut kustannus kirjataan tilaukselle kirjanpitoon. Tämä muuttaa laskuntarkistuksen sokeasta hyväksymisestä täsmäytykseksi sovittua hintaa vasten. Rahtilasku-virheiden arvioidaan maksavan keskisuurille lähettäjille 3–7 % vuotuisesta kokonaisrahtimenoista, ja nämä virheet voidaan havaita vain, jos odotettu kustannus on kirjattu järjestelmään laskun rinnalle.

Miltä TMS-ERP-integraatio näyttää käytännössä

Näin yksittäinen lähetys etenee, kun molemmat järjestelmät on yhdistetty.

1. Tilaus luodaan ERP:ssä. Myyntitilaus saapuu ja käynnistää toimituksen – aivan kuten nykyäänkin.
2. Toimitustiedot siirtyvät automaattisesti TMS:ään. Vastaanottajan tiedot, osoite, tuotteet, painot ja mitat lähetetään TMS:ään ilman manuaalista syöttöä.
3. Valitset kuljetusliikkeen ja teet tilauksen. Vertaat reaaliaikaisia hintoja eri kuljetusliikkeiden välillä, valitset sopivimman ja teet tilauksen muutamalla klikkauksella.
4. Etiketit ja asiakirjat luodaan automaattisesti. Lähetysetiketit, CMR ja muu tarvittava paperityö tuotetaan lähetystiedoista kunkin kuljetusliikkeen vaatimassa muodossa.
5. Seuranta ja kustannus siirtyvät takaisin ERP:iin. Seurantaviite ja toteutunut rahtikustannus palautuvat ERP:iin automaattisesti, joten kirjanpito pysyy täydellisenä ja tiimisi voi myöhemmin tarkistaa laskun sovittua vasten.

Vertaa tätä manuaaliseen tapaan, jossa vaiheet kaksi–viisi tehdään käsin jokaisen lähetyksen kohdalla, usein useassa eri kuljetusliikkeen portaalissa. Tiedot syötetään ensin portaaliin ja sitten uudelleen ERP:iin. Jokainen syöttökerta on mahdollisuus virheelle, ja jokainen lähetys vie ylimääräistä aikaa.

TMS-ERP-integraation mitattavat hyödyt

• Aika. Tämä on näkyvin hyöty. Lähetyksen manuaalinen tilaaminen vie 15–20 minuuttia. Kun tiedot ovat paikallaan ja hinnat ladattu, sama hoituu muutamassa minuutissa. Useilla sadoilla lähetyksillä kuukaudessa säästö on päiviä työtä.
• Tarkkuus. Kun lähetystiedot syötetään kerran ERP:iin ja niitä käytetään kaikkialla muualla, kokonainen joukko kopiointi- ja kirjoitusvirheistä johtuvia ongelmia katoaa: ei väärin kirjoitettuja postinumeroita, ei väärin merkittyjä lähetyksiä, ei hylättyjä tilauksia eikä väärään terminaaliin lähetettyjä paketteja. Nämä ongelmat eivät näy kuukausiraportissa – ne näkyvät asiakkaan soittona.
• Näkyvyys. Sen sijaan, että kirjaudut erikseen eri kuljetusliikkeiden portaaleihin selvittääksesi, mitä on matkalla, saat yhden näkymän kaikkiin kuljetusliikkeisiin. Kun tuotannonsuunnittelija tai myyntitiimi kysyy, missä tilaus on, voit vastata heti. Tämä korostuu mittakaavan kasvaessa: venttiileinvalmistaja AVK hoiti rahtitiedustelut sähköpostitse, kunnes 25 yhtiötä ja 70 käyttäjää nojasi järjestelmään – sitten se siirtyi Cargosoniin ja pystyi lähestymään kuljetusliikkeitä koko konsernin yhdistetyllä volyymidatalla.

Vaihtelevan kokoisia lasteja eri kohteisiin eri taajuuksilla lähettäville tuotantoyrityksille se antaa hyvän kokonaiskuvan ja nopean mahdollisuuden tarkistaa, mikä kuljetusliike sopii parhaiten kuhunkin tilanteeseen.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Häiriönsietokyky. Kun perehdytys, tilaaminen ja seuranta tapahtuvat kaikki yhden yhdistetyn järjestelmän kautta, tieto on tallessa järjestelmässä eikä yhden henkilön rutiineissa. Prosessi ei enää riipu siitä, kuka tietää minkä portaalin käyttää ja missä salasanat ovat. Kun joku on lomalla, sairaana tai lähtee yrityksestä, toiminta jatkuu normaalisti.

Yksi integraatio monien sijaan

TMS:n tuoma todellinen muutos on hallittavien yhteyksien määrässä. Sen sijaan, että rakennat ja ylläpidät erillistä integraatiota jokaiselle kuljetusliikkeelle, tarvitset vain yhden yhteyden TMS:ään. TMS hoitaa kaikki kuljetusliike-yhteydet taustalla. Kun lisäät uuden kuljetusliikkeen, se ei käynnistä uutta IT-projektia – joko yhteys on jo olemassa tai TMS-toimittaja rakentaa sen. Näin teki työkalu- ja konetukkuri Stokker siirtyessään uuteen ERP:iin: sen sijaan, että se olisi rakentanut jokaisen kuljetusliike-integraation uudelleen uuteen järjestelmään, se yhdisti kaikki kuljetuspartnerinsa Cargosонin kautta, lyhensi käyttöönottoa viikoista minuutteihin ja pyörittää nyt 15 000 lähetystä kuukaudessa kahden hengen tiimillä.

Emme halunneet käynnistää integraatioita kaikkien eri kuljetusliikkeiden kanssa erikseen. Tavoitteemme oli käyttää yhtä keskipistettä, joka on Cargoson. Se auttaa meitä toimimaan nopeammin ja tuottamaan aidosti arvoa asiakkaillemme, koska meidän ei tarvitse käyttää rahaa kaikkien kuljetuspartnereiden yhdistämiseen.

Taivo Karu, toimitusketjun johtaja ja hallituksen jäsen, Stokker

Sama yksittäinen keskipiste toimii myös saapuvassa liikenteessä: anna tavarantoimittajiesi tilata kuljetuksia sopimushinnoillasi sen kautta, niin näet saapuvat raaka-aineet ja lähtevät tavarat samassa näkymässä. Suuremmille valmistajille tässä piilee usein suurimmat hyödyt.

Tämä ratkaisee myös sen ongelman, että kuljetusliikkeiden palvelut vaihtelevat suuresti. Joillakin on täysi hinnoittelu- ja tilaus-API, toisilla on vain tilausportaali ja osa toimii edelleen kokonaan sähköpostitse. Hyvä TMS tasoittaa nämä erot täyttämällä kuljetusliikkeen jättämät aukot. Jos kuljetusliikkeellä ei ole hinnoittelu-API:a, neuvottelemasi hinnasto ladataan järjestelmään, jolloin hintalaskenta tapahtuu siellä. Sama koskee toimitusaikoja, seurantaa, etikettejä ja kuljetusasiakirjoja.

IT-tiimisi kannalta oleellista on, että TMS tarjoaa ERP:lle yhden ainoan API-rajapinnan. ERP:ssä käynnistyvä toimitus voi pyytää reaaliaikaiset hinnat kaikilta kuljetusliikkeiltäsi ja tilata valitun kuljetusliikkeen tämän yhden yhteyden kautta. Seurantaviite ja kustannus palautuvat samaa reittiä. Kehittäjien tarvitsee integroida vain kerran, eikä heidän tarvitse koskaan enää koskea yksittäisiin kuljetusliike-yhteyksiin. Lääkinnällisten laitteiden valmistaja SomnoMed yhdisti kaikki kuljetusliikkeensä NetSuiteen yhden Cargoson-integraation kautta ja lyhensi etikettien luomiseen kuluvaa aikaa 90 minuutista 20 minuuttiin päivässä pelkästään Ranskassa – minkä jälkeen sama ratkaisu otettiin käyttöön muissa Euroopan toimipisteissä.

Mitä etsiä TMS-ERP-integraatiosta – ja miten Cargoson voi auttaa

Kaikki TMS-toimittajat eivät suhtaudu ERP-integraatioon samalla tavalla. Jotkut veloittavat jokaisesta yhdistimestä erikseen, jotkut tarjoavat vain yksisuuntaisen tietovirran. Nämä ovat kysymyksiä, jotka kannattaa esittää jokaiselle toimittajalle ennen teknistä validointivaihetta. Alla myös se, miten Cargoson vastaa kuhunkin – sillä Cargoson on rakennettu juuri tähän rooliin ERP:n ja kuljetusliikkeiden väliin eurooppalaisille valmistajille ja tukkureille.

Yhdistyykö se ERP:iisi natiivisti? Kysy nimenomaan omasta alustastasi – olipa se SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo tai Monitor. Natiiviyhdistin tarkoittaa, että käyttöönotto on konfigurointia eikä räätälöityä kehitystyötä. Kysy, kuinka monta elävää integraatiota toimittajalla on juuri sinun ERP:si kanssa – ei pelkästään sitä, tukevatko he sitä.

Cargoson tarjoaa valmiit yhdistimet tärkeimmille alustoille, mukaan lukien Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite ja Odoo sekä varasto- ja verkkokauppajärjestelmät. Jos alustasi on listalla, yhdistin on jo olemassa.

Onko kyse konfiguroinnista vai räätälöidystä kehitystyöstä? Tämä kertoo, mitataan käyttöönotto päivissä vai kuukausissa – ja se on kysymys, johon IT-tiimisi haluaa vastauksen ensimmäisenä.

Koska Cargosонin yhdistimet ovat jo olemassa, ERP:n yhdistäminen on konfigurointia eikä räätälöintiä. Tämä pitää käyttöönottoajat muutamassa päivässä.

Onko tietovirta kaksisuuntainen? Yksisuuntainen syöte, joka vain siirtää tilauksia TMS:ään, ratkaisee puolet ongelmasta. Tarvitset myös lähetyksen tilan ja rahtikustannuksen takaisin ERP:iin.

Cargoson lähettää seurantaviitteet ja toteutuneet rahtikustannukset takaisin automaattisesti, joten kirjanpito pysyy täydellisenä ja kuljetusliikkeiden laskut voidaan tarkistaa sovittua vasten.

Käyttääkö se olemassa olevia sopimuksiasi ja hintojasi? Haluat alustan, joka toimii jo neuvottelemiesi hintojen kanssa, jotta hinnoittelusi ja kuljetusliikesuhteesi pysyvät sinulla. Hyvä TMS ei tyrytä sinulle uusia kuljetusliikkeitä eikä neuvottele mitään uudelleen.

Cargoson on riippumaton alusta eikä ole minkään kuljetusliikkeen omistama, joten toimit suoraan omien sopimusten ja neuvottelemiesi hintojen pohjalta. Cargosonissa hintasi pysyvät sinun hallinnassasi.

Miten uusia kuljetusliikkeitä lisätään ja kuinka kauan se kestää? Kuljetusliikkeen lisäämisen tai vaihtamisen pitäisi viedä päiviä, ei kuukausia. Kysy, mitä tapahtuu, kun haluat ottaa mukaan kuljetusliikkeen, jota ei vielä ole yhdistetty – ja kuka rakentaa sen integraation.

Cargoson on yhdistetty yli 2 000 kuljetusliikkeeseen suoran API- ja EDI-yhteyden kautta, synkronoiden hinnat, toimitusajat ja seurannan automaattisesti. Jos käytät kuljetusliikettä, jota ei vielä ole yhdistetty, Cargoson rakentaa integraation ilman lisäkustannuksia.

Käytännön vinkkejä yleisten virheiden välttämiseksi

Harvoin teknologia on se, mikä tekee näistä projekteista vaikeita. Muutama käytännön asia pitää TMS-ERP-integraation raiteillaan ja auttaa välttämään yleisimmät sudenkuopat:

1. Älä pidä ERP:n sisäänrakennettua lähetysmoduulia TMS:nä. Natiivi moduuli kattaa tyypillisesti murto-osan siitä, mitä erillinen järjestelmä tekee. Se määrittää kuljetusliikkeen ja tulostaa lähetysluettelon, mutta hintojen vertailu eri kuljetusliikkeiden välillä, seuranta ja rahtilaskujen täsmäytys puuttuvat yleensä kokonaan.
2. Siisti kuljetusliike- ja osoitetietosi. Jos ERP:ssäsi on epäyhtenäisiä kuljetusliikekoodeja tai sekavia osoitekenttiä, nämä ongelmat siirtyvät suoraan TMS:ään. Pieni siistiminen ennen yhdistämistä säästää paljon vianetsintäaikaa jälkeenpäin.
3. Älä ota käyttöön testaamatta. Hyvä TMS tarjoaa testiympäristön – käytä sitä. Aja joukko oikeita tilauksia läpi alusta loppuun ennen kuin mikään tavoittaa kuljetusliikkeen. Testiympäristössä havaittu virhe on rivi lokissa. Tuotannossa sama virhe on väärä etikett ja turhaan lähetetty kuljetusliike. Cargoson tarjoaa testiympäristön juuri tätä varten, jotta voit kokeilla integraatiota ja nähdä sen toimivan ennen sitoutumista.
4. Nimeä vastuuhenkilö. Integraatio ei ole kertakäyttöinen ratkaisu: ERP:t päivittyvät ja kuljetusliikkeet muuttavat formaattejaan. Kun joku seuraa näitä muutoksia vastuullisesti, ero on hiljainen korjaus tai yllätys.

Sen yhteyden, joka on liiketoimintasi tiedon ja tavarasi liikkumisen välillä, ei pitäisi riippua siitä, että joku kirjoittaa osoitteen uudelleen kuljetusliikkeen portaaliin. Tässä manuaalisessa välivaiheessa aika hukkuu, virheitä syntyy ja tieto jää yhden ihmisen rutiinien varaan.

TMS on kerros, joka sulkee tämän aukon. Hyvin toteutettuna TMS-ERP-integraatio tarkoittaa, että ERP pitää tilauksen, kuljetusliikkeet hoitavat rahdin, ja niiden välinen työ lakkaa olemasta manuaalista.

Jos haluat nähdä, miten ERP:si ja kuljetusliikkeesi voidaan yhdistää, varaa maksuton demo – käymme sen mielellämme kanssasi läpi.

Varaa maksuton 30 minuutin konsultaatio tästä