POLIPAKS est un fabricant et distributeur d'emballages familial installé dans un site moderne de 35 000 m² à Mārupe, en Lettonie. Fort de plus de 30 ans d'expérience, le groupe associe fabrication d'emballages souples et distribution de matériaux d'emballage.
La division fabrication est l'un des principaux producteurs d'emballages souples dans les pays baltes, proposant des solutions pour l'alimentation, les compléments alimentaires, la nourriture pour animaux et les applications industrielles. L'entreprise exporte 85 % de sa production vers plus de 30 marchés à travers l'Europe et le Royaume-Uni.
La division commerciale, qui fait partie du groupe Polipaks, est le principal distributeur de matériaux d'emballage dans les pays baltes, reliant des fournisseurs mondiaux à des clients en Lettonie, en Lituanie et en Estonie.
Une croissance rapide a engendré de nouveaux défis logistiques. Aleksandrs Jegorovs, Responsable Logistique chez POLIPAKS, explique comment l'entreprise a dépassé ses anciennes méthodes de travail et ce qui a changé après l'adoption du logiciel de gestion des transports de Cargoson.
Quand la croissance rapide dépasse les tableurs et les e-mails : pourquoi un fabricant d'emballages avait besoin d'un TMS
POLIPAKS a connu une croissance significative ces dernières années, avec des volumes d'expéditions en hausse constante sur les marchés européens. Gérer ces volumes par e-mail et via Excel est devenu de plus en plus difficile. L'équipe avait besoin d'un moyen de traiter des volumes d'expéditions croissants sans recruter de personnel logistique supplémentaire.
« À mesure que le nombre d'expéditions augmentait, nous avons réalisé que les e-mails et les tableurs ne suffisaient plus », explique Jegorovs. « Il nous fallait un vrai système. »
La logistique a son propre vocabulaire, et lorsqu'on n'est pas expert dans ce domaine, organiser même une expédition simple peut s'avérer étonnamment complexe. C'était un point essentiel pour POLIPAKS, où des collègues de différents services doivent créer des expéditions au quotidien.
« Beaucoup de solutions TMS sont conçues pour des professionnels de la logistique qui connaissent des termes comme les « mètres linéaires » sur le bout des doigts. Mais quand on n'est pas expert en logistique, même une expédition simple peut paraître compliquée. Il nous fallait un logiciel que tout le monde puisse utiliser. »
Comment POLIPAKS a mis quatre départements sur la même longueur d'onde
Au-delà de la réservation des expéditions, POLIPAKS devait coordonner le travail quotidien entre la logistique, le commerce, les achats et l'entrepôt. Les équipes tentaient d'utiliser plusieurs feuilles Excel et des calendriers Outlook, mais les informations étaient rarement à jour.
« Nous avions des plans de chargement qui n'existaient que sur papier », se souvient Jegorovs. « Les statuts étaient flous ou obsolètes. Résultat : des échanges incessants où les gens se demandaient mutuellement "où en est l'expédition ?" encore et encore. »
Le module LoadingCalendar de Cargoson, un outil de planification des quais et des chargements, a tout changé en créant une vue unique et en temps réel où tous les départements peuvent consulter les plannings de chargement, les changements de statut et la disponibilité des ressources.
« Nous avions des plans de chargement qui n'existaient que sur papier », se souvient Jegorovs. « Les statuts étaient flous ou obsolètes. Résultat : des échanges incessants où les gens se demandaient mutuellement "où en est l'expédition ?" encore et encore. »
Le module LoadingCalendar de Cargoson, un outil de planification des quais et des chargements, a tout changé en créant une vue unique et en temps réel où tous les départements peuvent consulter les plannings de chargement, les changements de statut et la disponibilité des ressources.
« Désormais, la logistique, le commerce, les achats et l'entrepôt regardent tous le même écran. Quand quelque chose change, tout le monde le voit immédiatement. Les questions inutiles ont presque disparu. »
Pourquoi POLIPAKS a choisi le TMS Cargoson
Avant de choisir Cargoson, POLIPAKS a évalué plusieurs solutions. Trouver le bon TMS pour un fabricant d'emballages impliquait de trouver le juste équilibre entre fonctionnalités et facilité d'utilisation.
« Nous avons examiné plusieurs plateformes de gestion des transports, et Cargoson était la seule qui combinait les fonctionnalités dont nous avions besoin avec une vraie simplicité d'utilisation », déclare Jegorovs.
Les résultats : 10 % d'économies, 63 % d'expéditions en plus, même équipe logistique
Depuis l'adoption de Cargoson et de LoadingCalendar, POLIPAKS a obtenu des améliorations mesurables :
- Jusqu'à 63 % d'expéditions supplémentaires gérées avec la même équipe logistique (sans recrutement)
- Plus de 10 % d'économies sur les coûts de transport (grâce à une meilleure comparaison des tarifs, plus de transparence et moins de processus manuels)
« Nous n'avons pas recruté de personnel supplémentaire. Ces gains sont uniquement le fruit de processus plus intelligents et de meilleurs outils. »
Une source d'information unique pour les transporteurs et les équipes internes
« Cargoson et LoadingCalendar n'ont pas supprimé la communication entre les personnes », réfléchit Jegorovs. « Nous avons simplement plus de clarté et de transparence maintenant. Quand tout le monde a accès à des informations claires et cohérentes, les échanges avec les transporteurs deviennent plus productifs. Et en interne, la logistique, le commerce, les achats et l'entrepôt fonctionnent vraiment comme une seule équipe désormais. »
« Il est également important que le logiciel continue d'évoluer en fonction des besoins réels des clients, contribuant ainsi à maintenir et à améliorer l'efficacité. »
« Il est également important que le logiciel continue d'évoluer en fonction des besoins réels des clients, contribuant ainsi à maintenir et à améliorer l'efficacité. »
Des tableurs à une plateforme unique
Aujourd'hui, POLIPAKS gère 63 % d'expéditions de plus qu'auparavant, sans avoir augmenté ses effectifs logistiques. Les coûts de transport ont diminué de plus de 10 %. Quatre départements qui se relançaient mutuellement pour obtenir des mises à jour de statut travaillent désormais depuis le même écran. Et les collègues qui ne sont pas des experts en logistique réservent des expéditions aussi facilement que ceux qui le sont. Pour un fabricant d'emballages qui expédie vers plus de 30 marchés et continue de croître, c'est exactement ce dont il avait besoin.
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