In een tijdperk waarin efficiëntie van cruciaal belang is, zijn bedrijven voortdurend op zoek naar manieren om hun operaties te vereenvoudigen en te optimaliseren en kosten te besparen. Een oplossing die de laatste jaren aan populariteit heeft gewonnen, is de invoering van Transportbeheersoftware (TMS) voor productie-, retail-, groothandels-, e-commerce- of bouwbedrijven. Een TMS kan de manier waarop bedrijven hun logistieke en verzendprocessen beheren aanzienlijk verbeteren. We hebben een TMS geïmplementeerd voor honderden bedrijven en hebben onderweg geleerd hoe we dit zo snel, efficiënt en betaalbaar mogelijk kunnen maken. Hier is een stapsgewijze, best practice-aanpak voor de implementatie van een TMS voor uw bedrijf:

1. Demo: Een praktische introductie

Voordat u de wereld van TMS betreedt, is het essentieel om de functies en de werking ervan te begrijpen. Veel TMS-aanbieders bieden demo's, waarmee u praktische ervaring met de software kunt opdoen. Deze interactieve introductie stelt bedrijven in staat om:

  • De gebruikersinterface te visualiseren.
  • De workflow van transportprocessen te begrijpen.
  • De potentiële voordelen te herkennen.
  • Inzicht te krijgen in de prijs en het rendement op de investering.


Boek hier een GRATIS Cargoson TMS Demo ⬇️

Cargoson Transportation Management System Demo booking page
Cargoson Transportation Management System Demo booking page


BOEK CARGOSON DEMO



2. Verzamelen van informatie

De kern van elk TMS-systeem ligt in de data. Om de software effectief in te stellen, moeten bedrijven uitgebreide gegevens verzamelen over:

  • Gebruikers: Wie krijgt toegang tot de software? Dit omvat namen, rollen en contactgegevens.
  • Vervoerders en expediteurs: Details en contactgegevens van de transportaanbieders waarmee u samenwerkt.
  • Prijslijsten: Informatie over de kosten die aan elke vervoerder zijn verbonden.
  • Adressen: Een gedetailleerd adresboek van alle klanten, magazijnen en leveranciers.
  • API-documentatie: Voor integratie met bestaande ERP- of e-commercesystemen.


3. Instellen van het account

Zodra alle benodigde informatie beschikbaar is, is de volgende stap het instellen van het TMS-account:

  • Rechtspersoon: Voer bedrijfsgegevens in zoals naam en adres.
  • Gebruikers: Maak gebruikersaccounts aan, wijs rollen toe en stel machtigingen in.
  • Integraties met vervoerders/expediteurs: Koppel de TMS aan de e-omgevingen van uw vervoerders of expediteurs of stel corresponderende e-mails en toegewijde contactpersonen in.
  • Upload van prijslijst en transittijd: Importeer of voer transportkosten en verwachte levertijden in.
  • Upload van adresboek: Vul de TMS met veelgebruikte adressen.
  • Integratie met ERP-systeem of e-commerce: Koppel de TMS aan uw bestaande systemen voor een naadloze gegevensstroom.


4. GoLive-sessie

Voordat u volledig overstapt op de TMS, is het essentieel om een GoLive-sessie te houden. Dit omvat:

  1. Een gedetailleerde rondleiding door de software, online of on-premises.
  2. Praktische training voor alle gebruikers.
  3. Testen van prijs-, transittijd- en CO2-berekeningen.
  4. Het maken van testboekingen met live data om de nauwkeurigheid van het systeem te waarborgen.
  5. Afdrukken van documenten, inclusief labels, e-vrachtbrieven, aangiften, CMR en meer.
  6. Een Q&A-sessie om eventuele vragen of onduidelijkheden te beantwoorden.

Carrier selection overview - screenshot from Cargoson TMS
Carrier selection overview - screenshot from Cargoson TMS



5. Gebruik: Ondersteuningsgerichte aanpak

De eerste weken na de implementatie kunnen overweldigend zijn. Daarom is een ondersteuningsgerichte aanpak cruciaal. Veel TMS-aanbieders bieden:

  • Toegewijde ondersteuningsteams om gebruikers bij te staan in hun initiële fase en de rest van de gebruiksperiode.
  • Gedetailleerde videotutorials en FAQ-documentatie.
  • Feedbacksessies om eventuele uitdagingen waar gebruikers mee te maken krijgen te begrijpen en oplossingen aan te bieden.

Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven soepel overstappen op Transportbeheersoftware en profiteren van de talrijke voordelen die het biedt. Met lagere kosten, verbeterde efficiëntie en meer inzicht in het transportproces kan een TMS een gamechanger zijn voor bedrijven die hun logistieke prestaties willen verbeteren.



Inzichten uit de implementatie van Cargoson TMS voor bedrijven. 💡

Cargoson biedt praktische online demo's via TEAMS, Google Meet, Zoom of andere online vergaderplatforms, maar zal ook persoonlijke en on-premises demo's aanbieden als daar behoefte aan is.
Normaal gesproken duurt de demo zelf ongeveer 30 minuten, maar de Q&A-sectie is wat deze uitbreidt tot een hands-on meeting, aangezien elk bedrijf iets unieks heeft in hun proces van hoe ze hun logistiek beheren. Maar er zijn ook veel voorkomende en herhaalde vragen van verschillende klanten tijdens een demo.

🚨 Dit zijn de TOP 10 vragen die tijdens de Cargoson TMS-demo worden gesteld, samen met de antwoorden:


  1. Wat kost Cargoson TMS?
    De prijzen van Cargoson bestaan uit een eenmalige set-upvergoeding voor de software en een vaste maandelijkse betaling, afhankelijk van de functionaliteiten, het aantal gebruikers en het aantal maandelijkse zendingen.

    Hier zijn ook enkele standaardpakketten:
    Retail: vanaf 99€ per maand
    Industrie: vanaf 299€ per maand
    Corporatie: vanaf 499€ per maand
    Aangepast: U moet de prijs opvragen, aangezien ze een op maat gemaakte oplossing zullen opzetten op basis van de behoeften van uw bedrijf.
    Meer gedetailleerde informatie vindt u op Cargoson prijzen

  2. Zijn de prijzen en transittijden in Cargoson de mijne, of biedt Cargoson de tarieven?
    U hebt de controle over de vervoerders en expediteurs waarmee u wilt samenwerken. Als u permanente overeenkomsten en prijslijsten hebt met sommige of alle transportpartners, kunnen deze prijslijsten...worden geüpload naar de Cargoson-software. Zodra de prijslijsten zijn geüpload, worden de bijbehorende transporttarieven en transittijden correct weergegeven nadat een nieuwe zending is ingevoerd.

  3. Wie is verantwoordelijk voor het uploaden van de prijslijsten?
    U (goedereneigenaar), als gebruiker, bent verantwoordelijk voor het uploaden van de prijslijsten. U kunt prijslijstbestanden uploaden (excel, pdf, word, enz.) en Cargoson zal ze voor uw account instellen. De vervoerder kan ook de prijslijst voor uw account toevoegen, maar u moet hen daar eerst om vragen.

  4. Hoe beheert Cargoson extra vrachttoeslagen zoals brandstoftoeslag, arbeidskosten en wegenbelasting?
    Cargoson zal alle extra vervoerderstoeslagen bijhouden die openbaar beschikbaar zijn, hetzij via de websites van vervoerders of doordat de vervoerder informatie over deze wijzigingen in toeslagen naar het Cargoson-ondersteuningse-mailadres stuurt.

  5. Integreert u ook met mijn vervoerder?
    Ja, Cargoson stelt u in staat om al uw huidige en toekomstige vervoerders toe te voegen aan uw transportbeheersoftware-account. Cargoson biedt integratie voor vervoerders die hun eigen e-omgevingen hebben, waardoor u ze kunt koppelen aan uw Cargoson-software-account om transportorders rechtstreeks naar het systeem van uw transportpartner te sturen.
    Als de vervoerder geen eigen e-omgevingen heeft en ze boekingen per e-mail accepteert, wordt dit ook ingesteld in uw Cargoson-account, zodat u al uw transporten naar al uw vervoerders in uw Cargoson Vrachtbeheersoftware-account kunt boeken. Meer dan 1.000 vervoerders zijn al aangesloten op Cargoson. Hier is een lijst van vervoerders die een actief Cargoson-account hebben en de software momenteel gebruiken.

  6. Zijn de vervoerders blij met het gebruik van Cargoson?
    Aanvankelijk kunnen vervoerders terughoudend zijn om Cargoson te gebruiken vanwege de grotere transparantie die het hun klanten biedt. Zodra een klant echter voor Cargoson kiest, stappen de vervoerders mee. Door de voordelen van Cargoson TMS te zien vanuit het oogpunt van de klant, wordt het voor hen acceptabeler. Ter ondersteuning hiervan zijn er enkele klantenverhalen en reviews.

  7. Moeten vervoerders ook betalen voor Cargoson TMS?
    Nee, Cargoson is gratis voor vervoerders en expediteurs! Zij hebben allemaal hun eigen accounts waar ze aanvragen, boekingen, vrachtstatussen, vrachtdocumenten en meer kunnen beheren. De entiteiten die voor Cargoson betalen, zijn goedereneigenaren, waaronder sectoren als productie, groothandel, detailhandel, bouw en grotere e-commercebedrijven.

  8. Hoe lang duurt het om een Cargoson-account voor mijn bedrijf in te stellen?
    De installatietijd voor Cargoson varieert afhankelijk van verschillende factoren, zoals het aantal vervoerdersintegraties, ERP-integraties en prijslijsten. Als echter alle benodigde informatie nauwkeurig wordt verstrekt en de vervoerdersintegraties al zijn ingesteld, duurt het doorgaans 1-2 weken.

  9. Wat wordt er behandeld in de Cargoson GoLive-sessie voordat de TMS wordt gebruikt?
    We leiden u door de software, testen echte data, printen essentiële documenten en ronden af met een Q&A. Afhankelijk van het aantal gebruikers duurt het meestal 2-3 uur om een volledig begrip te krijgen en alle mogelijke vragen te behandelen. Aan het einde bent u zelfverzekerd en klaar om te beginnen!

  10. Hoe ondersteunt Cargoson gebruikers tijdens de eerste weken na de implementatie?
    Cargoson legt sterk de nadruk op praktische ondersteuning om ervoor te zorgen dat gebruikers soepel overstappen. Ons toegewijde operationele team staat altijd klaar om te assisteren en gebruikers te begeleiden bij eventuele uitdagingen waar ze mee te maken krijgen. Om dit nog soepeler te laten verlopen, bieden we chatbot-, e-mail- en directe telefonische ondersteuning. Bovendien hechten we oprecht waarde aan feedback van gebruikers. Het gaat niet alleen om luisteren; we nemen deze feedback actief mee in onze toekomstige ontwikkelingen. We zijn onze gebruikers echt dankbaar voor het feit dat ze ons helpen te evolueren en ons systeem te verbeteren.