AVK Group è un gruppo industriale danese a conduzione familiare che sviluppa e produce valvole, idranti e accessori per la distribuzione di acqua e gas, il trattamento delle acque reflue, la protezione antincendio e l'uso industriale. Con sede a Galten, in Danimarca, il gruppo comprende oltre 100 aziende e più di 5.300 dipendenti, con attività produttive e commerciali in Europa, Asia, Americhe, Medio Oriente e Australia.
I prodotti AVK sono fusioni pesanti, spesso spedite dai centri di produzione in Cina verso decine di destinazioni in tutto il mondo. Coordinare il trasporto merci tra così tante aziende, vettori e rotte commerciali stava diventando sempre più difficile da gestire con soli email e fogli di calcolo. Ecco come AVK ha riunito tutto in un'unica piattaforma di gestione trasporti.
La soluzione interna che ha superato i propri limiti
Le operazioni di trasporto merci di AVK si estendono via mare, strada e aria attraverso decine di paesi. Per il trasporto aereo in particolare, il gruppo aveva sviluppato una soluzione email interna, chiamata internamente "airbox". Le aziende del gruppo potevano inviare richieste di trasporto a un indirizzo condiviso, che le inoltrava in copia nascosta a spedizionieri preselezionati, i quali rispondevano con i loro preventivi.
L'airbox aveva dimostrato un punto fondamentale: aggregare i volumi delle aziende del gruppo portava a prezzi migliori. Ma con l'aumento delle aziende partecipanti, la gestione diventava sempre più difficile. Quello che era iniziato come una richiesta al giorno era cresciuto fino a cinque, con 25 aziende e 70 utenti che dipendevano dal processo.
"Avevamo capito che mettendo tutti i volumi in un unico paniere si ottengono i prezzi migliori. Ma mantenere questo sistema manualmente non era più realistico."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager di AVK Holding
Il Belgio ha testato Cargoson TMS per primo, poi è partito il rollout
AVK Belgio è stata la prima azienda del gruppo a cercare un software di spedizione multi-vettore. Ne aveva bisogno per le proprie operazioni di distribuzione, ha implementato Cargoson TMS e i risultati sono stati soddisfacenti.
Poco dopo, un'altra società del gruppo, Fusion Group nel Regno Unito, stava impostando un flusso di distribuzione completamente nuovo, con spedizioni verso destinazioni in tutta Europa e oltre.
Dopo l'adozione riuscita da parte di Fusion, il processo ha continuato a espandersi. Anche due aziende spagnole del gruppo hanno implementato Cargoson TMS, il Canada sta valutando la soluzione e il rollout sull'intero gruppo è in corso.
Abbastanza semplice per 70 utenti su cinque continenti
Quando AVK ha valutato i software di gestione trasporti, la facilità d'uso era in cima all'elenco dei requisiti. Con 70 utenti distribuiti in più paesi e con ruoli molto diversi tra loro, la piattaforma doveva funzionare per tutti: dagli specialisti degli acquisti al personale di magazzino.
"È un sistema semplice. Niente di eccessivamente complicato. Puoi mostrarlo una volta sola a una persona, e quella persona è in grado di navigarci da sola."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
Questa semplicità era essenziale, perché la base utenti si estende tra Cina, India, Canada, Spagna, Arabia Saudita e oltre, con persone di background e competenze tecniche molto diverse.
Piet Moermans, Logistics & Supply Chain Manager di AVK Belgio, conferma la stessa impressione dal lato degli utenti finali: "Il sistema è intuitivo e gli utenti apprezzano il vantaggio di avere un'unica piattaforma."
Il team centrale gestisce i vettori, gli utenti finali confrontano e prenotano
Uno dei principali vantaggi per AVK è che Cargoson separa il lavoro strategico dalle decisioni quotidiane. Il team centrale seleziona e gestisce gli spedizionieri più adatti per ciascuna regione all'interno della piattaforma, mentre gli utenti finali si limitano a confrontare prezzi e tempi di consegna e a scegliere l'opzione migliore.
"Gli utenti non devono conoscere tutte le regole del trasporto. Devono solo vedere il prezzo e il tempo di consegna, e decidere se vale la pena spedire per via aerea o no. Anche i colleghi che non si occupano regolarmente di logistica riescono a ottenere opzioni di trasporto competitive in pochissimo tempo."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
La trasparenza dei prezzi ha cambiato il modo in cui i team gestiscono le spedizioni
Prima di Cargoson, confrontare i prezzi tra diversi spedizionieri richiedeva un lavoro manuale che spesso semplicemente non veniva fatto. I team continuavano ad affidarsi ai vettori abituali anche quando erano disponibili opzioni più convenienti.
"Le persone sono impegnate. Quando sei abituato a prenotare sempre la stessa azienda, la prenoti e basta, senza avere il tempo di verificare le alternative. Con Cargoson, il confronto è a portata di clic. A volte spedizionieri diversi hanno prezzi diversi per codici postali diversi, e nessuno lo verificherebbe mai manualmente. Ora il team può fare cherry-picking."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
AVK Belgio ha già registrato una riduzione dei costi di trasporto dall'adozione della piattaforma. "Come manager, posso già vedere i benefici economici", afferma Moermans.
La risposta delle altre aziende del gruppo è stata simile. "Proprio l'altro giorno, uno dei colleghi spagnoli mi ha contattato dicendo: 'Mi piace questa piattaforma'", aggiunge Skrzypińska.
Come Cargoson si è adattato alla complessa struttura di gruppo di AVK
Estendere la piattaforma di gestione trasporti all'intera struttura di AVK presentava una sfida specifica: ciascuna delle aziende del gruppo è responsabile del proprio conto economico e deve ricevere le proprie fatture di trasporto. AVK Holding stessa non riceve fatture di trasporto.
"Un account Cargoson TMS normalmente corrisponde a un'azienda che paga la fattura. Ma nella nostra configurazione airbox abbiamo 25 aziende e 70 utenti", spiega. Per risolvere il problema, Cargoson ha aggiunto un campo obbligatorio in cui gli utenti indicano quale azienda AVK pagherà il trasporto, in modo che gli spedizionieri sappiano a chi inviare la fattura.
Il passo successivo: volumi combinati del gruppo per ottenere tariffe migliori
AVK intende utilizzare i dati raccolti tramite Cargoson TMS per negoziare tariffe più vantaggiose con gli spedizionieri. Invece di presentarsi ai vettori con i volumi di una singola azienda alla volta, il gruppo potrà mostrare i numeri aggregati dell'intera operazione.
"I preventivi che riceviamo dagli spedizionieri saranno completamente diversi quando mostreremo loro i volumi di cinque paesi e non di uno solo."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
Da una casella email condivisa a un'unica piattaforma per 25 aziende
Il sistema interno di trasporto via email di AVK aveva dimostrato una cosa: aggregare i volumi del gruppo porta a prezzi migliori. Ma la posta elettronica non reggeva con 25 aziende e 70 utenti che ne dipendevano. Oggi AVK Belgio, il Regno Unito e la Spagna sono operativi su Cargoson TMS, il Canada sta valutando la soluzione e il rollout a livello di gruppo è in corso. Il team centrale gestisce i rapporti con i vettori, gli utenti finali confrontano le tariffe e prenotano con un clic, e per la prima volta AVK può presentarsi ai vettori con i dati sui volumi combinati dell'intero gruppo.
"Siamo felici di aver scelto Cargoson come partner per la gestione dei trasporti."
Piet Moermans, Logistics & Supply Chain Manager di AVK Belgio
"Per le aziende produttive che spediscono carichi di dimensioni variabili verso destinazioni diverse e con frequenze diverse, offre una visione d'insieme chiara e la possibilità di individuare rapidamente il vettore più adatto."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
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