Quando un ordine di vendita è nell'ERP e la merce è pronta per la spedizione, qualcuno deve comunque prenotare il trasporto per consegnarla a destinazione. È esattamente in questo momento che il sistema ERP che governa la tua azienda si ferma, e che entra in gioco l'integrazione TMS-ERP.
Il tuo ERP conosce il cliente, l'indirizzo, gli articoli e i loro pesi. Ma non può prenotare la spedizione, perché non ha un collegamento diretto con DHL, DSV, DB Schenker o il corriere regionale che utilizzi. Così qualcuno del tuo team apre il portale del vettore, inserisce manualmente i dati di consegna, prenota la spedizione e copia il numero di tracciamento nell'ERP. Poi ripete tutto da capo su un portale diverso per il corriere successivo.
Questo è il divario tra ciò che la tua azienda sa e il modo in cui le tue merci si muovono. La maggior parte dei team logistici colma questo divario manualmente, con costi spesso sottovalutati. Vale la pena esaminare da vicino questo passaggio manuale e capire come l'integrazione TMS-ERP cambia le cose.
Cos'è l'integrazione TMS-ERP?
Ci sono due sistemi ai lati opposti di questo problema. Il tuo ERP è il cuore dell'azienda: gestisce finanza, magazzino, approvvigionamenti, produzione e gli ordini che innescano tutto il resto. Le piattaforme ERP più diffuse nel manifatturiero includono SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo e Monitor. Un software di gestione trasporti (TMS) si occupa invece delle operazioni di trasporto: confronto delle tariffe tra vettori, prenotazione delle spedizioni, generazione di etichette e documenti di trasporto, tracciamento delle consegne e verifica delle fatture dei corrieri. Se vuoi un'analisi completa delle differenze tra i due sistemi e capire se ti servono entrambi, leggi il nostro articolo ERP vs TMS.
L'integrazione TMS-ERP è il ponte dati bidirezionale che collega i due sistemi. Quando un ordine viene confermato nell'ERP, l'integrazione trasmette i dettagli della spedizione al TMS. Una volta prenotata e avviata la spedizione, il TMS restituisce all'ERP il vettore scelto, il riferimento di tracciamento e il costo effettivo del trasporto. L'ERP rimane responsabile dell'ordine e i tuoi vettori continuano a movimentare le merci. L'integrazione elimina il passaggio manuale nel mezzo, così nessuno deve reinserire i dati della spedizione nel portale e poi di nuovo nell'ERP.
Senza questo collegamento, è il tuo team a fare da tramite: esportando fogli di calcolo, copiando numeri di tracciamento tra schede diverse e riconciliando costi di trasporto che un sistema integrato abbinerebbe in automatico.
Perché il tuo ERP non può connettersi ai vettori da solo
Il tuo ERP e i tuoi vettori utilizzano sistemi diversi, e tenersi al passo con tutti è un lavoro a tempo pieno che il fornitore del tuo ERP non ha alcun motivo di sobbarcarsi.
Ogni vettore ha la propria configurazione di integrazione. Alcuni usano API moderne, altri EDI, e le specifiche variano da corriere a corriere. Costruire una connessione con un vettore non ti dice quasi nulla su come costruire quella successiva. Quando lavori con più di una manciata di corrieri, ti ritrovi a gestire altrettante connessioni diverse, ognuna con le proprie particolarità.
Queste connessioni cambiano anche nel tempo. I vettori aggiornano le proprie API, modificano i requisiti sui dati e rivedono i formati. Una connessione che funziona oggi richiede manutenzione per continuare a funzionare l'anno prossimo: si tratta di un impegno continuativo, non di un lavoro una tantum.
Il tuo ERP è stato progettato per gestire finanza, magazzino, approvvigionamenti e produzione. La connettività con i vettori non è il suo punto di forza, e i fornitori di ERP non investono nel mantenere aggiornate decine di integrazioni con i corrieri. La maggior parte dei moduli di spedizione integrati negli ERP ti permette di assegnare un vettore e stampare un documento di consegna, ma non arrivano alla prenotazione in tempo reale e al confronto delle tariffe su tutti i tuoi corrieri, né a molte altre funzioni che un TMS dedicato copre. Questa è la differenza tra un semplice campo "vettore" e una vera integrazione TMS-ERP.
Costruire tutto questo internamente diventa quindi un progetto IT che non finisce mai.
Come fluiscono i dati tra il tuo TMS e il tuo ERP
L'ordine (dall'ERP al TMS). Quando un ordine di vendita viene confermato e viene avviata una consegna, l'ERP trasmette al TMS i dettagli della spedizione: destinatario, indirizzo, articoli, pesi, dimensioni e data di consegna richiesta. Questo passaggio consente di avviare la prenotazione senza che nessuno debba reinserire le informazioni. Se si ritarda, l'intera catena ne risente.
Lo stato della spedizione (dal TMS all'ERP). Una volta effettuata la prenotazione, il TMS restituisce all'ERP il vettore scelto, il riferimento di tracciamento e i milestone di consegna. In questo modo chiunque in azienda consulti l'ordine — che si tratti di vendite, assistenza clienti o del reparto produzione — può vedere dove si trova la spedizione senza dover accedere al portale del corriere.
Il costo del trasporto (dal TMS all'ERP). Il costo effettivo della spedizione viene registrato a fronte dell'ordine nei tuoi dati finanziari. Questo trasforma la verifica delle fatture da un'approvazione alla cieca in un confronto con la tariffa concordata. Si stima che gli errori di fatturazione del trasporto costino alle aziende di medie dimensioni tra il 3% e il 7% della spesa annua totale per il trasporto, e questi errori possono essere individuati solo se il costo atteso è registrato nel sistema insieme alla fattura.
Come funziona l'integrazione TMS-ERP in pratica
Ecco come si svolge una singola spedizione una volta che i due sistemi sono collegati.
- L'ordine viene creato nel tuo ERP. Arriva un ordine di vendita che genera una consegna, esattamente come avviene oggi.
- I dati di consegna fluiscono automaticamente nel TMS. Destinatario, indirizzo, articoli, pesi e dimensioni vengono trasmessi al TMS senza che nessuno li inserisca manualmente.
- Scegli il vettore e prenoti. Confronti le tariffe in tempo reale tra i tuoi corrieri, selezioni quello più adatto e prenoti in pochi clic.
- Etichette e documenti vengono generati automaticamente. L'etichetta di spedizione, il CMR e qualsiasi altra documentazione vengono prodotti dai dati della spedizione, nel formato richiesto da ciascun vettore.
- Tracciamento e costi tornano all'ERP. Il riferimento di tracciamento e il costo effettivo del trasporto vengono inviati all'ERP, così il tuo registro finanziario è completo e il tuo team può verificare la fattura in seguito rispetto a quanto concordato.
Confronta questo con la versione manuale, in cui i passaggi da due a cinque vengono eseguiti a mano, spedizione per spedizione, spesso su più portali di corrieri diversi. I dati vengono inseriti una volta nel portale e di nuovo nell'ERP. Ogni inserimento è un'occasione per un errore, e ogni spedizione richiede tempo aggiuntivo.
I vantaggi misurabili dell'integrazione TMS-ERP
- Tempo. È il beneficio più evidente. Prenotare una spedizione manualmente richiede dai quindici ai venti minuti. Una volta che i dati sono in ordine e le tariffe sono caricate, il tempo scende a pochi minuti. Con qualche centinaio di spedizioni al mese, il risparmio si misura in giorni di lavoro.
- Precisione. Quando i dati della spedizione vengono inseriti una sola volta nell'ERP e utilizzati ovunque, un'intera categoria di errori da copia-incolla scompare: nessun codice postale sbagliato, nessuna etichetta errata, nessuna prenotazione rifiutata e nessun pacco inviato al deposito sbagliato. Questi problemi non compaiono nel report mensile, ma si manifestano sotto forma di una telefonata da un cliente.
- Visibilità. Invece di accedere a portali separati per ricostruire cosa è in transito, hai una visione unica su tutti i vettori. Quando il responsabile della produzione o il team commerciale chiede dove si trova un ordine, puoi rispondere immediatamente. Questo vantaggio cresce con la scala: il produttore di valvole AVK gestiva le richieste di trasporto via email finché 25 aziende e 70 utenti dipendevano dal sistema; passando a Cargoson ha potuto approcciarsi ai vettori con i dati di volume aggregati dell'intero gruppo.
Per le aziende produttive che spediscono carichi di dimensioni variabili verso destinazioni diverse e con frequenze differenti, offre una buona panoramica e la possibilità di verificare rapidamente qual è il vettore più adatto.
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
- Continuità operativa. Quando onboarding, prenotazione e tracciamento avvengono tutti attraverso un unico sistema integrato, le informazioni sono nel sistema e non nella routine di una singola persona. Il processo non dipende più da chi sa quale portale usare e dove sono conservate le password. Se qualcuno è in ferie, malato o lascia l'azienda, le operazioni continuano senza interruzioni.
Un'unica integrazione al posto di molte
Il vero cambiamento che porta un TMS riguarda il numero di connessioni da gestire. Invece di costruire e mantenere un'integrazione separata per ogni vettore, devi costruire un solo collegamento verso il TMS. Sarà poi il TMS a gestire tutte le connessioni con i corrieri. Quando aggiungi un vettore, non stai avviando un nuovo progetto IT: o la connessione esiste già, oppure è il fornitore del TMS a costruirla. È quello che ha fatto Stokker, grossista di utensili e macchinari, quando è passato a un nuovo ERP: invece di ricostruire ogni integrazione con i vettori nel nuovo sistema, ha collegato tutti i suoi partner di trasporto tramite Cargoson, riducendo i tempi di configurazione da settimane a minuti, e ora gestisce 15.000 spedizioni al mese con un team di due persone.
Non volevamo avviare le integrazioni con tutti i diversi fornitori di trasporto. Il nostro obiettivo era avere un unico punto centrale, che è Cargoson. Questo ci aiuta davvero a muoverci più velocemente e a creare valore per i nostri clienti, perché non dobbiamo spendere risorse per collegare tutti i partner di trasporto.
Taivo Karu, Head of Supply Chain e membro del consiglio di amministrazione di Stokker
Lo stesso punto unico funziona anche sul lato inbound: permetti ai tuoi fornitori di prenotare alle tue tariffe contrattuali attraverso di esso e potrai vedere le materie prime in arrivo insieme alle merci in uscita — per i produttori di grandi dimensioni, spesso è qui che si trovano i guadagni più significativi.
Questo risolve anche il problema della grande variabilità nei servizi offerti dai vettori. Alcuni dispongono di una API completa per prezzi e prenotazioni, altri hanno solo un portale di prenotazione, e alcuni lavorano ancora interamente via email. Un buon TMS livella queste differenze colmando le lacune lasciate da un vettore. Se un corriere non ha un'API per i prezzi, il tuo listino tariffe negoziato viene caricato nel sistema e il calcolo del prezzo avviene lì. Lo stesso vale per i tempi di transito, il tracciamento, le etichette e i documenti di trasporto.
L'aspetto rilevante per il tuo team IT è che il TMS mette a disposizione un'unica API per il tuo ERP. Una consegna avviata nell'ERP può richiedere tariffe in tempo reale da tutti i tuoi vettori e prenotare il corriere scelto attraverso quella singola connessione. Il riferimento di tracciamento e il costo vengono poi restituiti nello stesso modo. I tuoi sviluppatori devono integrare una volta sola e non dovranno mai più occuparsi di una singola connessione con un vettore. Il produttore di dispositivi medici SomnoMed ha collegato tutti i suoi vettori a NetSuite tramite un'unica integrazione Cargoson e ha ridotto la creazione delle etichette da 90 minuti al giorno a 20 nella sola Francia, per poi estendere la stessa configurazione agli altri hub europei.
Cosa cercare in un'integrazione TMS-ERP e come può aiutare Cargoson
Non tutti i TMS trattano l'integrazione con l'ERP allo stesso modo. Alcuni fanno pagare ogni connettore, altri offrono solo un flusso unidirezionale. Queste sono le domande da porre a qualsiasi fornitore prima della fase di validazione tecnica, con le risposte di Cargoson per ciascuna — perché Cargoson è stato progettato per essere esattamente questo livello intermedio tra il tuo ERP e i tuoi vettori, per produttori e grossisti europei.
Si connette nativamente al tuo ERP? Chiedi specificamente della tua piattaforma, che si tratti di SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo o Monitor. Un connettore nativo significa che l'implementazione è una configurazione, non uno sviluppo personalizzato: chiedi quante integrazioni attive il fornitore ha già con il tuo ERP, non solo se lo supporta.
Cargoson offre connettori già pronti per le principali piattaforme, tra cui Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite e Odoo, oltre a sistemi di magazzino e di e-commerce. Se la tua piattaforma è in questo elenco, il connettore esiste già.
Si tratta di configurazione o sviluppo personalizzato? Questa domanda ti dice se l'implementazione si misura in giorni o in mesi, ed è la prima cosa che vorrà sapere il tuo team IT.
Poiché i connettori di Cargoson esistono già, collegare il tuo ERP è una questione di configurazione, non di sviluppo su misura. Questo mantiene i tempi di implementazione nell'ordine di pochi giorni.
Il flusso di dati è bidirezionale? Un flusso unidirezionale che invia solo gli ordini al TMS risolve metà del problema. Hai bisogno che anche lo stato delle spedizioni e i costi di trasporto tornino all'ERP.
Cargoson restituisce automaticamente i riferimenti di tracciamento e i costi effettivi del trasporto, così il tuo registro finanziario rimane sempre completo e puoi verificare le fatture dei vettori rispetto a quanto concordato.
Utilizza i tuoi contratti e le tue tariffe esistenti? Vuoi una piattaforma che lavori con le tariffe che hai già negoziato, così mantieni i tuoi prezzi e i tuoi rapporti con i vettori. Un buon TMS non ti impone nuovi corrieri né rinegozia nulla.
Cargoson è una piattaforma indipendente e non è di proprietà di alcun vettore, quindi lavori direttamente con i tuoi contratti e mantieni le tariffe che hai negoziato. Con Cargoson, le tue tariffe restano tue.
Come vengono aggiunti i nuovi vettori e quanto tempo ci vuole? Aggiungere o cambiare un vettore dovrebbe richiedere giorni, non mesi. Chiedi cosa succede quando vuoi integrare un corriere non ancora connesso e chi si occupa di costruire quella connessione.
Cargoson si connette a più di 2.000 vettori tramite API diretta ed EDI, sincronizzando automaticamente tariffe, tempi di transito e tracciamento; se lavori con un corriere non ancora connesso, Cargoson costruisce l'integrazione senza costi aggiuntivi.
Consigli pratici per evitare gli errori più comuni
Raramente è la tecnologia a rendere difficili questi progetti. Alcune accortezze pratiche permettono di mantenere un'integrazione TMS-ERP sulla giusta rotta ed evitare gli errori più frequenti:
- Non confondere il modulo di spedizione integrato nel tuo ERP con un TMS. Quel modulo nativo copre di solito una piccola parte di ciò che fa un sistema dedicato. Assegna un vettore e stampa un documento di consegna, ma il confronto delle tariffe tra corrieri, il tracciamento e la riconciliazione delle fatture di trasporto sono di norma assenti.
- Metti in ordine i dati di vettori e indirizzi. Se il tuo ERP usa codici vettore non uniformi o ha campi indirizzo disordinati, questi problemi si trasferiranno direttamente nel TMS. Un po' di pulizia prima di collegare i sistemi ti farà risparmiare molto tempo nella risoluzione dei problemi in seguito.
- Non andare in produzione senza testare. Un buon TMS mette a disposizione un ambiente sandbox: usalo. Esegui un gruppo di ordini reali dall'inizio alla fine prima che qualcosa raggiunga un vettore. Un errore individuato in fase di test è una riga in un log. Lo stesso errore in produzione è un'etichetta sbagliata e un corriere inviato per niente. Cargoson fornisce un ambiente di test apposito, così puoi verificare l'integrazione e vederla funzionare prima di procedere.
- Assegna un responsabile. Un'integrazione non è qualcosa che si configura e si dimentica: gli ERP vengono aggiornati e i vettori cambiano i formati. Avere qualcuno incaricato di monitorare questi cambiamenti fa la differenza tra una correzione silenziosa e una sorpresa inaspettata.
Il collegamento tra ciò che la tua azienda sa e il modo in cui le tue merci si muovono non dovrebbe dipendere da qualcuno che ricopia un indirizzo nel portale di un vettore. È in questo passaggio manuale che si perde tempo, si generano errori e le informazioni rimangono intrappolate nella routine di una singola persona.
Il TMS è il livello che chiude questo divario. Quando è realizzata bene, l'integrazione TMS-ERP fa sì che il tuo ERP gestisca gli ordini, i tuoi vettori gestiscano il trasporto, e il lavoro nel mezzo smetta di essere manuale.
Se vuoi vedere come collegare il tuo ERP ai tuoi vettori, prenota una demo gratuita: saremo felici di guidarti passo dopo passo.
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