Jakmile je prodejní objednávka v ERP a zboží je připraveno k expedici, někdo musí přepravu objednat. Právě v tomto okamžiku ERP, který řídí vaše podnikání, naráží na své hranice – a nastupuje integrace TMS a ERP.
Váš ERP zná zákazníka, adresu, položky i jejich hmotnosti. Nedokáže ale zásilku objednat, protože nemá přímé propojení s DHL, DSV, DB Schenkerem ani s regionálním dopravcem, kterého využíváte. Někdo z vašeho týmu proto otevře portál dopravce, ručně zadá údaje o doručení, zásilku objedná a sledovací číslo zkopíruje zpět do ERP. A pak totéž zopakuje v jiném portálu pro dalšího dopravce.
To je mezera mezi tím, co vaše firma ví, a tím, jak se vaše zboží pohybuje. Většina logistických týmů tuto mezeru překlenuje ručně – a stojí je to víc, než si uvědomují. Stojí za to se na tento ruční krok podívat blíže a zjistit, jak integrace TMS a ERP situaci mění.
Co je integrace TMS a ERP?
Na obou stranách stojí dva různé systémy. ERP je páteří vašeho podnikání – zajišťuje finance, skladové hospodářství, nákup, výrobu i objednávky, které spouštějí vše ostatní. Mezi nejrozšířenější ERP platformy ve výrobě patří SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo a Monitor. Systém pro správu přepravy (TMS) se stará o přepravní operace: porovnává sazby dopravců, objednává zásilky, generuje štítky a přepravní dokumenty, sleduje doručení a kontroluje faktury dopravců. Pokud chcete podrobné srovnání obou systémů a odpověď na otázku, zda potřebujete oba, přečtěte si náš článek ERP vs TMS.
Integrace TMS a ERP je obousměrný datový most, který oba systémy propojuje. Jakmile je objednávka v ERP potvrzena, integrace předá údaje o zásilce do TMS. Po objednání přepravy a zahájení převozu TMS odešle zpět do ERP informace o dopravci, sledovací referenci a skutečné přepravní náklady. ERP si ponechává správu objednávky a dopravci nadále přepravují zboží. Integrace odstraňuje ruční předávání uprostřed – nikdo už nemusí znovu zadávat údaje o zásilce do portálu ani je přepisovat zpět do ERP.
Bez tohoto propojení se vaším týmem stává samotné propojení: exportují se tabulky, sledovací čísla se kopírují mezi záložkami a přepravní náklady se slaďují ručně tam, kde by je propojený systém spároval automaticky.
Proč váš ERP nedokáže propojit s dopravci sám
Váš ERP a vaši dopravci používají různé systémy – a udržovat krok se všemi je práce na plný úvazek, do které nemá váš dodavatel ERP žádný důvod investovat.
Každý dopravce má vlastní způsob integrace. Někteří používají moderní API, jiní EDI a konkrétní parametry se liší případ od případu. Vybudování propojení s jedním dopravcem vám o tom dalším neřekne téměř nic. Jakmile spolupracujete s více než hrstkou dopravců, spravujete hrstku různých propojení, každé s vlastními specifiky.
Tato propojení se navíc v čase mění. Dopravci aktualizují svá API, upravují datové požadavky a revidují formáty. Propojení, které funguje dnes, vyžaduje průběžnou údržbu, aby fungovalo i příští rok. Nejde tedy o jednorázový projekt, ale o trvalou zátěž.
ERP byl navržen pro řízení financí, skladů, nákupu a výroby. Propojení s dopravci není jeho doménou a dodavatelé ERP neinvestují do udržování desítek aktuálních integrací dopravců. Většina přepravních modulů ERP umožňuje přiřadit dopravce a vytisknout dodací list, ale živé objednávání a porovnávání sazeb napříč celým seznamem dopravců – spolu s dalšími oblastmi, které pokrývá specializovaný TMS – jim chybí. To je rozdíl mezi základním přepravním polem a funkční integrací TMS a ERP.
Budovat vše interně se proto stává IT projektem, který nikdy skutečně nekončí.
Jak proudí data mezi vaším TMS a ERP
Objednávka (z ERP do TMS). Jakmile je prodejní objednávka potvrzena a spustí se expedice, ERP předá do TMS údaje o zásilce – příjemce, adresu, položky, hmotnosti, rozměry a požadované datum doručení. Díky tomuto předání může objednávání přepravy začít, aniž by kdokoli musel informace znovu zadávat. Jakékoli zdržení v tomto kroku ovlivní celý řetězec.
Stav zásilky (z TMS zpět do ERP). Po objednání přepravy TMS odešle do ERP informace o zvoleném dopravci, sledovací referenci a milníky doručení. Kdokoli ve firmě, kdo se na objednávku podívá – ať v obchodním oddělení, zákaznickém servisu nebo ve výrobě – okamžitě vidí, kde zásilka je, aniž by se musel přihlašovat do portálu dopravce.
Přepravní náklady (z TMS zpět do ERP). Skutečné náklady na zásilku se zaznamenají k objednávce ve finančních záznamech. Kontrola faktur se tak mění ze slepého schvalování na porovnání se sjednanou sazbou. Odhaduje se, že chyby v přepravní fakturaci stojí středně velké odesílatele 3 až 7 % jejich celkových ročních přepravních výdajů – a tyto chyby lze odhalit pouze tehdy, pokud je očekávaná cena v systému zaznamenána vedle faktury.
Jak integrace TMS a ERP vypadá v praxi
Takto vypadá zpracování jedné zásilky po propojení obou systémů.
- Objednávka vznikne ve vašem ERP. Přijde prodejní objednávka, která spustí expedici – stejně jako dnes.
- Údaje o expedici se automaticky přenesou do TMS. Příjemce, adresa, položky, hmotnosti a rozměry putují do TMS bez ručního zadávání.
- Vyberete dopravce a objednáte přepravu. Porovnáte živé sazby všech vašich dopravců, zvolíte toho nejvhodnějšího a objednáte přepravu na několik kliknutí.
- Štítky a dokumenty se vygenerují automaticky. Přepravní štítek, CMR a veškerá další dokumentace se vytvoří ze zásilkových dat ve formátu, který každý dopravce vyžaduje.
- Sledování zásilky a náklady se vrátí do ERP. Sledovací reference a skutečné přepravní náklady se automaticky odešlou zpět do ERP, takže váš finanční záznam je úplný a tým může fakturu později porovnat s tím, co bylo dohodnuto.
Srovnejte to s ruční variantou, kde se kroky dva až pět provádějí ručně pro každou zásilku, často napříč několika portály dopravců. Data se zadávají jednou do portálu a znovu do ERP. Každé zadání je příležitost k chybě a každá zásilka zabere zbytečný čas navíc.
Měřitelné přínosy integrace TMS a ERP
- Čas. To je nejviditelnější přínos. Ruční objednání zásilky trvá patnáct až dvacet minut. Jakmile jsou data na místě a sazby nahrány, celý proces zabere jen několik minut. Při stovkách zásilek měsíčně to ušetří dny práce.
- Přesnost. Když se údaje o zásilce zadají jednou v ERP a všude jinde se jen použijí, zmizí celá řada chyb způsobených kopírováním: žádné překlepy v PSČ, žádné špatně označené zásilky, žádná odmítnutá objednání ani balíky odeslané na špatné depo. Tyto problémy se neobjeví v měsíčním reportu – přijdou jako telefonát od zákazníka.
- Přehlednost. Místo přihlašování do různých portálů dopravců a skládání mozaiky o tom, co je právě v přepravě, získáte jeden přehled napříč všemi dopravci. Když se výrobní plánovač nebo obchodní tým zeptá, kde je objednávka, odpovíte okamžitě. S rostoucím objemem to nabývá na hodnotě: výrobce ventilů AVK řešil přepravní poptávky e-mailem, dokud na systém nespoléhalo 25 společností a 70 uživatelů – pak přešel na Cargoson a mohl oslovovat dopravce s konsolidovanými objemovými daty z celé skupiny.
Pro výrobní firmy, které přepravují různě velké zásilky na různá místa v různých frekvencích, jim to dává dobrý přehled a rychlou možnost zjistit, který dopravce je pro danou zakázku nejvhodnější.
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
- Odolnost. Když onboarding, objednávání i sledování zásilek probíhají přes jeden propojený systém, znalosti jsou uloženy v systému – ne v rutině jednoho člověka. Proces tak přestává záviset na tom, kdo ví, který portál použít a kde jsou uložena hesla. Když je někdo na dovolené, nemocný nebo odejde, provoz pokračuje bez přerušení.
Jedno propojení místo mnoha
Skutečná změna, kterou TMS přináší, spočívá v počtu propojení, která musíte spravovat. Místo budování a udržování samostatné integrace pro každého dopravce stačí vybudovat jediné propojení s TMS. Ten pak zajišťuje veškerá propojení s dopravci na pozadí. Když přidáte dopravce, nezahajujete další IT projekt. Buď propojení již existuje, nebo ho vybuduje poskytovatel TMS. Přesně tak postupoval velkoobchodník s nářadím a stroji Stokker při přechodu na nový ERP: místo toho, aby v novém systému znovu budoval každou integraci dopravce, propojil všechny své přepravní partnery přes Cargoson, zkrátil dobu nastavení z týdnů na minuty a nyní s dvěma lidmi zpracovává 15 000 zásilek měsíčně.
Nechtěli jsme zahajovat integrace se všemi různými přepravními partnery. Naším cílem bylo mít jediný centrální bod, kterým je Cargoson. To nám plně pomáhá pohybovat se rychleji a skutečně přinášet hodnotu zákazníkům, protože nemusíme vynakládat prostředky na propojování všech přepravních partnerů.
Taivo Karu, vedoucí dodavatelského řetězce a člen představenstva společnosti Stokker
Stejný centrální bod funguje i na příchozí straně: umožněte svým dodavatelům objednávat přepravu za vaše smluvní sazby přes něj a budete mít přehled o příchozích surovinách i odchozím zboží na jednom místě – pro větší výrobce to bývá oblast s největšími přínosy.
Řeší to také problém s tím, že dopravci nabízejí velmi různorodé služby. Někteří mají plnohodnotné API pro cenotvorbu a objednávání, jiní pouze portál pro objednávání a někteří stále pracují výhradně přes e-mail. Dobrý TMS tyto rozdíly vyrovnává tím, že zaplňuje mezery, které dopravce zanechává. Pokud dopravce nemá cenové API, nahraje se do systému váš sjednaný ceník a výpočet ceny probíhá přímo tam. Totéž platí pro doby přepravy, sledování zásilek, štítky a přepravní dokumenty.
Pro váš IT tým je klíčové, že TMS poskytuje vašemu ERP jediné API. Expedice spuštěná v ERP může přes toto jediné propojení vyžádat živé sazby od všech dopravců a objednat zvoleného dopravce. Sledovací reference a náklady se vrátí stejnou cestou. Vaši vývojáři integrují jednou a individuálních propojení s dopravci se už nikdy nemusí dotknout. Výrobce zdravotnických pomůcek SomnoMed propojil všechny své dopravce s NetSuite přes jednu integraci Cargoson a zkrátil tvorbu štítků z 90 minut denně na 20 jen ve Francii – a stejné řešení pak zavedl ve svých dalších evropských centrech.
Na co se zaměřit při integraci TMS a ERP a jak může pomoci Cargoson
Ne každý TMS přistupuje k integraci s ERP stejně. Někteří účtují za každý konektor zvlášť, jiní nabízejí pouze jednosměrný přenos dat. Toto jsou otázky, které byste měli položit každému dodavateli ještě před fází technické validace – spolu s tím, jak na ně odpovídá Cargoson, který je navržen přesně jako tato vrstva mezi vaším ERP a dopravci pro evropské výrobce a velkoobchodníky.
Propojuje se nativně s vaším ERP? Zeptejte se konkrétně na vaši platformu – ať už jde o SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo nebo Monitor. Nativní konektor znamená, že implementace je otázkou konfigurace, nikoli zakázkového vývoje. Ptejte se proto, kolik živých integrací s vaším ERP má dodavatel již hotových – ne jen zda ho podporuje.
Cargoson nabízí předpřipravené konektory pro hlavní platformy, včetně Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite a Odoo, a také pro skladové a e-commerce systémy. Pokud je vaše platforma na tomto seznamu, konektor již existuje.
Jde o konfiguraci, nebo zakázkový vývoj? Tato otázka vám napoví, zda implementace trvá dny nebo měsíce – a váš IT tým ji bude chtít zodpovědět jako první.
Protože konektory Cargoson již existují, propojení vašeho ERP je záležitostí konfigurace, nikoli zakázkového vývoje. Implementace tak trvá jen několik dní.
Je přenos dat obousměrný? Jednosměrný přenos, který pouze odesílá objednávky do TMS, řeší jen polovinu problému. Potřebujete, aby se stav zásilek a přepravní náklady vracely zpět do ERP.
Cargoson automaticky odesílá zpět sledovací reference i skutečné přepravní náklady, takže váš finanční záznam zůstává úplný a faktury dopravců můžete porovnat s tím, co bylo dohodnuto.
Pracuje se stávajícími smlouvami a sazbami vašich dopravců? Chcete platformu, která funguje se sazbami, které jste si již vyjednali, abyste si zachovali svou cenovou politiku i vztahy s dopravci. Dobrý TMS vám nevnucuje nové dopravce ani nic nepřejednává.
Cargoson je nezávislá platforma, která není vlastněna žádným dopravcem. Pracujete přímo se svými vlastními smlouvami a zachováváte si sazby, které jste si vyjednali. S Cargosonem zůstávají vaše sazby vaše.
Jak se přidávají noví dopravci a jak dlouho to trvá? Přidání nebo změna dopravce by měla trvat dny, ne měsíce. Zeptejte se, co se stane, když chcete přidat dopravce, který ještě není připojen, a kdo tuto integraci vybuduje.
Cargoson je propojen s více než 2 000 dopravci přes přímé API a EDI, přičemž automaticky synchronizuje sazby, doby přepravy a sledování zásilek. Pokud spolupracujete s dopravcem, který ještě není připojen, Cargoson propojení vybuduje bez dodatečných nákladů.
Praktické tipy, jak se vyhnout nejčastějším chybám
Technologie sama o sobě tyto projekty jen zřídka komplikuje. Několik praktických věcí pomůže udržet integraci TMS a ERP na správné cestě a vyhnout se nejčastějším chybám:
- Nezaměňujte vestavěný přepravní modul ERP za TMS. Nativní modul obvykle pokrývá zlomek toho, co specializovaný systém. Přiřadí dopravce a vytiskne dodací list, ale porovnávání sazeb napříč dopravci, sledování zásilek a odsouhlasení přepravních faktur mu zpravidla chybí.
- Uspořádejte data o dopravcích a adresách. Pokud váš ERP používá nekonzistentní kódy dopravců nebo má nepřehledná adresní pole, tyto problémy se přenesou přímo do TMS. Trocha úklidu před propojením vám ušetří hodiny ladění problémů.
- Nespouštějte provoz bez testování. Dobrý TMS nabízí testovací prostředí – využijte ho: projděte celý proces s reálnými objednávkami od začátku do konce, než se cokoli dostane k dopravci. Chyba zachycená v testovacím prostředí je řádek v logu. Stejná chyba v ostrém provozu je špatný štítek a zbytečně vyslaný dopravce. Cargoson testovací prostředí poskytuje, takže integraci můžete otestovat a přesvědčit se o jejím fungování ještě před ostrým spuštěním.
- Určete zodpovědnou osobu. Integrace není záležitostí nastav a zapomeň: ERP se aktualizují a dopravci mění formáty. Mít někoho, kdo tyto změny sleduje, je rozdíl mezi tichým opravením a nepříjemným překvapením.
Propojení mezi tím, co vaše firma ví, a tím, jak se vaše zboží pohybuje, by nemělo záviset na tom, že někdo znovu přepisuje adresu do portálu dopravce. Právě v tomto ručním kroku se ztrácí čas, vznikají chyby a znalosti uvíznou v rutině jednoho člověka.
TMS je vrstva, která tuto mezeru uzavírá. Správně provedená integrace TMS a ERP znamená, že váš ERP si ponechává objednávky, vaši dopravci zajišťují přepravu a práce mezi tím přestává být ruční záležitostí.
Pokud chcete vidět, jak propojit váš ERP s dopravci, rezervujte si bezplatné demo a rádi vás celým procesem provedeme.
LinkedIn
Cargoson
