Η Rebel είναι το πολωνικό τμήμα του ομίλου Asmodee, ενός παγκόσμιου εκδότη επιτραπέζιων και tabletop παιχνιδιών με έδρα τη Γαλλία και εισηγμένου στο χρηματιστήριο της Στοκχόλμης. Στην Πολωνία, η Rebel δραστηριοποιείται τόσο σε B2B όσο και σε B2C επίπεδο, αποστέλλοντας επιτραπέζια παιχνίδια, συλλεκτικά παιχνίδια καρτών όπως Pokémon και Magic, μινιατούρες, χρώματα και διακοσμητικά εδάφους — με αποστολές που κυμαίνονται από μεμονωμένα πακέτα καρτών έως φορτία πολλαπλών παλετών.
Αυτό δημιουργεί ένα ευρύ φάσμα αποστολών. Η Rebel εκτελεί μεταξύ 100 και 200 παραγγελιών την ημέρα για B2C και B2B πελάτες, ενώ τις ημέρες κυκλοφορίας μεγάλων σετ οι όγκοι εκτοξεύονται. Ο Artur Jedliński, CTO της Rebel, το συνοψίζει εύστοχα: «Βγαίνει μια μεγάλη έκδοση καρτών Pokémon και τότε τα φορτηγά απλώς δεν σταματούν να έρχονται.»
Το πρόβλημα: ένα module αποστολών στο ERP που δεν μπορούσε να ανταποκριθεί
Η Rebel εγκατέστησε το Navision ως ERP της το 2020, με ένα βασικό module αποστολών ενσωματωμένο σε αυτό. Το σύστημα αυτό διαχειριζόταν απλές κλήσεις API σε μερικούς τοπικούς παρόχους, μεταξύ των οποίων η DHL και η InPost, το κυρίαρχο δίκτυο παραθυρίδων δεμάτων στην Πολωνία.
Ωστόσο, δεν είχε σχεδιαστεί για να κλιμακωθεί. Η προσθήκη ενός νέου μεταφορέα απαιτούσε επικοινωνία με τον πάροχο, ανάπτυξη σύνδεσης μέσω του API του, δοκιμές και συνεχή συντήρηση στο εξής. Όλα αυτά έπεφταν στην ομάδα IT των τριών ατόμων, η οποία είχε πολλές άλλες προτεραιότητες. «Ήταν πολύ δύσκολο να το συντηρούμε και να το επεκτείνουμε», εξηγεί ο Jedliński. «Αν ήθελες να προσθέσεις έναν νέο μεταφορέα, έπρεπε να επικοινωνήσεις μαζί του, να συζητήσεις το API και να κάνεις δοκιμές. Παίρνει πολύ χρόνο. Δεν είναι η δουλειά μας αυτή.»
Το module είχε και σκληρά όρια. Οι αποστολές παλετών δεν υποστηρίζονταν καθόλου. Αν η Rebel έπρεπε να στείλει μια παλέτα, κάποιος έπρεπε να μπει απευθείας στο site του μεταφορέα και να εισάγει τα στοιχεία χειροκίνητα.
Η επιλογή του Cargoson: μια συνειδητή απόφαση να προτιμηθεί η υποστήριξη έναντι των χαρακτηριστικών
Το 2025, η Rebel ξεκίνησε την αναβάθμιση από το Navision στο Microsoft Dynamics 365 Business Central. Αντί να ξαναχτίσει τις συνδέσεις με τους μεταφορείς από το μηδέν, η ομάδα εξέτασε πώς άλλες οντότητες εντός του αποκεντρωμένου ομίλου Asmodee είχαν αντιμετωπίσει τις ίδιες προκλήσεις χρησιμοποιώντας το Business Central.
Η Rebel αξιολόγησε τις διαθέσιμες επιλογές συστήματος διαχείρισης μεταφορών μέσω του ShipIt και τις περιόρισε σε δύο. Καθώς τιμολόγηση και λειτουργικότητα ήταν συγκρίσιμες, ο αποφασιστικός παράγοντας ήταν κάτι άλλο: η ταχύτητα απόκρισης της υποστήριξης. Τα σχόλια που συγκέντρωσε η ομάδα έδειχναν ότι η ποιότητα υποστήριξης διέφερε μεταξύ παρόχων και ότι η άμεση ανταπόκριση θα ήταν πιο σημαντική στην καθημερινή λειτουργία από οποιοδήποτε μεμονωμένο χαρακτηριστικό.
Αυτά τα δεδομένα οδήγησαν την Rebel στο Cargoson. Δεν ήταν η σύγκριση χαρακτηριστικών που έκρινε την απόφαση — ήταν η προσδοκία ενός εταίρου με πραγματικά γρήγορη ανταπόκριση.
Εξίσου κρίσιμο ήταν το να υποστηρίζεται σωστά η InPost. Ως κύριος B2C πάροχος της Rebel, η InPost και το δίκτυο παραθυρίδων δεμάτων της διαχειρίζονται τη συντριπτική πλειονότητα των αποστολών προς καταναλωτές στην Πολωνία.
Η εκκίνηση: bugs διορθώθηκαν πριν καν αναφερθούν
Η Rebel ξεκίνησε με Business Central και Cargoson τον Ιανουάριο. Ο Jedliński ενημέρωσε εκ των προτέρων την ομάδα υποστήριξης του Cargoson και ζήτησε εντατική παρακολούθηση κατά την εκκίνηση. Ορισμένες αποστολές αντιμετώπισαν προβλήματα την πρώτη μέρα — κάτι απολύτως φυσιολογικό σε κάθε go-live. Αυτό που ξεχώρισε ήταν ο τρόπος που αντιμετωπίστηκαν τα προβλήματα.
«Πριν προλάβω καν να γράψω στην ομάδα υποστήριξης, μου έγραψαν εκείνοι: "Γεια, βλέπω ότι υπάρχουν αυτά τα πακέτα με προβλήματα. Ήδη δουλεύουμε για να τα διορθώσουμε και θα σε ενημερώσουμε." Ήταν μια εξαιρετική εμπειρία.»
Αυτή η πρώτη εντύπωση δεν άλλαξε. Κάθε φορά που προκύπτει κάποιο ζήτημα, λέει ο Jedliński, η ομάδα υποστήριξης ανταποκρίνεται μέσα σε μια-δύο μέρες, συνήθως όμως την επόμενη. «Είναι μια πραγματικά εξαιρετική εμπειρία και το πιο σημαντικό πράγμα για μένα.»
Καθημερινή λειτουργία: η αθόρυβη μηχανή πίσω από το Business Central
Από την εκκίνηση, το Cargoson έχει ουσιαστικά εξαφανιστεί στο παρασκήνιο των λειτουργιών της Rebel. Είναι η μηχανή που διασφαλίζει αθόρυβα ότι οι αποστολές που καταχωρούνται στο Business Central φτάνουν κάθε μέρα στον σωστό μεταφορέα με τα σωστά έγγραφα. Οι χρήστες του Business Central δημιουργούν ή παραλαμβάνουν ένα πακέτο, το αποστέλλουν μέσω της επέκτασης ShipIt και δεν αλληλεπιδρούν ποτέ απευθείας με το Cargoson.
«Εκτός από την ομάδα logistics, δεν νομίζω ότι κάποιος άλλος που δουλεύει στο Business Central γνωρίζει καν ότι η αποστολή περνά μέσα από το Cargoson και επιστρέφει στο Business Central. Δημιουργούν ένα πακέτο και το στέλνουν.»
Η μεγαλύτερη επιτυχία για την ομάδα logistics ήταν στα έγγραφα αποστολής. Τα έγγραφα CMR, που παλαιότερα αποτελούσαν χειροκίνητη και χρονοβόρα διαδικασία, δημιουργούνται πλέον αυτόματα και είναι άμεσα διαθέσιμα στο Business Central. Οι αποστολές παλετών και πολλαπλών παλετών, που ήταν αδύνατο να αυτοματοποιηθούν με το παλιό σύστημα Navision, λειτουργούν πλέον με τον ίδιο τρόπο. Η Rebel απέκτησε επίσης μια νέα σύνδεση με μεταφορέα — την Hellmann — την οποία η ομάδα δεν είχε καταφέρει ποτέ να δικαιολογήσει ως εσωτερική ανάπτυξη.
Η ομάδα logistics που είναι υπεύθυνη για αποστολές και παραλαβές αποτελείται από τρία έως τέσσερα άτομα. Η εισαγωγή νέων υπαλλήλων σε αυτόν τον ρόλο έχει γίνει πολύ πιο εύκολη, καθώς δεν χρειάζεται πλέον να εκπαιδεύονται στις ιδιαιτερότητες των ιστοσελίδων κάθε μεταφορέα ξεχωριστά. «Δεν χρειάζεται να τους δείξουμε πώς να δημιουργήσουν μια αποστολή στα sites της DHL ή της Hellmann», λέει ο Jedliński.
Ένα μέρος του όγκου εξακολουθεί να διεκπεραιώνεται εκτός της αυτοματοποιημένης ροής. Μεγάλα, μη τυποποιημένα φορτία — για παράδειγμα, μια αποστολή που απαιτεί τρία φορτηγά — κλείνονται χωριστά μέσω email με εξειδικευμένο συνεργάτη μεταφορών και όχι μέσω Cargoson. Σύμφωνα με τον Jedliński, αυτή η χειροκίνητη διαδικασία μειώνεται σταθερά καθώς συνδέονται περισσότεροι μεταφορείς.
Πώς λειτουργούν αυτόματα οι αποστολές B2B και B2C
Η δομή που έχει υιοθετήσει η Rebel αντικατοπτρίζει τις δύο πλευρές της επιχείρησής της. Για τις παραγγελίες B2C, ο τελικός πελάτης επιλέγει την προτιμώμενη μέθοδο παράδοσης κατά την ολοκλήρωση της αγοράς — είτε courier είτε παραθυρίδα δεμάτων. Οι αποστολές δρομολογούνται στη συνέχεια αυτόματα. Για τις παραγγελίες B2B, κάθε πελάτης επιλέγει έναν μεταφορέα κατά την ένταξή του, με βάση τον πάροχο που αποδίδει καλύτερα στην περιοχή του. Κάθε παραγγελία από αυτόν τον λογαριασμό αποστέλλεται στη συνέχεια αυτόματα μέσω του συμφωνημένου μεταφορέα.
Η Rebel δεν χρησιμοποιεί τα εργαλεία σύγκρισης τιμών ή τιμολόγησης του Cargoson. Η τιμολόγηση μεταφορών βασίζεται σε σταθερές, προδιαπραγματευμένες συμφωνίες με κάθε μεταφορέα, και ο μεταφορέας είναι προκαθορισμένος ανά πελάτη και όχι επιλεγμένος αποστολή προς αποστολή. Για τη Rebel, η αξία έγκειται στο να μην χρειάζεται να σκέφτεται καθόλου τη διαδικασία αποστολής.
«Το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό είναι ότι δουλεύει. Μπορούμε να ενσωματώσουμε έναν νέο μεταφορέα αν θέλουμε, και η υποστήριξη είναι γρήγορη και άμεση γιατί ξεμπλοκάρει τη λειτουργία.»
Γρήγορο για τους χρήστες, ελάχιστη προσπάθεια για το logistics
Η υλοποίηση του ShipIt ήταν μέρος της ευρύτερης εξάμηνης ανάπτυξης του Business Central στη Rebel, αλλά το τμήμα που αφορούσε αποκλειστικά τις αποστολές ήταν γρήγορο — χρειάστηκε περίπου μία εβδομάδα για να στηθεί. Η καμπύλη εκμάθησης για τους καθημερινούς χρήστες που δημιουργούν και αποστέλλουν πακέτα ήταν ελάχιστη. Μια μικρότερη ομάδα προχωρημένων χρηστών στο logistics εξοικειώθηκε με το portal του Cargoson, μαθαίνοντας πώς να ελέγχουν την κατάσταση μιας αποστολής ή να δημιουργούν ένα προσαρμοσμένο πακέτο όταν χρειάζεται.
Στο πλαίσιο του ίδιου έργου, η Rebel άλλαξε τρία πράγματα ταυτόχρονα: το ίδιο το ERP (από Navision σε Business Central), την επέκταση αποστολών (από εσωτερικό σύστημα σε ShipIt) και το σύστημα διαχείρισης μεταφορών πίσω από αυτό (από εσωτερικές συνδέσεις στο Cargoson). Παράλληλα, οι όγκοι παραγγελιών έχουν αυξηθεί σημαντικά από την εκκίνηση — εν μέρει χάρη στις δημοφιλείς εκδόσεις συλλεκτικών καρτών. Έτσι μεγάλωσε και η ομάδα logistics.
Η ίδια σε μέγεθος ομάδα μπορεί πλέον να διαχειριστεί σημαντικά μεγαλύτερο όγκο αποστολών, χάρη στην αυτόματη δημιουργία CMR, την υποστήριξη παλετών και τις συνδέσεις με μεταφορείς που δεν υπήρχαν πριν. Τίποτα από αυτά δεν απαίτησε από το IT να χτίσει ή να συντηρεί ούτε μία ενσωμάτωση.
Η Rebel δεν επέλεξε το Cargoson λόγω κάποιου χαρακτηριστικού σε ένα φύλλο προδιαγραφών. Το επέλεξε βασισμένη στη φήμη του Cargoson για άμεση υποστήριξη. Πέντε μήνες αργότερα, αυτή η απόφαση αποδίδει: γρήγορη, προληπτική υποστήριξη· ένα επίπεδο αποστολών που λειτουργεί αόρατα μέσα στο Business Central· και μια ομάδα logistics που αφιερώνει τον χρόνο της σε προσαρμοσμένες αποστολές αντί να αντιγράφει διευθύνσεις σε ιστοσελίδες μεταφορέων.
Όπως το θέτει ο Jedliński: «Να μην κάνουμε copy-paste τις διευθύνσεις. Αυτό είναι σημαντικό.»
LinkedIn
Cargoson
