Інтеграція TMS і ERP: як пов'язати транспорт із системою, що керує вашим бізнесом

Щойно замовлення на продаж потрапляє до вашої ERP-системи і товар готовий до відвантаження, хтось усе одно має оформити транспортування до місця призначення. Саме тут ERP-система, що керує вашим бізнесом, вичерпує свої можливості — і саме тут вступає в дію інтеграція TMS і ERP.

Ваша ERP знає клієнта, адресу, найменування товарів та їхню вагу. Але оформити відправлення вона не може, бо не має прямого зв'язку з DHL, DSV, DB Schenker чи регіональним перевізником, якого ви використовуєте. Тому хтось із вашої команди відкриває портал перевізника, вручну вводить дані доставки, оформлює відправлення і переносить номер відстеження назад до ERP. А потім повторює те саме в іншому порталі для наступного перевізника.

Це і є розрив між тим, що знає ваш бізнес, і тим, як рухаються ваші вантажі. Більшість логістичних команд заповнюють цей розрив вручну, і це обходиться їм дорожче, ніж здається. Варто придивитися до цього ручного кроку уважніше — і зрозуміти, що змінює інтеграція TMS і ERP.

Що таке інтеграція TMS і ERP?

По обидва боки цього розриву стоять дві системи. ERP-система — це ядро вашого бізнесу: вона відповідає за фінанси, складські запаси, закупівлі, виробництво та замовлення, які запускають весь подальший ланцюжок. Серед поширених ERP-платформ у виробництві — SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo та Monitor. Система управління транспортом (TMS) відповідає за транспортні операції: порівняння тарифів перевізників, оформлення відправлень, формування етикеток і вантажних документів, відстеження доставок та перевірку рахунків перевізників. Якщо вас цікавить детальне порівняння цих двох систем і відповідь на питання, чи потрібні вам обидві, читайте нашу статтю ERP vs TMS.

Інтеграція TMS і ERP — це двосторонній міст даних, що з'єднує обидві системи. Коли замовлення підтверджується в ERP, інтеграція передає деталі відправлення до TMS. Після того як відправлення оформлено і вантаж вирушив у дорогу, TMS повертає до ERP дані про перевізника, номер відстеження та фактичну вартість перевезення. ERP залишається відповідальною за замовлення, а ваші перевізники продовжують доставляти вантажі. Інтеграція усуває ручне передавання даних між системами — нікому більше не потрібно повторно вводити деталі відправлення в портал, а потім знову в ERP.

Без цього зв'язку ваша команда сама стає сполучною ланкою: вивантажує таблиці, копіює номери відстеження між вкладками браузера і звіряє витрати на перевезення, які підключена система зіставляла б автоматично.

Чому ERP не може самостійно підключитися до перевізників

Ваша ERP і ваші перевізники використовують різні системи, а стежити за всіма ними — це повноцінна робота, якою постачальник ERP не має жодних підстав займатися.

Кожен перевізник має власну схему інтеграції. Одні використовують сучасні API, інші — EDI, і специфіка відрізняється від перевізника до перевізника. Побудувавши підключення до одного перевізника, ви дізнаєтеся зовсім небагато про те, як будувати наступне. Щойно ви починаєте працювати більш ніж із кількома перевізниками, вам доводиться підтримувати кілька різних підключень, кожне зі своїми особливостями.

Ці підключення також змінюються з часом. Перевізники оновлюють свої API, коригують вимоги до даних і переглядають формати. Підключення, що працює сьогодні, потребує обслуговування, щоб продовжувати працювати наступного року. Це постійна робота, а не разова розробка.

ERP створювалася для управління фінансами, складськими запасами, закупівлями та виробництвом. Підключення до перевізників — не її сфера компетенції, і постачальники ERP не інвестують у підтримку десятків актуальних інтеграцій з перевізниками. Більшість вбудованих модулів відправлення в ERP дозволяють призначити перевізника і роздрукувати накладну, але не забезпечують ні оперативного оформлення замовлень, ні порівняння тарифів по всьому списку перевізників, ні багатьох інших функцій, які виконує спеціалізована TMS. Ось у чому різниця між базовим полем для перевізника і повноцінною інтеграцією TMS і ERP.

Розробляти все це власними силами означає запускати ІТ-проєкт, який ніколи по-справжньому не завершується.

Як дані передаються між вашою TMS і ERP

Замовлення (з ERP до TMS). Щойно замовлення на продаж підтверджено і ініційовано доставку, ERP-система передає деталі відправлення до TMS: одержувача, адресу, найменування товарів, вагу, габарити та необхідну дату доставки. Це передавання дозволяє розпочати оформлення без повторного введення даних. Якщо цей процес затримується, весь ланцюжок зупиняється.

Статус відправлення (з TMS назад до ERP). Після оформлення відправлення TMS повертає до ERP дані про обраного перевізника, номер відстеження та ключові події доставки. Завдяки цьому будь-хто в компанії, хто переглядає замовлення — чи то у відділі продажів, чи то в службі підтримки клієнтів, чи то на виробничому майданчику — може бачити, де знаходиться вантаж, не заходячи до порталу перевізника.

Вартість перевезення (з TMS назад до ERP). Фактична вартість відправлення фіксується у фінансових записах проти відповідного замовлення. Це перетворює перевірку рахунків із сліпого затвердження на звірку з узгодженим тарифом. За оцінками, помилки у виставленні рахунків за перевезення обходяться середнім відправникам від 3% до 7% річних витрат на транспортування — і виявити їх можна лише тоді, коли очікувана вартість зафіксована в системі поряд із рахунком.

Як виглядає інтеграція TMS і ERP на практиці

Ось як виглядає обробка одного відправлення після підключення двох систем.

1. Замовлення створюється у вашій ERP. Надходить замовлення на продаж, яке ініціює доставку — так само, як і сьогодні.
2. Дані доставки автоматично надходять до TMS. Дані про одержувача, адресу, товари, вагу та габарити передаються до TMS без жодного ручного введення.
3. Ви обираєте перевізника і оформлюєте відправлення. Порівнюєте актуальні тарифи по всіх ваших перевізниках, обираєте найкращий варіант і оформлюєте замовлення в кілька кліків.
4. Етикетки та документи формуються автоматично. Транспортна етикетка, CMR та будь-яка інша документація генеруються з даних відправлення у форматі, потрібному кожному перевізнику.
5. Дані відстеження та вартість повертаються до ERP. Номер відстеження та фактична вартість перевезення автоматично передаються назад до ERP — фінансовий запис залишається повним, а ваша команда може пізніше звірити рахунок з узгодженою сумою.

Порівняйте це з ручним варіантом, де кроки з другого по п'ятий виконуються вручну для кожного відправлення, нерідко в кількох різних порталах перевізників. Дані вводяться один раз у портал і ще раз до ERP. Кожне введення — це можливість для помилки, і кожне відправлення забирає додатковий час.

Вимірювані переваги інтеграції TMS і ERP

• Час. Це найбільш очевидна перевага. Ручне оформлення одного відправлення займає від п'ятнадцяти до двадцяти хвилин. Коли дані налаштовані і тарифи завантажені, цей час скорочується до кількох хвилин. Якщо у вас кілька сотень відправлень на місяць, економія складе дні роботи.
• Точність. Коли дані відправлення вводяться один раз у ERP і використовуються скрізь, зникає ціла низка помилок, спричинених копіюванням і вставкою: жодних неправильно введених поштових індексів, жодних неправильно підписаних відправлень, жодних відхилених замовлень і жодних посилок, відправлених не на той склад. Такі проблеми не з'являються в місячному звіті — вони проявляються у вигляді дзвінка від незадоволеного клієнта.
• Прозорість. Замість того щоб заходити до окремих порталів перевізників і збирати картину по частинах, ви отримуєте єдиний огляд по всіх перевізниках. Коли виробничий планувальник або відділ продажів запитує, де знаходиться замовлення, ви можете відповісти одразу. Ця перевага зростає разом із масштабом: виробник клапанів AVK вів запити щодо перевезень електронною поштою, доки від системи не залежали 25 компаній і 70 користувачів — після переходу на Cargoson компанія змогла звертатися до перевізників із зведеними даними про обсяги по всій групі.

Для виробничих компаній, які відправляють вантажі різних розмірів до різних місць призначення з різною частотою, це дає хороший огляд і швидку можливість перевірити, який перевізник найкраще підходить для конкретного завдання.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Стійкість. Коли адаптація нових співробітників, оформлення відправлень і відстеження — все це відбувається через одну підключену систему, знання зберігаються в системі, а не в особистих звичках конкретної людини. Процес більше не залежить від того, хто знає, який портал використовувати і де зберігаються паролі. Коли хтось іде у відпустку, хворіє або звільняється, робота продовжується в штатному режимі.

Одна інтеграція замість багатьох

Справжня зміна, яку приносить TMS, — це скорочення кількості підключень, якими вам доводиться керувати. Замість того щоб будувати й підтримувати окрему інтеграцію для кожного перевізника, вам потрібно побудувати лише одне підключення до TMS. Далі TMS сама керує всіма підключеннями до перевізників. Коли ви додаєте нового перевізника, це вже не черговий ІТ-проєкт. Або підключення вже існує, або його будує постачальник TMS. Саме так вчинив оптовий торговець інструментами та обладнанням Stokker, коли перейшов на нову ERP: замість того щоб заново будувати кожну інтеграцію з перевізниками в новій системі, компанія підключила всіх своїх транспортних партнерів через Cargoson, скоротила час налаштування з тижнів до хвилин і тепер обробляє 15 000 відправлень на місяць силами команди з двох осіб.

Ми не хотіли ініціювати інтеграції з усіма різними транспортними провайдерами. Наша мета полягала в тому, щоб використовувати єдиний центр — Cargoson. Це повністю допомагає нам рухатися швидше і реально створювати цінність для наших клієнтів, адже нам не потрібно витрачати гроші на підключення всіх транспортних партнерів.

Taivo Karu, Head of Supply Chain and Board Member at Stokker

Той самий єдиний центр працює і на вхідному напрямку: дозвольте своїм постачальникам оформлювати замовлення через нього за вашими договірними тарифами — і ви зможете бачити вхідну сировину поряд із вихідними вантажами. Для великих виробників саме тут нерідко криються найбільші можливості для оптимізації.

Це також вирішує проблему нерівномірності можливостей перевізників. Одні мають повноцінний API для ціноутворення та оформлення замовлень, інші — лише портал для бронювання, а деякі досі працюють виключно через електронну пошту. Хороша TMS вирівнює цю нерівність, заповнюючи прогалини там, де їх залишає перевізник. Якщо у перевізника немає API для ціноутворення, ваш узгоджений прайс-лист завантажується в систему, і розрахунок вартості відбувається безпосередньо в ній. Те саме стосується термінів доставки, відстеження, етикеток і вантажних документів.

Для вашого ІТ-відділу ключовим є те, що TMS надає єдиний API для вашої ERP. Доставка, ініційована в ERP, може запитувати актуальні тарифи від усіх ваших перевізників і оформлювати замовлення до обраного перевізника через це єдине підключення. Номер відстеження та вартість повертаються тим самим шляхом. Ваші розробники виконують інтеграцію один раз і більше ніколи не торкаються окремих підключень до перевізників. Виробник медичних пристроїв SomnoMed підключив усіх своїх перевізників до NetSuite через одну інтеграцію з Cargoson і скоротив час формування етикеток з 90 хвилин на день до 20 лише у Франції, після чого розгорнув те саме рішення в інших своїх європейських хабах.

На що звертати увагу при інтеграції TMS і ERP, і як може допомогти Cargoson

Не кожна TMS однаково підходить до інтеграції з ERP. Деякі стягують плату за кожен конектор, деякі пропонують лише односторонню передачу даних. Ось питання, які варто поставити будь-якому постачальнику ще до етапу технічної перевірки — і відповіді Cargoson на кожне з них, адже Cargoson створено саме як цей проміжний шар між вашою ERP і вашими перевізниками для європейських виробників і оптових торговців.

Чи підключається система до вашої ERP нативно? Запитайте конкретно про вашу платформу — SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo чи Monitor. Нативний конектор означає, що впровадження — це налаштування, а не розробка з нуля. Тому запитайте, скільки діючих інтеграцій з вашою ERP вже є у постачальника, а не просто чи підтримує він її.

Cargoson пропонує готові конектори для основних платформ, зокрема Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite та Odoo, а також складські та e-commerce системи. Якщо ваша платформа є в цьому списку, конектор вже існує.

Це налаштування чи розробка на замовлення? Від відповіді на це питання залежить, чи займе впровадження дні чи місяці — і саме це ваш ІТ-відділ захоче з'ясувати насамперед.

Оскільки конектори Cargoson вже існують, підключення вашої ERP — це питання налаштування, а не розробки з нуля. Завдяки цьому терміни впровадження скорочуються до кількох днів.

Чи є передача даних двосторонньою? Одностороння передача, яка лише надсилає замовлення до TMS, вирішує лише половину проблеми. Вам також потрібно, щоб статус відправлення та вартість перевезення поверталися назад до ERP.

Cargoson автоматично повертає номери відстеження та фактичну вартість перевезення, тому ваш фінансовий запис залишається повним і ви можете звіряти рахунки перевізників з узгодженими сумами.

Чи використовує система ваші чинні договори з перевізниками та тарифи? Вам потрібна платформа, яка працює з тарифами, які ви вже узгодили, — щоб ви зберегли своє ціноутворення і свої відносини з перевізниками. Хороша TMS не нав'язує нових перевізників і нічого не переукладає.

Cargoson — незалежна платформа, яка не належить жодному перевізнику, тому ви працюєте безпосередньо зі своїми договорами і зберігаєте узгоджені тарифи. У Cargoson ваші тарифи залишаються вашими.

Як додаються нові перевізники і скільки це займає? Додавання або заміна перевізника має займати дні, а не місяці. Запитайте, що відбувається, коли ви хочете підключити перевізника, якого ще немає в системі, і хто будує цю інтеграцію.

Cargoson підключається до понад 2 000 перевізників через прямий API та EDI, автоматично синхронізуючи тарифи, терміни доставки та відстеження. Якщо ви працюєте з перевізником, якого ще немає в системі, Cargoson будує інтеграцію без додаткової оплати.

Практичні поради, як уникнути типових помилок

Рідко коли саме технологія ускладнює такі проєкти. Кілька практичних речей допоможуть тримати інтеграцію TMS і ERP на правильному шляху і уникнути поширених помилок:

1. Не сприймайте вбудований модуль відправлення вашої ERP як повноцінну TMS. Такий нативний модуль зазвичай покриває лише частину того, що робить спеціалізована система. Він призначить перевізника і роздрукує накладну, але порівняння тарифів по перевізниках, відстеження та звірка рахунків за перевезення, як правило, відсутні.
2. Упорядкуйте дані про перевізників і адреси. Якщо у вашій ERP використовуються непослідовні коди перевізників або поля адрес заповнені неохайно, ці проблеми перенесуться прямо до TMS. Невелике очищення даних перед підключенням заощадить вам багато часу на усунення неполадок після.
3. Не запускайте систему без тестування. Хороша TMS надає тестове середовище — скористайтеся ним: проженіть партію реальних замовлень від початку до кінця, перш ніж щось дійде до перевізника. Помилка, виявлена в тестовому середовищі, — це рядок у журналі. Та сама помилка в робочому середовищі — це неправильна етикетка і перевізник, відправлений даремно. Cargoson надає тестове середовище саме для цього, щоб ви могли перевірити інтеграцію і переконатися в її роботі ще до запуску.
4. Призначте відповідального. Інтеграція — це не «налаштував і забув»: ERP оновлюються, а перевізники змінюють формати. Наявність людини, відповідальної за моніторинг цих змін, — це різниця між тихим виправленням і неприємним сюрпризом.

Зв'язок між тим, що знає ваш бізнес, і тим, як рухаються ваші вантажі, не повинен залежати від того, чи є хтось, хто вручну вводить адресу в портал перевізника. Саме на цьому ручному кроці втрачається час, виникають помилки і знання осідають у звичках однієї людини.

TMS — це шар, що закриває цей розрив. Якщо все зроблено правильно, інтеграція TMS і ERP означає: ERP зберігає замовлення, перевізники займаються перевезенням, а ручна робота між ними зникає.

Якщо ви хочете побачити, як підключити вашу ERP до ваших перевізників, забронюйте безкоштовну демонстрацію — ми з радістю все покажемо.

Забронюйте безкоштовну 30-хвилинну консультацію тут