AVK Group es un grupo industrial danés de capital familiar que desarrolla y fabrica válvulas, hidrantes y accesorios para la distribución de agua y gas, el tratamiento de aguas residuales, la protección contra incendios y el uso industrial. Con sede en Galten, Dinamarca, el grupo integra más de 100 empresas y más de 5.300 empleados, con operaciones de producción y ventas en Europa, Asia, América, Oriente Medio y Australia.
Sus productos son piezas de fundición pesadas que, con frecuencia, se envían desde los centros de producción en China a decenas de destinos en todo el mundo. Coordinar el flete entre tantas empresas, transportistas y rutas comerciales se había vuelto cada vez más difícil de gestionar solo con correo electrónico y hojas de cálculo. Así es como AVK lo centralizó todo en una única plataforma de gestión de transporte.
La solución interna que se quedó pequeña
Las operaciones de flete de AVK abarcan transporte marítimo, terrestre y aéreo en decenas de países. Para el flete aéreo en particular, el grupo había desarrollado una solución interna basada en correo electrónico, conocida internamente como el "airbox". Las empresas del grupo podían enviar consultas de flete a una dirección compartida, que las reenviaba en copia oculta a un grupo de transitarios preseleccionados para que respondieran con sus presupuestos.
El airbox demostró algo importante: agrupar los volúmenes de las distintas empresas del grupo permitía obtener mejores precios. Sin embargo, a medida que se sumaban más empresas, el sistema se volvía cada vez más difícil de mantener. Lo que comenzó siendo una consulta al día creció hasta cinco, con 25 empresas y 70 usuarios dependiendo del proceso.
"Vimos que, si poníamos todos los volúmenes en una misma cesta, podíamos conseguir los mejores precios. Pero mantener esto de forma manual ya no era realista."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager en AVK Holding
Bélgica probó Cargoson TMS primero y comenzó la implantación
AVK Bélgica fue la primera empresa del grupo en buscar un sistema de gestión de transporte multiportador. Lo necesitaban para sus operaciones de distribución, implantaron Cargoson TMS y quedaron satisfechos con los resultados.
Poco después, otra empresa del grupo, Fusion Group en el Reino Unido, estaba poniendo en marcha un flujo de distribución completamente nuevo, con envíos a destinos de toda Europa y más allá.
Tras la exitosa adopción por parte de Fusion, el impulso continuó. Dos empresas españolas del grupo también han implantado Cargoson TMS, Canadá está evaluando su incorporación y la implantación en el resto del grupo está en marcha.
Suficientemente sencillo para 70 usuarios en cinco continentes
Cuando AVK evaluó las soluciones de software de gestión de transporte, la facilidad de uso encabezó la lista de requisitos. Con 70 usuarios repartidos por varios países y con perfiles muy distintos, la plataforma tenía que funcionar para todos, desde especialistas en compras hasta personal de almacén.
"Es un sistema sencillo. Nada complicado. Puedes mostrárselo una vez a alguien y esa persona es capaz de manejarlo por su cuenta."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
Esa sencillez era fundamental, ya que la base de usuarios abarca China, India, Canadá, España, Arabia Saudí y otros países, con personas de perfiles y conocimientos técnicos muy diversos.
Piet Moermans, Logistics & Supply Chain Manager en AVK Bélgica, lo confirma desde el lado del usuario final: "El sistema es fácil de usar y los usuarios notan la ventaja de contar con una sola plataforma."
El equipo central gestiona los transportistas; los usuarios solo comparan y reservan
Una de las principales ventajas para AVK es que Cargoson separa el trabajo estratégico de las decisiones del día a día. El equipo central selecciona y gestiona los transitarios adecuados para cada región dentro de la plataforma, mientras que los usuarios finales simplemente comparan precios y plazos de entrega y eligen la mejor opción.
"Los usuarios no tienen que conocer todas las reglas de transporte. Solo necesitan ver el precio y el plazo de entrega, y decidir si merece la pena enviar por avión o no. Incluso los compañeros que no tratan habitualmente con logística pueden obtener opciones de flete competitivas muy rápidamente."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
La transparencia de precios cambió la forma en que los equipos gestionan el flete
Antes de Cargoson, comparar precios entre distintos transitarios requería un trabajo manual que, con frecuencia, simplemente no se hacía. Los equipos seguían recurriendo a los transportistas de siempre, aunque hubiera opciones mejores disponibles.
"La gente está ocupada. Cuando estás acostumbrado a contratar siempre con la misma empresa, simplemente lo haces sin tiempo para revisar las alternativas. Con Cargoson, tienes la comparativa con un solo clic. A veces distintos transitarios tienen precios diferentes según el código postal, y nadie va a comprobarlo manualmente. Ahora el equipo puede elegir lo mejor de cada uno."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
AVK Bélgica ya ha registrado una reducción en los costes de transporte desde que adoptó la plataforma. "Como responsable, ya puedo ver los beneficios económicos", afirma Moermans.
La respuesta de otras empresas del grupo ha sido similar. "Hace apenas unos días, uno de los compañeros españoles se acercó a mí y me dijo: 'Me gusta esta plataforma'", añade Skrzypińska.
Cómo Cargoson se adaptó a la compleja estructura de grupo de AVK
La implantación de una plataforma de gestión de transporte en toda la estructura de AVK presentaba un reto específico: cada una de las empresas del grupo es responsable de sus propios resultados económicos y necesita recibir sus propias facturas de flete. AVK Holding, como tal, no recibe facturas de transporte.
"Una cuenta de Cargoson TMS normalmente implica que una sola empresa paga la factura. Pero en nuestro sistema airbox tenemos 25 empresas y 70 usuarios", explica. Para resolverlo, Cargoson añadió un campo obligatorio donde los usuarios indican qué empresa de AVK asumirá el coste del transporte, de modo que los transitarios saben a quién enviar la factura.
El siguiente paso: volúmenes combinados del grupo para mejores tarifas
AVK tiene previsto utilizar los datos recopilados a través de Cargoson TMS para negociar mejores tarifas con los transitarios. En lugar de acudir a los transportistas con los volúmenes de una sola empresa, el grupo podrá presentar cifras consolidadas de todas sus operaciones.
"Los presupuestos que recibamos de los transitarios serán completamente distintos cuando les mostremos volúmenes de cinco países y no solo de uno."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
De una bandeja de entrada compartida a una sola plataforma para 25 empresas
El sistema interno de consultas de flete por correo electrónico de AVK demostró una cosa: agrupar los volúmenes del grupo conduce a mejores precios. Pero el correo electrónico no podía escalar con 25 empresas y 70 usuarios dependiendo de él. Hoy, AVK Bélgica, el Reino Unido y España ya operan con Cargoson TMS, Canadá está evaluando su incorporación y la implantación a nivel de grupo está en marcha. El equipo central gestiona las relaciones con los transportistas, los usuarios finales comparan tarifas y reservan con un clic y, por primera vez, AVK puede acudir a los transportistas con datos de volumen combinados de toda la organización.
"Estamos contentos de haber elegido Cargoson como nuestro socio para la gestión de transporte."
Piet Moermans, Logistics & Supply Chain Manager en AVK Bélgica
"Para las empresas de producción que envían cargas de tamaños variables a distintos destinos con diferentes frecuencias, les ofrece una visión clara y la posibilidad de identificar rápidamente el mejor transportista para cada envío."
Agnieszka Skrzypińska, Global Category Freight Manager
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