Grupa AVK zastąpiła e-mailowe zapytania frachtowe jednym systemem TMS

Grupa AVK to duńska, rodzinna grupa przemysłowa, która projektuje i produkuje zawory, hydranty oraz akcesoria do dystrybucji wody i gazu, oczyszczania ścieków, ochrony przeciwpożarowej i zastosowań przemysłowych. Siedziba grupy mieści się w Galten w Danii, a w jej skład wchodzi ponad 100 spółek zatrudniających łącznie ponad 5 300 pracowników. Działalność produkcyjna i sprzedażowa obejmuje Europę, Azję, obie Ameryki, Bliski Wschód i Australię.

Produkty AVK to ciężkie odlewy, często wysyłane z centrów produkcyjnych w Chinach do dziesiątek miejsc docelowych na całym świecie. Koordynowanie frachtu w tak rozbudowanej sieci firm, przewoźników i tras handlowych stawało się coraz trudniejsze do ogarnięcia wyłącznie za pomocą e-maili i arkuszy kalkulacyjnych. Oto jak Grupa AVK przeniosła całą tę logistykę na jedną platformę do zarządzania transportem.

Wewnętrzne rozwiązanie, które przerosło samo siebie

Operacje frachtowe AVK obejmują transport morski, drogowy i lotniczy w dziesiątkach krajów. W przypadku frachtu lotniczego grupa stworzyła własne rozwiązanie e-mailowe, wewnętrznie nazywane „airbox". Spółki AVK mogły wysyłać zapytania frachtowe na wspólny adres, który następnie przekazywał je w ukrytej kopii do wybranych spedytorów, umożliwiając im odpowiedź z wyceną.

Airbox potwierdził jedną ważną rzecz: łączenie wolumenów z różnych spółek grupy przekładało się na lepsze ceny. Jednak w miarę jak dołączały kolejne firmy, utrzymanie systemu stawało się coraz trudniejsze. To, co zaczynało się od jednego zapytania dziennie, urosło do pięciu, a z procesu korzystało już 25 firm i 70 użytkowników.

„Widzieliśmy, że jeśli zbierzemy wszystkie wolumeny do jednego koszyka, możemy uzyskać najlepsze ceny. Ale ręczne zarządzanie tym nie było już realistyczne."

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager w AVK Holding

AVK Belgium jako pierwsza przetestowała Cargoson TMS – i zaczęło się wdrożenie

AVK Belgium jako pierwsza spółka w grupie zaczęła szukać systemu TMS obsługującego wielu przewoźników. Potrzebowała go do obsługi operacji dystrybucyjnych, wdrożyła Cargoson TMS i była zadowolona z efektów.

Niedługo potem inna spółka grupy – Fusion Group z Wielkiej Brytanii – budowała od podstaw zupełnie nowy przepływ dystrybucji, obejmujący przesyłki do odbiorców w całej Europie i poza nią.

Po udanym wdrożeniu w Fusion impet się utrzymał. Dwie hiszpańskie spółki z grupy również wdrożyły Cargoson TMS, Kanada analizuje taką możliwość, a wdrożenie w całej grupie jest w toku.

Wystarczająco prosty dla 70 użytkowników na pięciu kontynentach

Kiedy AVK oceniała dostępne oprogramowanie do zarządzania transportem, łatwość obsługi znalazła się na szczycie listy wymagań. Przy 70 użytkownikach rozproszonych po wielu krajach i pełniących różne role platforma musiała działać dla każdego – od specjalistów ds. zakupów po pracowników magazynu.

„To prosty system. Nic skomplikowanego. Można pokazać go raz, a osoba jest w stanie samodzielnie się po nim poruszać."

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

Ta prostota miała kluczowe znaczenie, bo grono użytkowników obejmuje Chiny, Indie, Kanadę, Hiszpanię, Arabię Saudyjską i wiele innych krajów – ludzi o bardzo różnym zapleczu i poziomie kompetencji technicznych.

Piet Moermans, Logistics & Supply Chain Manager w AVK Belgium, potwierdza to samo z perspektywy użytkownika końcowego: „System jest przyjazny w obsłudze, a użytkownicy dostrzegają korzyść z posiadania jednej platformy."

Centralny zespół zarządza przewoźnikami, użytkownicy porównują i zamawiają

Kluczową zaletą Cargoson dla AVK jest to, że platforma oddziela pracę strategiczną od codziennych decyzji. Centralny zespół dobiera odpowiednich spedytorów dla każdego regionu i zarządza nimi w ramach systemu, podczas gdy użytkownicy końcowi po prostu porównują ceny i czasy dostawy, a następnie wybierają najlepszą opcję.

„Użytkownicy nie muszą znać wszystkich zasad transportowych. Wystarczy, że widzą cenę i czas dostawy i decydują, czy warto wysyłać drogą lotniczą. Nawet współpracownicy, którzy na co dzień nie zajmują się logistyką, mogą bardzo szybko uzyskać konkurencyjne opcje frachtowe."

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

Przejrzystość cenowa zmieniła sposób zamawiania frachtu

Przed wdrożeniem Cargoson porównywanie cen różnych spedytorów wymagało ręcznej pracy, której często po prostu nikt nie wykonywał. Zespoły trzymały się znanych przewoźników, nawet gdy dostępne były lepsze opcje.

„Ludzie są zajęci. Gdy przyzwyczaisz się do zamawiania u jednej firmy, po prostu zamawiasz u niej bez czasu na sprawdzanie alternatyw. W Cargoson masz porównanie jednym kliknięciem. Czasem różni spedytorzy mają różne ceny dla różnych kodów pocztowych – żaden człowiek nie będzie tego sprawdzał ręcznie. Teraz zespół może wybierać najlepsze opcje."

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

AVK Belgium odnotowała już obniżenie kosztów transportu od czasu wdrożenia platformy. „Jako menedżer widzę już wymierne korzyści finansowe" – mówi Moermans.

Reakcje innych spółek grupy są podobne. „Dosłownie niedawno jeden ze hiszpańskich współpracowników podszedł do mnie i powiedział: »Podoba mi się ta platforma«" – dodaje Skrzypińska.

Jak Cargoson dostosował się do złożonej struktury grupy AVK

Wdrożenie platformy do zarządzania transportem w strukturach AVK wiązało się z konkretnym wyzwaniem: każda spółka grupy odpowiada za własny wynik finansowy i musi otrzymywać własne faktury frachtowe. Sam AVK Holding nie przyjmuje faktur transportowych.

„Jedno konto Cargoson TMS oznacza normalnie, że jedna firma płaci fakturę. Ale w naszym modelu airbox mamy 25 firm i 70 użytkowników" – wyjaśnia Skrzypińska. Aby to rozwiązać, Cargoson dodał obowiązkowe pole, w którym użytkownicy wskazują, która spółka AVK pokryje koszty transportu – dzięki temu spedytorzy wiedzą, komu wystawić fakturę.

Co dalej: łączne wolumeny grupy jako argument w negocjacjach

AVK planuje wykorzystać dane zebrane w Cargoson TMS do negocjowania lepszych stawek ze spedytorami. Zamiast podchodzić do przewoźników z wolumenami jednej spółki, grupa będzie mogła przedstawiać łączne liczby z całej organizacji.

„Oferty, które otrzymamy od spedytorów, będą zupełnie inne, gdy pokażemy im wolumeny z pięciu krajów, a nie tylko z jednego."

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

Od wspólnej skrzynki odbiorczej do jednej platformy dla 25 firm

Wewnętrzny system e-mailowy AVK potwierdził jedno: łączenie wolumenów grupy przekłada się na lepsze ceny. Jednak e-mail nie był w stanie obsłużyć 25 firm i 70 użytkowników. Dziś AVK Belgium, Wielka Brytania i Hiszpania działają na Cargoson TMS, Kanada analizuje wdrożenie, a rollout w całej grupie trwa. Centralny zespół zarządza relacjami z przewoźnikami, użytkownicy końcowi porównują stawki i zamawiają jednym kliknięciem, a AVK po raz pierwszy może negocjować z przewoźnikami, dysponując danymi o łącznych wolumenach z całej organizacji.

„Cieszymy się, że wybraliśmy Cargoson jako partnera w zarządzaniu transportem."

Piet Moermans, Logistics & Supply Chain Manager w AVK Belgium

„Dla firm produkcyjnych wysyłających ładunki o różnych rozmiarach do różnych miejsc docelowych z różną częstotliwością system daje dobry przegląd sytuacji i szybką możliwość sprawdzenia najlepszego przewoźnika do danego zadania."

Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager

AVK to jedna z ponad 500 firm produkcyjnych zarządzających frachtem wieloprzewoźnikowym przez Cargoson. Chcesz zobaczyć, jak to działa w przypadku przewoźników i rodzajów przesyłek Twojej grupy?

Umów bezpłatną 30-minutową konsultację

Dopiero rozglądasz się za rozwiązaniem? Sprawdź, jak Cargoson działa dla producentów z branży metalowej i maszynowej, lub porównaj dostępne systemy TMS.