Þegar sölupöntun er komin inn í ERP-kerfið og vörurnar eru tilbúnar til sendingar þarf einhver samt sem áður að panta flutninginn til að afhenda þær á ákvörðunarstað. Þetta er punkturinn þar sem ERP-kerfið sem rekur fyrirtækið þitt nær ekki lengra – og þar sem samþætting flutningsstjórnunarkerfis og ERP kemur til sögunnar.
ERP-kerfið þitt þekkir viðskiptavininn, heimilisfangið, vörurnar og þyngd þeirra. En það getur ekki pantað vörusendingarnar, því það á engan beinan samband við DHL, DSV, DB Schenker eða svæðisbundna flutningsaðilann sem þú notar. Þannig opnar einhver í teyminu þínu gátt flutningsaðila, slær inn afhendingaupplýsingarnar handvirkt, pantar sendinguna og afritar rakningarnúmerið til baka í ERP-kerfið. Svo er þetta gert aftur í annarri gátt fyrir næsta flutningsaðila.
Þetta er bilið á milli þess sem fyrirtækið þitt veit og þess hvernig vörurnar þínar hreyfast. Flest vörustjórnunarteymi fylla þetta bil handvirkt, og það kostar þau meira en þau gera sér grein fyrir. Þetta handvirka skref er þess virði að skoða nánar – og hvernig samþætting flutningsstjórnunarkerfis og ERP breytir þessum veruleika.
Hvað er samþætting flutningsstjórnunarkerfis og ERP?
Hér eru tvö kerfi á hvorum enda. ERP-kerfið er kjarninn í rekstri fyrirtækisins og sér um fjármál, birgðir, innkaup, framleiðslu og pantanirnar sem kveikja á öllu sem á eftir kemur. Algeng ERP-kerfi í framleiðslu eru meðal annars SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo og Monitor. Flutningsstjórnunarkerfi sér um flutningsreksturinn: samanburð á verðum flutningsaðila, pöntun vörusendinga, framleiðslu merkimiða og flutningsskjala, rakningu afhendinga og yfirferð reikninga flutningsaðila. Ef þú vilt fá heildarlega samanburð á því hvernig þessi tvö kerfi eru ólík og hvort þú þurfir bæði, skaltu lesa greinina okkar ERP vs TMS.
Samþætting flutningsstjórnunarkerfis og ERP er tvíátta gagnabrúin sem tengir kerfin tvö saman. Þegar pöntun er staðfest í ERP-kerfinu sendir samþættingin sendingarupplýsingarnar til flutningsstjórnunarkerfisins. Þegar vörusendingin er pöntuð og á leiðinni sendir flutningsstjórnunarkerfið flutningsaðilann, rakningartilvísunina og raunverulegan flutningskostnað til baka í ERP-kerfið. ERP-kerfið heldur áfram að bera ábyrgð á pöntuninni og flutningsaðilarnir halda áfram að flytja vörurnar. Samþættingin fjarlægir handvirka milligöngu, þannig að enginn þarf að slá sendingarupplýsingarnar inn í gátt og svo aftur í ERP-kerfið.
Án þessarar tengingar verður teymið þitt sjálft tengingin: flytur út töflureikna, afritar rakningarnúmer á milli glugga og sættir flutningskostnað sem tengt kerfi myndi jafna sjálfkrafa.
Af hverju getur ERP-kerfið þitt ekki tengst flutningsaðilunum eitt og sér
ERP-kerfið þitt og flutningsaðilarnir þínir nota mismunandi kerfi, og að fylgjast með þeim öllum er fullt starf sem ERP-hugbúnaðarsalinn á engan hvata til að taka að sér.
Hver flutningsaðili hefur sína eigin samþættingaruppbyggingu. Sumir nota nútímalegar API-tengingar, aðrir nota EDI, og nákvæmni þeirra er mismunandi eftir flutningsaðilum. Að byggja upp tengingu við einn flutningsaðila gefur þér lítið til kynna um hvernig á að byggja þá næstu. Þegar þú ert að vinna með fleiri en nokkra flutningsaðila ert þú að viðhalda nokkrum mismunandi tengingum, hverri með sín sérkenni.
Þessar tengingar breytast einnig með tímanum. Flutningsaðilar uppfæra API-tengingar sínar, breyta gagnakröfum sínum og endurskoða snið sín. Tenging sem virkar í dag þarfnast viðhalds til að tryggja að hún virki enn á næsta ári. Þetta er stöðugt verkefni, ekki einskiptissmíð.
ERP-kerfið var byggt til að stjórna fjármálum, birgðum, innkaupum og framleiðslu. Tengingar við flutningsaðila eru ekki sérsvið þess, og ERP-seljendur fjárfesta ekki í því að halda tugum samþættinga flutningsaðila uppfærðum. Flest ERP-sendingareining leyfa þér að úthluta flutningsaðila og prenta afhendingarnótu, en þær ná ekki til beinnar pöntunar og verðsamanburðar yfir alla flutningsaðilalistann þinn, auk nokkurra annarra sviða sem sérhæft flutningsstjórnunarkerfi þekur. Þetta er munurinn á einföldu sendingarsviði og virkri samþættingu flutningsstjórnunarkerfis og ERP.
Að byggja þetta upp innanhúss verður því að upplýsingatækniverkefni sem lýkur aldrei í raun og veru.
Hvernig gögn flæða á milli flutningsstjórnunarkerfisins og ERP
Pöntunin (frá ERP til flutningsstjórnunarkerfis). Þegar sölupöntun er staðfest og afhending ræst sendir ERP-kerfið sendingarupplýsingarnar til flutningsstjórnunarkerfisins – þar á meðal viðtakanda, heimilisfang, vörur, þyngdir, mál og umbeðinn afhendingardagsetningu. Þessi yfirfærsla gerir kleift að hefja pöntun án þess að nokkur þurfi að slá upplýsingarnar inn aftur. Ef þetta ferli tafist hefur það áhrif á alla keðjuna.
Staða vörusendingarinnar (frá flutningsstjórnunarkerfi til baka í ERP). Þegar þú pantar sendir flutningsstjórnunarkerfið valinn flutningsaðila, rakningartilvísunina og afhendingarmörk til baka í ERP-kerfið. Þetta gerir öllum í fyrirtækinu sem skoðar pöntunina – hvort sem það er í sölu, þjónustuver eða á framleiðslugólfi – kleift að sjá hvar hún er án þess að skrá sig inn í gátt flutningsaðila.
Flutningskostnaðurinn (frá flutningsstjórnunarkerfi til baka í ERP). Raunverulegur kostnaður vörusendingarinnar er skráður á móti pöntuninni í fjárhagsupplýsingakerfinu. Þetta breytir reikningsprófun úr blindri samþykkt í samanburð við samningsbundið verð. Áætlað er að villur í flutningsreikningum kosti meðalstór sendingarfyrirtæki á milli 3% og 7% af heildarkostnaði þeirra við flutning á ársgrundvelli, og þessar villur er aðeins hægt að greina ef væntanlegur kostnaður er skráður í kerfið samhliða reikningnum.
Hvernig samþætting flutningsstjórnunarkerfis og ERP lítur út í framkvæmd
Hér er dæmi um eina vörusendingu þegar kerfin tvö eru tengd saman.
- Pöntunin er stofnuð í ERP-kerfinu. Sölupöntun berst og ræsir afhendingu, eins og gerist í dag.
- Afhendingargögnin flæða sjálfkrafa inn í flutningsstjórnunarkerfið. Viðtakandi, heimilisfang, vörur, þyngdir og mál eru send til flutningsstjórnunarkerfisins án þess að nokkur slái þau inn handvirkt.
- Þú velur flutningsaðila og pantar. Þú berð saman bein verð hjá öllum flutningsaðilunum þínum, velur þann réttan og pantar með nokkrum smellum.
- Merkimiðar og skjöl eru búin til sjálfkrafa. Sendingarmerkimiðinn, CMR og önnur nauðsynleg skjöl eru framleidd úr sendingarupplýsingunum, á því sniði sem hver flutningsaðili þarfnast.
- Rakning og kostnaður flæða til baka í ERP-kerfið. Rakningartilvísunin og raunverulegur flutningskostnaður eru sendir til baka í ERP-kerfið, þannig að fjárhagsupplýsingarnar eru fullkomnar og teymið þitt getur síðar borið reikninginn saman við það sem var samið um.
Berðu þetta saman við handvirku útgáfuna, þar sem skref tvö til fimm eru unnin handvirkt, fyrir hverja sendingu, oft í gegnum nokkrar gáttir flutningsaðila. Gögnin eru slegin inn einu sinni í gáttina og aftur í ERP-kerfið. Hvert innfærsla er tækifæri til villu, og hvert sending tekur aukinn tíma.
Mælanlegur ávinningur af samþættingu flutningsstjórnunarkerfis og ERP
- Tími. Þetta er sýnilegasti ávinningurinn. Að panta sendingu handvirkt tekur fimmtán til tuttugu mínútur. Þegar gögnin eru til staðar og verðin hlaðin inn lækkar tíminn í nokkrar mínútur. Ef þú ert með nokkur hundruð sendingar á mánuði sparar þetta þér daga af vinnu.
- Nákvæmni. Þegar sendingarupplýsingar eru slegnar inn einu sinni í ERP-kerfið og notaðar alls staðar annars staðar hverfur fjöldi villna sem stafa af afritunarvillum: engar rangar póstnúmer, engar rangt merktar sendingar, engar höfnaðar pantanir og engin pakki send á rangan depot. Þessar villur birtast ekki í mánaðarlegri skýrslu heldur í formi símtals frá viðskiptavini.
- Sýnileiki. Í stað þess að skrá sig inn í sérstakar gáttir flutningsaðila til að setja saman mynd af því sem er í flutningi færðu eina heildarsýn yfir alla flutningsaðila. Þegar framleiðsluáætlunin eða söluteymið spyr hvar pöntun er getur þú svarað strax. Þetta eykst með stærð: lokaframleiðandinn AVK sá um flutningsfyrirspurnir með tölvupósti þar til 25 fyrirtæki og 70 notendur voru háð kerfinu, fór svo yfir í Cargoson og gat nálgast flutningsaðila með samanlögð magnupplýsingar frá öllum einingum samstæðunnar.
Fyrir framleiðslufyrirtæki sem senda mismunandi farmstærðir til mismunandi áfangastaða með mismunandi tíðni gefur þetta þeim góða yfirsýn og skjóta möguleika til að athuga hvaða flutningsaðili hentar best fyrir verkið.
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
- Þróttmæti. Þegar þjálfun, pöntun og rakning fara allt í gegnum eitt tengt kerfi er þekkingin geymd í kerfinu frekar en í vinnubrögðum eins einstaklings. Þetta þýðir að ferlið er ekki lengur háð því hverjir vita hvaða gátt á að nota og hvar lykilorðin eru geymd. Þegar einhver er í fríi, veikur eða hættir geta reksturinn haldið áfram eðlilega.
Ein samþætting í stað margra
Raunverulega breytingin sem flutningsstjórnunarkerfi færir er í fjölda tenginga sem þú þarft að stjórna. Í stað þess að byggja upp og viðhalda sérstakri samþættingu fyrir hvern flutningsaðila þarftu aðeins að byggja eina tengingu við flutningsstjórnunarkerfið. Kerfið sér síðan um allar tengingar við flutningsaðila á bak við tjaldið. Þegar þú bætir við flutningsaðila er það ekki annað upplýsingatækniverkefni sem þú ert að hefja. Annaðhvort er tengingin þegar til, eða hugbúnaðarsali flutningsstjórnunarkerfisins byggir hana. Þetta er það sem verkfæra- og vélabirgðirinn Stokker gerði þegar hann flutti yfir í nýtt ERP-kerfi: í stað þess að endurbyggja hverja samþættingu flutningsaðila í nýja kerfinu tengdi hann alla flutningsaðila sína í gegnum Cargoson, skar uppsetningartíma úr vikum í mínútur og rekur nú 15.000 sendingar á mánuði með tveggja manna teymi.
Við vildum ekki hefja samþættingar við alla mismunandi flutningsaðila. Markmið okkar var að nota einn miðlægan punkt, sem er Cargoson. Það hjálpar okkur mjög til að fara hraðar og skapa raunverulegt gildi fyrir viðskiptavini okkar, vegna þess að við þurfum ekki að eyða peningum í að tengja alla flutningsaðilana.
Taivo Karu, Head of Supply Chain and Board Member at Stokker
Sami eini miðpunkturinn virkar einnig á innleiðarhlið: leyfðu birgjum þínum að panta á samningsbundnum verðum þínum í gegnum hann og þú getur séð innkomandi hráefni samhliða útsendingarfarmi – sem er oft þar sem stærstu ávinningarnir eru hjá stærri framleiðendum.
Þetta leysir einnig vandann sem felst í því að flutningsaðilar bjóða upp á mjög mismunandi þjónustu. Sumir hafa fulla verðlagningu og pöntunartengingu í gegnum API, aðrir hafa aðeins pöntunargátt, og sumir vinna enn eingöngu í gegnum tölvupóst. Gott flutningsstjórnunarkerfi jafnar þetta út með því að fylla í eyðurnar sem flutningsaðili skilur eftir. Ef flutningsaðili hefur enga verðlagningar-API er samningsbundinn verðlisti þinn hlaðinn inn í kerfið þannig að verðútreikningurinn gerist þar í staðinn. Sama á við um flutningstíma, rakningu, merkimiða og flutningsskjöl.
Það sem skiptir máli fyrir upplýsingatækniteymið þitt er að flutningsstjórnunarkerfið veitir eina API-tengingu fyrir ERP-kerfið þitt. Afhending sem ræst er í ERP-kerfinu getur óskað eftir beinum verðum frá öllum flutningsaðilunum þínum og pantað valinn flutningsaðila í gegnum þessa einu tengingu. Rakningartilvísunin og kostnaðurinn eru síðan skilaðir á sama hátt. Forritarar þínir þurfa aðeins að samþætta einu sinni og þurfa aldrei að snerta einstaka tengingu flutningsaðila aftur. Lækningatækjaframleiðandinn SomnoMed tengdi alla flutningsaðila sína við NetSuite í gegnum eina Cargoson-samþættingu og skar framleiðslu merkimiða úr 90 mínútum á dag í 20 í Frakklandi einu saman, og innleiddi svo sömu uppbygginguna í öðrum evrópskum miðstöðvum sínum.
Hvað á að leita að í samþættingu flutningsstjórnunarkerfis og ERP og hvernig Cargoson getur aðstoðað
Ekki meðhöndlar sérhvert flutningsstjórnunarkerfi ERP-samþættingu á sama hátt. Sumir rukka fyrir hvern tengi, sumir bjóða aðeins upp á einátta gagnaflæði. Þessar eru spurningarnar sem þú átt að stilla hverjum hugbúnaðarsala áður en tæknilegt mat hefst – ásamt því hvernig Cargoson svarar hverri þeirra, þar sem Cargoson er byggt til að vera einmitt þetta lag á milli ERP-kerfisins þíns og flutningsaðilanna þinna fyrir evrópska framleiðendur og heildsala.
Tengist það ERP-kerfinu þínu með innbyggðum hætti? Spurðu sérstaklega um vettvanginn þinn, hvort sem það er SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo eða Monitor. Innbyggður tengill þýðir að uppsetning er stillingarverk, ekki sérsniðin þróun – spurðu því hversu margar virkar samþættingar seljandinn hefur þegar með ERP-kerfinu þínu, ekki bara hvort þeir styðji það.
Cargoson býður upp á fyrirbyggða tengla fyrir helstu vettvangi, þar á meðal Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite og Odoo, ásamt vöruhúsakerfum og rafrænum verslunarkerfi. Ef vettvangurinn þinn er á þeim lista er tengilinn þegar til.
Er þetta stillingarverk eða sérsniðin þróun? Þetta segir þér hvort innleiðing mælist í dögum eða mánuðum, og það er spurningin sem upplýsingatækniteymið þitt vill fá svarað fyrst.
Þar sem tenglar Cargoson eru þegar til er tenging ERP-kerfisins þíns stillingarverk frekar en sérsniðin smíð. Þetta heldur innleiðingartíma niðri í nokkra daga.
Er gagnaflæðið tvíátta? Einátta flæði sem aðeins sendir pantanir til flutningsstjórnunarkerfisins leysir helming vandans. Þú þarft einnig að fá stöðu vörusendinga og flutningskostnað til baka í ERP-kerfið.
Cargoson sendir rakningartilvísanir og raunverulegan flutningskostnað sjálfkrafa til baka, þannig að fjárhagsupplýsingarnar eru alltaf fullkomnar og þú getur borið reikninga flutningsaðila saman við það sem var samið um.
Notar það núverandi samninga þína og verð við flutningsaðila? Þú vilt vettvang sem virkar með verðunum sem þú hefur þegar samið um, þannig að þú heldur verðlagningu þinni og samskiptum við flutningsaðila. Gott flutningsstjórnunarkerfi þrýstir ekki nýjum flutningsaðilum á þig og endursamningast um ekkert.
Cargoson er sjálfstæður vettvangur og er ekki í eigu flutningsaðila, þannig að þú vinnur beint með eigin samningum við flutningsaðila og heldur verðinu sem þú samdir um. Hjá Cargoson eru verðin þín áfram þín.
Hvernig er nýjum flutningsaðilum bætt við og hversu langan tíma tekur það? Að bæta við eða skipta um flutningsaðila ætti að taka daga, ekki mánuði. Spurðu hvað gerist þegar þú kemur með flutningsaðila sem er ekki enn tengdur, og hverjir byggja þá samþættinguna.
Cargoson tengist yfir 2.000 flutningsaðilum í gegnum beinar API- og EDI-tengingar, samstillir verð, flutningstíma og rakningu sjálfkrafa – og ef þú ert að vinna með flutningsaðila sem er ekki enn tengdur byggir Cargoson þá tengingu án aukakostnaðar.
Hagnýtar ráðleggingar til að forðast algengar mistök
Það er sjaldan tæknin sem gerir þessi verkefni erfið. Nokkur hagnýt atriði halda samþættingu flutningsstjórnunarkerfis og ERP á réttri braut og koma í veg fyrir algengar villur:
- Meðhöndlaðu ekki innbyggða sendingareininguna í ERP-kerfinu þínu eins og hún væri flutningsstjórnunarkerfi. Sú innbyggða eining þekur venjulega brot af því sem sérhæft kerfi gerir. Hún getur úthlutað flutningsaðila og prentað afhendingarnótu, en verðsamanburður milli flutningsaðila, rakning og sáttun flutningsreikninga vantar yfirleitt.
- Settu í lag gögn um flutningsaðila og heimilisföng. Ef ERP-kerfið þitt notar ósamræmdar kóðar fyrir flutningsaðila eða hefur óskipuleg heimilisfangasvið flytjast þessir gallar beint yfir í flutningsstjórnunarkerfið. Smá hreinsun áður en þú tengir sparar þér mikinn tíma við úrræðaleit á eftir.
- Farðu ekki í loftið án prófunar. Gott flutningsstjórnunarkerfi gefur þér prófunarumhverfi – notaðu það: keyrðu runu af raunverulegum pöntunum í gegnum allt ferlið frá enda til enda áður en nokkuð nær til flutningsaðila. Villa sem greinist í prófunarumhverfi er lína í skrá. Sama villan í framleiðslu er rangur merkimiði og flutningsaðili sendur að engu. Cargoson veitir prófunarumhverfi fyrir þetta, þannig að þú getur prófað samþættinguna og séð hana virka áður en þú skuldbindur þig.
- Gefðu henni eiganda. Samþætting er ekki eitthvað sem þú setur upp og gleymir: ERP-kerfi eru uppfærð og flutningsaðilar breyta sniðum. Að hafa einhvern sem ber ábyrgð á að fylgjast með þessum breytingum er munurinn á hljóðlægri lagfæringu og óvæntri biðröð.
Tengingin á milli þess sem fyrirtækið þitt veit og þess hvernig vörurnar þínar hreyfast ætti ekki að vera háð því að einhver slái heimilisfang inn í gátt flutningsaðila aftur og aftur. Þetta handvirka skref er þar sem tími tapast, villur koma upp og þekking festist í vinnubrögðum eins einstaklings.
Flutningsstjórnunarkerfi er lagið sem lokar þessu bili. Þegar vel er gert þýðir samþætting flutningsstjórnunarkerfis og ERP að ERP-kerfið heldur pöntuninni, flutningsaðilarnir sjá um farminn, og vinnuliðurinn á milli hættir að vera handvirkur.
Ef þú vilt sjá hvernig hægt er að tengja ERP-kerfið þitt og flutningsaðilana þína skaltu bóka ókeypis kynningu og við förum glaðlega í gegnum þetta með þér.
LinkedIn
Cargoson
