TMS-ERP integrācija: kā savienot transporta vadību ar biznesa sistēmu

Kad pārdošanas pasūtījums ir reģistrēts ERP sistēmā un preces ir gatavas nosūtīšanai, kādam joprojām ir jāpasūta transports to piegādei. Tieši šajā brīdī jūsu biznesa pamatsistēma sasniedz savas iespēju robežas — un stājas spēkā TMS-ERP integrācija.

Jūsu ERP zina klientu, adresi, preces un to svaru. Taču tas nevar pasūtīt sūtījumu, jo tam nav tiešas saiknes ar DHL, DSV, DB Schenker vai reģionālo pārvadātāju, ko izmantojat. Tāpēc kāds no jūsu komandas atver pārvadātāja portālu, manuāli ievada piegādes datus, pasūta sūtījumu un pārraksta izsekošanas numuru atpakaļ ERP. Tad tas pats jādara vēlreiz — citā portālā, nākamajam pārvadātājam.

Šī ir plaisa starp to, ko jūsu bizness zina, un to, kā jūsu preces faktiski pārvietojas. Lielākā daļa loģistikas komandu šo plaisu aizpilda manuāli, un tas izmaksā dārgāk, nekā šķiet. Šis manuālais solis ir vērts tuvāku izskatīšanu — tāpat kā tas, ko maina TMS-ERP integrācija.

Kas ir TMS-ERP integrācija?

Šajā procesā ir iesaistītas divas sistēmas. ERP sistēma ir jūsu biznesa pamats — tā pārvalda finanses, krājumus, iepirkumus, ražošanu un pasūtījumus, kas iedarbina visu pārējo. Ražošanas uzņēmumos izplatītākās ERP platformas ir SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo un Monitor. Transporta vadības sistēma (TMS) ir atbildīga par transporta operācijām: pārvadātāju tarifu salīdzināšanu, sūtījumu pasūtīšanu, etiķešu un kravas dokumentu sagatavošanu, piegāžu izsekošanu un pārvadātāju rēķinu pārbaudi. Ja vēlaties uzzināt, kā šīs divas sistēmas atšķiras un vai jums vajadzīgas abas, izlasiet mūsu rakstu ERP vs TMS.

TMS-ERP integrācija ir divvirzienu datu tilts, kas savieno abas sistēmas. Kad ERP sistēmā tiek apstiprināts pasūtījums, integrācija nodod sūtījuma datus TMS. Kad sūtījums ir pasūtīts un ceļā, TMS nosūta atpakaļ uz ERP informāciju par izvēlēto pārvadātāju, izsekošanas numuru un faktiskajām transporta izmaksām. ERP joprojām ir atbildīgs par pasūtījumu, un jūsu pārvadātāji turpina pārvadāt preces. Integrācija novērš manuālo pāreju starp sistēmām — nevienam vairs nav jāpārraksta sūtījuma dati portālā un pēc tam atkal ERP.

Bez šīs saiknes jūsu komanda pati kļūst par savienojumu: eksportē izklājlapas, kopē izsekošanas numurus starp cilnēm un saskaņo transporta izmaksas, ko savienota sistēma salīdzinātu automātiski.

Kāpēc ERP nevar patstāvīgi savienoties ar pārvadātājiem

Jūsu ERP un pārvadātāji izmanto dažādas sistēmas, un sekošana līdzi visām tām ir pilna laika darbs, ko ERP piegādātājam nav iemesla uzņemties.

Katram pārvadātājam ir sava integrācijas kārtība. Daži izmanto mūsdienīgas API, citi — EDI, un konkrētās prasības atšķiras no pārvadātāja uz pārvadātāju. Savienojuma izveide ar vienu pārvadātāju maz ko pasaka par to, kā veidot nākamo. Ja strādājat ar vairākiem pārvadātājiem, jums ir jāuztur vairāki dažādi savienojumi, katrs ar savām īpatnībām.

Turklāt šie savienojumi laika gaitā mainās. Pārvadātāji atjaunina savas API, pielāgo datu prasības un pārskata formātus. Savienojums, kas šodien darbojas, prasa uzturēšanu, lai tas darbotos arī nākamgad — tas ir pastāvīgs darbs, nevis vienreizējs projekts.

ERP sistēma ir veidota finanšu, krājumu, iepirkumu un ražošanas pārvaldībai. Savienojamība ar pārvadātājiem nav tās kompetences joma, un ERP piegādātāji neiegulda resursus desmitiem pārvadātāju integrāciju uzturēšanā. Lielākā daļa ERP transporta moduļu ļauj piešķirt pārvadātāju un izdrukāt piegādes pavadzīmi, taču tie nespēj nodrošināt reāllaika pasūtīšanu un tarifu salīdzināšanu visiem pārvadātājiem, kā arī vairākas citas funkcijas, ko piedāvā specializēta TMS. Tā ir atšķirība starp vienkāršu transporta lauku un pilnvērtīgu TMS-ERP integrāciju.

Visa šī infrastruktūras veidošana saviem spēkiem kļūst par IT projektu, kas nekad īsti nebeidzas.

Kā dati plūst starp jūsu TMS un ERP

Pasūtījums (no ERP uz TMS). Kad pārdošanas pasūtījums ir apstiprināts un tiek uzsākta piegāde, ERP sistēma nodod sūtījuma datus TMS — saņēmēju, adresi, preces, svaru, izmērus un nepieciešamo piegādes datumu. Šī nodošana ļauj uzsākt pasūtīšanu, nevienam atkārtoti neievadot informāciju. Ja šis process kavējas, visa ķēde tiek ietekmēta.

Sūtījuma statuss (no TMS atpakaļ uz ERP). Pēc pasūtīšanas TMS nosūta atpakaļ uz ERP informāciju par izvēlēto pārvadātāju, izsekošanas numuru un piegādes atskaites punktiem. Tas ļauj ikvienam uzņēmuma darbiniekam, kurš skatās pasūtījumu — neatkarīgi no tā, vai tas ir pārdošanas, klientu apkalpošanas vai ražošanas nodaļā — redzēt sūtījuma atrašanās vietu, nepiesakoties pārvadātāja portālā.

Transporta izmaksas (no TMS atpakaļ uz ERP). Faktiskās sūtījuma izmaksas tiek reģistrētas pret pasūtījumu jūsu finanšu uzskaites sistēmā. Tas pārvērš rēķinu pārbaudi no akla apstiprinājuma par salīdzinājumu ar saskaņoto tarifu. Tiek lēsts, ka kravas norēķinu kļūdas vidēja lieluma uzņēmumiem izmaksā no 3% līdz 7% no kopējiem gada transporta izdevumiem — un šīs kļūdas var atklāt tikai tad, ja paredzamās izmaksas ir reģistrētas sistēmā līdzās rēķinam.

Kā izskatās TMS-ERP integrācija praksē

Lūk, kā izskatās viens sūtījums, kad abas sistēmas ir savienotas.

1. Pasūtījums tiek izveidots jūsu ERP. Ienāk pārdošanas pasūtījums un tiek uzsākta piegāde — tāpat kā šodien.
2. Piegādes dati automātiski nonāk TMS. Saņēmējs, adrese, preces, svars un izmēri tiek nosūtīti uz TMS, nevienam tos manuāli neievadot.
3. Jūs izvēlaties pārvadātāju un pasūtāt sūtījumu. Salīdziniet reāllaika tarifus visiem saviem pārvadātājiem, izvēlieties piemērotāko un pasūtiet ar dažiem klikšķiem.
4. Etiķetes un dokumenti tiek sagatavoti automātiski. Kravas etiķete, CMR un citi nepieciešamie dokumenti tiek ģenerēti no sūtījuma datiem — katram pārvadātājam nepieciešamajā formātā.
5. Izsekošanas informācija un izmaksas atgriežas ERP. Izsekošanas numurs un faktiskās transporta izmaksas tiek nosūtītas atpakaļ uz ERP — jūsu finanšu uzskaite ir pilnīga un komanda vēlāk var pārbaudīt rēķinu pret saskaņoto tarifu.

Salīdziniet to ar manuālo variantu, kurā 2.–5. solis tiek veikts manuāli katram sūtījumam, bieži vien vairākos pārvadātāju portālos. Dati tiek ievadīti vienreiz portālā un vēlreiz ERP. Katra ievade ir iespēja kļūdai, un katrs sūtījums prasa papildu laiku.

TMS-ERP integrācijas izmērāmie ieguvumi

• Laiks. Tas ir vislabāk redzamais ieguvums. Sūtījuma manuāla pasūtīšana aizņem piecpadsmit līdz divdesmit minūtes. Kad dati ir sakārtoti un tarifi ielādēti, tas prasa tikai dažas minūtes. Ja mēnesī ir vairaki simti sūtījumu, ietaupījums mērāms dienās.
• Precizitāte. Kad sūtījuma dati tiek ievadīti vienreiz ERP un izmantoti visur citur, izzūd vesela virkne kļūdu, ko rada kopēšanas un pārrakstīšanas neprecizitātes: nav nepareizu pasta indeksu, nav nepareizi marķētu sūtījumu, nav noraidītu pasūtījumu un nav paku, kas nosūtītas uz nepareizo noliktavu. Šīs problēmas neparādās ikmēneša pārskatā — tās izpaužas kā zvans no neapmierināta klienta.
• Pārskatāmība. Tā vietā, lai pierakstītos atsevišķos pārvadātāju portālos un meklētu informāciju par tranzītā esošajiem sūtījumiem, jūs iegūstat vienotu pārskatu par visiem pārvadātājiem. Kad ražošanas plānotājs vai pārdošanas komanda jautā, kur atrodas pasūtījums, varat atbildēt uzreiz. Šis ieguvums pieaug līdz ar apjomiem: vārstu ražotājs AVK kārtoja kravas pieprasījumus pa e-pastu, līdz no sistēmas bija atkarīgi 25 uzņēmumi un 70 lietotāji — tad pārgāja uz Cargoson un varēja vērsties pie pārvadātājiem ar apkopotiem apjoma datiem no visas grupas.

Ražošanas uzņēmumiem, kas nosūta dažāda izmēra kravas uz dažādiem galamērķiem ar atšķirīgu biežumu, tas sniedz labu pārskatu un ātru iespēju pārbaudīt, kurš pārvadātājs ir piemērotākais konkrētajam uzdevumam.

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

• Noturība. Kad ievadīšana, pasūtīšana un izsekošana notiek caur vienu savienotu sistēmu, zināšanas tiek glabātas sistēmā, nevis vienas personas rutīnā. Tas nozīmē, ka process vairs nav atkarīgs no tā, kurš zina, kuru portālu izmantot un kur glabājas paroles. Kad kāds ir atvaļinājumā, slims vai aiziet no darba, darbība turpinās bez traucējumiem.

Viens savienojums visu vietā

Galvenās pārmaiņas, ko TMS ievieš, ir saistītas ar pārvaldāmo savienojumu skaitu. Tā vietā, lai veidotu un uzturētu atsevišķu integrāciju katram pārvadātājam, jums ir jāizveido tikai viens savienojums ar TMS. TMS pats pārvalda visus pārvadātāju savienojumus aiz tā. Kad pievienojat jaunu pārvadātāju, tas nav vēl viens IT projekts. Vai nu savienojums jau pastāv, vai arī TMS piegādātājs to izveido. Tieši tā rīkojās instrumentu un tehnikas vairumtirgotājs Stokker, pārejot uz jaunu ERP: tā vietā, lai jaunajā sistēmā no jauna veidotu katru pārvadātāja integrāciju, uzņēmums savienoja visus savus transporta partnerus caur Cargoson, samazināja iestatīšanas laiku no nedēļām līdz minūtēm un tagad ar divu cilvēku komandu apstrādā 15 000 sūtījumu mēnesī.

Mēs negribējām veidot integrācijas ar visiem dažādajiem transporta pakalpojumu sniedzējiem. Mūsu mērķis bija izmantot vienu centrālo punktu — Cargoson. Tas pilnībā palīdz mums darboties ātrāk un sniegt reālu vērtību klientiem, jo mums nav jātērē nauda, lai savienotu visus transporta partnerus.

Taivo Karu, piegādes ķēdes vadītājs un valdes loceklis uzņēmumā Stokker

Tas pats vienotais punkts darbojas arī ienākošajā virzienā: ļaujiet saviem piegādātājiem pasūtīt transportu pēc jūsu līgumu tarifiem caur to pašu sistēmu, un jūs varēsiet redzēt ienākošās izejvielas līdzās izejošajām precēm — lielākiem ražotājiem tieši šeit bieži vien slēpjas lielākie ieguvumi.

Tas arī atrisina problēmu, ko rada pārvadātāju piedāvāto pakalpojumu atšķirības. Daži pārvadātāji piedāvā pilnvērtīgu tarifu un pasūtīšanas API, citiem ir tikai pasūtīšanas portāls, bet daži joprojām strādā tikai pa e-pastu. Laba TMS izlīdzina šīs atšķirības, aizpildot pārvadātāja atstātās nepilnības. Ja pārvadātājam nav tarifu API, jūsu saskaņotais tarifu saraksts tiek ielādēts sistēmā, un cenas aprēķins notiek tur. Tas pats attiecas uz tranzīta laikiem, izsekošanu, etiķetēm un kravas dokumentiem.

Jūsu IT komandai svarīgākais ir tas, ka TMS nodrošina vienu API jūsu ERP. Piegāde, kas uzsākta ERP, var pieprasīt reāllaika tarifus no visiem pārvadātājiem un pasūtīt izvēlēto pārvadātāju caur šo vienu savienojumu. Izsekošanas numurs un izmaksas tiek atgrieztas tādā pašā veidā. Jūsu izstrādātājiem ir jāveic integrācija tikai vienu reizi, un viņiem nekad vairs nebūs jāpieskaras atsevišķiem pārvadātāju savienojumiem. Medicīnas ierīču ražotājs SomnoMed savienoja visus savus pārvadātājus ar NetSuite caur vienu Cargoson integrāciju un samazināja etiķešu izveides laiku no 90 minūtēm dienā līdz 20 minūtēm tikai Francijā, pēc tam ieviešot to pašu risinājumu pārējos Eiropas centros.

Ko meklēt TMS-ERP integrācijā un kā var palīdzēt Cargoson

Ne visas TMS sistēmas pieiet ERP integrācijai vienādi. Dažas iekasē maksu par katru savienotāju, dažas piedāvā tikai vienpusēju datu plūsmu. Šie ir jautājumi, kas jāuzdod jebkuram piegādātājam pirms tehniskās validācijas posma — kopā ar to, kā uz tiem atbild Cargoson, jo Cargoson ir veidots tieši kā šis slānis starp jūsu ERP un pārvadātājiem Eiropas ražotājiem un vairumtirgotājiem.

Vai sistēma savienojas ar jūsu ERP natively? Jautājiet konkrēti par savu platformu — vai tā ir SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo vai Monitor. Gatavs savienotājs nozīmē, ka iestatīšana ir konfigurācijas darbs, nevis pielāgota izstrāde — tāpēc jautājiet, cik daudz aktīvu integrāciju piegādātājam jau ir ar jūsu ERP, nevis tikai to, vai viņi to atbalsta.

Cargoson piedāvā gatavus savienotājus galvenajām platformām, tostarp Microsoft Dynamics, Dynamics 365 for Finance and Operations, NetSuite un Odoo, kā arī noliktavas un e-komercijas sistēmām. Ja jūsu platforma ir šajā sarakstā, savienotājs jau pastāv.

Vai tas ir konfigurācijas darbs vai pielāgota izstrāde? Tas parāda, vai ieviešana mērāma dienās vai mēnešos — un tas ir pirmais jautājums, ko vēlēsies noskaidrot jūsu IT komanda.

Tā kā Cargoson savienotāji jau pastāv, jūsu ERP pievienošana ir konfigurācijas jautājums, nevis pielāgota izstrāde. Tas ieviešanas laiku saglabā dažu dienu robežās.

Vai datu plūsma ir divvirzienu? Vienpusēja plūsma, kas tikai nosūta pasūtījumus uz TMS, atrisina tikai pusi problēmas. Jums nepieciešams, lai sūtījuma statuss un transporta izmaksas atgrieztos arī ERP.

Cargoson automātiski nosūta atpakaļ izsekošanas numurus un faktiskās transporta izmaksas, tāpēc jūsu finanšu uzskaite vienmēr ir pilnīga un varat pārbaudīt pārvadātāju rēķinus pret saskaņoto tarifu.

Vai sistēma izmanto jūsu esošos pārvadātāju līgumus un tarifus? Jums vajadzīga platforma, kas strādā ar jau saskaņotajiem tarifiem, lai saglabātu savu cenu noteikšanu un attiecības ar pārvadātājiem. Laba TMS neuzspiež jaunus pārvadātājus un nepārskata nevienu līgumu.

Cargoson ir neatkarīga platforma, kas nepieder nevienam pārvadātājam — tāpēc jūs strādājat tieši ar saviem pārvadātāju līgumiem un saglabājat saskaņotos tarifus. Ar Cargoson jūsu cenas paliek jūsu rokās.

Kā tiek pievienoti jauni pārvadātāji un cik ilgi tas aizņem? Jauna pārvadātāja pievienošanai vai maiņai vajadzētu aizņemt dienas, nevis mēnešus. Jautājiet, kas notiek, ja vēlaties pievienot pārvadātāju, kas vēl nav savienots, un kurš veido šo integrāciju.

Cargoson ir savienots ar vairāk nekā 2000 pārvadātājiem caur tiešu API un EDI, automātiski sinhronizējot tarifus, tranzīta laikus un izsekošanu. Ja strādājat ar pārvadātāju, kas vēl nav savienots, Cargoson to izveido bez papildu maksas.

Praktiski padomi biežāko kļūdu novēršanai

Reti kad tieši tehnoloģija padara šos projektus sarežģītus. Daži praktiski soļi palīdz TMS-ERP integrāciju virzīt pareizā gultnē un izvairīties no izplatītākajām kļūdām:

1. Neuzskatiet sava ERP iebūvēto transporta moduli par TMS. Šis modulis parasti aptver tikai nelielu daļu no tā, ko spēj specializēta sistēma. Tas piešķirs pārvadātāju un izdrukās piegādes pavadzīmi, taču tarifu salīdzināšana starp pārvadātājiem, izsekošana un kravas rēķinu saskaņošana parasti nav pieejama.
2. Sakārtojiet pārvadātāju un adrešu datus. Ja jūsu ERP izmanto nekonsekventus pārvadātāju kodus vai adrešu lauki ir nekārtīgi, šīs problēmas tiks pārnestas tieši uz TMS. Neliela sakārtošana pirms savienošanas ietaupīs daudz laika, ko citādi pavadītu problēmu meklēšanā.
3. Neejiet ražošanā bez testēšanas. Laba TMS nodrošina testa vidi — izmantojiet to: palaidiet reālu pasūtījumu partiju no sākuma līdz beigām, pirms kaut kas nonāk pie pārvadātāja. Kļūda, kas atklāta testa vidē, ir ieraksts žurnālā. Tā pati kļūda ražošanā ir nepareiza etiķete un velti izsaukts pārvadātājs. Cargoson nodrošina testa vidi, lai varētu pārbaudīt integrāciju un redzēt to darbībā pirms galīgā lēmuma.
4. Nozīmējiet atbildīgo personu. Integrācija nav "uzstādi un aizmirsti": ERP sistēmas tiek atjauninātas un pārvadātāji maina formātus. Ja kāds ir atbildīgs par šo izmaiņu uzraudzību, starpība ir klusas korekcijas vietā pārsteiguma.

Saiknei starp to, ko jūsu bizness zina, un to, kā jūsu preces pārvietojas, nevajadzētu būt atkarīgai no tā, vai kāds pārraksta adresi pārvadātāja portālā. Šis manuālais solis ir vieta, kur tiek zaudēts laiks, rodas kļūdas un zināšanas ieslēdzas vienas personas rutīnā.

TMS ir slānis, kas aizver šo plaisu. Labi ieviesta TMS-ERP integrācija nozīmē, ka jūsu ERP patur pasūtījumu, jūsu pārvadātāji patur kravu, un darbs starp abiem vairs nav manuāls.

Ja vēlaties redzēt, kā savienot savu ERP ar pārvadātājiem, rezervējiet bezmaksas demonstrāciju un mēs ar prieku jums to parādīsim.

Rezervējiet bezmaksas 30 minūšu konsultāciju šeit