POLIPAKS is een familiebedrijf in verpakkingen, gevestigd in een modern bedrijfspand van 35.000 m² in Mārupe, Letland. Met meer dan 30 jaar ervaring combineert de groep de productie van flexibele verpakkingen met de distributie van verpakkingsmaterialen.

De productiedivisie is een van de toonaangevende producenten van flexibele verpakkingen in de Baltische staten en levert oplossingen voor voeding, voedingssupplementen, dierenvoeding en industriële toepassingen. Het bedrijf exporteert 85% van zijn productie naar meer dan 30 markten in Europa en het Verenigd Koninkrijk.

De handelsdivisie, onderdeel van Polipaks Group, is de grootste distributeur van verpakkingsmaterialen in de Baltische staten en verbindt wereldwijde leveranciers met klanten in Letland, Litouwen en Estland.

De snelle groei bracht een logistieke uitdaging met zich mee. Aleksandrs Jegorovs, hoofd logistiek bij POLIPAKS, legt uit hoe het bedrijf zijn oude manier van werken ontgroeide en wat er veranderde na de overstap naar Cargoson's transportbeheersoftware.

Wanneer snelle groei spreadsheets en e-mail voorbijstreeft: waarom een verpakkingsfabrikant een TMS nodig had

POLIPAKS heeft de afgelopen jaren een aanzienlijke groei doorgemaakt, waarbij het aantal zendingen naar Europese markten gestaag toenam. Dit volume beheren via e-mail en Excel werd steeds moeilijker. Het team had een manier nodig om het groeiende aantal zendingen te verwerken zonder extra logistiek personeel aan te nemen.

"Naarmate het aantal zendingen bleef groeien, beseften we dat e-mail en spreadsheets het gewoon niet meer trokken," zegt Jegorovs. "We hadden een goed systeem nodig."

Logistiek heeft zijn eigen vakjargon, en als je geen expert bent in het vakgebied, kan het organiseren van zelfs een eenvoudige zending verrassend ingewikkeld zijn. Dit was een belangrijk aandachtspunt voor POLIPAKS, waar collega's uit verschillende afdelingen dagelijks zendingen moeten aanmaken.

"Veel TMS-oplossingen zijn gebouwd voor logistieke professionals die termen als 'laadmeters' op hun duimpje kennen. Maar als je geen logistiek expert bent, kan zelfs een eenvoudige zending ingewikkeld aanvoelen. We hadden software nodig die iedereen kon gebruiken."

Hoe POLIPAKS vier afdelingen op één lijn kreeg

Naast het boeken van zendingen moest POLIPAKS het dagelijkse werk coördineren tussen logistiek, handel, inkoop en het magazijn. Teams probeerden meerdere Excel-sheets en Outlook-agenda's te gebruiken, maar de informatie was zelden actueel.

"We hadden laadplannen die alleen op papier bestonden," herinnert Jegorovs zich. "Statussen waren onduidelijk of verouderd. Het gevolg was eindeloos heen-en-weerverkeer waarbij mensen elkaar steeds maar vroegen: 'wat is de status?'"

Cargoson's LoadingCalendar, een module voor dockplanning en laadplanning, veranderde dit door één realtime overzicht te creëren waar alle afdelingen laadschema's, statuswijzigingen en beschikbaarheid van middelen kunnen zien.

"Nu kijken logistiek, handel, inkoop en het magazijn allemaal naar hetzelfde scherm. Als er iets verandert, ziet iedereen het meteen. De onnodige vragen zijn vrijwel verdwenen."

Waarom POLIPAKS koos voor Cargoson TMS

Voordat POLIPAKS voor Cargoson koos, werden verschillende opties geëvalueerd. De juiste TMS voor een verpakkingsfabrikant vinden betekende een balans vinden tussen functionaliteit en gebruiksgemak.

"We hebben verschillende transportbeheerplatformen bekeken, en Cargoson was de enige die de functionaliteit die we nodig hadden combineerde met gebruiksgemak," zegt Jegorovs.

De resultaten: 10% kostenbesparing, 63% meer zendingen, hetzelfde logistieke team

Sinds het gebruik van Cargoson en LoadingCalendar heeft POLIPAKS meetbare verbeteringen gerealiseerd:

  • Tot 63% meer zendingen verwerkt met hetzelfde logistieke team (geen extra personeel aangenomen)
  • Meer dan 10% besparing op transportkosten (door betere tariefvergelijking, meer transparantie en minder handmatige processen)

"We hebben geen extra personeel aangenomen. Deze resultaten kwamen puur voort uit slimmere processen en betere systemen."

Één bron van waarheid voor vervoerders en interne teams

"Cargoson en LoadingCalendar hebben de communicatie tussen mensen niet weggenomen," reflecteert Jegorovs. "We hebben nu gewoon meer duidelijkheid en transparantie. Wanneer iedereen toegang heeft tot heldere, consistente informatie, worden gesprekken met vervoerders productiever. En intern werken logistiek, handel, inkoop en het magazijn nu echt als één team."

"Het is ook belangrijk dat de software blijft evolueren op basis van echte klantbehoeften, wat helpt om de efficiëntie te behouden en te verbeteren."

Van spreadsheets naar één platform

Vandaag de dag verwerkt POLIPAKS 63% meer zendingen dan voorheen, zonder extra logistiek personeel. De transportkosten zijn met meer dan 10% gedaald. Vier afdelingen die elkaar vroeger achterna zaten voor statusupdates werken nu vanuit hetzelfde scherm. En collega's die geen logistieke experts zijn, boeken zendingen net zo eenvoudig als degenen die dat wel zijn. Voor een verpakkingsfabrikant die naar meer dan 30 markten verzendt en nog steeds groeit, is dat precies wat ze nodig hadden.

POLIPAKS is een van de 500+ fabrikanten die hun vrachtbeheer via Cargoson regelen. Wilt u zien hoe het werkt met uw vervoerders en zendingstypes?

Boek een gratis consultatie van 30 minuten

Gewoon oriënteren? Bekijk hoe Cargoson werkt voor fabrikanten in drukwerk & verpakkingen of vergelijk TMS-opties.