TMS ir ERP integracija: kaip sujungti transportą su sistema, kuri valdo jūsų verslą

Kai pardavimo užsakymas jau yra jūsų ERP sistemoje ir prekės paruoštos išsiuntimui, kažkas vis tiek turi užsakyti transportą, kad jos pasiektų paskirties vietą. Būtent čia jūsų verslą valdanti ERP sistema nebegali tęsti – ir čia įsijungia TMS ir ERP integracija.

ERP žino klientą, adresą, prekes ir jų svorius. Tačiau ji negali užsakyti siuntos, nes neturi tiesioginio ryšio su DHL, DSV, DB Schenker ar regioniniu vežėju, su kuriuo dirbate. Todėl kažkas iš jūsų komandos atidaro vežėjo portalą, rankiniu būdu įveda pristatymo duomenis, užsako siuntą ir nukopijuoja sekimo numerį atgal į ERP. Tada tas pats kartojamas kitame portale kitam vežėjui.

Tai yra spraga tarp to, ką žino jūsų verslas, ir to, kaip juda jūsų prekės. Dauguma logistikos komandų šią spragą užpildo rankiniu būdu – ir tai kainuoja daugiau, nei jie suvokia. Verta atidžiau pažvelgti į šį rankinį žingsnį ir į tai, kaip TMS ir ERP sistemų integracija viską keičia.

Kas yra TMS ir ERP integracija?

Šioje lygtyje yra dvi sistemos. ERP sistema yra jūsų verslo pagrindas: ji tvarko finansus, atsargas, pirkimus, gamybą ir užsakymus, kurie paleidžia visą tolesnę grandinę. Dažniausiai gamybos įmonėse naudojamos ERP platformos – SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ir Monitor. Transporto valdymo sistema (TMS) atsakinga už transporto operacijas: vežėjų kainų palyginimą, siuntų užsakymą, etikečių ir krovinių dokumentų generavimą, pristatymų sekimą ir vežėjų sąskaitų faktūrų tikrinimą. Jei norite išsamiau suprasti, kuo šios dvi sistemos skiriasi ir ar jums reikia abiejų, skaitykite mūsų straipsnį ERP ir TMS palyginimas.

TMS ir ERP integracija – tai dvikryptis duomenų tiltas, jungiantis abi sistemas. Kai ERP patvirtinamas užsakymas, integracija perduoda siuntos duomenis į TMS. Kai siunta užsakyta ir juda, TMS grąžina į ERP vežėjo informaciją, sekimo numerį ir faktines transporto išlaidas. ERP ir toliau atsakinga už užsakymą, o vežėjai – už prekių gabenimą. Integracija pašalina rankinį perdavimą tarp jų, todėl niekas nebeturi iš naujo įvedinėti siuntos duomenų į portalą ir vėl į ERP.

Be šio ryšio jūsų komanda pati tampa jungtimi: eksportuoja skaičiuokles, kopijuoja sekimo numerius tarp skirtingų langų ir suderina transporto išlaidas, kurias sujungta sistema suporuotų automatiškai.

Kodėl ERP negali savarankiškai prisijungti prie vežėjų

Jūsų ERP ir vežėjai naudoja skirtingas sistemas, o neatsilikti nuo visų jų – tai visą darbo dieną užimantis darbas, kurio ERP tiekėjas neturi jokios priežasties imtis.

Kiekvienas vežėjas turi savo integracijos sąranką. Vieni naudoja šiuolaikines API, kiti – EDI, o detalės skiriasi nuo vežėjo prie vežėjo. Sukūrus jungtį su vienu vežėju, tai beveik nieko nepasako apie tai, kaip kurti kitą. Kai dirbate su daugiau nei keliais vežėjais, prižiūrite kelias skirtingas jungtis, kiekviena su savo ypatumais.

Be to, šios jungtys laikui bėgant keičiasi. Vežėjai atnaujina savo API, koreguoja duomenų reikalavimus ir keičia formatus. Šiandien veikianti jungtis reikalauja priežiūros, kad veiktų ir kitais metais – tai nuolatinis darbas, o ne vienkartinis projektas.

ERP buvo sukurta finansams, atsargoms, pirkimams ir gamybai valdyti. Ryšys su vežėjais nėra jos kompetencijos sritis, o ERP tiekėjai neinvestuoja į dešimčių vežėjų integracijų palaikymą. Dauguma ERP siuntimo modulių leidžia priskirti vežėją ir atspausdinti pristatymo dokumentą, tačiau jiems trūksta realaus laiko užsakymų ir kainų palyginimo per visą vežėjų sąrašą, taip pat kelių kitų sričių, kurias apima specializuota TMS. Tai ir yra skirtumas tarp paprasto siuntimo lauko ir veikiančios TMS ir ERP integracijos.

Visa tai kurti savo jėgomis tampa IT projektu, kuris niekada iš tikrųjų nesibaigia.

Kaip duomenys juda tarp jūsų TMS ir ERP

Užsakymas (iš ERP į TMS). Kai pardavimo užsakymas patvirtinamas ir suaktyvinamas pristatymas, ERP sistema perduoda siuntos duomenis į TMS: gavėją, adresą, prekes, svorius, matmenis ir reikiamą pristatymo datą. Šis perdavimas leidžia pradėti užsakymą, nereikalaujant, kad kas nors informaciją įvestų iš naujo. Jei šis procesas vėluoja, visa grandinė sutrinka.

Siuntos būsena (iš TMS atgal į ERP). Užsakius siuntą, TMS grąžina į ERP pasirinktą vežėją, sekimo numerį ir pristatymo etapus. Tai leidžia bet kuriam įmonės darbuotojui, žiūrinčiam į užsakymą – pardavimuose, klientų aptarnavime ar gamybos ceche – matyti, kur siunta yra, neprisijungiant prie vežėjo portalo.

Transporto išlaidos (iš TMS atgal į ERP). Faktinės siuntos išlaidos užregistruojamos prie užsakymo jūsų finansinėje apskaitoje. Tai paverčia sąskaitų faktūrų tikrinimą iš aklo patvirtinimo į suderinimą su sutarta kaina. Apskaičiuota, kad transporto sąskaitų faktūrų klaidos vidutinio dydžio siuntėjams kainuoja nuo 3 % iki 7 % visų metinių transporto išlaidų – ir šias klaidas galima nustatyti tik tada, kai tikėtina kaina yra užregistruota sistemoje šalia sąskaitos faktūros.

Kaip atrodo TMS ir ERP integracija praktikoje

Štai kaip atrodo viena siunta, kai abi sistemos sujungtos.

1. Užsakymas sukuriamas jūsų ERP. Gaunamas pardavimo užsakymas ir suaktyvinamas pristatymas – lygiai taip pat, kaip ir šiandien.
2. Pristatymo duomenys automatiškai patenka į TMS. Gavėjas, adresas, prekės, svoriai ir matmenys perduodami į TMS be jokio rankinio įvedimo.
3. Pasirenkate vežėją ir užsakote siuntą. Palyginate realaus laiko kainas iš visų savo vežėjų, pasirenkate tinkamiausią ir užsakote keliais paspaudimais.
4. Etiketės ir dokumentai generuojami automatiškai. Siuntimo etiketė, CMR ir visi kiti dokumentai sukuriami iš siuntos duomenų tokiu formatu, kokio reikia kiekvienam vežėjui.
5. Sekimo informacija ir išlaidos grįžta į ERP. Sekimo numeris ir faktinės transporto išlaidos automatiškai perduodamos atgal į ERP, todėl jūsų finansinė apskaita yra išsami ir komanda vėliau gali patikrinti sąskaitą faktūrą pagal tai, kas buvo sutarta.

Palyginkite tai su rankiniu variantu, kai 2–5 žingsniai atliekami rankiniu būdu kiekvienai siuntai, dažnai per kelis vežėjų portalus. Duomenys įvedami vieną kartą į portalą ir dar kartą į ERP. Kiekvienas įvedimas – tai galimybė klaidai, o kiekviena siunta atima papildomą laiką.

Išmatuojama TMS ir ERP integracijos nauda

• Laikas. Tai labiausiai pastebima nauda. Rankinis siuntos užsakymas užtrunka nuo penkiolikos iki dvidešimties minučių. Kai duomenys įvesti ir kainos įkeltos, laikas sumažėja iki kelių minučių. Jei per mėnesį turite kelis šimtus siuntų, sutaupysite dienas darbo.
• Tikslumas. Kai siuntos duomenys įvedami vieną kartą ERP ir naudojami visur kitur, išnyksta visa eilė klaidų, atsirandančių dėl kopijavimo ir įklijavimo: nėra neteisingai įvestų pašto kodų, neteisingai pažymėtų siuntų, atmestų užsakymų ar siuntinių, išsiųstų į netinkamą sandėlį. Šios problemos nepasirodo mėnesiniame ataskaitoje – jos pasirodo kaip skambutis iš kliento.
• Matomumas. Vietoj to, kad prisijungtumėte prie atskirų vežėjų portalų ir bandytumėte susidaryti vaizdą, kas yra tranzite, gaunate vieną visų vežėjų vaizdą. Kai gamybos planuotojas ar pardavimų komanda klausia, kur yra užsakymas, galite atsakyti iš karto. Tai ypač vertinga augant mastui: vožtuvų gamintojas AVK tvarkė krovinių užklausas el. paštu tol, kol nuo sistemos priklausė 25 įmonės ir 70 vartotojų – tada perėjo prie Cargoson ir galėjo kreiptis į vežėjus su suvestiniais visos grupės apimties duomenimis.

Gamybos įmonėms, kurios siunčia įvairaus dydžio krovinius į skirtingas paskirties vietas skirtingu dažnumu, tai suteikia gerą apžvalgą ir greitą galimybę patikrinti, kuris vežėjas geriausiai tinka konkrečiam darbui.

Agnieszka Skrzypińska, pasaulinė krovinių kategorijų vadovė

• Atsparumas. Kai įvedimas į sistemą, užsakymas ir sekimas vykdomi per vieną sujungtą sistemą, žinios saugomos sistemoje, o ne vieno žmogaus įpročiuose. Tai reiškia, kad procesas nebepriklauso nuo to, kas žino, kurį portalą naudoti ir kur saugomi slaptažodžiai. Kai kas nors atostogauja, serga ar išeina iš darbo, operacijos tęsiasi įprastai.

Viena integracija vietoj daugelio

Tikrasis pokytis, kurį atneša TMS, yra jungčių, kurias reikia prižiūrėti, skaičius. Vietoj to, kad kurtumėte ir prižiūrėtumėte atskirą integraciją kiekvienam vežėjui, jums reikia sukurti tik vieną jungtį su TMS. TMS tada pati tvarko visas vežėjų jungtis už jos. Kai pridedamas naujas vežėjas, tai nebėra dar vienas IT projektas. Jungtis arba jau egzistuoja, arba ją sukuria TMS tiekėjas. Būtent taip įrankių ir mašinų didmenininkas Stokker pasielgė pereidamas prie naujos ERP: vietoj to, kad naujoje sistemoje iš naujo kurtų kiekvieną vežėjo integraciją, jis visus savo transporto partnerius sujungė per Cargoson, sutrumpino sąrankos laiką nuo savaičių iki minučių ir dabar dviejų žmonių komanda per mėnesį tvarko 15 000 siuntų.

Mes nenorėjome inicijuoti integracijų su visais skirtingais transporto tiekėjais. Mūsų tikslas buvo naudoti vieną centrinį tašką – Cargoson. Tai visiškai padeda mums judėti greičiau ir iš tikrųjų kurti vertę klientams, nes nereikia leisti pinigų visų transporto partnerių sujungimui.

Taivo Karu, tiekimo grandinės vadovas ir valdybos narys, Stokker

Tas pats vienas taškas veikia ir gaunamų krovinių pusėje: leiskite savo tiekėjams užsakyti pagal jūsų sutartas kainas per tą pačią sistemą – ir galėsite matyti gaunamas žaliavas šalia išsiunčiamų prekių. Didesnėms gamybos įmonėms tai dažnai yra sritis, kurioje galima pasiekti didžiausią naudą.

Tai taip pat išsprendžia problemą, kad vežėjų siūlomos paslaugos labai skiriasi. Vieni turi pilną kainų ir užsakymų API, kiti – tik užsakymų portalą, o kai kurie vis dar dirba tik el. paštu. Gera TMS tai išlygina, užpildydama spragas, kurias palieka vežėjas. Jei vežėjas neturi kainų API, jūsų suderinta kainų lentelė įkeliama į sistemą, kad kainų skaičiavimas vyktų ten. Tas pats galioja tranzito laikams, sekimui, etiketėms ir krovinių dokumentams.

Jūsų IT komandai svarbiausia tai, kad TMS suteikia vieną API jūsų ERP. ERP suaktyvintas pristatymas gali per tą vieną jungtį gauti realaus laiko kainas iš visų vežėjų ir užsakyti pasirinktą vežėją. Sekimo numeris ir išlaidos grąžinamos tuo pačiu būdu. Jūsų kūrėjai integruojasi tik vieną kartą ir niekada daugiau nebeliečia atskirų vežėjų jungčių. Medicinos prietaisų gamintojas SomnoMed sujungė visus savo vežėjus su NetSuite per vieną Cargoson integraciją ir sumažino etikečių kūrimą nuo 90 minučių per dieną iki 20 vien Prancūzijoje, o vėliau tą pačią sąranką išplėtė į kitus Europos centrus.

Ko ieškoti TMS ir ERP integracijoje ir kaip gali padėti Cargoson

Ne kiekviena TMS vienodai žiūri į ERP integraciją. Kai kurios ima mokestį už kiekvieną jungtį, kitos siūlo tik vienkryptį duomenų srautą. Štai klausimai, kuriuos reikia užduoti bet kuriam tiekėjui prieš techninį vertinimą – kartu su tuo, kaip į kiekvieną iš jų atsako Cargoson, nes Cargoson sukurta kaip būtent šis sluoksnis tarp jūsų ERP ir vežėjų Europos gamintojams ir didmenininkams.

Ar ji jungiasi prie jūsų ERP tiesiogiai? Klauskite konkrečiai apie savo platformą – SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo ar Monitor. Tiesioginis jungtis reiškia, kad sąranka yra konfigūravimas, o ne individualus kūrimas, todėl klauskite, kiek veikiančių integracijų tiekėjas jau turi su jūsų ERP – ne tik ar jie ją palaiko.

Cargoson siūlo iš anksto sukurtas jungtis pagrindinėms platformoms, įskaitant Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite ir Odoo, taip pat sandėlio ir e. prekybos sistemas. Jei jūsų platforma yra šiame sąraše, jungtis jau egzistuoja.

Ar tai konfigūravimas, ar individualus kūrimas? Tai parodo, ar diegimas matuojamas dienomis, ar mėnesiais – ir tai yra klausimas, kurį jūsų IT komanda norės išgirsti atsakytą pirmiausia.

Kadangi Cargoson jungtys jau egzistuoja, ERP sujungimas yra konfigūravimo, o ne individualaus kūrimo reikalas. Tai leidžia diegimą atlikti per kelias dienas.

Ar duomenų srautas yra dvikryptis? Vienkryptis srautas, kuris tik perduoda užsakymus į TMS, išsprendžia tik pusę problemos. Jums reikia, kad siuntos būsena ir transporto išlaidos grįžtų atgal į ERP.

Cargoson automatiškai grąžina sekimo numerius ir faktines transporto išlaidas, todėl jūsų finansinė apskaita visada išlieka išsami ir galite tikrinti vežėjų sąskaitas faktūras pagal tai, kas buvo sutarta.

Ar ji naudoja jūsų esamas vežėjų sutartis ir kainas? Jums reikia platformos, kuri dirba su jau suderėtomis kainomis, kad išlaikytumėte savo kainodara ir santykius su vežėjais. Gera TMS neprimeta naujų vežėjų ir nieko iš naujo nederina.

Cargoson yra nepriklausoma platforma, nepriklausanti jokiam vežėjui, todėl dirbate tiesiogiai su savo vežėjų sutartimis ir išlaikote suderintas kainas. Su Cargoson jūsų kainos lieka jūsų.

Kaip pridedami nauji vežėjai ir kiek tai užtrunka? Vežėjo pridėjimas ar keitimas turėtų užtrukti dienas, o ne mėnesius. Klauskite, kas nutinka, kai norite prijungti vežėją, kuris dar nėra integruotas, ir kas kuria tą integraciją.

Cargoson jungiasi prie daugiau nei 2 000 vežėjų per tiesioginę API ir EDI, automatiškai sinchronizuodama kainas, tranzito laikus ir sekimą. Jei dirbate su vežėju, kuris dar nėra prijungtas, Cargoson sukuria integraciją be papildomo mokesčio.

Praktiniai patarimai, kaip išvengti dažniausių klaidų

Retai kada technologija yra tai, kas apsunkina šiuos projektus. Kelios praktinės priemonės padeda TMS ir ERP integraciją išlaikyti kelyje ir išvengti dažniausių klaidų:

1. Nelaikykite ERP integruoto siuntimo modulio TMS pakaitalu. Tas modulis paprastai apima tik dalį to, ką daro specializuota sistema. Jis priskiria vežėją ir atspausdina pristatymo dokumentą, tačiau kainų palyginimas tarp vežėjų, sekimas ir transporto sąskaitų faktūrų suderinimas dažniausiai jame neegzistuoja.
2. Sutvarkykite vežėjų ir adresų duomenis. Jei jūsų ERP naudoja nenuoseklius vežėjų kodus arba turi netvarkingus adresų laukus, šios problemos tiesiogiai persikelią į TMS. Nedidelis sutvarkymas prieš jungiantis sutaupys daug laiko derinant vėliau.
3. Nepaleiskite sistemos be testavimo. Gera TMS suteikia bandomąją aplinką – naudokite ją: prieš bet kam pasiekiant vežėją, paleiskite tikrų užsakymų partiją nuo pradžios iki pabaigos. Klaida, pastebėta bandomojoje aplinkoje, yra eilutė žurnale. Ta pati klaida gamyboje – tai neteisinga etiketė ir vežėjas, išsiųstas veltui. Cargoson tam suteikia bandomąją aplinką, kad galėtumėte išbandyti integraciją ir pamatyti, kaip ji veikia, prieš priimdami galutinį sprendimą.
4. Paskirkite atsakingą asmenį. Integracija nėra kažkas, ką galima nustatyti ir pamiršti: ERP atnaujinamos, o vežėjai keičia formatus. Turėti žmogų, atsakingą už šių pokyčių stebėjimą, yra skirtumas tarp tylaus pataisymo ir nemalonios staigmenos.

Ryšys tarp to, ką žino jūsų verslas, ir to, kaip juda jūsų prekės, neturėtų priklausyti nuo to, ar kas nors iš naujo įveda adresą į vežėjo portalą. Būtent šiame rankiniame žingsnyje prarandamas laikas, atsiranda klaidos ir žinios įstringa vieno žmogaus įpročiuose.

TMS yra sluoksnis, kuris uždaro šią spragą. Tinkamai įgyvendinta TMS ir ERP integracija reiškia, kad ERP valdo užsakymą, vežėjai tvarko krovinį, o darbas tarp jų nustoja būti rankinis.

Jei norite pamatyti, kaip sujungti savo ERP ir vežėjus, užsiregistruokite nemokamam demonstraciniam pristatymui – mielai viską parodysime.

Užsiregistruokite nemokamam 30 minučių konsultacijai